科技有限公司档案管理规定模版.doc

xx科技科技有限公司档案管理规定1 总则1.1 为了加强和规范xx档案管理工作，有效地收集、整理、存放、保护和利用档案，为xx的发展更好地服务，根据国家档案管理有关规定，并结合本单位实际情况，特制订本规定。1.2 适用范围：本规定适用于xx各部门。1.3 本规定明确了档案管理机构、收集、归档、整理、移交、利用、鉴定、销毁、统计、保密、检查和奖惩等内容。1.4 企业档案是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，是企业信息资源的重要组成部分，任何个人不得将档案据为己有或拒绝归档。1.5 各单位全体干部员工要有深刻的社会档案意识，任何单位和个人都有维护档案完整和安全的义务，都有权抵制和检举违反档案法律、法规、规章的行为。1.6 企业档案工作是企业管理的基础性工作，各部门要高度重视，保证档案工作所必需的条件，并全面贯彻实施本单位档案管理有关规定，完善本企业档案管理制度，确保档案的准确、安全和方便利用。2 档案管理体制、机构及其职责2.1 本单位档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。2.2 本单位综合管理部作为档案工作主管部门，统一管理各类档案和各部门永久性保存档案，统一领导各部门档案工作，贯彻执行国家有关档案法规，制订档案纲领性管理规章制度和工作标准，并负责对部门档案工作进行指导、监督和检查。2.3 档案工作部门和工作人员职责详见附件1。3 档案的种类 本规定所指档案是指企业在各项职能活动中形成的具有保存和利用价值的各种形式的原始记录。具体包括：3.1 按记载反映的内容，可分为文书、职工、会计、科学技术档案等。3.1.1 文书档案主要包括党群工作、行政管理、业务管理档案等。3.1.2 职工档案主要包括干部、职工、离退休职工、死亡职工档案。3.1.3 会计档案主要包括凭证、账薄、报表等会计核算档案。3.1.4 科学技术档案（简称科技档案）主要包括产品、科学技术研究（简称科研）、基本建设（简称基建）、设备仪器档案等。3.2 按载体形式，可分为纸质、音像、机读（电子）及其它实物档案等。主要载体有：纸、胶片、磁带、软磁盘、硬磁盘、录音带、录像带、光盘、唱片等。 4 档案管理软件4.1 为提高档案管理水平，便于档案的查询和移交，公司各单位应统一采用海航集团办公室指定的档案管理软件对档案进行管理。4.2 档案管理软件的安装和使用统一在海航集团办公室的指导下进行。5 文件材料的收集和积累5.1 凡是企业在各项职能活动中形成的具有保存价值的文件材料均应收集保存。收集内容范围详见附件2文件材料归档和不归档范围。（注：文件材料是档案的前身）5.2 各种文件材料的收集和积累，根据工作性质，由各相关部门和相关人员负责。5.3 档案管理员要保持实时收集具有保存价值文件材料的意识，如发现该存而未存的文件材料，应及时向有关人员索取。5.4 在收集内部形成的文件材料及具保存价值的外来文件资料时，如有电子版，应全部收集保存。否则可根据实际需要，确定是否收集。5.5 文件材料的收集要完整、准确、及时，有附件的应同时收集附件。 6 文件材料的归档本规定所指归档是指办理完毕且具有保存价值的文件材料经系统整理交档案室（馆）保存的过程。6.1 归档范围企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。详见附件2文件材料归档和不归档范围。6.2 归档时间6.2.1 管理类文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。6.2.2 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向本企业档案管理部门移交。6.2.3 基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。6.2.4 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。6.2.5 企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。6.2.6 磁带、录像带、录音带、照片（含底片）、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。6.2.7 变更、修改、补充的文件材料应随时归档。6.2.8 企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料应随时归档。6.2.9 企业产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。6.2.10 其他临时活动中形成的文件材料应随时归档。6.3 归档要求6.3.1 归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。6.3.2 归档的文件材料编制内容、格式等应规范化，字迹清楚。6.3.3 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。6.3.4 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归档具有凭证作用的文件材料。6.3.5 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。6.3.6 外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。6.3.7 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。6.3.8 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。6.3.9 任何部门或个人不得拒绝归档或据为己有。如不按要求归档的，应追究有关当事人或部门的责任。7 档案的整理7.1 档案的整理分为两步进行：7.1.1 档案归档以前，文件材料形成后，应由文件材料形成部门或相关人员进行初步整理。7.1.2 档案归档以后，由档案室（馆）进行最终整理。7.2 档案的整理方法按附件3归档文件整理规则进行。7.3 档案的整理应遵循文件的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用的原则。7.4 档案的整理应根据机构（问题）进行分类。分类方法可参考附件4企业档案分类方案。7.5 档案的整理应划分保管期限和保管密级。划分保管期限和密级方法详见附件5档案保管期限划分表。7.6 档案的著录按档案著录规则进行，并每年将著录结果制成2份纸质目录。纸质目录装订成册，并编写全宗说明。8 档案的移交和接收8.1 移交、接收要求8.1.1 xx综合管理部负责接收各部门的各类档案，形成时间在20年以上的永久性保存的档案及各部门形成的管理类归档电子文件。8.1.1.1 xx各部门按6.2条款中所列各类文件材料归档时间的要求，将各自形成的档案（重复的除外）移交综合管理部集中保管。8.1.1.2 各部门每年5月份（含）前将本部门保存的管理类归档电子文件复制移交给本企业档案室（或综合管理部）集中保管。8.1.2 从方便工作或接收条件考虑，各部门如不能集中保管本企业的各类档案或不能按6.2条款中规定的时间向本企业档案室（综合管理部）移交档案的，各部门可根据实际情况，制订切实可行的档案保管和归档制度，使各类档案在可控范围之中。8.2 移交、接收检验8.2.1 各部门在进行档案移交、接收之前，档案接收方应认真对拟移交档案按归档要求进行检验，检验合格后方可接收。8.2.2 移交的档案必须已经输入档案管理系统，并有书面档案总目录和分目录。移交时连同档案数据库一并移交。8.2.3 对检验不合格的档案，应退回移交单位重新整理，合格后方可接收。8.3 移交、接收手续移交档案应编制移交清册，交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册一式二份，由交接双方各留一份以备查考。 9 档案的利用9.1 本单位员工因工作需要，需从档案管理部门查阅或借阅档案时，查阅或借阅本人职能范围内的一般性档案，凭有效证件办理查阅或借阅登记即可。9.2 本单位员工查阅或借阅本人职能范围外的一般性档案，须经查阅或借阅人所在部门负责人批准。9.3 本单位员工查阅或借阅重要或涉密档案，除须查阅或借阅人所在部门负责人批准外，还须经档案管理部门负责人或公司领导批准。9.4 外单位员工因工作需要查阅档案，须持单位介绍信并经有关领导批准。9.5 查阅档案应由档案管理人员提供并在阅览室或指定区域查阅，档案查阅或借阅人未经允许不得进入档案室。9.6 档案查阅或借阅人查阅或借阅档案时，须如实填写档案查阅登记表（附件6）或档案借阅登记表（附件7）。9.7 档案借前须复印留存，以备再次提供查阅。9.8 档案借阅人对借走的档案必须妥善保管，必须对档案的安全、保密和完整负责，不得随意乱放和毁损、涂改档案的内容，更不得随意转借他人，未经档案室同意不得擅自复制。9.9 档案借阅人在办理完有关事项后应及时归还或在指定的期限内归还所借档案。在没有特殊情况下逾期不归还并经催还仍不归还者将严肃处理。9.10 档案管理员对所借档案应定期跟踪，并在档案利用效果登记（附件8）上做好登记。9.11 借出后归还的档案，档案管理员须逐件逐页检查，如发现问题，应及时报告有关领导和有关部门，以便调查处理。9.12 档案在利用或公布时，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。10 档案的鉴定和销毁10.1 档案管理部门应定期对所保管的档案进行鉴定，对确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。10.2 档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在档案管理部门负责人的主持下，组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。10.3 经过鉴定，需要销毁的档案，经本企业法定代表人批准，并经xx综合管理部确认后，方可销毁。经过鉴定仍需保存的，应重新划分保管期限。10.4 销毁档案时，必须由2人以上在指定地点监销。档案销毁必须编造档案销毁清册（附件9），销毁人和监销人员必须在销毁清册上签名。10.5 档案销毁清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。11 档案的统计11.1 为了准确了解档案保存情况，xx综合管理部要认真做好档案统计工作。11.2 档案统计包括：基本情况年报、各类档案情况统计、档案目录统计表、历年档案利用情况、档案室和设备情况等。具体统计项目详见档案管理系统中的“档案统计”部分。12 档案库房的管理12.1 存放档案必须使用专用档案柜，档案柜标识应醒目、美观，便于查找。12.2 档案排列应按照年度、类别和案卷（档案盒）的次序，从近到远、从左到右、从上到下排列。12.3 档案库房应保持清洁、卫生、整齐，严禁存放与档案无关的物品。12.4 档案库房应配备安全保护措施，切实做好防火、防盗、防潮、防热、防磁、防尘、防光、防虫、防鼠、防污的“十防”科学保护工作，尽力延长档案寿命，维护档案的完整与安全。12.5 平时加强安全检查，档案库房内严禁吸烟、点火，严禁堆放易燃物品，提高警惕，对危及档案安全的因素应及时采取得力措施予以排除。12.6 档案库房与综合管理部分开，安装铁门、铁窗，门随开随锁，灯随开随关，非档案工作人员未经允许不得进入档案库房。12.7 档案库房应配备空调、温度计、干湿度计等设施，保持室温14-24、相对湿度45-60%的恒温恒湿环境，并坚持做好温度和湿度记录。12.8 档案库房应安装窗帘，窗户尽可能密封，门下端与地面尽可能避免缝隙或安装橡皮垫，以达到防尘、防光、防虫、防鼠、防污的目的。12.9 档案管理员每年或每半年应对库房保存档案进行一次全面检查，对破损、褪变档案，应及时进行抢救、修复，发现短缺档案应认真追查，及时报告。12.10 每年定期对消防器材进行一次全面检查，如发现消防器材不能使用或药液过期等问题，应及时处理。 13 档案保密制度13.1 全体员工要增强保密观念，严格遵守国家有关保密法规和xx控股有限公司保密、档案管理有关规定。13.2 档案工作人员工作中不传密、不泄密、不探听秘密。13.3 档案工作人员在收到重要文件材料后应立即收存整理，不得随意摆放。13.4 档案工作人员按照有关规定，对室藏档案适时地予以划密、降密或解密。13.5 涉密档案，必须妥善保管。绝密文件应存放在密码文件柜中，原则上不得复制，不得抄录。13.6 涉密档案，若需查阅或借阅，应严格履行审批手续。原则上不借出档案室，如确有必要借出，借阅人必须对档案的保密和安全负责。13.7 机密档案和绝密档案，严禁在网络上提供查阅。13.8 结合保密检查，不断加强档案的保密工作。14 档案管理的指导、检查与考核14.1 综合管理部每年定期举办一次档案管理培训，不定期对各单位档案管理工作进行指导。14.2 综合管理部每年应对本企业各部门的档案管理工作进行一次检查和考核。15 奖惩规定15.1 对于在档案工作中认真贯彻档案管理有关规定并作出突出贡献的单位和个人，应给予表彰和奖励。15.2 在xx档案大检查中达标并评为先进工作者的，各成员公司应给予奖励。15.3 凡是违反国家和xx档案有关规定的，对有关责任人将视情节进行处理；情节特别严重、触犯了国家刑律的，将依法送交司法机关处理。15.4 对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，应严肃进行处理。15.5 由于保密工作差错或失误，造成档案泄密者，应视情节进行严肃处理。16 附则16.1 本规定为纲领性管理规定，未尽事宜，应根据本企业实际情况再行制订本企业的档案管理规定，但相关条款不得违反本规定。16.2 归档文件整理规则实施细则详见海航集团归档文件整理规则实施细则（海航集团办2004563号）。16.3 人事档案管理规定详见海航集团人事档案管理规定（海航集团人200155号）。16.4 会计档案管理办法详见海航集团会计档案管理办法（海航集团办2005152号）。16.5 科学技术档案案卷构成的一般要求（海航集团办2004564号）。16.6 音像档案管理规范详见海航集团音像档案管理规范（海航集团办2004546号）。16.7 档案著录规则详见海航集团档案著录规则（海航集团办2005533号）。16.8 电子文件归档与管理办法详见海航集团电子文件归档与管理规范（海航集团办2004562号）。16.9 本规定由综合管理部负责解释。16.10 本规定自下发之日起施行。附件：1档案工作部门和工作人员职责2文件材料归档和不归档范围3归档文件整理规则4企业档案分类方案5档案保管期限划分表6档案查阅登记表7档案借阅登记表8档案利用效果登记表9档案销毁清册附件1档案工作部门和档案工作人员职责1 档案工作部门工作职责1.1 贯彻执行国家和与本企业有关的档案法规，制定本企业档案工作规划、管理制度和工作标准。1.2 负责对本企业各单位的档案工作进行指导、监督和检查，组织本企业各单位专、兼职档案人员进行业务学习和培训。1.3 负责档案的接收、整理、分类、保管、统计、鉴定等工作，编制检索工具和参考资料，提供档案信息，为本企业各项工作做好服务。1.4 按规定及时向档案馆移交档案。1.5 配合上级档案主管部门对本单位进行档案指导、监督和检查。1.6 参加重大科研成果、新产品试制鉴定和基建工程竣工验收及重要仪器设备开箱验收等工作。1.7 参加史料的编研工作。1.8 执行保密制度，确保档案的安全。1.9 开展档案宣传和咨询活动。2 档案工作人员职责和权限2.1 职责2.1.1   认真学习、贯彻执行党的方针政策，坚持四项基本原则，公正廉洁，严守党和国家机密。2.1.2   认真学习、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，制订和修订各类档案管理规章制度。2.1.3   热爱档案专业，忠于职守，按时完成工作任务，工作主动，全心全意为公司服务。2.1.4   认真学习档案专业知识和管理科学知识，刻苦钻研，不断提高学术理论和业务水平，并积极撰写学术论文。2.1.5   严格执行档案管理有关规定，切实做好文件材料的收集、积累、整理、保管、保护、鉴定、统计等档案业务基础工作。2.1.6   做好各类档案的接收、整理、建帐、建卡、保管、统计、编研等工作。检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规范。2.1.6   配合上级档案主管部门对本单位进行档案指导、监督和检查。2.1.8   认真履行对内部机构和所属单位档案工作的指导、监督和检查职责，巩固和健全档案管理工作的正常秩序。2.1.9   收集和汇编档案利用事例，拟写档案工作的统计、利用情况分析和当年整理说明，及时填报档案统计报表。2.1.10  参加基建工程竣工验收前归档文件材料的审查验收、仪器设备开箱验收、随机文件材料清点、登记等工作。2.1.11  编制各类档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的查阅、借阅和催还工作。2.1.12  做好档案库房的管理和各种仪器设备的维护、使用。2.1.13  严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档案的安全。2.1.14  档案工作人员变动时，须办好档案的清点、移交手续后，方可办理离岗手续。2.1.15  按时完成领导交办的其它工作。2.2 权限2.2.1   有权督促有关部门和人员按归档要求及时移交文件材料。2.2.2   有权拒绝接收不符合要求的文件材料。2.2.3   有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案。2.2.4   有权拒绝无关人员进入档案库房。2.2.5   有权对本单位和下级单位档案管理工作进行监督和检查。2.2.6   档案相关工作人员有权参加基建工程项目的竣工验收、主要设备开箱、科技成果鉴定及有关生产会议。附件2文件材料归档和不归档范围1 归档文件材料的范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考、利用价值的文件材料均属归档范围。1.1 上级单位及其他单位的文件材料1.1.1   上级单位及有关业务主管部门关于本单位的批复、复函等。1.1.2   上级单位领导关于本单位的题词、批示件。1.1.3   公、检、法等司法部门关于本单位的法律文件。1.1.4 上级单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材 料。1.1.5   上级单位颁发的属于本单位主管业务并须执行的文件，以及普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。1.1.6   上级单位或国家机关发给本单位的密码电报、密级文件。1.1.7   党和国家领导人、上级单位领导等视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称音像材料）等材料。1.1.8   代上级单位草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。1.1.9   上级单位转发本单位的文件（包括报纸、刊物转载）。1.1.10  外单位给本单位的贺电、贺信、贺词。1.1.11  媒体界对本公司的报道材料（包括正面和负面报道）。1.2 本单位的文件材料1.2.1   本单位党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。1.2.2   本单位编文号颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的审批件、印制件及重要文件的修改稿。1.1.3   本单位未编文号颁发的但有实质内容的各种文件材料的审批件、定稿件，包括各种方案、领导讲话稿、新闻通稿等。1.2.4   本单位召开的各种会议材料及形成的会议纪要等全套文件材料及重要会议的音像材料。1.2.5   本单位的请示与上级单位的批复文件，下级单位的请示与本单位的批复文件。1.2.6   本单位及其内部职能活动形成的工作计划、总结、报告。1.2.7   本单位检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料。1.2.8   本单位或本单位汇总的各类统计报表（包括年报、季报、月报、周报等）和统计分析资料（包括计算机盘片等）。1.2.9   内容重要的外部来信、来访材料、领导的指示和本单位处理来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等。1.2.10  单位领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外单位带回的与本单位有关的未经文书处理登记的文件材料。1.2.11  本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信、组织简则、人员编制等文件材料。1.2.12  本单位工商注册、变更、印章刻制形成的所有文件材料。1.2.13  本单位制订的工作条例、章程、制度、工作手册、业务手册等文件材料。1.2.14  本单位（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映本单位（本行业）重要活动事件的剪报、音像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料。1.2.15  本单位（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复名、转业、评残、抚恤、死亡等及干部奖惩类文件材料。1.2.16  本单位及本单位办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根。1.2.17  本单位财产、物资、档案等的交接凭证、清册。1.2.18  本单位编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本。1.2.19  本单位编印的各类宣传材料、学习材料。1.2.20  本单位与有关单位签订的各种合同、协议、合作意向书、备忘录、会谈纪要等文件材料。1.2.21  本单位与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和单位外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、音像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。1.2.22  本单位向外单位出具的担保书、承诺书等文件材料。1.2.23  本单位形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料。1.2.24  本单位基建项目的提出、调研、立项、勘测、设计、施工、竣工验收等形成的文件材料，本单位直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料。1.2.25  反映本单位业务活动和科学技术管理的专业文件材料。1.2.26  引进、购置大中型设备的文件材料。1.2.27  按有关规定应归档的职工档案材料。1.2.28  各种普查工作中形成的文件材料。1.3 同级单位和非隶属单位的文件材料1.3.1   同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件。1.3.2   有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件。1.3.3   同级单位和非隶属单位与本单位联系、协商工作的重要来往文件。1.4 下级单位的文件材料1.4.1   下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件。1.4.2   直属单位报送的重要的科技文件材料。1.4.3   下级单位报送的法规性备案文件。1.5 其它根据实际情况应予留存备查的文件材料。2  不归档的文件材料的范围2.1 上级单位的文件材料2.1.1   上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料。2.1.2   上级单位发来供工作参考的抄件。2.1.3   上级单位征求意见未定稿的文件。2.2 本单位的文件材料2.2.1   重份的文件。2.2.2   无查考利用价值的事务性、临时性文件。2.2.3   未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。2.2.4   从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。2.2.5   无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来信。2.2.6   单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。2.2.7   本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料。2.2.8   为参考目的从各方面收集的文件材料。2.3 同级单位和非隶属单位的文件材料2.3.1   参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。2.3.2   非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。2.4 下级单位的文件材料2.4.1   下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料。2.4.2   越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料。2.4.3   下级单位抄报备案的一般性文件材料。3 详细归档范围可参考附件4企业档案分类方案。同时，各单位可根据本范围的精神，结合实际情况，制定本单位文件材料归档和不归档的具体范围。附件3归档文件整理规则1 范围1.1 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。1.2 本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。2 定义 本标准采用下列定义：2.1 归档文件 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.2 归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2.3 件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 3 整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4 质量要求4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5 整理方法5.1 装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。5.2 分类 归档文件可以采用年度机构（问题）保管期限或保管期限年度机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。5.2.1 按年度分类 将文件按其形成年度分类。5.2.2 按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。5.2.3 按机构（问题）分类 将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。5.3 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。5.4 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。5.4.2 年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。5.4.4 件号：文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交档案馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。5.5 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。5.5.1.1 件号：填写室编件号。5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。5.5.1.3 文号：文件的发文字号。5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。5.5.1.6 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。5.5.1.7  备注：注释文件需说明的情况。5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。5.6 装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。5.6.1 档案盒5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。5.6.1.2  档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。5.6.2 备考表 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。附件4企业档案分类方案第一章  编制说明一、编制目的为了使企业档案工作适应现代化管理的需要，统一企业档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范，根据国家档案实体分类有关精神，结合企业档案工作实际情况，编制本方案。二、编制原则1. 企业档案分类以企业全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。2. 在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。3. 类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。4. 类目排列、档号结构的确定严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。三、类目设置 一级类目的划分与标识一级类目是企业档案实体分类的最高层位。按照企业档案分类规则，一般企业档案设置9个一级类目：1党群工作类2行政工作类3经营管理类4生产技术管理类5会计档案类。6职工档案类7科学技术研究类8基本建设类9设备仪器类。 二级类目、三级类目的设置二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目、三级类目设置的标准详见主表和分表。有些企业也可根据实际增设、减少、合并二级类目。个别小型企业和档案数量很少的企业，可不设二级类目。第二章  主表主表由一级类目、二级类目组成。1 党群工作类1.1 党务工作1.2 组织工作1.3 纪检工作1.4 宣传、统战工作1.5 工会工作1.6 共青团工作1.7 学会、协会工作2 行政管理类2.1 公安保卫工作2.2 法纪、监察、审计工作2.3 人事管理2.4 教育工作2.5 医疗卫生2.6 后勤福利3 经营管理类3.1 经营决策、计划工作3.2 统计工作3.3 财务管理3.4 物资管理3.5 产品销售3.6 企业管理3.7 外事外贸类4 生产技术管理类4.1 调度4.2 质量管理4.3 劳动管理4.4 能源管理4.5 安全管理4.6 科技管理4.7 环境保护4.8 计量工作4.9 标准化工作4.10 档案和信息管理5 会计档案类5.1 凭证5.2 帐薄5.3 报表5.4 其它6 职工档案类6.1 干部档案6.2 职工档案6.3 离退休职工档案6.4 死亡职工档案7 科学技术研究类8 基本建设类9 设备仪器类第三章  分表 分表由一级类目、二级类目、三级类目组成。 1 党群工作类1.1党务工作1.1.1 党组织（党委或总支、支部）年度工作计划、总结，重要