公司印章管理办法模版.docx

*工程公司 公司印章管理办法 编号：ZH-05批准： 制订部门： 综合管理部 批准年月： 年4月 1 总 则 1.1 为了加强*工程公司及本部印章的管理，规范工作程序，确保印章的正确使用2.10 分公司印章。 2.11 其它印章。 3 印章的使用范围 3.1 *工程公司印章、机械工业第二设计研究院印章，主要用于：以公司、院名义发出的设计成品和各类文件；经公司领导批准向上级部门报送的各种报表；对外的行政介绍信；颁发的各种证书、奖状、请柬；其它必须盖公司或院章的文件资料。 3.2 中国共产党*工程公司委员会印章，主要用于：以公司党委名义发出的各类文件、报告、报表、政审表等。 3.3 中国共产党*工程公司纪律检查委员会印章，主要用于：以公司纪委名义发出的各类文件及有关证明等。 3.4 *工程公司钢印章，主要用于：工作证；各种资格证书；医疗证；干部职工的离、退休证；其它必须盖钢印的证书。 3.5 法定代表人印章，主要用于：需要法定代表人印章的各类对外文件、报表、表格、投标文件、契约等。 3.6 法定代表人签名章，主要用于：需要法定代表人签名的有关文件、证书、投标文件等。 3.7 特殊部门的印章，主要用于：以特殊部门的名义对外的一般性业务联系和便函等。 3.8 项目部印章的使用范围和日常管理按生产经营部项目部印章管理办法执行。 3.9 合同专用章的使用范围和日常管理按生产经营部公司合同管理办法执行。 3.10 出图专用章的使用范围和日常管理按技术质量部工程设计文件用章管理办法执行。 3.11 财务印章的使用和管理按资产财务部财务管理办法执行。 3.12 分公司印章的使用和管理按生产经营部公司异地分公司生产经营管理办法执行。 3.13 各类文件和资料须按规定使用相应的印章，严禁采用其它印章（包括部门印章、项目部印章等）代替。 4 印章的管理 4.1 印章的保管 4.1.1 公司、二院行政印章，公司党委、公司纪委、公司党委组织部、公司党委保密委、公司工会委员会、公司二院工会委员会、法定代表人印章和签名章由综合管理部指定机要人员保管。印章管理员承诺 24 小时提供用印服务，晚上二十二点至凌晨五点之间使用印章，应提前4小时通知以便安排。 4.1.2 公司钢印章由人力资源部指定专人保管。 4.1.3 公司特殊部门印章由综合管理部指定机要人员保管。 4.1.4 有部门印章的部门，由各部门负责人指定专人保管。 4.1.5 上述各类印章必须加锁存放在办公室内，每次用印完毕，立即放回原处。 4.1.6 印章保管人员要遵守纪律，注意保密，严格按规定使用印章。 4.1.7 严禁开空白介绍信，不得在空白介绍信、空白合同和空白便函上加盖各类印章。 4.2 用印审批制度和审批范围 4.2.1 盖公司行政印章、院行政印章、公司党委、公司纪委、公司工会印章。 1） 需公司职能部门、生产部门负责人签署批准的：介绍信、对外报送的一般报表和材料、颁发的各种证书、奖状、请柬、各生产部门涉及项目的设计文件及资料、后勤服务公司文印的设计文件及资料等； 2） 需增加公司本部建筑防火设计自审领导小组组长、副组长、成员签署批准的：建筑防火设计自审表； 3） 需增加人力资源部负责人签署批准的：身份、收入、出国证明、培训及人才推荐、廉洁从业证明等相关证明材料； 4） 需增加审计法律部负责人签署批准的：需企业负责人亲笔签名的法律及相关文件，视实际情况会签； 5） 需增加资产财务部负责人签署批准的：公积金提取或转账、工程款结算等相关文件； 6） 需增加技术质量部负责人签署批准的：与各类学会相关文件； 7） 需增加生产经营部负责人签署批准的： a) 项目代建和管理投标中需正式发送外部的重要会议纪要、联系函、项目验收材料等； b) EPC总包项目的投标、由于生产经营工作需要而进行的投标、公司资质借用； c) 总承包过程中，EPC项目策划、实施相关重要文件和重要变更文件、需正式发送外部的重 要会议纪要、联系函； d) 涉及资金技术承诺的合同类、协议类文件（有评审文件的无需会签）； e) 因工作需要，外部业主单位要求我公司以公章代替合同专用章签订合同的； f) 因工作需要，外部单位请求我公司以公章代替合同专用章签订公司本部各类采购和分包合同的； g) 需企业负责人亲笔签名的各类相关文件，视实际情况会签； 8) 需增加信息化中心负责人签署批准的：项目部宽带申请相关文件； 9) 需增加后勤服务公司负责人签署批准的：计生、户籍、房产证明、维修、租房等相关证明材料； 10) 上述分类不能涵盖的用印申请均需公司领导批准。 11) 需增加公司分管领导签署批准的（按照“谁分管、谁负责”的原则）： a) 以公司或院名义发出的各类文件； b) 重大项目投标文件、重大项目招标文件（“重大项目”的认定原则按照生产经营部相关重大项目管理实施办法执行）； c) 对外报送的重要报表和材料； d) 对外报送的各类报优材料； e) 公司与外部单位签订的各类协议等契约性文件（含战略合作（框架）协议）； 12）需增加公司财务总监签署批准的： a) 公司与外部单位签订的工程总承包类金额在50万元及以上、300万以下，其他类金额在10万元及以上、300万以下的各类保函、信用证； b) 对外报送的涉及经济指标的各类报表； 13）需增加公司董事长签署批准的： a）以公司或院名义发出的报送国机集团的重要文件； b）报送国机集团的重要报表和材料； c）公司与外部单位签订的金额在300万元及以上的大额保函、信用证； 4.2.2 盖法定代表人印章和签名章的，同4.2.1。 4.2.3 盖公司钢印：确需使用钢印的，由人力资源部负责人批准。 4.2.4 盖公司特殊部门印章：需要使用公司特殊部门印章的，需经相关部门负责人审批，综合管理部负责人视具体情况报相关领导批准。 4.2.5 公司行政、院行政印章、公司党委、公司纪委及法定代表人印章和签名章使用应填写 FL1106-使用印章申请单（见附件 1），写明用印名称、文件名称、用印事由、用印部门、用印人、用印数及日期，申请人同时还需勾选用印类别（见附件2）并经相关批准人签署。使用印章申请单由综合管理部留存备查并负责归档。 4.2.6 用印必须符合印章使用范围、用印审批制度和审批人的职权，不符合用印范围、用印手续和审批人职权的，印章工作人员应拒绝盖章。 5 印章的申请、制作、颁发和销毁一般性规定 5.1 除上级部门颁发的印章外，公司所有各类印章的刻制和颁发由综合管理部负责，严禁各部门私自刻制印章。一旦发现有私刻印章行为，严格按照职工奖惩办法和生产经营管理责任处罚条例（试行）的有关规定对相关责任人予以处理。 5.2因工作需要刻制公章，由申请部门在OA上填写FL1107-公章刻制申请表，经部门第一负责人、综合管理部负责人初审、公司分管领导审核、董事长审批同意后，由综合管理部备案并进行刻制和颁发。领取时由印章保管人及部门负责人填写领用印章承诺书（见附件3），并签字承诺，留底备案。 5.3 合同专用章由生产经营部统一对公司合同章进行编号及日常管理，因工作需要刻制合同章的部门，经部门第一负责人初审、生产经营部同意、公司分管领导审核、董事长审批同意后颁发。 5.4 出图专用章由生产经营部向政府主管建设部门提出领用申请，取得出图专用章后交综合管理部，由综合管理部根据生产经营部、技术质量部共同确定的分配方案，报公司分管领导审核、董事长审批后，发放给有关部门和子公司。出图专用章在综合管理部发放给有关部门和子公司的同时，综合管理部需抄告技术质量部，由技术质量部负责进行日常管理。 5.5颁发新印章同时收回旧印章，作废的旧印章由综合管理部统一处理。 5.6颁发新印章时，应在印模册上留有印模，并注明领用人和领用日期。 6 项目部印章的申请、刻制、颁发和收回 6.1 项目部章由相应的工程总承包、项目管理项目部根据工作需要提出申请，由申请部门在OA上填写FL1108-项目部章刻制申请单，经项目所在部门负责人、生产经营部负责人、综合管理部负责人、公司分管领导审核，董事长审批后送综合管理部。 6.2 综合管理部根据各项目部的申请，做好刻制、印章发放登记及回收工作。颁发新印章时，应在印模册上留有印模，并注明领用人和领用日期。领用人须为项目经理本人。领用人必须填写领用项目部印章承诺书（见附件4）。 6.3 项目部章应在项目通过竣工验收、完成工程备案审计并正式移交业主使用后一个月内交还综合管理部，后续质保相关用印可按流程向综合管理部申请使用。因特殊情况无法按时交还的，须由项目部提交书面情况说明，经公司分管领导同意并明确时间后可延期交还。 6.4 综合管理部负责印章的刻制和回收的印章的统一处理。 7 附 则 7.1 公司本部以外的分公司、子公司（或分部、分院等）应参照此办法，结合自身的实际情况制订各自的印章管理办法，并报综合管理部审批。 7.2 公司其它各类专用印章，按归口职能部门及相关上级主管部门要求管理使用。 7.3 由于机构沿革而形成的各类印章，原保管人员均应上缴综合管理部，不准私自藏匿和使用，违反规定者，将追究责任。 7.4 本办法由综合管理部制订并负责解释，经董事长批准后自印发之日起执行。 附件1：使用印章申请单附件2：印章使用类别 附件3：公司印章保管承诺书附件4：领用项目部印章承诺书 附件1： 发往何单位： 用印名称： 文件名称及用印事由： 用印数： 实际用印数： 申请用印部门： 项目经理签署： 年 月 日 申请用印人： 年 月 日 部门负责人签署： 年 月 日 相关部门签署： 年 月 日 公司分管领导签署： 年 月 日 董事长签署： 年 月 日 注：本单由申请用印人填写，按规定权限经签署和签发后，随需要盖印的文件资料，交综合管理部盖章。申请单由综合管理部留存备查。 使 用 印 章 申 请 单 附件2： 印章使用类别 序号 类 别 具体情况 部门领导 会 签 分管领导 企业负责人 备 注 1 设计项目投标、过程类文件 设计项目投标、设计修改单、验收记录、竣工验收、意见回复函、工程联络单、概算书、可研或项目建议书、计算书、自检表、设计文本、图纸等 2 项目代建和管理投标、过程类文件 （项目代建和管理投标、项目管理和实施规划）、需正式发送外部的重要会议纪要、联系函、项目验收材料等 括号内文件不需生产经营部会签 过程类文件优先使用项目部章 3 总包项目及生产经营需要投标、公司资质使用 EPC总承包项目的投标、由于生产经营工作需要而进行的投标、公司资质借用 生产经营部 4 总承包过程类文件 EPC项目策划、实施相关重要文件和重要变更文件、需正式发送外部的重要会议纪要、联系函、（一般项目验收材料等） 括号内文件不需生产经营部会签 过程类文件优先使用项目部章 5 文件文书类 会议纪要、复函、备案表、责任书、上报材料等 必要文件相关领导签批 6 合同协议、承诺函类 涉及资金技术承诺的合同类、协议类文件 生产经营部 （审计法律部） 有评审文件不需会签 7 企业负责人亲笔签名 需企业负责人亲笔签名的各类文件 （生产经营部） （审计法律部） 视情况相关部门会签 8 身份、收入、出国证明、培训及人才推荐、廉洁从业证明类 身份、收入、出国证明、培训及人才推荐、廉洁从业证明类 人力资源部 9 公积金、工程款结算 公积金提取或转账、工程款结算类文件 资产财务部 10 项目部宽带申请 信息化中心 11 计生、户籍、房产证明、维修、租房类 后勤公司 涉及金额等问题需资产财务部会签 12 学会相关 与各类学会相关文件 技术质量部 13 其他 其他未涵盖的内容 视情况人工判断 附件3: 公司印章保管承诺书 本人现就保管公司印章做如下承诺： 一、 本人将在公司印章管理办法的要求下，保证印章使用的安全化、合理化，保障公司的利益不受到损害并提高工作效率，杜绝违法违规行为的发生。 二、 领用保管印章数量： 枚，由_专人负责保管。 三、领用保管印章种类：公章 法人章 签字章 财务专用章 发票专用章 合同专用章 部门章（部门名称） 其他种类章 四、 领取印章日期： 五、 保管期限： 年 月 日起至 年 月 日止。 六、 保管范围：日常印章使用、管理、保存等工作（印章日常使用范围及管理要求参照印章管理办法执行）。 七、 保证做到印章保管安全、隐蔽、使用方便。将所保管印章放臵在指定位臵，由专人负责管理，不私自委托他人代管。 八、 在日常使用中，保证忠于职守、在使用印章时仔细阅读用印内容、核实用印数量。用印规范，印章端正、清晰。如有违反将承担相应法律责任及将可能导致的经济损失。 九、 做好日常使用登记，明确发往单位、数量及责任人，做好用章登记，日常资料需部门负责人同意后使用。如涉及合同、法律、承诺类事项，需经公司相关部门评审后按要求使用。 十、 保证不在空白纸张或任何未经批准的资料上盖章，同时严格禁止他人有以上行为。对于离职人员，任何情况下均不可为其加盖印章。 十一、 严禁将印章外借，不自行或将印章交予他人带离办公区域或工作场所。 十二、 如有特殊情况需将印章带离办公区域或工作场所，需填写请示报告单，由相关部门会签批准后方可带出。申请中需列明外带出公司的原因及归还时间。用印管理人将与印章一并同行，由用印管理人负责用印，不得交予其他人员用印。印章外出后，只将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。 十二、 保证不利用职务之便，未经批准私自使用印章，如有违反，愿意接受公司处罚。给公司造成经济损失的本人愿意予以赔偿，造成重大损失或严重后果的，本人承担法律责任。 十三、 如因印章保管故意或疏忽造成印章损毁或遗失等情况，立即向上级领导汇报并采取应急措施。公司追究印章保管不利的行政、经济责任时，本人愿意接受处分，并赔偿所发生的一切费用及损失。 领用人（承诺人）签名： 部门负责人签名： 日期： 年 月 日 附件4: 领用项目部印章承诺书 根据工作需要，本人领取 *工程公司 项目部印章一枚，根据公司印章管理办法和项目部印章管理办法、工程设计文件用章管理办 日期： 年 月 日