内部控制手册--供应商管理.doc

7.1供应商管理1.1 概述规定了XXX股份有限公司及其下属公司有关供应商纳入、管理、评审和淘汰等管理要求，旨在规范公司供应商管理过程中的各项具体工作，努力降低和避免供应商管理中存在的风险，保证企业的采购成本和采购效率。1.2 适用范围适用于XXX股份有限公司及其下属公司。1.3 相关制度u 供应商管理程序（B版）u 供应商开发、调查、评定管理u 供应商评鉴管理1.4 职责分工n 采购部：负责对组织审核有意向供应商的资格，并督促供应商的改善，会同品质部对供应商资格做出审定；对供应商的交期与服务进行定期评估。n 品质部：负责参与审核供应商的质量管理体系及运作情况，并组织定期的再审核。IQC负责就供应商的来料质量问题与供应商进行沟通，并按月度和年度做出供应商质量评估。对不再合格的供应商责令取消其资格。n 工程部：派出相关工程师参与供应商的审核，就供应商的工艺和制程能力等方面提出评估意见并给予指导。1.5流程图151.6控制矩阵风险编号风险描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率（随时/日/周/月/季/年）控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施7.1-R1供应商评审表更新使用后，物流部将旧版的供应商评审资料当再生纸使用，相关供应商评审信息未作保留，可能导致对长期合作供应商评审信息的丢失，造成供应商评审依据缺失，影响供应商评审结果7.1-C2发现性供应商评审表更新后，应将旧版的评审表及供应商资料等信息进行整理并归档处理作为日后评审的依据年供应商评审资料7.1-PR1无归口部门负责供应商管理及评审工作，可能导致供应商管理职责及分工不明确，出现问题时无法及时有效地解决7.1-C5预防性由总经理审批统一指定相关部门（如采购部门）作为供应商管理归口部门，明确部门工作职责，包括对供应商的日常管理、供应商资料保管、年度评审，供应商名录编写和管理等年供应商管理制度7.1-PR2未设置供应商审批权限，可能导致采购人员选择供应商的权限过大，产生舞弊风险7.1-C6预防性在全部满足询价文件实质性要求前提下，根据技术先进、生产适用、安全可靠、经济合理的原则，综合考虑包括价格、供货周期、质量方面的特殊要求，供应商相关资质证书、信誉、业绩、服务，国家政策规定等相关内容。采购单位或部门应选择适当的评审方法，按照规定的程序进行评审，确定供应商，对于数量及金额较大的采购，应当由总经理及分管领导组织相关人员供应商的报价进行评审；数量及金额较小的采购，可以由部门负责人领导组织相关人员对报价进行评审或签字认可年供应商评审表；领导审批单7.1-PR3未对供应商提供的信息资料进行保管，可能导致供应商信息丢失，供应商管理混乱7.1-C7预防性供应商管理部门应建立一个数据库，数据库内容应包括所有供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、价格信息、与公司合作时间等信息。 各单位和部门应在年初确定可合作供应商目录，并建立供应商台账年供应商数据库7.1-PR4未对合格供应商提供的信息进行判别，可能导致因供应商提供的信息有误购进的物品质次价高7.1-C8预防性采购部门对供应商提供的产品及价格信息进行二次审核，将供应商信息与市场信息进行比较，确定供应商所提供的产品质量符合公司需要，产品价格合理年供应商产品信息二次审核表7.1-PR5选择重要供应商时未对供应商进行实地考察，包括供应商的仓储、物流、生产能力、质量管理、资信能力等情况，可能导致供应商提供虚假资料欺骗公司，造成供应商选择不当7.1-C9发现性采购部组织采购等相关人员成立调查小组实地考察供应商的仓储、物流、生产能力、质量管理、资信能力等方面，填写供应商评价表，并提出是否评价为合格供应商的意见，经调查小组组长审核签字后报分管领导及总经理审批，采购部负责人审核签字后列入合格供应商名录年供应商评价表；部门领导审核意见；供应商名录7.1-PR6未进行供应商资质管理，督促供应商及时更换资质资料，可能导致合规风险7.1-C10预防性在供应商数据库内设置供应商资质有效期限的内容，每年年末对供应商数据库资料进行检查时应核对供应商资质资料的有效期限，对临近有效期限的供应商应及时提醒供应商办理更新手续并提供更新后的资质资料年供应商资质资料7.1-PR7未与供应商签订采购合同，可能导致违约风险，造成公司经济利益损失7.1-C11预防性公司职能部门在接到公司领导同意采购的批复后，应先确定合格的供应厂商，与该厂商进行商务谈判（以下简称乙方），并拟订初始合同，双方达成一致意见，并经领导批准后，按规定的权限及时签订正式合同。正式合同应送一份到财务处，作为付款依据。已签订的合同，应按合同规定履行我方义务，并与对方保持联系，关注对方合同的履行情况，根据具体情况催对方交货。发现或预测到合同已经或可能不能履行时，应及时采取措施，尽量减少损失年采购合同7.1-PR8采购合同未经相关部门及领导会审，可能导致合同条款存在风险漏洞，包括交易价格及方式、交易数量及确定方法、付款时间、违约责任等，造成公司经济损失7.1-C12预防性初始合同按照公司相关制度要求送审。并就各部门负责人、公司领导对合同条款、标的物价格等提出的意见、建议与对方协商，协商结果反馈到相关部门和公司领导，就相关部门和公司领导的进一步意见与乙方协商，直到双方达成一致意见年合同会审表；各职能部门及领导审核意见7.1-PR9未就与生产有关的涉密物资采购与供应商签订保密协议，可能导致供应商将涉密资料提供给同行业的其他竞争对手，造成公司竞争能力下降7.1-C13预防性涉密物资采购时，在采购合同中的采购材料名称须以代号表示。涉密物资采购合同签订时，须与供应商另签订一份保密合同/协议，在合同条款中明确供应商的保密责任及违约责任，经双方领导签字确认年采购合同7.1-PR10未建立并定期更新合格供应商名录，可能导致无供应商评价依据或未将评审不合格的供应商淘汰影响供应商评审的质量7.1-C14预防性各级公司采购部供应商管理岗位人员对供应商登记表审核签字，检查供应商所提供的资料并提出审核意见，采购部负责人审批。采购部负责人以供货商的实力、商誉及以往服务的表现作为依据，审核并签署是否列入合格供应商名录的意见。据经审核合格的供应商登记表等资料，建立并登记合格供应商名录。每个年度内须编印并保存最新版供应商名录以供采购人员查阅年领导审核意见；供应商名录7.1-PR11未定期进行供应商评审，包括供应商所提供的产品或服务的质量、价格、资质情况、信用等级等内容，可能导致供应商服务质量下降，管理混乱7.1-C15发现性每年年末，各职能部门对供应商进行评审，包括供应商所提供的产品或服务的质量、价格、资质情况、信用等级等内容，编写供应商评价意见。采购部根据各部门对供应商的评价意见对所有供货商就过去一年的表现进行全面的评估、复审，填写供应商评价表，经采购部负责人审核签字确认年供应商评审表7.1-PR12对供应商进行评审时未采纳相关部门意见，包括但不限于采购部、品质部、仓库及物资使用部门，可能造成对供应商的评审不全面，影响评审结果的真实有效性7.1-C16预防性供应商评审时，应先由各物资使用部门人员（包括但不限于采购部、品质部、仓库及相关物资使用部门）对产品使用情况、质量等信息进行初步评价，经部门负责人审核签字后报公司采购部汇总确认年供应商评审表7.1-PR13对供应商进行评价打分由一个人完成且无他人审核，可能导致评分人员出现舞弊行为，影响供应商评审的公平性7.1-C17发现性供应商评分表打分应由两名以上人员评分并且由部门负责人审核确认才能作为有效评分表。凡是存在在一张评分表上同一人员名字出现两次以上的，或有涂改修改痕迹的一律作废处理年供应商评审表7.1-PR14未定期对供应商货物进行质量评审，包括货物验收记录、验收合格率、各使用部门的反馈意见、返工/返修次数及退货发生频率等，可能影响供应商质量评审结果7.1-C18发现性采购部应定期下发通知要求各物资使用部门对供应商货物进行质量评审，包括货物验收记录、验收合格率、各使用部门的反馈意见、返工/返修次数及退货发生频率等，填写供应商货物质量评审表，经部门负责人审核确认后提交采购部复核，作为年度供应商评审审核评分指标之一年供应商货物质量评审表7.1-PR15未执行供应商分类管理制度，比如按采购的频率、数量及金额等作为划分维度进行分类管理，可能导致管理效率低下，未抓住主要管理风险7.1-C19预防性对供应商进行分类管理：1）按采购频率分类，按供应商在一个年度内的采购次数从高到低排序分类2）按采购量分类，按一个年度内从供应商采购的货物总量从高到低排序分类3）按采购金额分类，按一个年度内向供应商采购货物的总金额从高到低排序分类对于按各种分类标准进行分类的供应商中排名前5位的供应商应定期对供应物品进行使用情况及安全、质量检查，加强管理要求，相应的可以对这部分供应商提供价格优惠年供应商分类标准7.1-PR16无法与供应商保持良好稳定的合作关系，可能导致经常更换供应商，影响商品采购质量7.1-C20预防性对重点供应商应按合作伙伴关系进行管理，做到互惠互利年供应商管理制度7.1-PR17未将供应商评审纳入归口部门绩效考核范围中，可能导致供应商评审工作流于形式，供应商管理混乱7.1-C21A预防性将供应商提供的产品及服务质量纳入采购部相关岗位人员绩效考核指标中，加强采购部相关岗位人员工作要求，提高供应商评价质量，将供应商的产品及服务质量与员工绩效挂钩年采购部员工绩效考核标准7.1-C21B预防性由内审部对于采购部的供应商评审工作进行检查和考核，并纳入到部门的绩效考核工作中年7.1-PR18未对供应商资料进行归档保管，包括供应商资质文件、供应商档案、合格供应商名录、供应商联系方式、供应商评价表等相关材料，可能导致重要的供应商资料遗失，影响对供应商的后期管理及评审7.1-C22预防性采购部应将供应商资料装订成册归档保管，包括供应商资质文件、合格供应商档案、合格供应商名册、供应商联系方式、供应商评价表等相关材料年供应商档案