房地产公司资产用品采购及管理规范.doc

江苏融侨置业有限公司资产用品采购及管理规范江苏融侨置业有限公司制度文件文件编号JSRQJH-CX-XZ-07版本号1.0生效日期2007-04-01资产用品采购及管理规范修改状态修订情况生效日期I1.02007-04-01IIIIIIV总经理签发资产用品采购及管理规范一、目的规范资产用品的采购和管理，确保公司固定资产和低值易耗品的完好无损，合理有效使用日常消耗办公用品，防止浪费、流失；二、适用范围本规范适用于公司固定资产、低值易耗品及日常消耗办公用品的采购和管理；三、定义3.1固定资产本规范所指固定资产指单位价值在2000元以上，并且使用期限超过两年的劳动资料；3.2低值易耗品本规范所指低值易耗品是指单位价值在2000元以下，并且使用期限不超过两年的资产，或者单位购置价在2000元以下且不属于日常消耗办公用品的资产；3.3日常消耗办公用品本规范所指日常消耗办公用品是指日常消耗办公文具用品、日常消耗清洁用品和接待用品(主要指洗涤用品、茶叶、一次性水杯、矿泉水等)；四、职责4.1总经理·审批资产用品购置申请单；·审批重要物品的物资领用单；·审批物资报废申请单；·审批物资盘盈、盘亏汇总表；4.2行政人事部·组织资产用品的采购、登记、保管、领用、回收、转移、报废、盘点；·审核相关资产用品手续单据；4.3财务管理部·参与资产用品的报废、盘点；·审核相关资产用品手续单据；五、程序5.1资产用品的采购5.1.1资产用品采购的申请与审批a、由行政人事部填写资产用品购置申请单(格式见JSRQJH-BG-XZ-19)，总经理审批；5.1.2资产用品的采购a、行政人事部根据批准的资产用品购置申请单负责实施，具体落实商品的品种、规格、数量及供应商；对技术性高的采购项目，采购人员须请专业技术人员协助，专业技术人员应予以支持；b、物资采购时，原则应签订采购合同，按照JSRQJH-CX-XZ-16 合同管理程序执行；5.1.3资产用品的验收a、根据资产用品购置申请单与采购合同，行政人事部负责组织相关人员对所购物资进行品种、规格、质量、数量的核验；各部门申请采购的专项物资验收时，应请相关部门专业技术人员参加；b、物资验收后，应办理入库手续。经办人、保管人应在物资验收入库单(格式见JSRQJH-BG-XZ-20)上签字，有专业技术人员参加的验收，其也应签字。物资验收入库单一式两份，一份由采购人员作为报销附件，另一份由保管人员存档；c、保管人员将接收的物品存放于储物室保管，并根据物资验收入库单重新登记、造册，并做好电脑记录；5.1.4采购费用报销采购费用报销按照JSRQJH-CX-CW-04 费用报销管理规范执行。对于固定资产和低值易耗品，采购人员需将物资验收入库单作为报销附件。资产用品购置申请单、采购合同和物资验收入库单作为相关人员审核的依据；5.2资产用品的管理5.2.1固定资产、低值易耗品管理5.2.1.1资产的编号a、新购资产验收合格后，保管人员根据资产的类别、性质等进行编号。资产编号的规则为：公司+种类+类别+年份+月份+顺序号(001-999)。本公司代码为JS，资产的种类有固定资产和低值易耗品，代码分别为G和D；b、固定资产按类别分为房屋建筑物(FW)、运输工具(YS)、电子设备(DZ)、办公家私(JS)、电器(DQ)和其他(QT)；低值易耗品按类别分为电子设备(DZ)、办公家私(JS)、电器(DQ)和其他(QT)；c、年份与月份采用两位数，在同一月份内购买的同类别资产按顺序编号，如公司于2007年4月1日购买了价值2800元的数码照相机，假设其为该月份内公司购买的第一笔资产，其编号为JS-G-DZ-07-04-001；d、资产编号与相应资产一一对应，应保证资产编号的唯一性。资产编号除了资产的调出、报废等原因才能注销外一律不得注销或更改，编号注销后不得补空；e、仅对固定资产和单位价值在500元以上且使用期限在一年以上的低值易耗品进行编号。但下列资产无论其价值大小或使用年限长短均应对其进行编号：·电子设备：计算器、钟表、绘图仪、U盘、计算机等；·办公家私：桌(台)、椅、沙发、茶几、书柜、文件柜、储物柜、衣柜等；·电器：音响器材、电视、录像机、照相机、电话机、饮水机、消毒器、空调、风扇、打卡机、热水器、吸尘器、取暖器、应急灯、装订机等；·其他：消防器材等；f、保管人员应对没有编号登记的低值易耗品建立备查登记簿；5.2.1.2资产的登记保管人员对新购资产进行编号后，登记物资明细表(格式见JSRQJH-BG-XZ-21)，购置后未被领用的资产由档案管理员负责统一保管；5.2.1.3资产的保管保管人员应对资产进行动态管理，对资产的变动要及时反映，并在资产管理信息系统中及时进行更新。对于长期未使用或停用的资产应及时向行政人事部负责人汇报，并提出变卖或计提资产减值准备等处理意见，资产变卖按5.2.1.7条执行，计提减值准备以传签单(格式见JSRQJH-BG-XZ-01)报行政人事部负责人、财务部负责人审核，总经理审批。保管人更新电脑记录；5.2.1.4资产的领用各部门或员工领用资产(含库存物品)时，填写物资领用单(格式见JSRQJH-BG-XZ-22)，经该部门负责人审核，一般物品经行政人事部负责人审批、重要物品经总经理审批。保管人更新电脑记录；5.2.1.5资产的回收保管人员接到资产使用部门提交的资产回收通知(含工程生产临时用后需回收的资产)后，负责安排资产存放的地点。保管人更新电脑记录；5.2.1.6资产的转移当资产需要跨部门转移时，保管人员负责填写资产调配转移申请单(格式见JSRQJH-BG-XZ-23)，经行政人事部负责人审批后，由保管人员更新电脑记录；5.2.1.7资产的报废、变卖对本部门需要报废的资产，部门负责人应填写物资报废申请单(格式见JSRQJH-BG-XZ-24)，经行政人事部负责人、财务管理部负责人，总经理审批。保管人员在原物资明细表作“报废”注明，并更新电脑记录；对于需要变卖的资产，采购人员经调查市场价格或根据财务部核算会计提供的资产折旧额，确定资产的变卖价格，以传签的形式经由行政人事部负责人、财务部负责人，总经理审批后予以变卖。变卖后，保管人员在物资明细表上注销，并注销相关电脑记录；变卖所得款项由财务部核算会计负责记入公司营业外收入项目；5.2.1.8资产的盘点每年年终(12月份)，行政人事部负责人负责组织保管人员(盘点人)及财务管理部核算会计(监盘人)参与对资产进行全面盘点，行政人事部按固定资产和低值易耗品分别编制盘点计划和资产盘点表(格式见JSRQJH-BG-XZ-25)。盘点时，将保管人员的资产记录、财务部的账簿记录和实物一一核对；盘点工作结束后，资产使用人、盘点人、监盘人应在资产盘点表上签字。保管人员应将盘点结果与账面数进行核对，对于资产盘盈、盘亏或报损、报废等情况，应在查明原因和责任的基础上，提出处理意见，并填写物资盘盈、盘亏汇总表(格式见JSRQJH-BG-XZ-26)，交财务部核算会计，核算会计提出年度盘点报告，连同物资盘盈、盘亏汇总表一起送交行政人事部负责人签署意见后，报总经理审批；对于盘盈或盘亏的资产，保管人员应先修改物资明细表，然后录入电脑系统，并通知财务管理部核算会计复核及作相应资产调整；5.2.2日常消耗办公用品的管理5.2.2.1办公用品的发放·新员工报到时，保管人员应主动为其提供齐备的办公用品；·员工月度办公用品领用费用标准为30元。保管人员需按照规定的标准发放，填写日常消耗办公用品领用登记表，并由领用员工本人签收；·员工如因工作需要超出规定标准领用，需填写超标日常消耗办公用品领用申请表，经部门负责人审核，行政人事部负责人审批后，办理领用手续。保管人员应拒绝员工无故超标领用；5.2.2.2行政人事部负责人每季至少检查一次日常消耗办公用品管理工作，主要对其登记情况、发放情况及统计情况作检查；5.2.3费用统计5.2.3.1保管人员根据日常消耗办公用品领用登记表记录的办公用品领用情况，将领用数量和费用每季汇总一次，填写日常消耗办公用品季度费用统计表(格式见JSRQJH-BG-XZ-27)，报行政人事部负责人审核，总经理审阅，同时行政人事部留存；5.2.3.2每年12月份，保管人员应将全年办公用品采购、领用、库存数量和相关费用进行汇总登记，写成年度报告，交行政人事部负责人审核，报财务管理部负责人和总经理备案；六、相关表格·JSRQJH-BG-XZ-19 资产用品购置申请单；·JSRQJH-BG-XZ-20 物资验收入库单；·JSRQJH-BG-XZ-21 物资明细表；·JSRQJH-BG-XZ-22 物资领用单；·JSRQJH-BG-XZ-23 资产调配转移申请单；·JSRQJH-BG-XZ-24 物资报废申请单；·JSRQJH-BG-XZ-25 资产盘点表；·JSRQJH-BG-XZ-26 物资盘盈盘亏汇总表；·JSRQJH-BG-XZ-27 日常消耗办公用品季度费用统计表；JSRQJH-CX-XZ-07第61页 共220页