公司票务管理办法模版.docx

公司票务管理办法（xx版）第一章 总 则第一条 为实现xxxx保险股份有限公司（以下简称“公司”）员工出差票务管理的规范化，降低公司差旅费用成本，根据xxxx保险股份有限公司出差管理办法（xx发xx412号）等相关制度，特制定xxxx保险股份有限公司票务管理办法（xx版）（以下简称“本办法”）。 第二条 本办法适用于总公司及各分支机构员工因工出差交通票务管理。 第三条 本办法所指交通工具为出差人员往返出发城市和出差城市所乘坐的飞机、火车、轮船等。出差人员所乘交通工具为飞机的，由综合管理部统一订购和报销，火车、轮船等交通工具由出差申请人自行订购和报销。第二章 管理职责第四条 为做好票务组织工作，降低公司差旅成本，相关部门、机构及出差人员应遵循以下管理职责。（一）综合管理部负责票务管理制度的制定和监督执行，负责票务合作方的选择和日常对接，负责全公司机票预订、退改签办理，以及费用结算。（二）出差人员应及时提报出差申请，部门负责人或机构负责人应对员工出差申请及票务申请进行审核，根据公司差旅管理相关规定及本办法要求办理票务事宜。（三）机构行政部门负责本机构的机票费用结算。第三章 订票管理第五条 鉴于机票预订具有“量大从优”的特点，可从航空公司获得大客户优惠政策，采用由合作票务公司先行垫付机票费用后月结的方式，有利于降低公司差旅成本，提高效率，保障员工机票服务，所以机票采用由总公司综合管理部集中采购的方式；其他交通工具由出差申请人自行订购。第六条 机票预订流程及注意事项（一）综合管理部负责机票的统一预订，员工公出签批流程为机票预订的唯一依据。公出申请审批完成后，以正式邮件的方式发送给总公司票务管理员，抄送总公司综合管理部负责人、所属总公司部门负责人或机构负责人、综合管理部行政负责人，并附上公出签报及xxxx员工公出机票预定信息表机票信息表（详见附件），综合管理部票务管理员进行机票预订。（二）综合管理部票务管理员通过电话和邮件的方式与出差申请人确认航班和个人信息，在确认无误后通知机票服务供应商下单。出票后机票服务供应商以短信形式发送航班信息至综合管理部票务管理员和乘机人确认。（三）综合管理部票务管理员根据出差申请人所填写信息查询航班情况及价格，一般选择同一时间段内价格较优惠的航班，如有特殊需求的除外。如果公司与航空公司签订大客户优惠协议，应优先选择该航空公司航班。第七条 机票退改签流程及注意事项（一）机票预订成功后，无特殊原因一律不得改签或退票。因公不能按时出行或变更行程，申请退改签的员工应经部门负责人或机构负责人同意后以正式邮件通知总公司票务管理员，邮件需充分说明退改签原由及变更后的目的地、时间、航班等相关信息。邮件发送总公司综合管理部票务管理员，抄送综合管理部分管领导、计划财务中心负责人、综合管理部负责人、所在总公司部门负责人或机构负责人、综合管理部行政负责人。（二）总公司票务管理员应及时核实退改签费用并回复。如理由不充分或不成立，票务管理员报综合管理部负责人同意后可拒绝退改签申请。（三）因私造成的改签或退票费用，由乘机人全部承担。第四章 费用结算第八条 机票报销由综合管理部票务管理员与机票服务供应商进行核对、结算，根据乘机人所在机构或部门进行分摊并统一报销。机构行政部门应对分摊到各机构的机票费用进行审核再细分到相应部门，明确管理费用或业务费用。如机票费用应由相关会议、活动组织部门计入会务、活动费用的，会议、活动组织部门提供相关签报作为分摊依据将相关费用分摊到该部门。第九条 出差申请人乘坐飞机以外的交通工具出行的，费用在出差返回后连同其他差旅费用一并报销。第五章 附 则第十条 出差申请人需认真核对机票信息，若因个人未认真审核而造成误机，由个人承担相关费用；出差申请人自行购买其他车票，如购买错误，由个人承担相关费用。如以故意隐瞒、欺骗等方式骗取公司月结订票或报销费用的，产生费用自行承担外，另将按照公司最新xxxx保险股份有限公司员工违法违规处罚管理办法（xx发xx187号）相关规定进行处理。第十一条 本办法由总公司综合管理部负责解释和修订。第十二条 本办法自发布之日起施行。附表：xxxx员工公出机票预定信息表附表