保险股份有限公司公文管理办法模版.docx

保险股份有限公司公文管理办法（xx版）第一章 总 则第一条 为进一步加强和规范xxxx保险股份有限公司（以下简称“公司”）公文管理，促进公司公文管理工作科学化、标准化、规范化，根据国家及行业公文管理相关规定，结合公司工作实际，特制定xxxx保险股份有限公司公文管理办法（xx版）（以下简称“本办法”）。第二条 本办法适用于总公司各部门、各分支机构的公文处理工作。分支机构可结合工作实际制定本机构的公文管理实施办法，并于发布前报备总公司综合管理部。第三条 公司的公文，是指公司在经营管理过程中形成的实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达和贯彻公司政策、指导和布置工作、请示和答复问题、报告和交流情况的重要工具。第二章 公文的分类第四条 本办法所称公文，是指国家规定的包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种公文。第五条 公司常用的公文，根据实际工作需要，分为公司层面的公文和部门层面的公文两种。（一）公司层面的公文，指以公司名义制发的公文。包括：1.向政府及监管部门报送的请示、报告；2.向与公司具有法律、经济关系等单位发出的通知、通告、函等；3.向公司全体发布的具有规定性、指令性和知照性的通知、决定、通报等；4.公司办公例会及各种专题会议纪要；5.其他以公司名义发布的公文。（二）部门层面的公文，指以部门名义向总公司其他部门或分支机构发出的工作安排、沟通事务等内部知照性公文。如部门工作通知书、工作联系函等。第三章 公文的管理第六条 公文管理应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第七条 公文管理工作包括公文的拟制、审核、发布和管理等工作。第八条 总公司综合管理部、机构行政部分别为总、分公司公文管理的主管部门，主管总、分公司的公文管理工作。其他部门承担协管职责。第九条 总公司各部门、各分支机构应高度重视公文管理工作，指定两名（AB角）政治素质高、责任心强、细致认真、遵守纪律和保密观念强的人员，负责本部门、本机构的公文办理和沟通协调工作，并定期对本部门或本机构做好公文的培训和指导工作。A角指定为部门或机构负责人；B角是部门或机构指定的公文管理人员。第十条 总公司各部门、各分支机构根据职责分工，负责本部门、本机构范围内公文的起草、修订和提交审批等工作，并对公文内容的准确性、合规性及风险控制等承担责任。公文会签部门承担相应的会签责任。第十一条 分支机构对外报送的公文及内部普发性制度等，发布时须报送总公司。版记处应注明“抄送：xxxx保险股份有限公司”，并以邮件方式报送总公司综合管理部收发文邮箱。第十二条 为确保公司公文及相关信息、商业秘密的安全，公司已发布的公文仅供查阅，不提供下载和保存。因工作需要查阅公文电子文档的，须通过公司OA系统提出档案查阅申请并经批准同意。第十三条 公文管理人员须严格遵守公司有关信息安全、保密制度。属保密性公文，应配备必要的安全保密设备设施，采取保密措施，严格管理。总公司各部门、各分支机构负责人承担督导职责。第十四条 公文如需确定秘密等级，须严格按照所定密级采取相应措施加强管理，绝密公文由专人管理。第十五条 复制、汇编机密和秘密公文的应符合相关规定并经公司领导批准。绝密公文一般不得复制、汇编。第十六条 已制发的公文经公司领导研究决定需撤销或废止的，应按要求进行撤销或废止。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。第十七条 需整理归档的公文及有关资料，总公司各部门、各分支机构应根据公司档案管理相关规定，指定专人定期收集和整理，于指定时间统一移交，并做好交接登记。第四章 公文的格式第十八条 公文用纸幅面尺寸及版面要求（一）纸型尺寸：A4型纸，尺寸为210mm×297mm。（二）页边与版心尺寸：上白边37mm，下白边35mm，左白边28mm，右白边26mm，版心尺寸156mm×225mm。（三）字号和字体：除特定要求外，一般为三号仿宋体字。（四）行距：28磅，排版时可根据需要进行适当调整。（五）文字的颜色：黑色，特殊说明或要求除外。（六）印刷要求：双面印刷，纸张表面干净、整洁、美观。（七）行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。（八）编号：为便于格式整理，不提倡使用word文档中的“编号”功能。第十九条 公文格式要素分为版头、主体、版记三个部分。公文首页红色分隔线以上部分为版头；红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上部分为主体；末页首条分隔线以下、末条分隔线以上部分为版记。第二十条 公司公文由版头（份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人）、主体（标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件）、版记（抄送单位、承办人、联系电话、打印人、打印份数、印发单位、印发日期）、页码等组成。（一）公文版头1.份号。公文印刷份数的顺序号，如需标注份号，用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，一般为6位阿拉伯数字，位数不足用“0”补齐。2.密级和保密期限。如需标注密级和保密期限，根据涉密程度标注绝密、机密或秘密，加“”后标注保密期限。用3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行，保密期限数字为阿拉伯数字。3.紧急程度。有送达和办理时限要求的公文，根据紧急程度标注特急、加急。用3号黑体字顶格编排在左上角密级和保密期限下一行。4.发文单位标志。使用全称，居中排布，上边缘至版心上边缘35mm，用小初号华文中宋体字，红色，不加粗。5.发文字号。发文单位标志下空一行，仿宋，无签发人时居中排布，有签发人时左空一字排布。发文字号由“公司代字（xx）+发文形式（函/发）+年份（20XX）+顺序号（X）”四要素构成。年份、发文序号用阿拉伯数字标注；年份标全称，用六角括号“”括入；序号不加“第”字，不编虚位，数字后加“号”字。（1）各文种发文时统一使用公司通用发文字号。按行文方向进行区分，其中上行文：xx20XXX号；平行文：xx函20XXX号；下行文：xx发20XXX号。发文顺序号按公文印发时间顺序依次编排。（2）各分支机构的发文字号参照总公司，自行管理和使用。如深圳分公司上行文：xx深20XXX号；平行文：xx深函20XXX号；下行文：xx深发20XXX号。机构发文字号中的机构代字参考当地城市简称拟定，其中省（自治区）、直辖市、省会（首府）、计划单列市、副省级城市、特别行政区的代字为其简称，其余城市的代字为城市全称。如惠州分公司的机构代字为：xx惠州。6.签发人。上行文应标注签发人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。“签发人”用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。（二）公文主体1.标题。由发文单位名称（内部发文可省略）、事由和文种组成。标题一般不标标点符号。二号华文中宋体字，不加粗，红色分隔线下空二行，居中排布。回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用上长下短的梯形，不应使用上下长、中间短的沙漏形。2.主送单位。三号仿宋体字，不加粗，标题下空一行，居左顶格，单位名称后标全角冒号。3.正文。三号仿宋体字，主送单位名称下一行，自然段首行左空二字，回行顶格。公文的首页须显示正文。（1）文中结构层次序数：“一、”“（一）”“1.”“（1）”，第一层黑体，第二层楷体，其他层仿宋体，层级标题加粗。制度类文件结构层次：“第一章”、“第一节”、“第一条”、“（一）”、“1.”、“（1）”。“第一章”、“第一节”及对应的标题加粗，“第一条”条款序数加粗。（2）正文中的数字，除部分结构层次序数和特定词汇中必须使用汉字外，其他应当使用阿拉伯数字。4.附件说明。正文下空一行左空二字编排“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，用阿拉伯数字对齐标注序号；名称后不加标点。名称较长回行时与上一行名称首字对齐。5.发文单位署名、成文日期和印章。（1）落款处标注成文日期时，需同时标注发文单位署名。（2）成文日期是公文的生效时间，是公司公文生效的重要标志。一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准；二是以公司领导审批同意的日期为准。用阿拉伯数字标全。（3）公司正式形成的红头公文在归档时均需加盖公章。a.加盖印章的公文。日期右空四字。在日期上一行、以日期为准居中编排署名，印章端正、居中下压署名和日期，使其居印章中心偏下位置，印章顶端上距正文（或附件说明）一行之内。b.当公文排版后所剩空白不能容下印章或日期时，可以适当调整行距，确保日期与正文同页；当正文恰好到页末时，应调整行距使公文最后一页至少出现一行正文；页面不足排下版记部分内容时，版记可单独成页，不再标注“此页无正文”字样。6.附注。左空二字加圆括号在日期下二行标注。请示、报告、函3类公文应标注联系人姓名和联系方式。7.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（1）附件另页排在版记前，与正文一起装订。“附件”二字及序号用三号加粗黑体字顶格排在版心左上角第一行，不加冒号。附件标题居中排在版心第二行。附件序号和标题与附件说明一致，附件格式同正文。（2）如附件相对独立于正文，且与正文不能一起编页码、打印、装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及顺序号。（三）公文版记1.抄送单位。需执行或知晓公文内容的其他单位。用四号仿宋体字，在印发单位上一行、左右各空一字。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后首字对齐，结尾标句号。2.印发单位和印发日期。用四号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字标全，后加“印发”二字。版记中若有其他要素，应将其与印发单位用一条细线隔开。版记不标注主题词。首尾分隔线1磅，中间分隔线0.5磅。（四）页码用四号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。单页码居右，双页码居左。函首页不显示页码。第五章 行文规则第二十一条 行文应确有必要，讲求时效，注重针对性和可操作性。第二十二条 向上级监管机构行文，应遵循以下规则：（一）原则上不得越级行文，特殊情况需越级的，应同时抄送被越过的单位或部门。（二）向监管机构等上级单位行文，原则上主送一个单位，可根据需要抄送相关上级单位或同级单位，不得抄送公司下级机构或直属部门。（三）请示应一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（四）各部门以总公司的名义、各分支机构以总公司或机构的名义，向上级监管机构或政府部门请示、报告重大事项时，应经总公司同意或授权。各分支机构的请示事项，如需以总公司的名义向上级监管机构请示，分支机构应向总公司提出倾向性意见后上报，不得原文转报。（五）除上级监管机构负责人直接交办的事项外，不得以公司名义向上级监管机构负责人报送公文，不得以公司各部门的名义向上级监管机构及监管机构负责人报送公文。除总公司领导直接交办的事项外，各级机构不得以机构负责人或其他个人的名义向总公司报送公文，不得以机构的名义向总公司领导报送公文。第二十三条 向下级分支机构行文，应遵循以下规则：（一）主送下级分支机构，根据需要抄送相关单位。重要行文应同时抄送发文单位的直接上级单位。（二）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下级分支机构行文；擅自行文的，上级主管单位有权责令其撤回。第六章 公文的起草第二十四条 公文的起草应做到：（一）符合国家的法律法规和公司的政策要求，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。（四）文种正确，格式规范。（五）公文涉及其他部门职权范围事项的，办文部门应事先征求相关部门的意见，并达成一致。（六）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（七）办文部门负责人应主持、指导重要公文起草工作。第二十五条 起草公文时须严格按照规范的格式排版，除发文字号留空外，其它项目须填写完整，具体格式参见附件。第七章 公文的审核第二十六条 公文签发前，应由综合管理部进行审核。审核的重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）内容是否符合国家法律法规和公司的政策要求，是否完整、准确地体现发文意图，并同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（三）涉及有关部门职权范围的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（四）文种是否准确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否符合规定。（五）经综合管理部审核认定不宜发文的，应退回办文部门并说明理由；可发文但需作实质性修改的，办文部门应根据审核意见修改完善后，报公司领导复审。（六）公文审核完成后，综合管理部将通过邮件的方式发送至办文部门进行校对确认，办文部门回复“无异议”等字样的邮件，同时将经部门负责人签字确认的修订版公文，以及用印后的正式公文，一并移交档案室存档。第八章公文的办理第二十七条 公文的办理包括收文办理、发文办理和公文归档。第二十八条 收文办理的程序一般为：（一）签收。对来文进行清点、核对和签字，注明签收时间。（二）登记。对来文的主要信息和办理情况进行详细记载。（三）初审。来文初审时，由公司阅知或办理的事项，以及涉及其他单位或部门职权范围的事项，应提前做好沟通协调。（四）拟办。批办性公文由综合管理部提出拟办意见，报送公司领导审批。根据审批意见，分送相关部门承办或阅知。紧急公文应在拟办意见中明确办理时效，并要求办文部门严格按照时效要求办理。需两个以上部门办理的，应明确主办部门。（五）承办。办文部门按照领导审批意见在规定时间内办理，并将办完的事项向公司领导报批。未能按要求完成的，需说明原因并提出处理意见和措施，交督办人报领导阅示。（六）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或办理。传阅时应掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。（七）催办。根据办文时限对办文过程进行催促。催办人应及时掌握公文的办理进展情况，催促提示办文部门按期办结。（八）督办。综合管理部对公文办理情况进行监督检查。对超时限未办结的公文，督办部门在一日内向办文部门发出书面督办通知书。两日内办文部门既不及时处理，也不及时反馈办文情况的，督办部门提出处理建议，呈报公司领导审定。（九）答复。公文办理完成并经公司领导审批同意后，由综合管理部将办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位或部门。（十）存档。已完成办理的公文及公文办理的审批件，应定期移交档案室保存，并做好移交和存档登记。第二十九条 发文办理的程序一般为：（一）审批。公司层面公文的审批流程是：1.公文起草后，由办文部门负责人对公文进行审核。2.部门审核同意后，由公文拟稿人发起签报，如公文涉及其他部门职权范围的，由办文部门负责人发起会签。拟报送上级监管机构或政府部门等对外公文，以及内部发布的规章制度，需经风控合规部审核会签。3.会签完成后，由公司分管领导对公文及会签情况进行审核，按流程提交公司总经理或董事长或经董事长授权的公司领导审批。（二）复核。经审批同意的公文，由综合管理部对公文的审批手续、内容、文种、格式和规范等进行复核。经审核不宜发文的，应退回办文部门并说明理由；可发文但需作实质性修改的，办文部门应根据审核意见修改完善后，报公司领导复审。所有需经综合管理部复核的公文，办文部门至少应提前一个工作日提交至综合管理部。（三）登记。对复核后的公文，由综合管理部编排发文字号，办文部门明确分送范围和印制份数，公文管理人员做好登记。（四）印制。印制前，综合管理部将编排好的公文样稿交办文部门校对，确保无误。印制时必须确保质量和时效。涉密的公文应在符合保密要求的场所印制。邮箱或内网发布的，可不印制。（五）核发。公文印制完成后，应对公文的文字、格式和印刷质量等进行检查，需盖章的盖章后分发。第三十条 公文的呈批、拟办、转办、传阅等办理流程通过OA系统进行，涉密公文可通过纸质文件处理卡报批。第三十一条 公司层面的公文由综合管理部发布，其他部门不得以公司的名义发文；部门层面的公文由部门负责人审批并签发；部门联合发文的，由主办部门负责人签发或联合签发，并编写主办部门的发文字号。第三十二条 拟制好的公文根据需求通过纸质、电子邮件（PDF版）或内网上载（Word版）等方式进行发布。各分支机构的公文发布时，须抄送总公司综合管理部收发文邮箱。第三十三条 总公司综合管理部将不定期对分支机构的公文收发、公文校阅、公文台账等进行抽查和通报。二级机构于每周五下班前主动上报收发文登记表和公文校阅登记表。二级机构对下辖分支机构做好公文管理的指导、监督和检查工作。第九章 附 则第三十四条 本办法由总公司综合管理部负责解释和修订。第三十五条 本办法自发布之日起施行。xxxx保险股份有限公司公文管理办法（xx版）（xx发xx269号）同时废止。附件：1.总公司通知发文模板2.总公司报告发文模板3.总公司请示发文模板4.总公司函发文模板5.分公司通知发文模板6.分公司报告发文模板7.分公司请示发文模板8.分公司函发文模板9.部门工作通知书模板（总、分公司适用）