房地产公司公文处理规定模版.docx

公文处理规定1 范围本标准规定了公文的种类、格式、发文程序、审批、立卷和归档要求。本标准适用于公司公文处理。2标准引用2.1 引用XX-G-综合部-01-2013A编写管理标准的规定。2.2 国家机关公文处理办法。2.3 国家行政机关公文格式（GB/T97041999）。3 定义公文：公司实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。4 公文种类4.1 公司常用的公文主要包括：决定、决议、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、简报、呈批件、内部联系单等。公司董事会有关文件按照上市公司有关监管规定执行。4.1.1 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。4.1.2 决议适用于公司会议讨论通过的重要决策事项。4.1.3 公告适用于公司宣布重要事项或者法定事项。4.1.4 通知适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。4.1.5 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。4.1.6 报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。4.1.7 请示适用于向上级单位请求指示、批准。4.1.8 批复适用于答复下级单位请示事项。4.1.9 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。4.1.10 函适用于商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属单位或部门请求批准和答复审批事项。4.1.11 会议纪要适用于记载会议情况和议定事项。4.1.12 简报用于向上、下级经常性及时反映和通报企业经营管理重大活动、投资项目阶段性进展等情况、交流各种信息及做法、经验的一种书面形式，为不定期上送下发，通常一事一报，也可反映综合性情况。简报的发送范围有以下三种：（1）向上级领导和机关呈送的简报：主要反映公司的经营情况和重大活动。（2）向公司内部发送的简报：主要反映公司系统内部经营运作情况及有关问题。（3）向下级公司发的简报：主要通报公司领导的重要批示、交流公司的经营动态和信息。4.1.13 呈批件各部门上报公司领导，需要审批的文件。4.1.14 内部联系单适用于公司内各部门之间沟通工作等事宜。5 公司各类公文适用范围5.1 公司文件用于向xx房地产（集团）股份有限公司等上级业务主管机关报送请示、报告和意见；公布公司规章和规范性文件，对外宣布重要事项或者法定事项；传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，做出重要工作部署；奖惩有关单位及人员；有关人事任免事项，转发上级机关文件等。5.2 公司函用于向上级领导同志个人呈报报告性公文；向上级机关报告交办事项的办理情况、意见；答复公司监管部门；向不相隶属单位或部门请求批准和答复审批事项，商洽工作、征询意见或答复问题；通知重要事项等。5.3 公司党支部文件用于向上级主管党组织呈报请示、报告和意见；传达贯彻党的路线、方针、政策，做出重要工作部署；公布公司上级党委制定的有关规定；转发上级党组织文件；通知重要事项。6 公文格式6.1 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。6.1.1 涉及党、国家秘密、公司商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，秘密等级分别为“绝密”、“机密”、“秘密”，其中，“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。6.1.2 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。6.1.3 发文机关之间联合行文，主办机关排列在前；党的机关或党政机关之间联合行文，可以用主办机关名称，也可以并用联署机关名称。6.1.4 发文字号应当包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位(即1不编为O01)，不加“第”字。联合行文，只标明主办机关发文字号。6.1.5 报上级机关的公文，应当注明签发人姓名。其中，请示性公文应当在附注处注明联系人及电话。6.1.6 公文标题应当简要准确地概括公文的主要内容并标明公文种类，除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。6.1.7 主送机关是公文的主要受理机关；抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。二者均应适用全称或者规范化简称。6.1.8 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。6.1.9 公文除会议纪要、简报等形式发出的以外，应当加盖发文机关印章。联合行文，一般应当加盖所有发文机关的印章，主办机关的印章排列在前；以行政机关名义联合上报的公文，由主办机关加盖印章。6.1.10 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人签发的日期为准；任免文件以公司党委会议讨论通过的日期为准。6.1.11 公文如有附注，应当加括号标注。6.1.12 公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。6.1.13 文件眉首部分占首页的五分之二，眉首部分与标题之间的横线距首页顶端约10公分。发文单位标识分别同附录A、B。发文字号位于发文文件名称以下、横线之上居中位置。6.1.14 主送单位如有两个以上，应先列主要单位，其次是其他单位。 发往公司所有部门和下属公司的文件，其抬头排列一般为：“各部门、各公司”（“公司”指物业公司、球会公司、景区公司）。6.2 附录A、B适用于党支部和公司向上级单位报告、请示事项；附录C、D分别适用于以党支部和公司名义下发的决定、通知、通报、转发有关重要文件，附录E、F向公司和党支部平级或低级单位的请示、函，转发有关文件等；附录G适用于以各职能部门名义向下属公司业务口行文文件。6.3 附录H、I适用于公司党支部、经营班子会议纪要；附录J适用于各类简报；附录K适用于公司各类事项报审时使用的呈批件，附录L、M适用于各类发文、呈阅文件封面。附录N适用于公司内部业务事宜的联系。7 行文规则7.1 行文应当确有必要，注重效用。7.2 属于公司和公司党支部职权范围内的事务，确需行文的，应当自行行文或联合行文。须经上级批准的事项，经上级同意后，可由公司或党支部行文，文中应当注明经上级同意字样。7.3 除上级领导同志直接交办的事项外，原则上不得以公司名义向上级领导同志个人报送“请示”、“意见”和“报告”。7.4 公司一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级单位。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。“报告”中不得夹带请示事项。7.5 受双重领导的单位向上级单位请示，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复，上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。7.6 各职能部门在本部门职权范围内，可以互相行文，可以向下属公司的有关业务部门行文，也可以根据公司领导授权和职权规定，向下属公司行文。7.7 向下属公司的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。7.8 各职能部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级单位有权责令纠正或撤销。7.9 不相隶属机关之间一般以“函”商洽工作。对不相隶属机关发送的公文，不得有指示性的内容。7.10 以公司名义行文的有：7.10.1 需要向xx房地产（集团）股份有限公司等上级公司及政府有关部门报告情况、请示工作或联系重要事务。7.10.2 向各部门、各专业公司转发重要文件，下达重要决定、批复、通知、通报等。7.11 以各部门、各专业公司名义行文的有：7.11.1 职权范围以内，与公司以外的单位对口业务部门联系日常业务。7.11.2 在职权范围以内，向所属单位下达通知、指导业务等事项。7.11.3 向公司报告、请示工作。8 公文办理8.1 收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、打印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。8.2 由xx房地产（集团）股份有限公司下发的和各下属公司上报的文件，均按文件呈阅单的顺序送公司领导传阅。传阅件在公司主要领导阅毕后，应遵行主管领导、主管部门、涉及内容的各下属公司、其它领导或单位的顺序传阅，如遇重要、情况紧急文件可同时复印分送各位领导和单位阅批办理。传阅件需及时清退，避免积压。密级文件未经允许不得私自复印，以防发生失泄密。8.3 公司上报下发的各类请示、报告、通知、简报、会议纪要、工作计划、会议安排、公司领导出差计划等文件均报送监事会一份。8.4 各部门报公司领导，需要审批的文件，先由经办人起草后，需使用统一规定的呈批件，并根据此文件内容，注明需哪一级领导机构审批，由综合部呈公司领导审批。呈送公司领导的呈批件，一般应先送分管领导阅批，提出意见后，依照批示依次送有关领导审批。所有呈批件原则上存各部门，合同呈批件随合同存档，事务性呈批件每年12月份移交资料室，各承办人可复印阅批完毕的呈批件留存利用。8.5 公司报xx房地产（集团）股份有限公司的公文，一律先传送xx房地产（集团）股份有限公司指定的邮箱。请示、报告不得自行多头发送相关单位。公司档案员从邮箱下载整理后，根据综合部负责人签批的意见，送公司领导审阅或会签提出意见，由该业务部门领导审批。业务部门办理完毕，应将原件（含公司领导批示内容）退还资料室存档。简报、通知等普发性的文件由办文单位按内容性质提出需要报送的领导和部门，资料员依此同时发送相关单位。8.6 需要办理的公文，公司档案员办应当及时送公司领导批示，或者交有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限并加以督查。8.7 承办单位收到文件后，应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回交办档案室并说明理由。综合部应对各部门的文件办理情况进行跟踪督促，并及时清退有关文件。8.8 凡涉及其他单位的问题，主办单位应当主动与有关单位协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。8.9 草拟公文应当做到8.9.1 符合国家的法律、法规和方针、政策及公司的有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。8.9.2 情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，打印工整，标点准确，篇幅力求简短。8.9.3 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引发文字号，后引标题。日期应当写具体的年、月、日。8.9.4 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。8.9.5 必须使用国家法定计量单位。8.9.6 用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。8.9.7 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。8.9.8 公文打印的字体、字号、排版规格等需按统一规定执行（另见6 公文格式）。8.10 公文的审批签发权限。8.10.1 以公司名义向下行文的公文，由公司董事长或总经理审批签发，也可以由主管副总按授权范围签发；向上的以及重要的或涉及全面性的公文由董事长审批签发，或授权总经理签发，紧急情况时可由临时主持日常工作的领导代为审批签发。8.10.2 以各部门、专业公司名义行文的公文，由各职能部门、分管的公司领导、专业公司主要负责人签发。 8.11 审批签发公文，负责此项工作的主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。档案室发文总经理签发综合部复核主办单位审核主办单位拟稿8.12 发文流程图8.13 草拟、修改和签批公文，用笔用墨应符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。8.14 公文送公司领导签发之前，应当由综合部进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及公司的有关规定，是否与有关单位协商、会签，文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。8.15 上报的公文，如不符合本规定前述规定，综合部可退回承办单位重办。8.16 公文督办8.16.1 综合部负责公文督办工作。上级领导批示件和上级机关交办的公文，各有关单位等会签或征求我司意见的公文及其他需要回复、汇报、反馈结果的公文；公司党支部、经理专题会议议定事项需办理的公文，由综合部指定专人负责督办。8.16.2 公文办理完毕后，各部门承办人员要及时将办结情况告综合部督办人员，由督办人员做办结登记。8.16.3 未能按时办结的公文，主办部门应及时与有关部门沟通，并向综合部说明情况；对上级领导交办的未能按时办结的事项，由各部门负责人向上级领导作出说明。9 公文归档9.1 公文办理完毕后，各部门应当进行整理（立卷）归档，录入公司文档管理系统平台，定期移交资料室统一管理。9.2 归档的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值进行整理（立卷），将公文定稿、正本和有关材料（包括来文、报告办理过程的签报、领导批示等）整理，要保证归档公文的齐全、完整，便于保管和查阅。9.3 联合办理的公文，由主办部门整理立卷；原件由主办部门归档，其它部门保存复印件。10 公文管理10.1 上级机关的公文，除绝密、机密级和注明不准复制的以外，经公司分管领导批准，可以复制并注明复制的单位、日期、份数和发送范围。10.2 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印证明章，并视同正式文件妥善保管。10.3 汇编上级机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权。公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。10.4 不具备归档和存查的公文，经过鉴别和综合部负责人批准后，可以销毁。销毁秘密公文，应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记，销毁公文的清单，由档案室妥善保存备查。10.5 公司合并时，全部公文应当随之合并管理。公司撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。11 相关考核不主动归档，主办部门负责人考核200元，经办人员考核500元。12 其他要求12.1 公文中所有涉及公司、部门名称的必须使用全称。12.2 主办部门要确保公文的准确性，综合部不能对正文内容有任何修改，正文一旦发出，不得随意撤销。附加说明： 1）本标准由综合部编制和修订。2）本标准由综合部归口。