信托有限公司信托业务会计档案管理规定模版.doc

xx信托有限公司信托业务会计档案管理规定第一章 总 则第一条 为了加强对公司信托业务会计档案（以下简称会计档案或档案）的管理，有效地保护和利用会计档案，根据中华人民共和国档案法和会计档案管理办法等法律、行政法规，并结合我公司的实际情况，制定本规定。第二条 信托业务会计档案由信托财务部门负责统一管理。第三条 信托财务部门应加强对信托业务会计档案的管理，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。第二章 档案的范围第四条 信托业务会计档案是记录和反映公司信托业务的会计资料和证据，包括纸质档案和电子档案，电子档案包括备份光盘、磁盘、微缩胶片等，电子档案和纸质档案同样重要。第五条 会计档案具体包括以下内容：1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证和其他凭证。2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，辅助账簿和其他会计账薄。3、财务会计报告类：月度、季度和年度财务报告、其他财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明；信托业务财务分析报告等。4、对账单类：银行对账单，包括银行流水明细对账单和余额对账单；银行存款余额调节表。5、信托专户开、销户证明：银行印鉴卡，银行账户开、销户相关资料，证券股东卡，证券资金账户开、销户相关资料；公司内部开、销户申请表原件、对应项目批文复印件。6、其他资料，如信托项目会计凭证编号表（见附表1），信托项目会计账簿编号表（见附表2）、信托项目会计档案保管清册（见附表3），信托项目账户资料移交清册（见附表4），信托项目会计档案移交清册（见附表5），信托项目会计档案销毁清册（见附表6），信托项目会计档案查阅、借用审批表（见附表7）等。第三章 立卷和归档第六条 会计档案的编号原则。1、会计凭证的编号原则（1）会计凭证先按信托项目类别进行分类；（2）在同一类别中再按项目成立顺序进行排列；（3）同一项目的凭证按1月至12月份顺序排列；（4）每月凭证按信托财务系统生成顺序排列；（5）全年凭证装订完毕，对全年凭证册数统一编号。2、会计账簿的编号原则（1）会计账簿先按信托项目类别分类；（2）在同一项目的会计账簿按1月至12月份排列；（3）全年账簿装订完毕，对全年账簿册数统一编号。第七条 信托财务部门应定期对形成的会计档案进行归档，整理立卷并装订成册。一、会计凭证的整理立卷和装订1、要逐月打印、整理和粘贴会计凭证财务核算岗在当月做账的同时，应在原始凭证上标出其所对应的记账凭证序号，按顺序排列整齐，并按项目名称归类保存。每月结账完毕后，财务核算岗应打印当月全部记账凭证，粘贴、整理与之相对应的原始凭证。在装订前各月的会计凭证由财务核算岗保管。2、要按年立卷和归档会计凭证年末，财务核算岗应将当年全部的会计凭证进行分类和汇总，并与信托财务系统进行检查、校对。在单个项目凭证量较少的情况下，相邻的项目可以合订，不同类别的项目不能合订；除项目凭证足够多可以独立成册外，同一项目凭证不能分订。会计凭证封皮上需按装订的顺序注明本册凭证包含的信托项目名称、凭证所属时间、在项目类别中的编号（例如“S-1共*册，第*册”）、在本年凭证中的总编号（例如“*年共*册，第*册”）等要素。3、会计凭证装订完毕后，应指定专人编制全年信托项目会计凭证编号表。二、会计账薄的整理立卷和装订1、信托财务部门应在每年第一季度将上一年度全部账薄用A4纸打印出来，并按照会计账簿编号规则对会计账簿编号归档和登记造册。会计账簿封皮上需按装订的顺序注明本册账簿包含的信托项目名称、凭证所属时间、在项目类别中的编号（例如“T-1 共*册，第*册”）、在本年凭证中的总编号（例如“*年共*册，第*册”）等要素。2、会计账簿装订完毕后，应按照会计账簿编号规则编制上一年度全年信托项目会计账簿编号表。三、信托项目财务会计报告的整理立卷和装订1、财务分析岗在季末、年末集中整理各个项目的会计报表，需要打印装订的，应及时进行打印并装订，在封面上注明单位名称和报表所属时间。不需要打印装订的信托项目财务会计报告，财务分析岗应将信托项目财务会计报告的电子格式文档备份。 2、年度财务报表应同财务情况说明书（如有）、会计报表附注和会计师事务所出具的审计报告（如有）一起归档，每年一卷。四、银行对账单的整理立卷和装订权益核算岗应将银行对账单按开户银行、银行账号的顺序进行整理，按月统一保管。并在年末按开户银行、银行账号的顺序将全年的对账单进行装订、归档和编制对账单清单。五、信托项目专户开、销户证明的整理资金清算岗应对信托项目专户的开、销户资料实行分账户管理，每个账户都应该有一套完整的开、销户资料。并且按照开户行、账户性质、开户行所在地、账号的顺序进行排序、整理，及时存入专用文件柜，并要建立索引标识，保证能够随时调阅相关材料。资金清算岗应定期整理已注销账户的资料并归档。六、其他信托财务资料的保存信托项目会计档案保管清册、信托项目会计凭证编号表、信托项目会计账簿编号表和对账单清单由信托财务部门指定人员保存；信托项目会计档案移交清册、信托项目账户资料移交清册和信托项目会计档案销毁清册等，应在事项发生时由专人负责编制，移交人、接收人和信托财务部门负责人各持一份，自行保存。第四章 档案的保管第八条 会计凭证和账簿等装订完毕后，会计凭证、会计账簿应按顺序码存入会计档案专用文件柜保存。信托财务部门应根据信托项目会计档案保管清册定期核对，以免会计档案资料丢失。第九条 信托项目引入托管行或其他服务机构负责资金收付监管及其他服务的，应按相应的资金托管协议及服务协议办理。信托公司不能取得划款原始凭证的，须由托管行或其他服务机构出具相关说明或原始凭证复印件。信托业务部门在签定托管合同时应明确托管人及其他服务机构应妥善保管原始会计凭证，信托公司可行使查阅权。第十条 采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质记账凭证；采用估值系统制单生成电子凭证的证券账户交易流水，应当以电子数据的形式保存，不需打印，如果有证券营业部定期寄来的证券交割单，也应妥善保存；如果没有采用估值系统生成电子凭证的，应保留证券营业部的纸质证券交割单并作为会计凭证附件；财务会计报告类账表以及信托管理报告（信托财务）等财务报告，也需以电子数据的形式保存。信息管理部应每日完成财务数据备份，月度、年度分别对财务数据采用光盘、磁盘或微缩胶片等磁性介质备份。信托财务部门应做好数据备份及其异地存放工作，定期由负责估值工作的财务核算岗人员与信息管理部进行备份数据的移交。采用光盘、磁盘、微缩胶片等磁性介质备份的会计档案应由信息管理部负责保管。第十一条 信托财务部门负责建立会计档案的审查和保密制度，定期检查会计档案的保管情况，对破损或变质的会计档案，应及时修补、复制或做其他技术处理。第十二条 会计档案的保管期限（从会计年度终了后的第一天算起），按照规定和档案种类分永久和定期两类。会计档案具体保管期限见（附表8）。第五章 档案的移交第十二条 信托财务部门应定期清点当年结束的信托项目，将当年结束项目的会计档案，包括会计凭证、会计、银行对账单和账户开、销户资料等不定期移交给公司档案管理部门保存。第十三条 信托财务部门应对所有移交公司档案管理部门的信托会计档案建立信托项目会计档案清册、信托项目账户资料移交清册。第十四条 信托财务部门应按照各会计档案在档案柜码放的顺序编制信托项目会计档案保管清册，以备查阅使用。第六章 档案的查阅第十五条 信托财务部门保存的会计档案不得借出，如有特殊情况需要查阅、抄录、复制或拍照，经办人应填列信托项目会计档案查阅审批表，经信托财务部门负责人批准，方可在信托财务部门现场查阅或复制。需要复制的，需由经办人与信托财务部门人员一同前往复制并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换，借阅人员毁损档案应负相应责任。第十六条 公安部门、司法部门和有关单位处理案件或特殊情况需要查阅信托会计档案时，必须持县级以上主管部门的正式介绍信，由经办人填列信托项目会计档案查阅审批表，报公司总经理或分管信托财务的公司领导批准，方可与信托财务部门人员一同前往查阅、抄录、复制或拍照，但不得将原件借出，由于经办人的原因造成档案毁损的，经办人应负担相应责任。第七章 档案的保密第十七条 信托财务部门需严格执行会计档案安全和保密制度，对本部门保存的会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。第十八条 信托财务部门应对会计档案信息保密，严禁泄漏相关信息，公司员工发现已经泄漏或可能泄漏相关信息时，应当立即采取补救措施，并及时报告信托财务部门负责人，信托财务部门负责人接到报告后应立即做出处理并报告分管信托财务的公司领导。泄露信息人员应承担责任并接受处罚。第八章 档案的销毁第十九条 保管期限已满的会计档案，除本办法第二十条规定的情形外，可以按照规定程序销毁。第二十条 保管期限已满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到事项完结时为止。第二十一条 会计档案保管期满需要销毁时，由信托财务部门按照规定编制会计档案销毁清册，书面提出销毁意见，由公司档案管理部门，审计部门和信托财务部门共同鉴定，严格审查，并编制信托项目会计档案销毁清册，经公司董事会审批并严格审查鉴定后方可销毁。第二十二条 按规定销毁信托会计档案时，应由公司档案管理部门、信托财务部门、审计部门共同派员监督。会计档案销毁后，公司档案管理部门经办人、信托财务部门经办人及监销人应在信托项目会计档案销毁清册上签名盖章，并将情况报告公司相关领导。第九章 附 则第二十三条 本办法经公司审批通过，由信托财务部门负责解释。第二十四条 本办法自发布之日起施行。附件：1. 信托项目会计凭证编号表2. 信托项目会计账簿编号表3. 信托项目会计档案保管清册4. 信托项目账户资料移交清册5. 信托项目会计档案移交清册6. 信托项目会计档案销毁清册 7. 信托项目会计档案借阅审批表8. 公司会计档案保管期限表19附件一信托项目会计凭证编号表信托项目会计凭证编号表合 同 号项 目 名 称类 别 序 号总 序 号附件二 信托项目会计账簿编号表信托项目会计账簿编号表项 目 类 别类 别 序 号总 序 号附件三信托项目会计档案保管清册案卷类别会计账簿 会计凭证 财务报告 银行对账单 项目类别案卷号案卷名称（含项目名称）起止日期卷内张数保管期限（年）备 注附件四信托项目账户资料移交清册移交日期:移交地点：共 计册 份编 号案卷名称起止日期数量合计移交原因备 注第 册共 份归 档第 册共 份归 档第 册共 份归 档第 册共 份归 档经办人(签字): 监督人(签字):附件五信托项目会计档案移交清册移交日期:移交地点：合计记账凭证 盒 账簿 本对账单 份编号案卷名称起止日期起止凭证号数量合计移交原因备 注记账凭证共 册归 档第 盒记账凭证共 册归 档第 盒记账凭证共 册归 档第 盒会计报表共 本归 档第 册总 账共 本归 档第 册明细账共 本归 档第 册银行对账单共 本归 档第 册经办人(签字):监督人(签字):附件六信托项目会计档案销毁清册销毁日期: 销毁地点：序号案卷名称案卷编号起止日期数量合计原期限已保管期限销毁原因备注信财部经办人(签字): 档案管理部门经办人（签字）： 监 销 人 (签字):附件七信托项目会计档案借阅审批表序号档案名称 及内容查阅 复制 用途查阅人审批 人档案 管理人备注查阅时间复制张数本公司员工非本公司员工是否有介绍信附件八会计档案保管期限表序号档案名称保 管 期备注一会计凭证类1 原始凭证15 年2 记账凭证15 年3 汇总凭证15 年4 银行账户开、销户资料15 年二会计账簿类4 总账15 年包括日记总账5 日记账15 年现金和银行存款日记账保管 25 年6 明细账15 年7 辅助账簿15 年8 固定资产明细账、卡片固定资产报废清理后保管 5 年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9 月、季度财务报告3 年包括文字分析10 年度财务报告（决算）永久包括文字分析、审计报告四其它类11 银行存款余额调节表5 年12 银行对账单5 年13 会计档案移交清册15 年包括会计人员交接表14 会计档案保管清册永久15 会计档案销毁清册永久