房地产公司内部控制-固定资产管理-流程描述.doc

公司名称xx实业有限公司流程名称固定资产管理流程描述本流程涉及制度l 财务管理规定l 办公电脑管理规范l 会计核算制度流程总述本流程包含以下内容及主要步骤：固定资产的购置、固定资产的使用与维护、固定资产盘点、固定资产的折旧与减值、固定资产的处置。本流程旨在促进企业在保障资产安全的前提下，提高资产效能。主要涉及部门与人员有：办公室行政部、财务部。业务环节1. 固定资产的购置2. 固定资产的使用与维护3. 固定资产盘点4. 固定资产的折旧与减值5. 固定资产的处置1.固定资产的购置1.1固定资产购置计划与预算车辆类固定资产：每年年末，办公室行政专员调查分析公司车辆配置需求，制定年度车辆购置计划，依次报办公室领导、财务经理、财务总监、总经理、董事长审核后，上报至机关本部审批。经机关本部董事长最终审批后的车辆购置计划，提交至本公司董事会审议通过后正式生效。除车辆类之外的固定资产（IT电子设备、办公家具等）：每年年末，财务部财务专员在编制年度资金预算时一并考虑来年的固定资产购置需求，在固定资产支出项中予以反映。固定资产购置预算随资金预算报送至计划部，与其他工作预算（计划）汇编形成公司整体预算方案后呈批。有关预算方案的具体审批程序，请参见全面预算流程中控制活动BU-CA-05、BU-CA-06之详述。1.2固定资产购置申请车辆类固定资产：公司仅可购置已纳入年度车辆购置计划中的车辆，未纳入计划的一律禁止购置。办公室行政专员编制车辆购置申请表，依次报办公室领导、财务经理、财务总监、总经理、董事长审核后，上报至机关本部审批。经机关本部董事长最终审批后的车辆购置申请，提交至本公司董事会审议通过后，办公室方可组织采购事宜。除车辆类之外的固定资产（IT电子设备、办公家具等）：固定资产使用部门经办人或资产使用个人根据实际工作需要向办公室提出需求，由办公室行政专员在明源系统中填制固定资产购置呈批件，报办公室领导签署意见，交财务部会计人员核定是否在预算内，随后依次经财务经理、财务总监审核后，按涉及金额区分最终审批权限：预算内开支且单次支付金额在10万元以下的资产购置，由总经理最终审批；预算内开支且单次支付金额在10万元以上（含）的资产购置，由总经理审核后，董事长最终审批；未编制预算的资产购置，由总经理审核后，董事长最终审批。1.3固定资产验收公司所购置的固定资产由供应商交付后，办公室采购经办人员依据供销条款、购置批件等检查固定资产的规格型号与数量，并进行必要的验收、安装及调试后，在送货/提货单据上签字确认。1.4固定资产入库登记办公室行政专员根据验收资产信息，在固定资产台账上进行入库登记，载明资产名称、型号、使用部门/人员等信息。1.5固定资产购置价款支付需要付款时，办公室采购经办人填写付款申请表，经办公室领导审核通过后连同合同、发票、验收单据等原始资料一并按照公司资金审核权限报相关部门及领导审批后提交财务部办理款项支付。后续的款项支付控制具体参见资金管理流程。1.6固定资产入账财务部会计人员根据购置批件、合同、发票、验收单据等资料在财务系统中录入资产名称、规格、购置时间、折旧费用承担部门、固定资产使用部门、原值及折旧等详细信息，生成固定资产卡片。1.7固定资产编号与标签管理固定资产正式交付使用前，办公室行政专员按照既定的编号规则对资产予以编号，在固定资产台账上登记，同时制作固定资产标签并粘贴在实物上。2.固定资产的使用与维护2.1领用固定资产需要领用固定资产时，领用人根据入职登记表等相关领用证明，到办公室领用固定资产，由办公室行政专员在固定资产台账上登记领用情况。2.2固定资产调拨2.2.1部门之间的内部调拨：固定资产需要内部调拨时，调出部门（个人）与调入部门（个人）沟通并达成一致后，由调出单位（个人）先将固定资产归还给办公室入库，调入部门（个人）再申请领用。办公室和财务部核实调转资产的编号、型号规格和数量，相应更新固定资产台账和财务系统中的固定资产卡片。2.2.2集团内关联企业之间的调拨：对于集团内关联企业之间的调拨，财务管理规定中已明确规范的程序。公司财务部与酒店方面就如何处理调拨问题进行协商并达成共识，对于实物已调拨的资产，应该尽快补办调拨手续。对全体员工在资产管理方面的意识进行加强，可结合课堂培训、定期刊物、知识测试、有奖问答等多种手段，将固定资产的相关管理办法，特别是各环节的规范程序，深化员工的理解。利用OA系统中的流程控制功能，将规范的程序通过系统固化在流程中，减少人为干预，避免出现必要步骤被跳过的情况。2.3固定资产维修固定资产需要维修时，使用部门/个人向公司内部技术人员报修，技术人员检查实物后若可自行维修的则直接实施维修。确实无法自行维修并且预计维修费用低于重置成本的，由办公室行政专员联系供应商售后服务人员前来维修。针对涉及产生费用的固定资产维修，按照资产维修的性质，经由所在部门领导审核，并由办公室、财务部等相关部门会审后，进一步报财务经理、财务总监审核，总经理审批后进行维修。保养、维修、升级等原因引起固定资产增值的，办公室、财务部对固定资产台账、固定资产卡片进行更新。维修后使用部门/个人对维修质量进行领用验收。2.4固定资产投保/续保与索赔目前公司对车辆类固定资产进行投保。进行首次投保或续保时，办公室行政专员提交申请，经办公室领导审核，财务部会签后，进一步报财务经理、财务总监审核，总经理审批，办公室行政专员联系保险公司办理投保/续保手续。已投保固定资产发生损失的，办公室行政专员及时调查原因及受损金额，并按照合同条款进行向保险公司办理相关索赔手续。财务部会计人员根据保险理赔通知书、银行回单等资料进行相应的账务处理。3.固定资产盘点3.1固定资产清查每半年，办公室与财务部相互核对台账，对差错及时查实纠正，同时对闲置资产进行必要的清理。每年末，办公室与财务部对固定资产进行一次全面实地盘点。在实施盘点的上月或当月的月度办公例会上，由财务部提出盘点计划，会同其他部门讨论并落实盘点参与人员。3.2实施固定资产盘点每年，财务部会计人员根据财务系统中的固定资产明细制作盘点表后，与办公室行政专员逐一查核实物，并检查资产状态，关注固定资产是否运作正常，是否有闲置情况。盘点结束后，参与盘点人员在盘点表上签字确认盘点结果。3.3固定资产盘盈/盘亏查因若在盘点过程中发现差异的，办公室会同固定资产使用部门逐笔查明原因，形成盘盈、盘亏处理意见。针对固定资产的损失和盘亏由资产使用部门提交固定资产损失和盘亏处理申请报告，说明损失及盘亏原因，经办或证明人签字，主管领导签署意见后，经办公室、财务部审核，报主管副总、财务总监、总经理批准，原值10万元以上的另需经董事长批准。3.4审阅固定资产盘点报告及对盘盈、盘亏进行后续处理财务部会计人员根据盘盈、盘亏处理意见编制盘点报告，提交至财务经理、财务总监审阅。同时，财务部会计人员根据已获审批的处理意见对盘盈、盘亏资产进行相应的账务处理，办公室行政专员同步更新固定资产台账。4.固定资产的折旧与减值4.1固定资产折旧政策按照机关本部下发的会计核算制度中有关规定，财务部每月按直线法计提折旧，按照固定资产的类别规定对应的净残率、预计可使用年限。在财务系统初始化时期已对每一类固定资产已设置了对应的折旧参数。在制作固定资产卡片的过程中，财务部会计人员对系统默认的净残率、预计可使用年限等再次检查以确保其正确性。4.2固定资产折旧参数修改对固定资产可使用年限、预计净残值及折旧方法等的改变均属会计估计变更，由机关本部财务管理中心下发通知要求本公司具体执行。有关会计估计变更的程序具体请参见财务报告流程中的相关控制活动。公司财务部会计人员根据机关本部的通知在财务系统中对折旧参数执行修改操作，由其他会计岗位或财务副经理交叉复核操作结果。4.3计提固定资产折旧每月月结期间，财务部会计人员通过财务系统中的固定资产管理模块启动折旧程序，系统将根据折旧参数计算本月折旧，自动生成计提折旧的记账凭证及相应的固定资产折旧明细表。会计主管或凭证审核岗检查记账凭证与固定资产折旧明细表，核对无误后在系统上执行审核操作。4.4固定资产减值每季度末，若发现固定资产存在减值迹象，财务部会计人员进一步收集相关信息，实施减值测试，编制固定资产减值评估报告，对需要减值的资产详细说明资产状况和减值理由。固定资产减值评估报告依次经财务经理、财务总监、总经理、董事长审核后，提交董事会审议通过。财务部会计人员根据审批后的固定资产减值评估报告进行计提减值准备的会计处理。5.固定资产的处置对于达到正常使用年限的固定资产，或因自然灾害、意外事故等导致毁损无法修复，丧失使用价值的可申请报废。办公室行政专员填写固定资产报废审批表，列明报废原因，经部门领导审核后，送交资产使用部门、财务部签署意见，报财务经理、财务总监、主管副总审核，总经理最终审批。针对未达使用年限或原值超过10万以上的固定资产报废另须经董事长审批。固定资产处置完毕后，经办部门将与处置相关的资料（如合同、发票、收据、银行回单、销毁实物的照片等）提交至财务部及办公室分别进行账务处理及台账更新。