证券公司融资融券客户档案资料管理办法模版.docx

融资融券客户档案资料管理办法第一章 总 则第一条 为了加强融资融券客户档案资料的管理，依据中华人民共和国档案法及证券监督管理机构的有关规定，并结合证券股份有限公司（以下简称“公司”）客户档案管理的实际情况，特制订本办法。第二条 本办法所指融资融券客户是指依照法律法规的规定，与公司签署融资融券合同，并在公司开立信用账户进行融资融券交易的客户。第三条 本办法适用于公司开展融资融券业务的部门和负责档案管理的部门，包括公司融资融券部、公司总裁办公室、各分公司和营业部。第四条 本办法所称的融资融券客户档案资料包括三部分内容：一是指客户申请融资融券业务时所提交的各类信息资料，如身份证明材料、居住证明材料等材料；二是客户与公司签订融资融券合同时生成的各类文件资料，如客户授信确认书、融资融券合同、风险揭示书等；三是客户开立信用账户时所生成的各类文件资料，如账户注册表、三方存管协议、开户凭条、身份证复印件等。第五条 融资融券客户档案资料的管理是指对融资融券客户档案资料进行的包括收集、整理、复核、移交、验收、归档、使用、保管、安全保密等相关管理工作。主要包括临时保管和归档保管两个方面：临时保管是指公司开展融资融券业务的总部各相关部门及各分公司和营业部在将融资融券客户档案移交公司档案管理中心之前，对存放于本部门的融资融券客户档案进行保管；归档保管是指公司开展融资融券业务的总部各相关部门及各分公司和营业部根据规定将融资融券客户档案资料移交归档至公司档案管理中心，并由档案管理中心按标准化程序对融资融券客户档案资料进行电子化处理，最终将融资融券实物客户档案存放于专业库房进行保管。第六条 公司融资融券客户档案资料管理工作的目标是使公司系统内的融资融券档案资料管理规范化、标准化、科学化，以高效率、便捷的服务方式满足各方的利用需求。公司对于融资融券档案资料的管理贯彻“确保安全、严格保密、合理存放、有效利用”的一般档案管理原则，同时制定了“本人签字、编号管理、按户立卷、四部统筹、一份不缺”的管理原则：（一）本人签字：分支机构应确保由客户本人在融资融券合同等重要业务凭证上签字，严密防范法律风险。（二）编号管理：融资融券合同的下发、接收、使用、作废、归档等都应以合同编号为基准进行统一管理，做到下发、使用、作废、归档等各环节账实相符，确保融资融券合同规范使用。（三）按户立卷：融资融券客户档案管理应做到一户一卷，即一个融资融券客户办理业务涉及的相关档案材料应一并装入一个档案袋，以客户为单位进行整理、保管和归档。（四）四部统筹：营运中心应将下发给各分支机构的合同对应编号区间通知融资融券部及总裁办档案管理中心，分支机构应以合同编号为基础准确记录使用情况，总裁办档案管理中心接收分支机构移交档案时应核实合同齐全情况，融资融券部应以合同编号为依据对合同使用情况进行定期或不定期核查。（五）一份不缺：分支机构应确保领用的融资融券合同一份不缺并及时移交总裁办档案管理中心，确保融资融券客户档案资料的真实性和完整性，并及时进行归档和移交，确保包括融资融券合同在内的融资融券档案资料一份不缺。第二章 融资融券客户档案的管理方式第七条 总裁办公室是融资融券客户档案资料的综合管理部门，下设档案管理中心对融资融券客户档案资料实行统一管理。公司开展融资融券业务的相关部门和公司档案管理中心均需指定专人对融资融券客户档案资料进行管理。第八条 融资融券部指定专人负责融资融券客户档案的临时保管工作，包括对客户档案资料进行造册登记，并编制一式两份的融资融券客户明细清册（附件一），以备档案移交时使用。第九条 各分公司及营业部由信用账户管理岗位负责办理客户融资融券业务的申请和开户，由柜面主管或营运负责人对客户资料进行复核和保管。对临时保管的融资融券客户需编制一式两份的融资融券客户明细清册，以备档案移交时使用。第十条 档案管理中心设立专门的融资融券档案工作组，对融资融券客户档案的完整性等进行核查，并负责融资融券客户档案的电子化处理和实物保管。第三章 融资融券客户档案的保管第十一条 各分公司及营业部在临时保管融资融券客户档案时应按规定与普通经纪业务客户档案严格区分存放，同一客户的业务申请资料、融资融券合同类资料和开户资料装入一个档案袋内，作为一组完整的客户档案并录入本单位的融资融券客户明细清册，同时在档案袋封面标明存档的内容信息标题。第十二条 融资融券客户明细清册中需注明客户代码、客户姓名、所属机构代码及具体存档资料明细。明细清册一式二份，一份本部门留存，一份由接收单位留存，以备核查。第十三条 各分公司及营业部对融资融券客户档案采用以客户代码顺序排列方式；档案管理中心按档案管理系统自动生成的正式归档号对融资融券客户档案进行统一管理。第十四条 档案管理中心对已接收和入库的融资融券客户档案按年度和接收顺序编制融资融券客户档案入库记录，纪录内容包括融资融券客户档案的接收时间、接收数量、原单位的客户档案编号及现对应的归档号和存放位置。第十五条 对于融资融券客户的后续增、补档案，融资融券部、各分公司及营业部仍按上述方式进行编号保管并制作明细清册，同时需在档案袋右上角注明“增补”字样。补充的客户资料必须另行编制一式两份的融资融券客户补充资料明细清册，注明客户原上交档案的客户代码、补充资料的标题内容等，以便于档案管理中心后续的并卷处理。第四章 融资融券客户档案的移交和接收第十六条 各分公司及营业部对客户的业务申请材料、融资融券合同及融资融券交易风险揭示书、信用账户相关资料进行整理，将符合融资融券客户档案管理要求的档案资料定期移交至档案管理中心存管。第十七条 根据各分公司及营业部的档案临时保管的实际情况，融资融券客户档案采用存量移交的方式，由档案管理中心统一发布上收融资融券客户档案的公告通知，公告通知中规定上收的时间及需上收客户档案的名单和所属机构。第十八条 各移交/接收单位需填写融资融券客户档案交接单（附件二），交接单中写明移交/接收单位及机构代码（如有则注明）、移交/接收时间、移交/接收经办人，并由各自单位的负责人签字同意，加盖部门公章。融资融券客户档案交接单一式两份，移交/接收单位各执一份，以备查询。第十九条 融资融券客户档案在作移交清点装箱时，应按箱编制融资融券客户档案移交明细表（附件三）。明细表上应注明该箱的机构名称及机构代码、客户名称及客户代码；融资融券客户档案移交明细表一式二份，随箱送交接收部门，其中一份待接收部门核实无误后寄还移交部门留存备查。第二十条 各分公司及营业部由信用账户管理岗负责按公告中本单位应上交融资融券客户档案名单进行整理装箱，并按箱编制融资融券客户档案移交明细表；营运负责人或柜面主管负责按照本单位融资融券客户明细清册对整理出应上交的客户档案进行复核，复核无误即可会同承运单位（快递公司）封箱启运。同时在融资融券客户明细清册中，对已移交的客户进行注明，并随同融资融券客户档案交接单装入第一箱中送达接收单位。第二十一条 融资融券客户档案送达至档案管理中心后，由档案管理中心相关工作人员进行清点核对。融资融券客户档案的上收数量和档案内容以档案管理中心最终清点核对后为准。第五章 融资融券客户档案的电子化流程第二十二条 融资融券客户档案的电子化制作包括档案核对、扫描录入、建索、实物影像对照质检、数据导入、还原装箱等五个环节。第二十三条 档案核对是指按融资融券客户档案标注类型表对融资融券客户档案进行核对，以保证档案的完整性。为保持档案资料的原貌，在核对融资融券客户档案时不得在档案原件的页面上，以任何形式加载标注标示。如核对时发现客户档案有缺失、无法辨认内容、无法确认资料内容类型等将影响后续电子化工作的情况，融资融券客户档案工作组应填写档案核对记录表，要求相关部门按时予以补齐或进行归类确认。第二十四条 已核对确认要件齐全的融资融券客户档案即进入影像扫描阶段。为保证客户档案资料的完整性和连续性，所有档案资料作全扫描录入。第二十五条 根据融资融券客户档案标注类型表对客户档案进行归类并建立索引。标题的索引原则上与档案资料标题基本保持一致，以便于相关部门的检索利用。第二十六条 为保证融资融券客户档案电子化处理的质量，采用实物影像对照质检的方式，发现不合格的影像或索引即重新制作，直至达到质量标准。第二十七条 融资融券客户档案经质检合格后即可将数据与公司交易系统中的客户数据进行比对，并导入公司档案管理系统以供查询利用。第二十八条 数据导入系统后自动生成客户档案的归档号标签。融资融券档案工作组将客户档案还原后，将归档号标签粘贴在档案袋相应位置，并按一定的客户档案数量装入专用档案箱内，存放入档案库房。第六章 融资融券客户档案的利用第二十九条 融资融券客户档案的查阅、借阅管理应严格按照公司保密制度和档案查阅、借阅管理制度，严格掌握查阅、借阅范围和履行档案利用登记手续，保证档案的完整和安全。第三十条 原则上各部门只能查阅、借阅本部门形成的融资融券客户档案，跨部门查阅、借阅需提出查阅、借阅申请，经有关领导批准同意后方可提供利用。融资融券客户档案原件原则上不得外借。第七章 融资融券客户档案管理的安全保密工作第三十一条 融资融券客户档案属于公司机密档案，在融资融券部、各分公司及营业部临时保管的融资融券客户档案资料，必须存放于安全区域，并指定专人负责融资融券客户档案的保管，任何与融资融券业务无关的人员或未经授权许可的人员不得借故私自浏览、复制或带出融资融券客户档案资料。第三十二条 档案管理中心设立的融资融券客户档案工作组负责融资融券客户档案的相关工作，其他无关人员不得越权越职处理融资融券客户档案的工作事宜。第三十三条 档案管理中心负责融资融券客户档案的工作人员应定期对存放于库房内的融资融券客户档案进行抽检，以保证档案保存的完整性和安全性。第三十四条 融资融券部、档案管理中心、分公司、营业部及其他从事融资融券业务相关工作的单位需将本单位负责融资融券档案资料管理的人员上报融资融券部及档案管理中心，如融资融券档案资料管理人员发生变化，需做好档案资料的交接工作，及时指定新的管理专人，并报送融资融券部及档案管理中心备案。第三十五条 融资融券部、档案管理中心、分公司、营业部及其他各有关单位融资融券客户档案资料相关工作人员需签订保密承诺书（附件四），承担相应的保密责任。各单位保密承诺书于签署后一周内移交至档案管理中心归档保存。第八章 问 责第三十六条 与融资融券客户档案管理工作无关人员擅自浏览、查阅融资融券客户档案的，应在其所在单位予以通报批评并罚款。若私自带出或借出融资融券客户档案，或不按规定私自携带融资融券客户档案的，根据公司违规违纪条例规定，除通报相关部门外，将违规情况书面报送部门领导予以罚款、记过等处罚。第三十七条 从事融资融券客户档案管理工作的人员未按规定擅自带出或借出融资融券客户档案，或不按规定私自携带融资融券客户档案的，根据违规违纪条例规定，除将违规情况书面报送部门领导予以罚款、记过等处罚外，还将取消其融资融券管理人员的资格。第三十八条 凡故意窃取融资融券客户档案，或复制融资融券客户档案资料，并进行倒卖客户信息资料的，其行为已造成公司重大损失，一经查实，除按规定对其进行公司内处罚外，还将根据国家相关的法律法规追究其刑事责任。第九章 附 则第三十九条 本办法是规范融资融券档案管理工作的基本制度。公司有关部门及各分公司、营业部可按照本办法的要求，结合实际情况，对于融资融券档案管理工作制定具体规范与流程。第四十条 对于采用电子征信方式的相关电子文件（档案），由融资融券部及相关部门按照档案管理中心的要求做好直接归档工作。第四十一条 本办法由融资融券部及总裁办公室负责解释，未尽事宜由融资融券部及总裁办公室另行补充规定。第四十二条 本办法自颁布之日起实施，本办法发布前的有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。附件一：融资融券客户明细清册序 号 机 构 代 码机 构 名 称客 户 代 码客 户 名 称档 案 内 容 情 况 说 明编 号是否移交移交时间制表说明:1、对于客户提供的材料需作出确认的，必须填写在“档案内容情况说明”中。如客户所提供的居住地证明材料上无姓名或姓名与客户本人不相符等。2、编号为融资融券部、各分公司及营业部对融资融券客户档案使用的，以年度加序号的方式进行临时保管，如“2010-123”。3、客户档案移交完成后另起一页登记下一批次客户档案。附件二：融资融券客户档案交接单融资融券客户档案（案卷级）交接单档案移交部门档案所属年度年月日至年月日移交档案数量箱卷移交档案情况说明（明细详见附页）：移交部门（盖章）：负责人：移交人：移交日期：年月日档案接收部门档案接收数量箱卷接收档案情况说明：接收部门（盖章）：负责人：接收人：移交日期：年月日注：此表必须后附融资融券客户档案移交明细清单，具体移交融资融券客户档案案卷及卷内文件数量以接收部门复核数据为准。本移交清单一式两份，移交部门和接收部门各执一份备查。附件三：融资融券客户档案移交明细表融资融券客户档案移交明细清单（箱号- ）序号机构代码机构名称客户代码客户名称备注1234567891011121314151617181920212223242526272829303132333435注：按所属机构集中存放，同一机构下以客户代码顺序排列。附件四：保密承诺书保密承诺书本人现参与证券股份有限公司融资融券客户档案资料（整理、保管）工作，本人慎重承诺将严格按照融资融券客户档案资料管理暂行办法等有关规定，承担相应保密责任，不泄露公司秘密，做好融资融券客户档案资料的保密工作。若由于本人原因造成公司融资融券客户档案资料失密或泄密的，本人愿承担相应的法律责任及赔偿损失。承诺人（签署）：单位（部门）：岗位：联系电话：签署日期：