【企业会计档案管理的现状及优化案例分析】.docx

企业会计档案管理的现状及优化案例分析目录引言11会计档案管理现状及发展动因分析11.1会计档案信息化管理演变过程1(-)初始阶段(1979-1997)2(-)发展阶段(1998-2015)2(三)完善阶段(2016- ) 22.2 会计档案管理现状2221档案形态由纸质实体转向电子形态2222会计档案管理“双套制”开始转向“单套制” 3223利用分布式存储技术，电子档案实现云存储。32会计档案管理信息化动因分析32.3 成本管理角度3(1)人力成本4(2)核算成本4(3)其他成本42.4 数据资产管理角度42.5 风险管理角度53企业会计档案管理环境建设63.1 增强会计档案信息化管理意识63.2 加强复合型人才培养73.3 加强会计档案管理制度建设74案例分析84.1 A公司的概述和会计档案管理的现状84.L1 A公司才既况8会计档案管理现状及问题84.2 A公同推动会计档案信息化管理的关键工作9421预先设计9422需求分析9423方案选择10424职责划分104.3推行会计档案信息化建设的预期效果105结论11参考文献12交由档案部门后，实际存储地改变，查询时不方便。受限于查阅档案的时间、空 间和人员权限，档案使用人很难获得自己需要的全部资料。纸质会计档案管理存 在利用和共享方面的困难。4.2 A公司推动会计档案信息化管理的关键工作A公司为了适应财务共享中心的建设要求，改善目前会计档案管理风险较 大、档案利用率不高的问题，提出了要推动建立会计档案信息化管理工作。“以 技术为先导，以项目为依托，以效果为检验标准”，开始了本公司的会计档案信 息化之路。4.2.1 预先设计(1)组建项目小组，积极动员全员参与。在财务共享中心建立计划准备初 期,会计档案信息化工作就被纳入了企业信息化计划,管理层给予了极大的支持, 多次把该工作纳入会议议题，反复强调重要性，要求财务部门、档案部门和信息 技术部门要通力配合，加强沟通。项目计划小组由总公司财务负责人直接负责， 小组人员由各子公司选派，各部门由专人做好对接，形成了上下联动、左右协同 的机制。(2)制定进度表。周密详尽的计划能够帮助推动项目逐步落实，量化的标 准可以评估项目的进展情况。在项目组与各方沟通后，初步制定了项目实施的时 间节点。经过与实施人员的讨论后敲定了细节，并确立了每周例会制度，在例会 上总结上周的完成情况，如果出现问题，及时调整；讨论本周的计划安排，预测 推进结果。(3)制定工作规范。严格执行法律法规、安全作业，防范风险。充分保障 人、财、物供应。坚持成本效益原则，加强成本控制杜绝浪费。4.2.2 需求分析首先，从本单位会计工作人员、档案管理人员的实际工作中找到需要解决的 会计档案工作的现状和痛点，比如：目前会计档案的载体、存放方式、利用途径, 与财务共享中心的衔接矛盾，人员需求，信息化项目预期效果等。同时，请教、 咨询会计档案信息化管理方面的专家，听取建议，共同探讨。然后，评估、实地 查看现有设备是否能支持实现会计档案信息化工作。最后，配置软件公司在上线 会计档案管理项目软件时所需要的软硬件设备，包括计算机、服务器、扫描设备 等基础硬件设施，还有必要技术软件等。本次项目所需要解决的问题有：凭证影像化需求。目前，A公司在凭证报 销采用的的是人工传递的方式。业务人员必须要将纸质单据送往分支机构的财务 部门，再有财务部门审核纸质原凭证，这种方式收时间空间的限制大，报销流转 时间长，效率低。实物流与电子流匹配需求。原始单据与其影像可以有效关 联，实时查验。网络签批需求。简化报销流程，审批前置，发票实现自动核验。 报销流程可追溯、防篡改。共享性需求。增强各业务系统的协同性和集成性, 能够更快速的传递电子档案，突破物理上的空间限制，实现数据共享。实用性 需求。新的会计档案管理系统要求实现档案的全生命周期管理，包括文件收集、 档案整理、档案保管、档案检索、档案利用、档案鉴定、档案编研、档案统计、 系统管理等功能。4.2.3 方案选择目前，业务系统电子档案管理系统的衔接方式有三种：一是由独立的电子档 案管理系统完成档案归档和管理工作二是将电子文件的归档和管理功能分别由 业务系统和电子档案系统来执行；三是由业务系统完成电子文件的归档和管理工 作。从A公司工作实际、管理成本和流程等因素综合考虑，A公司选择适用独立 的电子档案管理系统完成档案归档和管理工作。这种方案优势明显：一是集成效 应明显,可以将业务系统和非业务系统中的电子文档有效集合。二是兼容性较好, 灵活应对升级后的技术失效风险。不同时期、不同技术标准下的业务单位产生的 电子档案可以有效归档。三是分担业务系统压力,独立专业的完成档案管理工作。 职责划分在启用电子档案管理系统后，财务部门、档案管理部门、信息技术部门要明 确责任，财务部门主要负责在档案移交前的相关工作。电子会计档案的生成从会 计部门开始,要特别注意前端控制,在会计核算系统与电子档案管理系统对接后, 保证会计凭证记录真实完整，输出格式规范，尽快适应信息化的会计档案管理形 式，掌握电子会计档案归档要求，保证操作标准，规范。档案部门要保证电子会 计档案系统与原档案管理系统的适配，向财务部门提供档案管理的工作规范和指 导；信息技术部门则主要提供技术指导，完成日常运维工作。电子会计档案管理系统上线后各部门的职责如下：4.3 推行会计档案信息化建设的预期效果A公司通过分析研判，调查研究，对现有的会计档案管理流程进行了梳理和 优化，希望通过流程调整，整合现有资源，完成电子会计档案管理与FSSC的对 接，建立起业财一体的财务共享信息系统平台。通过实施电子会计档案管理，在 会计档案管理模式、管理方法上适应信息化需要，帮助A企业享受大数据带来 的红利，预期收益主要体现在以下几个方面：(-)提高效率。启用电子档案信息管理系统后，大大缩短纸质档案打印、 整理、装订环节的时间，原本需要财务人员手工进行的“整理顺号、打印凭证、 匹配凭证、漏缺追踪”等工作，可以由系统内置功能自动完成，简化了档案整理 工作环节，提升了工作效率。（二）提升会计档案质量。对会计档案管理提出统一的要求，对会计档案的 全生命周期进行标准化管理，减少因为人为判断不一致造成的执行要求不一致， 出现管理漏洞。规范档案管理工作有助于会计档案质量的提升。（三）优化会计档案利用。电子会计档案不受地域限制，异地的部门、分支 机构也可以方便利用系统的借阅功能。同时，依托FSSC提供的数据查询和分析 功能，财务数据深入挖掘，为管理层决策提供更加真实可靠的数据资源。（四）提升企业各系统集成能力。电子档案管理系统对接FSSC平台建设， 是企业实现财务转型的基础性工程，建立起电子会计档案管理系统使得数据集成 度大大提高。5结论电子档案本身具有信息载体可分离性，对元数据的依赖性等特殊性质，原有 的会计档案管理体制已经不能适应以电子形态存在电子档案的管理,需要进行会 计档案管理信息化建设。会计档案是会计信息的主要载体，构建更安全、更有效率的信息化企业会计 档案管理系统，是促进会计信息化的重要抓手。推动会计档案信息化是时代的必 然要求，也是企业应对信息化大潮的必然选择。会计档案管理意义重大，而电子 会计档十案管理是会计档案管理的新趋势，其发展完善需要一个渐进的管理过 程。重视电子会计档案信息化建设，确保电子会计档案管理的安全性、完整性、 真实性，认真做好电子会计档案管理，将有效提升档案管理工作的能力、提升企 业财务管理工作的效率、提升企业的竞争力，助力企业的长远发展。大数据、数 据库、电子签名等信息技术有了长足的发展，推动了会计档案管理出现了新趋势, 单套制管理开始走向历史舞台，但是很多企业似乎没有跟上企业档案信息化管理 的步伐，造成了企业成本和风险的增加。大数据时代，数据为王，流量为王。现在，数据资产已然成为企业的核心资 产。企业想要把数字转换为数据再转换为数据资产，需要建立起企业级的信息平 台。加快企业会计档案信息化管理来实现数据挖掘和信息共享的基础和关键。参考文献1王一平,企业会计管理要素探讨.交通财会,2020(01):37-42 刘勤，杨寅.改革开放40年的中国会计信息化:回顾与展望.会计研究,2019(02):26-343胡颖.基于电子原始凭证推广下的会计工作无纸化.现代经济信息,2019(13):3024许宁，马丽丽,刘清政，辜永章,周文亮，徐潮，都孟兴,胡新宇.财务标准化管理可视化手册.国 企管理,2019(13):100-1075 Zybery I, Rova L. The role of the accountants in the framework of the modern technological developments and digital accounting systems. Textile Research Journal, 2014, 10(5):236-2396 El-Tawy,Nevine ,Abdel-Kader,M,Accounting recognition of information as an asset,Journal of Information Science: Principles & Practice,2013,37 E.M. Sheinin, On the metrology of Large energy resource accounting systems, Measurement techniques ,2013,128吕航.数字时代下会计档案管理体系构建研究.现代经济信息,2019(22): 1271289欧阳琳、李阳升.探讨“互联网+”时代财务会计档案管理的新路径.黑龙江档案,2019 (6):4710王建明.铁路企业会计原始凭证电子化探究.上海节能.2019 (10) : 84384511贾小霞.财务共享服务下会计信息化研究.现代商业，2019 (31) : 15916012周卫华，王柳匀.电子发票智能识别与会计核算问题探究J.财务与会计,2019(15):66-6813王舰，赵悦，董灿.关于区块链电子发票的思考与建议J,财务与会计,2019(14):63-6514金宇.大数据背景下会计档案电子化管理的路径优化研究J.经济问题,2019(05):100-10415陈真子.大数据在会计档案管理中的应用发展分析J.中国商论,2020(09):156-15716江宁.分布式数据库技术在大数据中的应用研究J.电子世界,2020(11):10917李晶伟.单轨制下企业会计档案电子化管理探析J.机电兵船档案,2020(02):65-6718蒋韬,邱志鹏,电子会计档案管理的难点及对策研究J,兰台世界,2020(03):77-7919苏佥U.数字化时代下电子会计档案管理研究一一以ZJ集团为例J.国际商务财 会,2020(07):47-50120赵屹.电子文件防篡改技术对档案管理的影响及启示J.中国档案,2020(04):69引言我们正处在数字化时代，新兴科技层出不穷，日新月异，一场声势浩大的数 字革命正向我们袭来。从大数据到区块，从云平台到人工智能，这些前沿科技概 念在企业管理中流行起来，热门IT技术与财务领域相结合，碰撞出不一样的财 富火花。把信息化的技术和思想融入企业战略规划是企业在面对信息化浪潮的必 然选择。把握“数据资产”这一企业安身立命的核心资产，深入挖掘数据价值, 保持对市场环境变化的敏锐嗅觉，紧跟市场风口，增强行业间的良性互动，最终 实现企业股东财富最大化。新技术带来新业态。在信息技术的不断更迭中，会计走过了手工记账、出报 表模式到电算化，再到信息化的发展路径。越来越多的企业采用ERP系统完成 生产经营的闭环，实现精细化、规范化的企业管理。会计档案是会计信息的主要 载体，会计档案是企业会计管理要素之一M构建更安全、更有效率的信息化企 业会计档案管理系统，是促进财务转型、实现业财融合的重要抓手。推动会计档案信息化是时代的必然要求，也是企业应对信息化大潮的必然选 择。近年来,国家层面出台了一系列政策文件来帮助企业实会计档案信息化：2016 年1月1日生效的会计档案管理办法明确规定，将电子会计档案纳入会计档 案的范围。2019年4年30日，国务院关于在线政务服务的若干规定从法律 上赋予电子形态的签名、印章、证照、档案等效力。2020年3月，财政部和国 家档案局发布关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知(财会20206 号)，进一步规范单位基础会计工作，推动会计凭证报销入账归档全流程电子化。 2020年9月1日起，宁波作为我国首个增值税电子专用发票试点地区，开始开具 和使用增值税电子专用发票。1会计档案管理现状及发展动因分析1.1 会计档案信息化管理演变过程会计档案的信息化过程与会计信息化发展密不可分,会计信息化带来了会计 档案信息化，会计档案信息化反过来也促进了会计信息化。从时间维度上看，改 革开放后，中国会计信息化有3个关键时间点：1979年、1998年和2016年，走 过了会计电算化一一会计信息化一一会计智能化的发展路径。2伴随着会计信息 化的发展，会计档案管理信息化进程也具有明显的阶段性，而且在每个阶段上,1王一平.企业会计管理要素探讨.交通财会,2020(01):37-42.2刘勤杨寅.改革开放40年的中国会计信息化:回顾与展望J.会计研究,2019(02):26-34. 政府和行业协会颁布的系列政策,在引导会计档案信息化发展方面中起到了关键 作用。(-)初始阶段(1979-1997)1979年，财政部开始把长春第一汽车制造厂作为我国的会计信息的试点单 位，我国会计信息化工作迈出了坚实的一步。进入到80年代，会计电算化由概 念逐步走向现实，计算机电脑作为生产力工具开始被越来越多的企事业单位认 可，投入到生产实践、组织管理中。借着会计电算化的东风，以电子形态存在的 会计档案开始少量出现。1984年由财政部、国家档案局发布的会计档案管理 办法(财预字(84)第85号)尚未对电子凭证做出规范。(-)发展阶段(1998-2015)1998年中国软件行业协会财务及企业管理软件分会召开了题为“向ERP进 军”的发布会，让企业管理型系统软件走入人们视野，打破了会计软件仅仅用于 核算的传统观念。同时，财政部、国家档案局对管理办法进行了修订。1998 年修订后的管理办法第十二条则规定了 ： “采用电子计算机进行会计核算的 单位，应当保存打印出的纸质会计档案。”面对不断推进的互联网技术和会计信息化，由财政部、国家档案局牵头，开 始了 “仅以电子保存档案”为目标的试点工作。2012年，中国联通、中国电信、 中国人保开始试行会计档案管理电子化。试点工作取得周满成功，但是在法律层 面上，电子会计档案的效力仍然尚未被认定。(三)完善阶段(2016-)新会计档案管理办法(财政部国家档案局令第79号)于2016年1月1日 正式施行。从2014年，开始修订，到2015年9月讨论定型，新会计档案管理 办法经历多轮研讨，最终施行。新修订的会计档案管理办法定义了电子会 计档案的概念，明确了会计电子档案管理要求，肯定了在满足条件时会计档案可 仅以电子形式归档保存，开启了电子会计档案“单套制”管理新阶段。2.2会计档案管理现状近年来，我国在推动会计档案电子化方面已经取得了重要进展，随着电子会 计档案的法律效力被承认，但越来越多的企业主体愿意尝试以电子发票为代表的 电子会计凭证来记录和反映经济业务事项，但接受度仍然不高。同时企业对于电 子文件的接收与传递，使用与保管还不甚了解，继续沿用以往以纸质原始凭证归 档的流程，无法充分发挥电子档案在资源节约、信息传递方面的优势。2.2.1 档案形态由纸质实体转向电子形态就全社会来看，信息化程度较高的大型企业，采用会计信息管理系统进行财 务核算，能够有效采集电子凭证，对电子档案的接受程度较高，档案管理也更为 规范。但对绝大多数的业务主体而言，仍然选择纸质凭证，沿用传统的档案管理 方式。究其原因，一是企业对于会计档案进行管理的意识不够；二是处于成本因 素考虑，企业从开始信息化建设，需要增加支持运行的软硬件、有时还要增加聘 用新的工作人员，可能造成成本增加；三是从电子文件本身来说，具有高度的设 备依赖性，如果没有技术设备支持其真实性、安全性将大打折扣。目前，会计凭 证是电子与纸质并存的状态，其中还是以纸质为主体。但是，数据化发展是历史 的潮流，无法改变，企业无法逃避，也不应该逃避，随着社会认可度的提高和技 术对成本的降低，更加适应数字化潮流的电子凭证将进一步发展。2.2.2 会计档案管理“双套制”开始转向“单套制”“双套制”即同一内容形成两种介质、两套相互关联的档案予以保存。电子 文件归档相关文件要求，电子档案保存必须要保存对应的纸质文件一起归档。两 套制的初衷是使两种载体能够发挥各自优势,补足各自短板，电子文档易查好用, 纸质副本保存长久，备份补救。当然这是一种过渡时期的折中策略，在网络信息 技术、加密技术不足以支撑仅以电子文档入档的情况下，“双套制”将长期存在。但是,把原本已经电子化的会计账簿、报表等文档再通过打印机输出纸质版, 形成双套，与推行电子文件来降低经济成本的初衷是相违背的，非但没有降低成 本，反而造成了成本的叠加。虽然现阶段双套制仍是主流，但是档案管理逐步向 单套制发展的趋向没有改变。2020年3月，财政部和国家档案局发布关于规 范电子会计凭证报销入账归档的通知（财会20206号）规定了单位可以仅 以电子凭证报销入账的条件，标志着会计档案“无纸化时代”的到来，各企业要 做好准备迎接“单套制” O223利用分布式存储技术，电子档案实现云存储。传统上的会计档案管理是在会计人员整理、分类、组卷、编目后移交给档案 管理人员，放置到固定专门的档案存放箱柜或存放库房，实行集中管理，统一保 管，这种模式方便了纸质档案的保存与管理。电子档案具有信息和载体的可分离 性，这使得分布式存储电子档案成为可能。分布式存储将数据分散在不同服务器 和硬盘上，每个节点可以并行处理，即使是面对海量的数据也可以凭借其优越的 扩容性，从容应对满足存储需求。财务云技术的运用，提升了会计核算效率，实 现了电子会计档案的有效利用，同时也降低了总体硬件成本。2会计档案管理信息化动因分析2.1 成本管理角度在企业会计核算的过程产生了包括会计凭证、会计账簿、会计报告等会计资 料。在会计档案产生、整理、传递和保管的过程中，往往占用了大量的企业资源。在“双套制”的模式下，电子会计资料是纸质资料的辅助，纸质会计档案仍占据 主体地位。纸质版与电子版存在呈现形式、逻辑结构、存储要求上的不同，这就 使得会计档案管理的成本有阶段性的上升，也是很多阻碍电子会计凭证，如电子 发票很难推进的原因之一。但是从长远来看，电子会计凭证推广后，将有利于企 业降低成本。(1)人力成本新修改的管理办法中明确了仅以电子形式保管的会计资料的要求。如果 实现“单套制”管理会计档案，符合条件的会计资料仅仅以电子形式保存，则能 够大大降低人工成本。从电子会计档案的获取上来看，统一的标准方案能够较好 的实现不同部门、不同会计核算软件间会计档案的传递，方便财务人员从源头上 获取符合要求的电子会计档案，简化了人工转换环节；会计信息管理系统的为会 计档案管理提供了模块化、信息化的处理方案，仅需要简单的学习就可以掌握对 档案管理的基本操作，大大减轻了工作人员压力，让更多的人员从繁杂的会计凭 证编制、整理、保存的工作中解脱出来。(2)核算成本企业会计管理信息系统提供自动化的会计核算功能，同时对接了包括了银行 电子回单系统、税务局业务系统、第三方认证系统等，当新的会计凭证生成时, 可以自动对凭证所载信息进行初步审核，提高会计核算处理效率。会计档案全生命周期将在看会计信息管理系统内闭环管理，减少人工干预， 数据的可靠性大大提高，查错更正成本大大降低。(3)其他成本相比较纸质会计凭证，电子凭证的的印刷成本、打印成本、传递成本等往往 很低。以发票为例，对于符合要求的企业，获取到电子发票，允许仅以电子版的 形式储存，不具有实物形态的电子发票可以不用打印出来，无须纸质展现形式， 电子发票也可以将自身所载的会计信息传递给使用者。京东商城是中国内地电商 领域电子发票试点先行者。在推行电子发票后，一年内，纸质发票的使用量减少 10亿张。纸质发票还需要考虑领购成本，一般税务局要求企业发票领购必须由 发票领购人专人去税务机关领取。及时是通过预约邮寄的方式领购，也需要投入 人力物力完成纸质发票领购过程。如果采用电子发票形式，则可以减少企业、税 务局两边跑的情形，只需通过税控设备操作下载号段，完成发票领购工作，提升 效率降低成本。2.2 数据资产管理角度过去，限制于生产力的发展阶段，数据的数量少且载体形式单一。企业的经 营结果往往由一张资产负债表就可以展示出来。随着企业经营范围的扩大、社会 经济活动的丰富,企业利益相关者不再单纯满足于数字记录单线程、静态的呈现, 他们往往需要的是蕴藏在数字背后，企业生产经营的“密码”。资产是指由企业过去的交易或事项形成的，由企业拥有或者控制的，预期会 给企业带来经济利益的价值资源。数据资产本身招成为生产资料和价值载体，能 够为企业带来巨大经济利益。3会计档案管理信息化则是实现从“数字一一数据 一一数据资产”阶梯式上升过程的重要基础。大量的交易数据和纸质会计凭证如 果仅有人工来进行梳理、分析，工作量是难以想象的。借助信息化的会计档案管 理系统，企业内部数据的整理和盘点将以标准化、模块化的形式呈现。电子化的 会计资料在存储能力上有天然的优势，可以用更小的空间维度承载企业在更大时 间维度上的沉淀下来的静态数据，并在系统内部实现数据结构化。信息化背景下 企业会计档案管理的目标之一就是实现数据资产化。数据资产管理不仅仅体现在海量的数据在支持业务运转、决策有效方面的作 用，也必须关注数据的保护的问题。因此，信息化背景下会计档案管理应该包 括两条路径：会计信息价值挖掘和会计信息风险控制。让会计档案信息化助力数 据资产化。2.3 风险管理角度(1)技术风险。会计档案信息化管理还会面临档案信息写入读取技术标准 及软硬件设施更新换代快，代际间难以匹配传递等问题。会计信息的寿命受制于 技术使用时限，很难达到百分之百的安全。数字信息技术是个整体化的概念，包 括了信息载体、格式、软硬件等多方面技术。完整的信息传递保存不仅包括了记 录载体的完整性，还需要检索、编译、输出等软件的配合。即使获取到完整的记 录载体，当上述任一环节出现技术失效、落后时，都会影响会计档案信息的输出。(2)信息安全风险。会计档案信息化管理过程中会遇到的信息安全风险主 要包括三个方面：篡改风险。电子化的会计档案脱离了实体载体的束缚，在计 算机的环境下产生、传递和保存，这使得在系统中不需要很多的操作就可以实现 对信息的增减、修改和二次编译，而且不像纸质条件下任何的改动会留下痕迹, 在信息化环境下，信息如果被修改，可以形成一份新的文件，原有的修改记录被 完全覆盖。既是留有痕迹，也很难被发觉。泄露风险。现代计算机网络系统并 不是铁壁一块：上千个控制TCP/IP服务通信服务层的安全漏洞；上千个的商业 操作系统漏洞；WWW服务器、防火墙、路由器以及很多应用程序也存在着大量 安全缺陷。黑客利用存在的漏铜，利用技术造成系统瘫痪，原本的防护措施不再3来自企业会计准则一一基本准则(中华人民共和国财政部令第33号) 起作用，黑客可以堂而皇之的盗取信息，进而引发会计档案信息的泄露。王萍,宋雪雁.电子档案管理基础.北京：清华大学出版社，2006. 58-595许宁,马丽丽，刘清政，辜永章,周文亮，徐激，郡孟兴,胡新宇.财务标准化管理可视化手册几国企管11,2019(13):100-107.保 存风险。这是电子会计档案本身固有的风险，与载体性质息息相关。会计档案信 息的保存要依托计算机存储介质，一旦这些储存设备意外损坏、老化或失效，电 子档案就无法被读取出来，最终导致会计档案信息丢失。(3)政策法规风险。中华人民共和国档案法、中华人民共和国会计 法、会计档案管理办法是指导会计档案管理工作的基础性法规。近年来, 随着会计信息化的不断发展，国家层面陆续出台了一系列文件、工作规范和技术 标准来规范电子会计档案管理，如，中华人民共和国电子签名法、企业信 息化管理规范、电子文件归档与管理规范等，但是在实际操作中，很多会 计人员对这些政策法规文件并不了解，会计档案管理并不规范。比如：在中电建 建筑集团有限公司发起的一项问卷调查研究中，提出了 “是否清楚哪些会计档案 需要归档，的问题。调查结果不尽如人意：70%的具有少于两年工作经验的财务 人员不清楚归档资料的要求；工作经验在2-5年的财务人员存在以上问题的比 例为77% ;工作经验在5年以上的财务人员，这一比例为42.5%0 5从业人员 的心理上对会计档案管理的不重视是造成政策法规风险的原因之一，还有产生风 险的原因是政策学习不到位。如，新管理办法第八条中明确了可以仅以电子 形式归档，需要满足的前提之一由计算机等电子设备设备形成，单位能保证其来 源真实有效。从这层面上来看，原始凭证的扫描件并不符合上文规定。但在实际 业务中，企业往往忽视了这一点，只保存了原始凭证电子版本。再比如，随着电 子发票的推广，企业对于电子发票的接受度越来越高，在员工报销时，仅以电子 发票的打印件编制记账凭证，这是不符合规定的。根据财会20206号第四条 规定：单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保 存打印该纸质件的电子会计凭证。这种情况在实际工作中屡见不鲜，给企业带来 违法违规风险。3企业会计档案管理环境建设3.1 增强会计档案信息化管理意识一是要加强管理层对会计管理信息化意识。作为企业发展战略的定制者，管 理层把会计档案管理工作放在什么位置,将决定整个企业会计档案管理工作的走 向。管理层需要看到在大数据背景下，企业档案的数据价值，能够主动接受新信 息化技术、运用信息化手段充分挖掘数据资产价值，帮助决策，建立起包含会计 档案管理在内的企业级信息化平台。同时，增强前段控制意识，认识到大数据时 代的信息共享既是机遇又是挑战，在有效活化利用档案数据信息时，还要注重防 范企业核心信息泄露、被盗取的风险。运用技术手段保护好企业的“核心生产资 料”。做好各部门的协调工作，帮助各部门划分责任归属。激发管理层对会计档 案信息化管理意识，促进在企业构建比较全面的会计档案管理制度，为推动企业 会计档案管理工作提供必要的支持。二是要加强会计档案管理相关工作人员的信息化意识。明确自身责任，严格 落实会计档案管理工作规范，按照规定的时间节点，按照工作职能完成档案的审 核、整理、归档、销毁工作。主动学习会计档案管理最新法律法规、工作规范、 行业标准和政策文件等，及时更新相关管理知识。三是加强其他人员的会计档案信息化意识。让档案使用者感受到会计档案信 息化后所带来的便利，同时也提示使用人在使用档案时要对档案利用规范有所了 解，比如借入借出程序、存储介质的防病毒知识等，能够更好的延长会计档案使 用寿命。3.2 加强复合型人才培养会计档案信息化建设是一项跨学科的工程，不仅要求具备财务会计知识，还 需要档案管理知识，计算机科学知识。为了完成企业会计档案信息化建设，需要 一大批具备财会背景、档案管理背景、信息化管理背景的新型复合型人才等补充 企业人才队伍。从当前会计档案管理人员的组成结构来看，为财会或档案管理专 业为背景的人员较多，计算机信息化方面人才比例较低。很多地区会计档案管理 的电子化，仅限于利用计算机编制档案目录，方便档案查找，事实上并没有把握 会计档案信息化的真正内涵。财务部门需要配置信息化专业人员来应对可能会出 现的信息化问题。在招用新人才的同时，也鼓励培养企业内部员工主动学习新技 术、新知识。可以分批分段分职能的对工作人员进行培训。对于财务人员重点加 强其信息化知识，提升对新设备、新系统的操作能力。对于档案管理人员重点加 强其会计和计算机方面的知识，以减少员工从管理纸质档案到管理电子化档案 后，因不适应新工作方式导致的工作压力。对于计算机技术人员加强其档案管理 工作、会计核算方面知识与技能，有利于工作人员有针对性的对会计档案的信息 化管理提供更好的技术支持。3.3 加强会计档案管理制度建设信息化背景下的企业会计档案管理工作需要会计部门、档案管理部门、信息 化部门的共同配合，会计档案管理制度建设需要三个部门的共同参与。在会计 档案管理办法、企业会计信息化工作规范的指导下，企业可以根据实际需 要建立健全会计档案收集、整理、归档、移交、查询利用以及销毁等各项规章制 度,使会计档案管理有章可循。可以根据会计档案归档流程来来划分各部门地位、 职责，实现会计档案管理信息化建设政策上和制度上的“双管理” o还可以建立 鼓励激励机制，制定考核细则，明确考核标准，将考核结果与岗位晋升相挂钩， 从而增强从业人员的主动性和责任感。4案例分析4.1 A公司的概述和会计档案管理的现状4.1.1 A公司概况A公司是某集团公司的一级子公司，目前，拥有员工7800余人，其中本科 学历以上比例为23.8%。下设有子公司11个，其中全资子公司5个。公司分为 总部、事业部、技术本部和制造本部四大系统。以机车和轨道交通设备生产销售 为核心，逐步向外辐射到设计、制造、修理、销售、租赁等领域的业务，是拥有 轨道交通装备自主开发、规模制造、优质服务的完整体系的高新技术企业公司。 拥有全谱系的城市轨道交通车辆产品，可为用户提供定制化解决方案。4.1.2 会计档案管理现状及问题公司采用了信息化的财务核算模式，但会计档案管理仍然采用传统的线下人 工归档的形式，目前，Z公司正在着力部署财务共享中心，计划上线电子影像系 统和电子档案管理系统，开始会计档案信息化建设。随着财务共享中心建设工作 的开展，原本会计档案管理方式存在的问题逐渐暴露出来：(1)成本问题。如果沿用原纸质档案管理模式很难财务共享中心的核算要 求，在高度精化核算下需要产生大量会计凭证。并且在系统内原本已经电子化会 计资料，如记账凭证、报表、结算单等，还需要再次打印出来，造成办公耗材成 本和会计人员时间成本的显著提高。(2)效率问题。传统档案管理模式下的归档工作需要是由会计人员将原始 凭证与记账凭证进行整理、编目、分类、组卷，工作重复且工作量大，没有工作 效率。纸质档案查阅起来也比较麻烦，尤其在档案数量较多，档案目录记载不清 时，人工查找将耗费大量时间。(3)安全问题。纸质档案相比较电子档案管理的随意性较大，人工管理易 出错，很容易发生因管理不善、属于管理而导致的档案丢失情况，单凭手工记录 借阅档案数量、借阅人、借阅时间等，也无法完全避免档案被修改、被损毁的问 题。(4)利用问题。仅仅借助Excel等工具完成档案目录的编制工作，在实际 利用时，常常出现可在目录可以搜索到，但实际找不到的问题。档案由会计部门