房地产公司日常费用管理作业指引.doc

日常费用管理作业指引1. 程序概况程序目的加强公司财务管理，明确费用开支管理的流程以及各环节的职责与权限，严格控制费用支出。程序风险 程序范围适用于惠州公司的费用管理。定义所涉及流程名称费用管理流程客户内部客户外部客户流程参与部门上游流程名称下游流程名称子流程名称总则作业指引费用审批的一般原则作业指引费用报销的一般要求作业指引差旅费管理作业指引业务招待费用管理作业指引其他费用作业指引费用控制作业指引罚则作业指引流程KPI责任部门/岗位数据来源流程关键点关键点说明支持文件2.工作程序2.1总 则 2.1.1 费用管理目的加强公司财务管理，明确费用开支管理的流程以及各环节的职责与权限，严格控制费用支出。2.1.2 费用管理原则公司费用实行预算管理、标准控制、集中反映、有效监督、节奖超罚的管理原则。2.1.3 费用管理实施A、所有费用均按公司要求编制年度预算并分解到月按月实施。 B、公司各部门须在每月28日前根据下月工作计划制定本单位费用开支计划，报财务部后经公司月度工作会议通过，并资金管理委员会批准后，为公司当月的费用开支计划指标。 2.1.4计划外费用审批计划外费用开支，根据实际情况一律走预算外审批流程，审批后由财务部进行调整下达。 2.1.5费用管理职能中心公司财务部是公司费用管理的职能中心，各职能中心是公司费用的责任中心。即各级审批领导对各项开支的合理性、真实性负责，财务人员对开支的票据合法性、金额准确性、审批手续的完备性及资金流向负责，并在预算的范围内控制。 2.1.6 费用支出的内容本制度所称费用支出包括：工资、福利费、社保费、工会费、应酬费、办公费、差旅费、汽车费、水电费、物业费、房租费、通讯费、文印费、折旧费、税费、培训费、其他费用等管理费用及财务费用、销售费用。 2.2费用审批的一般原则2.2.1 授权审批制度公司费用开支实行授权审批制度（见附表），所有费用都必须经财务经理审核，经有批准权的总经理、分管副总裁、董事长批准后，由财务部统筹安排支付。 2.2.2公司费用开支审批权限和程序公司费用开支审批权限和程序详见附表，一般程序为：费用当事人申请相关部门负责人确认财务部审核总经理审批或审核分管副总裁审批。 2.2.3 员工费用由总经理或分管副总裁行使审批权，总经理费用由分管副总裁审批。 2.3费用报销的一般要求 2.3.1 费用报销凭证：各部门在业务发生时，原则上应取得财务部认可的合法票据，即应取得正规发票或非经营性统一收据，发票必须是发票联或报销联，用复写纸复写或计算机打印，不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能做报销凭证。2.3.2 报销发票内容：发票内容要填制齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额要清楚，大、小写要一致，涂改无效。 2.3.3 印章齐全：印章要齐全，须有收款单位公章（或发票专用章）及收款人签字（章）。事业单位的收据，要有财务专用章。事业单位的收据，须是税务部门统一印刷的收据。 2.3.4 票据遗失从外单位取得的原始单据（车、船、飞机票等），因保管不善，被盗、遗失，后果自负，原则上不予报销。但有相关证明和担供有效证据，经总经理、分管副总裁批准的除外。 2.3.5 费用说明清单费用报销时须真实地填写“费用说明清单”（附表3），以便领导审批。 2.3.6 费用报销 各类费用原始单据应由经手人(或当事人)分类整理后，整齐地粘贴(一律统一使用原始凭证粘贴单以左上角对齐横向依次粘贴。对粘贴不整齐、达不到装订凭证及档案管理要求的，财务有权要求重新粘贴在费用报销单或差旅费报销单后，并注明单据张数和各类费用金额，准确填列在报销单上，由部门负责人审查签字后交财务部审核开支是否有预算、票据是否合法、金额是否正确，审核无误后由财务经理核准、总经理签字后方可支付。 2.3.7 销售方盖章的销售清单如购置多种办公用品、礼品、材料物资等开具一张发票且未单项列示的，必须同时提供有销售方盖章的销售清单，清单列示金额与发票一致方可报销。邮资报销应随发票提供寄往目的地的凭证。2.4 差旅费管理2.4.1目的：为了保证本公司出差人员工作与生活的需要，并贯彻勤俭节约、降低费用的原则，根据国家相关差旅费、会议费的开支规定，结合集团公司实际制定本程序。2.4.2适用范围：本公司全体员工。2.4.3术语和定义公务出差：一切因公外地出差，包括业务、会务、培训。出差费用：包括交通费、住宿费、伙食补助费等差旅费及业务招待费、会务费、培训费。2.4.4出差过程控制2.4.4.1出差申请员工出差前必须填报出差申请审批流程，详细注明出差行程、事由、费用预算，经下列领导核准后方可出差，不按规定申报手续的员工，原则上不接受出差申请。A 、部门负责人以下员工国内出差，必须事先经过本部门负责人及分管副总批准；B、 部门负责人国内出差，超过一天的，必须事先经过分管副总、总经理批准；C、 部门负责人以上人员国内出差或公司员工国外出差，超过一天的，必须事先经过总经理、分管副总裁批准。2.4.4.2 工作交接A、 出差期间，出差人员在公司原应办理的相关业务，可以妥善交办给公司其他人员跟进或处理，并将工作交接情况及时知会直接上级；B、 重要事项需要出差人员亲自处理的，出差人员应继续保持对接。2.4.4.3 票务预订及出差通知A、 有公务出差安排的部门，须将出差信息提前一个工作日知会综合部；B、 综合部根据5.1.1条，可为出差人员提供票务预定服务；C、 如出差目的地设有下属公司，可由综合部通知其行政部安排接待事宜。2.4.4.4 工作开展A、 注意人身及财产安全，合理选择交通工具，保持通信畅通，并在条件允许的情况下及时登录OA系统；B、按照公司要求准时抵达目的地，然后应主动与相关人员联系开展工作，若因不可抗拒因素造成无法正常抵达目的地时，应向直接上级或相关人员说明；C、 出差人员应严格遵守集团公司及下属公司的各类规章制度，理解并服从下属公司的相关安排，维护集团公司良好形象；D、 出差人员应坚持廉洁自律，一旦发现舞弊行为由集团公司有关部门查处；E、 出差人员应注重工作效率，在规定的时间内完成各项出差任务，若因故需延长出差时间，需按规定程序请示上级后方可延长；F、 工作完成后应主动返回集团公司，若发现无故、故意在目的地或其他地点逗留者，视情节按有关规定进行处理。2.4.4.5 工作汇报A、 部门负责人以下人员出差时，每两天至少应向直接上级汇报工作一次；B、 部门负责人出差时，需每天向直接上级汇报工作一次；C、 如有重要事项，出差人员均可随时向直接上级汇报工作。2.4.4.6 费用支出A、 费用预支：可凭出差申请审批流程申请预支出差费用，预支金额不得超过出差预计费用。B、 费用支付：出差期间所发生的费用由出差人自行支付，出差目的地所在的下属公司只提供协助安排，不垫付相关费用；C、 费用报销：出差返回公司后一周内结算出差费用，不能出具出差申请审批流程的费用报销，部门负责人、分管领导不予审批，计划财务部不予审核、报销。2.4.5费用控制标准2.4.5.1 交通费2.4.5.1.1 交通工具的选择A、 部门负责人(含部门总经理、副总经理)及以上人员出差，可乘坐飞机（经济舱）往返，总裁办可提供机票预订服务，总裁办与出差目的地所在的下属公司行政部也可提供机场往返的接送服务；B、部门负责人（不含）以下人员出差，原则上应选择长途汽车或火车往返，总裁办可提供深圳市内的购票服务。特殊情况需乘坐飞机的，须经部门负责人或分管上级批准，并以不超过本部门年度差旅费预算为限。未经批准乘坐飞机的，以火车票价为报销标准，超支部分一律自理；C、出差时原则上能乘坐出租车，请选乘大众公交车。2.4.5.1.2 交通费的报销A、 到达出差目的地的市内交通费可凭票限额报销，具体标准为地区40元/天/人、省会城市和经济特区60元/天/人、港澳地区80元/天/人；B、 出差期间原则上不能乘坐出租车，确因业务需要乘坐出租车的，报销时应在车票上注明时间、事由，且出租费不超过100元/天/人，超支部分须经部门负责人、分管领导审批；C、 因业务特殊需要，必须聘请外来人员支援工作的，其往返的路费须经分管领导签字确认后，可据实报销。2.4.5.2 住宿费2.4.5.2.1 公司成员出差外地的住宿费标准如下:公司成员出差的住宿费，实行限额内凭票报销，限额标准见下表。序号职务住宿费标准港澳地区特区、省会城市其他地区1总助及以上实报实销实报实销实报实销2部门负责人500元/晚350元/晚300元/晚3职务经理、副经理、主管450元/晚280元/晚250元/晚4其他人员400元/晚200元/晚170元/晚上述住宿标准是按单人住宿设定的标准，如出差人员选择两人同住一个房间，则限额可按上述标准上浮30%。高级职称人员出差可以享受部门负责人待遇。2.4.5.2.2 出差人员外地参加会议、学习班、培训等，由组织者统一安排住宿和交通工具的，根据集团公司相关授权逐级审批后，费用可据实报销；2.4.5.2.3 住宿费必须列明住宿天数，对单价、住宿日期等项目内容不全的、手续不完备、有涂改现象的单据，一律不予以报销。2.4.5.3 出差补助2.4.5.3.1在深圳市工作到市内办事的，不视为出差，不发出差补助；惠州与深圳已趋同城化，深圳人员去惠州办事不计出差补助，如惠州公司没有接待，可以报销每餐20元的伙食补助。2.4.5.3.2 外地出差补助费，不分途中和住宿，每人每天补助标准如下：A、在深圳市以外的广东省内出差的，补助标准为每人50元/天；港澳地区为120元/天；B、在广东省以外地方出差的，补助标准为每人60元/天；C、餐费补助可以不凭发票报销，由计划财务部审核时直接在“差旅费报销单”上列支；D、出差人员到外地参观学习，如属于自行组织的，餐费补助参照以上标准执行；如属于组织者安排用餐的，可据实报销，但必须提供组织者的相关证明文件；E、 参观学习以外的其他费用，报销人在报销时不得混同其中列报。F、 出差人员购买车站、餐车茶座的费用一律自理。G、集团内部公司之间相互借调人员到当地公司以外的公司工作的,每人每天可以报销40元的伙食补助。H、公司司机出车本市以外，在出差地过夜的每天享受30元的出车补助。2.4.5.4 其他：经分管领导批准的其他出差费用，可实报实销。2.4.6. 公司会议开支管理2.4.6.1 公司组织到市外召开会议,由总裁办编制会议经费计划,并办理报批手续；2.4.6.2 会议经费计划得到批准后,由总裁办指定经办人办理借款报批手续；2.4.6.3 会议经费的各项开支,必须与预算相对照,对超出预算的开支金额和项目，要详细说明原因，并履行严格的预算外审批程序； 2.4.6.4 不属同次会议的开支费用，不得在会议费中报销；2.4.6.5 会议结束后一周内，由总裁办办理报销手续。2.5业务招待费用管理2.5.1 报销业务招待费时所附发票必须是开有日期的正式发票，当月报销的发票不能为已过开票日期一个月以上的票据，并且原则上实行谁开支谁报销的原则。 2.5.2 原则上杜绝无票费用开支。如工作业务需要开支无票费用（如娱乐费、洗理费等），1000元以上需事前先请示总经理或分管副总裁同意后再执行。对此类无票费用，需提供相关联的有效证明，才可报销。每月开支的无票费用，需以文字报告的形式报总经理或分管副总裁审批后，方可进行相应账务处理。2.5.3 交际应酬客人发生的礼品费报销，500元以上必须出具购货单位（商场、酒店等）的电脑打印明细清单，否则财务一律不予报销。2.5.4 对外付款原则上采取转账方式或银联刷卡结算，招待费不得现金支出，报销时必须提供银联刷卡记录单，特殊情况需总经理、分管副总裁或董事长同意。2.5.5 所有招待费用开支原则上必须两人以上（含两人）经手，但陪客人员不得超过三个，相互监督，并由最高职务者接待和报账，出具发票和本次用餐菜单明细，否则不予报销。如发现乱报、虚报、多报等违纪现象，经证实后不论金额大小予以开除。 2.5.6 除公司业务送烟，其他中心及员工原则上不予配烟，否则不予报销。 2.5.7 专程陪客旅游：经总经理（或分管副总裁）批准，经办人在总经理（或分管副总裁）批准的定额内掌握使用。 2.5.8 部门负责人以下员工不经批准不能进行应酬、接待活动，接待对象、地点及规格需事先征得主管领导同意（一般员工500元/次、职务经理1000元/次）并有一个随同人员，先斩后奏一律不予报销。部门负责人应酬1500元/次。2.5.9 公司内部因加班而开支误餐费，经部门负责人以上人员同意，每人每餐不得超过25元且有所有人员签字方可入账。2.5.10 集团内部单位检查或汇报，除陪客外，严禁相互宴请，严禁住高档宾馆，伙食按工作餐标准执行，且不予享受公司差旅费包干标准。2.5.11 报销时应填列费用说明清单（见附表）。2.5.12 业务招待费报销审批流程如下：A、单笔金额5万元时，财务部审核 财务经理审核 总经理审核 集团分管副总裁审核；B、5万元单笔金额10万元时，财务部审核 财务经理审核 总经理审核 财务总监审核 集团分管副总裁审核 知会董事长；C、单笔金额10万元时，财务部审核 财务经理审核 总经理审核 财务总监审核 集团分管副总裁审核 董事长审核；2.6其他费用2.6.1 市内交通费用严格按照公司标准范围内报销。报销票据须为当月票据，必须有票号，不得用连号或隔号连号票，更不得用互相交换连号票、过期票据及市外客车票据报销，违者取消当月交通费的报销。 2.6.2享受汽车补贴的，由本人提供有关汽车费用的有效发票在财务部按批准金额报账，不得直接领取现金。2.6.3 享受通讯费用报销的人员，每月按批准的标准在限额内按实际发生额报销一次，通讯费的报销只能是本人使用的当月一台手机费用，不得用第二台手机或家用电话费报账。 2.6.4 汽车费用的报销，车管员和财务人员应严格按照公司的规定审核各项费用（包括维修费、汽油费、养路费、保险费、过路费、过桥费等），如未遵守公司的汽车费用管理规定进行审核，一律按照违纪行为给予处罚。 2.6.5 广告宣传费费用发生时，由营销管理中心提出计划并申报，财务部进行相应审核，如果属于月度计划内项目，财务部审核并报批准后，可以安排支付。如果属于计划外项目，根据营销战略应该开支的，报董事长批准并完成追加预算程序后，方可安排支付。 2.6.6 装修费费用发生时，综合部提出计划并申报，财务部进行相应审核，如果属于计划内项目，财务部审核并报总经理、分管副总裁批准后，可以安排支付。如果属于计划外项目，报董事长批准并完成追加预算程序后，方可安排支付。2.6.7每月固化的行政类费用报销审批如下： 综合部提交流程 财务部审核 财务经理审核 总经理审核 集团分管副总裁审定；2.6.8 公司其他费用报销审批流程：A、单笔金额5万元时，财务部审核 财务经理审核 总经理审核 集团分管副总裁审定；B、单笔金额5万元时，财务部审核 财务经理审核 总经理审核 财务总监 集团分管副总裁审核 知会董事长；2.6.9总经理费用报销审批流程：A、单笔金额5万元时，总经理提交流程 财务部审核 财务经理审核 总经理审核 集团分管副总裁审定；B、单笔金额5万元时，总经理提交流程 财务部审核 财务经理审核 总经理审核 财务总监审核 集团分管副总裁审核2.7费用控制2.7.1 公司各部门均要建立预算执行统计台账，并由部门负责人审批时登记，财务部提供电子台账，并每半月主动与财务对账。 2.7.2 财务部建立电子版统计台账，逐笔登记，并将及时使用情况反馈给各部门负责人。其流程： 报销人按规定填列费用报销单（按要求附费用说明清单）各部门负责人审核财务部审核预算责任人（部门负责人、副总、总经理、分管副总裁）。 财务部在对费用进行审核时，在填列费用时应说明清单上预算使用情况栏目，在票据传递过程中，预算责任人就能清楚地了解每次费用发生时当月费用使用情况及尚可使用余额，以利预算双向控制。 2.7.3 预算结余可以跨月度使用，但不能跨年度。 2.7.4 不同性质的费用类别间不能调剂使用，同类费用间经总经理（或分管副总裁）同意可调剂使用，但工资项目等公司（集团）有明确规定的除外。2.7.5 公司预算执行过程中，各责任中心应随时检查、追踪预算的执行情况，形成分析报告并整改。2.8罚 则2.8.1 未按审批程序办理费用报销的，对责任人罚款100元/次。 2.8.2 越权审批费用开支，未造成损失的，对审批责任人罚款100元/次；造成损失的，由审批责任人全额承担。2.8.3 部门费用必须在年度预算额度内开支，未经审批超额度开支的，按超出金额100%的罚款。2.8.4 费用开支弄虚作假，除收回弄虚作假金额外，另对相关责任人处以违纪金额100%的罚款，情节严重的，依法追究法律责任。2.8.5 财务人员未按规定的报销程序支付费用的罚款200元/次。 2.8.6 财务人员未按预算管理限额费用的报销严格把关，致使责任人超计划开支，对相关财务人员罚款100元/次。2.8.7 与本公司工作业务无关，自行宴请亲朋好友发生的招待费私自在财务部报销的，责成责任人退回所报销金额并处罚款500元/次。超标在集团公司内部相互宴请的罚款500元/次。2.8.8 总经理所有费用报销不经分管副总裁或董事长审批的，对总经理罚款500元/次。3.支持性文件4.其他5.1本程序未尽事宜，参照国家有关政策执行。