房地产公司电子文件档案管理规定模版.docx

电子文件档案管理规定1 范围本标准规定了电子文件档案的分类及归档范围、归档方式和要求、电子文件档案的管理。 本标准适用于公司所有电子文件档案。2标准引用XX-G-综合部-01-2013A 编写管理标准的规定。XX-G-综合部-31-2013A 档案文件管理规定。3 定义电子档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、公司管理、公关宣传等活动及房地产项目开发全过程所直接形成的对公司有保存价值的各种电脑盘片、照片、声像、电子图纸等不同形式的历史记录。本规定适用于公司各部室。4 电子文件档案的分类及归档范围公司应存档的照片、影像、图纸等电子版资料分为以下几类：4.1 公司大事记录资料 公司组织的重大活动、重要会议，政府主要领导视察工作或具有重要里程碑意义的事件等电子资料。由营销部、综合部负责搜集并整理归档。4.2 项目电子图纸资料公司各项目在设计、施工、验收等活动中产生的电子图纸和文件，经办人要对其进行鉴定。具有重要凭证、依据和参考价值的应按照归档范围进行归档。归档范围如下表：文件名称责任部门备注规划设计方案图技术部图形文件初步设计方案图技术部建筑施工图技术部、工程部结构施工图技术部、工程部装修（装饰）施工图技术部、工程部电气工程（智能化工程）施工图技术部、工程部给排水工程(消防工程)施工图技术部、工程部采暖通风空调工程施工图技术部、工程部燃气工程施工图技术部、工程部建筑竣工图工程部结构竣工图工程部装修（装饰）竣工图工程部电气工程（智能化工程）竣工图工程部给排水工程（消防工程）竣工图工程部采暖通风空调工程竣工图工程部燃气工程竣工图工程部售楼平面图技术部4.3 公司荣誉资料公司或项目获得的奖状、奖杯、证书等各项荣誉的电子版照片，由营销部负责搜集并整理归档。4.4 其他需要归档的电子档案。5 电子文件档案的归档方式和要求5.1 文件经办人在将本部门承办的文件交档案室归档时须同时将相应电子文件档案一并交资料室保存。5.2 档案室管理人员须把归档电子文件档案存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取可靠的备份措施。5.3 档案室在系统设备更新时，必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。5.4 档案室管理人员须定期检查并清除存放电子文件档案的计算机服务器中的病毒，保证数据存放安全、可靠。5.5 档案室须对归档的电子文件档案进行分类标识，标识根据档案文件管理规定制订。5.6 归档的电子文件档案要按照序号、类型、题名、责任者、文号、保管期限等内容编制检索工具。6 电子文件档案的管理6.1 综合部为电子文件档案归档管理归口部门，负责电子文件档案归档的日常管理工作。6.2 接收入库的电子文件档案，每年要抽检两次，抽检率不低于20%，发现问题要及时补救。6.3 归档项目资料保管期限参照国家建设工程文件归档整理规范GB/T 50328-2001执行。6.4 销毁电子文件档案，需经部门经理审批，综合部经理审核，编制销毁清册，报公司领导批准。附加说明： 1）本标准由综合部编制和修订。2）本标准由综合部归口。