企业筹资与担保内部控制流程模版.docx

筹资与担保内部控制流程1.1 控制目标Ø 合理保证公司筹资行为符合公司战略规划及企业发展的要求； Ø 合理保证公司筹资行为实施过程符合国家有关法律、法规和公司内部规章制度要求； Ø 有效的管理筹资活动、确保筹资流程得到充分的监控； Ø 确保筹资交易会计分录得到准确完整披露； Ø 确保筹资申请、预算方案经适当评估和授权； Ø 确保不相容职责分离；筹资业务管理与账务处理存在适当的职责分工。1.2 流程范围1.2.1所涉及的业务流程范围 该流程主要描述关于筹资管理的相关流程,主要包括筹资方案编制及审批、筹资合同的编制、审批及签订、融资的资产管理及账务处理、融资档案的管理等业务流程。1.2.2所涉及的部门范围 经理层;董事会;办公室/行政管理;证券部;股东大会;财务管理部/信贷资金。1.3流程主要风险n 筹资无预算,或预算不合理且未经适当的审批,可能导致企业不能选择合适的筹资方式,筹资成本过高。n 筹资活动未经适当审批或超越授权审批,导致无法明确筹资总额、筹资结构、借款期限,并因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。n 筹资决策失误,可能造成企业资金不足、冗余或债务结构不合理。n 未按法律规定渠道进行筹资,可能导致触犯相关法律。n 筹资合同约定的权利义务不明确、存在不公平条款等,使企业的合法权益受到损害。n 筹资相关的账务处理,如：取得筹资资产及筹资费用、利息、股息等账务处理不完整、不准确且未经过适当审核,可能导致财务报表错报。n 筹资资金的使用不合理,导致企业未按照约定的内容使用筹资资金,出现舞弊、欺诈等行为。n 筹资方案的执行过程未得到有效监控,导致筹资项目的资金使用情况及项目的进度失控,出现舞弊行为或重大差错。n 未合理计划筹资偿还步骤、偿付形式等,筹资结算执行不适当,可能导致企业资产遭受损失或发生舞弊。n 筹资相关金额未经适当对账,可能导致财务报表错报或公司资产损失。n 筹资的披露信息未经过适当审核或人为隐瞒,导致财务信息披露错误或舞弊。n 担保业务未经适当审批或超越授权审批,可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。n 担保业务的风险未经适当的分析评估,对担保人的资信状况调查不深, 审批不严,可能导致企业违反国家法律规定,遭受欺诈、诉讼、代偿,从而增加企业担保风险。n 担保执行监控不当,可能导致企业经营效率低下或资产遭受损失。n 担保财产未经安全、妥善保管,导致导致企业遭受财务损失。n 筹资担保环节不相容职责未经适当分离,可能出现欺诈、舞弊导致财务损失。n 筹资担保的相关资料保管不完整、不妥善,可能导致抵押、质押权利凭证以及其他重要资料丢失,使企业遭受损失。1.4 业务流程描述1.4.1筹资预算 1.4.1.1企业财务管理部信贷经理每年根据公司各部门编制的资金收支预算表计算资金缺口,进而编制资金需求计划交财务管理部部长审批通过后发布。1.4.2筹资方案的草拟与审批 1.4.2.1每年度公司财务管理部信贷经理根据经审批的资金需求计划并对涉及重大的筹资项目制定筹资方案,附多个筹资方案分析作为支持。交公司董事会、股东大会审批。1.4.2.2涉及重大筹资项目,财务管理部部长会同办公室法律事务高级经理、公司董事、总经理等对筹资方案进行审核,会审后,参与评审的人员对筹资方案详细列明各自的评审意见。1.4.2.3涉及重大筹资项目,筹资方案须由财务管理部部长组织进行可行性研究,形成书面可行性研究报告,以评估该项方案存在的风险,之后提交董事会审批。1.4.2.4股东大会、董事会审批重大筹资方案,参与评审的人员对筹资方案详细列明各自的评审意见,确定筹资方案,形成董事会决议和股东会决议,发布后交财务管理部负责执行。1.4.2.5财务管理部信贷经理依据经批准的筹资方案,制定具体的筹资计划,并更新年度贷款及承兑明细台账1.4.2.6公司总经理审批筹资计划后交付财务管理部信贷经理执行,通过发行股票方式筹措资金交付证券事务经理执行。1.4.3筹资方案的执行 1.4.3.1筹资方案、筹资计划经批准后,财务管理部信贷经理依据具体的筹资计划进行操作,准备借款合同签订事宜。1.4.3.2筹资执行过程中签订借款合同,交信贷经理、财务管理部部长、总经理、董事长审批。签订程序见“合同管理”流程。1.4.3.3财务管理部部长跟进确保筹资资金的按时全额到位。筹资对象按借款合同中约定的时间将约定资金转至公司。相关单据传递给会计编制记账凭证。1.4.3.4财务管理部综合会计根据收到的银行回单等原始单据,进入财务系统编制记账凭证。1.4.3.5财务管理部信贷经理核审核记账凭证的摘要、会计科目、金额是否正确,检查原始单据是否齐全。确认无误后,审核通过。1.4.3.6银行出纳负责跟进和收集相关单据,并由财务管理部总稽核检查会计所做的关于筹资费用的会计处理是否准确。筹资费用的审批和入账请参见“资金与费用”流程。1.4.3.7筹资需求部门根据借款合同约定的用途使用筹集的资金。如果由于市场环境变化等特殊情况导致确需改变筹集资金用途,必须经董事会审批。资金的使用和审批具体参加“资金费用”流程。1.4.4筹资偿付管理 1.4.4.1针对不同的筹资方式,实际支付股利或本金时,根据银行的付款通知书或由证券部证券事务经理或财务管理部信贷经理提出付款申请,依次交证券部部长、财务管理部部长、总经理审批,审批通过后依据相关单据进行账务处理。有关付款申请、审批和账务处理的程序请参见“资金费用”流程。1.4.4.2财务管理部信贷经理核筹资股利、利息等计提的记账凭证。审核无误后,签字或盖章确认。1.4.4.3财务管理部信贷经理依据公司的偿债能力、资金结构、现金流量等因素,制定筹资资金的偿付计划。借款合同中已确定利息的计算方法和付息的日期（如果不是每月,则会计每月结账之前需要进行利息费用的预提）。利息偿付后将支付凭证交财务管理部部长审批,本金和股利实际偿付时依次提交财务管理部部长和总经理审批。1.4.4.4财务管理部信贷经理审核筹资偿付的记账凭证。审核无误后,签字或盖章确认。1.4.5筹资管理 1.4.5.1财务管理部信贷经理负责对筹资活动涉及的金额与相关方面进行对账,并记录对账的结果并交财务管理部部长审阅。1.4.5.2对于国家法律、行政法规或者监管协议规定应当进行披露的筹资业务,由财务管理部信贷经理负责收集相关信息,按照公司信息披露的程序对外进行披露。1.4.5.3筹资整个过程中产生文档证据,均由财务部信贷经理负责妥善保管。所有筹资纸质文件必须按照类别专柜加锁保管,电子版本的文件要设置密码。禁止未经授权的人员接触。1.4.6担保评估及审批 1.4.6.1若其他公司希望与公司建立担保关系,首先与公司财务管理部信贷经理就担保事宜进行沟通。双方达成初步共识后,被担保方向公司提出书面的担保申请,并提交财务管理部部长。子公司不允许单独办理的对外担保业务。1.4.6.2财务管理部部长初步审阅担保申请之后,交信贷经理编制详细的担保业务风险评估报告后与担保申请一起交公司总经理、股东大会、董事会进行审批。1.4.6.3公司总经理、股东大会、董事会按规定的审批权限范围进行担保业务的审批。普通担保业务由总经理审批。对于金额特别重大或者性质特殊的担保业务,报经公司股东大会审批。审批人在担保申请上签署书面的审批意见或通过发布股东大会决议的方式对担保业务做出书面审批。1.4.6.4公司为关联方提供担保的,按照关联交易内部控制相关规定处理,具体参见“关联交易”流程。1.4.6.5担保业务经审批后,如果在执行过程中需要变更,则重新履行评估和审批程序。1.4.7担保执行 1.4.7.1经批准的担保业务,由公司财务管理部信贷经理与被担保方就担保事宜进行沟通,草拟保证合同。如涉及反担保的,签订反担保函或反担保协议,合同协议的审批及管理请参见“合同管理”流程。1.4.7.2公司财务管理部部长进行反担保财产的管理。 1）对于抵押、质押的权利凭证,由公司行政部档案室统一保管。担保业务终止前,不得取出； 2）对于实物财产,财务管理部相关人员每季度对财产的存续状况和价值进行核实。检查完毕,编写反担保财产检查报告提交相关人员审阅。1.4.7.3总经理审阅反担保财产检查报告并批复书面处理意见,财务管理部部长根据处理意见进行跟进处理。1.4.7.4财务管理部信贷经理根据相关协议信息登记担保事项台账1.4.7.5财务管理部信贷经理对担保事项台账进行审核并定期跟踪担保事项进展,对于监测过程中发现的异常情况和问题,财务管理部信贷编制担保事项问题报告上报财务管理部部长审阅后交公司总经理审阅。1.4.7.6总经理审阅担保事项问题报告,审核完毕后,审核人在担保事项问题报告上签署书面的批复意见。如果涉及重大问题和特殊情况,相关报告进一步提交到董事会商议决定。1.4.7.7对在担保中出现重大决策失误、未按公司规定程序进行审批,或者不按规定管理担保业务的部门及人员,严格追究相应责任1.4.7.8保证合同到期,担保业务结束时,公司财务管理部信贷经理进行担保财产、权利凭证的清理,终止担保业务。并及时更新担保事项台账。1.4.7.9担保项目的其他重要资料,由财务管理部信贷经理进行整理后连同担保项目资料交接清单提交到财务档案管理员,档案管理员清点无误后在担保项目资料交接清单上签字确认。归档资料的保管和借阅控制程序参见“合同管理”流程。1.4.7.10财务管理部部长按照会计准则的规定,在财务报告中对担保业务已及可能带来的连带赔偿责任进行适当的披露。1.5 关键控制活动及控制证据编号关键控制活动控制证据P1.2.3重大筹资方案可行性研究可行性研究报告P1.2.4股东大会、董事会审批重大筹资方案董事会决议、股东会决议、筹资方案P1.2.6审批筹资计划筹资计划、年度贷款及承兑明细台账P1.3.2签订借款合同银行借款审批表、借款合同P1.3.7使用筹资资金修订借款合同P1.4.1审批筹资偿付付款通知书、付款申请单P1.5.1筹资对账对账函P1.5.2筹资信息披露对外公告P1.5.3筹资相关资料的保管电子版文件进入界面截图P1.6.2担保业务风险评估担保申请、担保业务风险评估报告P1.6.3审批担保业务担保申请、股东大会决议P1.7.1签订担保协议保证合同、反担保函P1.7.3审批反担保财产检查报告反担保财产检查报告P1.7.6审批担保事项问题担保事项台帐、担保事项问题报告P1.7.7担保业务责任追究担保事项问题报告P1.7.10担保业务入账及披露财务报告1.6 相关制度目录1.7 不相容职务分离u 筹资方案的拟定与决策；u 筹资合同的审批与订立；u 与筹资有关的各种款项偿付的审批与执行；u 筹资业务的执行与相关会计记录；u 担保业务的评估与审批；u 担保业务合同的审批/订立；u 担保业务的执行与核对；u 担保业务相关财产保与记录。