会议接待工作方案(6篇).docx

会议接待工作方案(6篇) 一、会前预备工作 1、组织会务班子、明确工作职责。 2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定留意事项。 4、大型会议要编组并提出小组召集人、争论地点。 5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6、会场布置、会场布置要充分表达会议气氛。 (1)悬挂会标、徽记、旗帜登。 (2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，访问席签、话筒，并保证音响效果。 (3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。 (4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 (5)摆放相宜花卉。 7、后期效劳工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化消遣、安全保卫等做出细致安排。 8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的预备工作。 9、进展会前检查或向领导汇报预备工作状况。 二、会务组织与效劳工作 1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场预备状况。 2、搞好会议签到、材料分发。 3、落实主席台领导、发言人是否到齐。 4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。 5、维持好会场秩序。会议开头前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。 6、做好会议纪录，写好会议简报。 7、组织照相。 8、为与会人员预订车、船、机票等。 会议接待工作方案二 一、会前 1、与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需效劳工程。 2、供应会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。 3、派专人帮助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、消遣等相关方面的状况。 4、确定方案，签订合同，预付定金。 二、会中 1、会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等效劳。提前在酒店、会议室摆放好欢送调幅、欢送牌、签到台、指示牌等。 2、会前预备：预备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。 3、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。 4、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特别要求。 5、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特别客人（回民）确实认。 6、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。 7、会议消遣：消遣消费形式、消费标准、消遣地点确实认。 8、会议效劳：会议代表合影留念、为代表供应文秘效劳及相关效劳。 三、会后 1、结帐：供应会议过程中的具体费用发生明细及说明，专人与客户进展核对并结帐。 2、资料：会议后的资料收集，依据客户要求制作会议通讯录或花名册。 3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议完毕前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。 会议接待工作方案三 一、全程效劳工程 1、展会筹划：各类展览会、交易会、博览会的筹划、组织及运作。 2、承办各型企事业机构的专题会议、年会、礼仪、开业庆典、酒会、展现会等。 3、承办在华的国际会议，包括行业、专业或专家会议等。 4、组织出国参与各类会议、预约会见、参观、访问等活动。 5、承办各公司(厂矿)业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会等。 6、承办各种类型商务考察会议。 7、培训类会议规划实施。 8、承办根据客户自订筹划方案举办的会议活动。 二、单项效劳工程 1、会务效劳：帮助主办单位选择会议场所，为代表供应礼仪、公关、文秘效劳，会议协调治理工作。 2、展览展现：展台搭建、会场布置、展具租赁、视频音响设备租赁等。 3、会议接待：为参会代表供应接送站效劳、会议代表签到效劳。 4、酒店预定：以优待价格供应国内酒店预定效劳，代订各地优待客房。 5、用餐安排：以特惠价格安排特色的餐饮效劳，优价代购当地土特产。 6、票务效劳：为参会代表供应各地返乘飞机票、火车票、船票预订效劳;会务展品的托运代办，会议代表考察旅游完毕地的善后效劳。 7、消遣安排：为代表安排富有当地特色的消遣、活动工程。 8、会后参观、访问、旅游、考察等后勤效劳。 会议接待工作方案四 为确保各项会议接待工作的顺当进展，特拟定方案如下： 一、会议主题：待定 二、会议时间：20xx年6月7日星期四9：00-16：00 三、会议地点：淄博汇科机电设备有限公司二楼会议室 四、参会人数：35人左右 五、环境布置： (一)会场外区域布置：悬挂横幅，表示对各位参会的企业家的热闹欢送。 (二)会场内区域布置： 1、购置白板，预备好相应的办公文具等。 2、把原来的围桌撤掉，放进大约40张椅子，供与会人员就做。(必要时可以给领导安排座椅，座椅上贴有领导的名字，以便对号入座) 3、需饮水机一台，以便于与会人员休息时饮水。 六、人员配置： (一)会前布置：人员于8：40左右安排就位，公司一楼门前设接待人员一名，二楼会议室门前设接待一名。 (二)会中布置：安排三名我公司员工，进展会中效劳，一名效劳人员将为讲师效劳，协作讲师顺当完成此次培训；一名效劳人员负责饮水等工作；另一名效劳人员，在办公室，负责行政保障工作。 (三)会后布置：培训完毕后，可按派我公司一到两名员工，进展疏导企业家离开会场。 (四)午休时间布置：会议人员如有需要，可由我公司派出员工与通力机电城接待处联系解决中午就餐问题，午休时，需安排一名员工在前台坐班，为与会人员供应效劳。 七、礼貌用语 为树立我公司良好形象，我公司员工在接待与会人员时，还需要使用必要的礼貌用语，如：会前接待时，可说：你好，欢送来到汇科机电/请这边走等；会议完毕后，可说：“再见，请慢走，欢送您下次光临等。” 会议接待工作方案五 为了做好其次届中国餐饮业博览会会务接待工作，组委会办公室托付西安市成立餐博会会务接待组，并制定了其次届中国餐饮业博览会接待工作实施方案，详细如下： 一、接待时间 20xx年10月17日至21日午前。 10月17日全天报到。 二、住宿安排 组委会负责接待由各省、自治区、直辖市和规划单列市统一组团参会的代表。请各省、自治区、直辖市和规划单列市组团单位在8月25日前将参会人数、入住宾馆等级及要求报会务接待组（餐博会代表团拟入住宾馆回执表附后），并将定金（500元/人）于8月31日前汇入餐博会会务组账户。 三、用餐安排 10月17日至20日的用餐由会务接待组统一安排。用餐安排在入住宾馆，形式为自助餐或地方风味餐饮，代表凭餐券在规定时间用餐。有特别用餐要求的代表，请各地代表团联络员准时与住店会务接待小组联系。 四、交通安排 10月17日会议报到当天，接待组在西安咸阳国际机场、西安火车站设接待点，各省、自治区、直辖市和规划单列市组团的代表请提前以传真形式将航班、车次及抵达西安的时间报接待组。 餐博会期间，代表参与活动的市内区间交通用车由接待组统一安排。 10月21日会务接待组为代表安排送站，需提前离西安的代表请准时与住店会务接待小组联系。会后需自行参观考察的代表，会务接待小组可代为联系酒店和旅行社，费用自理。 五、收费标准 （一）会务费：每位代表会务费600元，会务费包括餐博会资料费、区间交通费、参观沟通场馆门票、仿唐入城式和盛唐迎宾宴暨餐厨文艺表演费、大唐芙蓉园门票、闭幕式晚宴费、纪念品等。团体报名超过50人的以及要求参与局部活动的代表可与会务接待组详细协商。 （二）食宿费：依据所住的不同宾馆设a类：1500元/人，b类：1200元/人两个等级标准。对于住宿、用餐有其他要求的代表团，也请在8月25日前与接待组联系。 （三）减免事项：各省、自治区、直辖市和规划单位列市代表团团长免收食宿费、会务费；各地组团参会人数超过20人的，免收联络员（1名）的食宿费和会务费。 六、其他 因代表离西安返程日期相对集中，承受统一安排食宿的代表需预定返程机（车）票的，请提前与会务接待组或入住宾馆会务接待小组联系。 七、联系方法 餐博会组委会办公室会务接待组： 联系人：肖来利xxxxxx 刘勇0298xxxxxx 传真：029xxx 缴费账号：xxxxx 开户银行：中国工商银行西安北大街支行 开户名称：其次届中国餐饮业博览会会务组 会议接待工作方案六 会议筹划简介： 1、供应多家大酒店由您选择，价格优待。 2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内外气氛的渲染和衬托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等）以及各种设备的摆放。 3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。 4、礼品筹划、设计、样品供应和制作。 5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。 6、翻译：各类外语语种的口译、笔译效劳。 7、媒体支持、帮助联系媒体、邀请记者。 8、供应会议所需各类信息。 9、帮助招徕参会人员、帮助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。 10、礼宾接待、会议事务及其他秘书效劳、现场接待、礼宾礼仪、款待酒会、会间茶憩、摄影录象、及vcd的制作等 11、供应西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，依据要求进展调整，帮助选择和推举不同的用餐地点。 12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。 13、公司特地为会议设计和安排了多条旅游路线，并依据参会人员的喜好，帮助安排各种休闲活动。 14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。 会议接待程序： 1、我们提倡商务会议的全新概念，积极为合作客户供应效、优质、周到的效劳，可以依据客户需求，敏捷安排会议规模、费用，供应活动整体筹划方案，以便为客户供应不同规模、档次的商务会议效劳设施。 2、我们还供应会议举办地的交通、气候、商务环境等一系列资询信息供客户选择，为客户供应商务会议期间全部的会务用品及会议现场布置，为客户供应相应的媒体支持。 3、会议期间，会依据客户的需求，在会议举办地进展媒体宣传，敏捷操作，使商务会议期间的消遣休闲活动具有鲜亮特色。 4、我们将依据会议的详细状况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场地点，并提前为您预约。 5、我们将为您提当地大酒店37优待价格的预定效劳，并完全考虑您的要求，为您推举适合您需要的酒店以及楼层。 6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会阅历及训练有素的专业会务人员，与各酒店都有协议关系，可按客户的不同要求供应标准、经济的会议筹划及筹办工作。