会议接待方案流程.docx

会议接待方案流程 会前效劳 1. 与会议主办方者洽谈; 2. 向会议主办方供应会议接待筹划方案和报价; 3. 邀请会议主办方实地考察会议将举办的会场所; 4. 与会议主办方者确定会议接待方案; 5. 与会议主办方签订会议接待准合同; 6. 确认会议主办方者预付定金事宜; 7. 在会议举办前制定会议工作人员效劳标准条例及接待手册; 8. 预备会议资料(含代邀请相关领导，新闻煤体，新闻通稿，接待资料，会议配套的商务效劳及公关礼仪，翻译，通讯及秘书效劳)。 会中效劳 1. 机场，码头，车站，专人(礼仪)专车分批分时段按要求接站; 2.会议现场，会议秘书分发会议资料，来客接待，房卡发放; 3.会议秘书帮助会场布置及场地的会务效劳; 4. 会议秘书在会议接待(报道处)帮助会务确认和分放房间; 5. 确认用餐时间，菜单，标准，形式，酒水及主次桌和其他效劳系统安排工作(酒店安排，水果安排，酒店效劳员人手的到位) 6.提前确认代表(客户)的消遣工程，消遣场所及消费和付款方式。 7.确认该主办方为会议代表供应的旅游考察的吃，住，行，游，购，消遣和安排事宜(日程安排，房，餐，车，导游等细节安排) 8.确认并保障会议期间会场防盗，消防等酒店设施安全工作; 9.确认特别客人(含领导，少树民族代表，VIP，残障及家属安排) 10.帮助会议期间的交通工具的安排，合理调车; 11. 代办会议代表返程票务和其他代办的安排(如会后特殊特别出游)。 会后安排 1.会务效劳的总结，评估，会议代表的.意义，对安排的反应以及领导的建议和评价，准时的处理和改良有关工作; 2.会议留影，会议资料，领导讲稿，代表发言稿，新闻报道资料的汇总结书及印刷代表通讯录; 3.与酒店方核对其他的消费费用，与会议主办方费用结算，然后与酒店总消费的结帐，处理发票等财务工作; 4.欢迎代表工作(对有关领导赠送小纪念品)跟踪效劳，迎合下次的合作。