国有企业档案管理办法模版.docx

*工程公司 档 案 管 理 办 法 编号：JZ-06批准： 制订部门：技术质量部 批准年月： 年4月 1 总 则 1.1 为了加强公司本部（以下简称：公司）的档案管理工作，充分发挥档案的利用价值，更好地为公司的生产、经营和发展服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、企业档案管理规定及中国机械工业集团公司档案管理办法等法律法规的相关规定，结合本公司实际情况，制订本办法。 1.2 本办法所称的档案，是指公司在生产经营和管理活动中所形成的,对公司具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录；其主要构成是以科学技术档案为主体，同时还包括了计划统计、生产经营、财务会计、荣誉档案和党、政、工、团工作等方面档案。 1.3 公司档案工作接受中国机械工业集团公司及上级档案行政管理部门的监督和指导。 2 机构与职责 2.1 档案工作实行集中统一管理的原则。技术质量部下属的档案室负责公司档案工作的归口管理，档案室的主要职责： 2.1.1 贯彻、执行国家及行业主管部门的有关法律、法规和方针政策，建立、健全本公司的档案管理规章制度。 2.1.2 负责公司各类档案（除人事档案外）的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计和提供利用。 2.1.3 指导、监督公司各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。 2.1.4 不断加强档案管理的业务建设，采用先进的管理技术手段，逐步实现档案管理工作的标准化、规范化和现代化。 2.1.5 不断开发档案信息资源，充分发挥档案的信息资源作用，努力为公司的生产经营提供更优质服务。 2. 1.6建立健全公司档案管理网络。 2.2 公司其他各部门的职责 2.2.1 指定专职或兼职人员负责收集、整理本部门业务活动过程中形成的各类文件，并适时将有价值的文件向档案室移交归档。 2.2.2 协助档案室对归档文件材料的完整性、准确性、系统性以及保存价值进行鉴定。 2.3 公司专、兼职档案工作人员均应忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力，切实维护公司本部档案的完整、准确与安全。 3 档案管理 3.1 各类文件材料的收集、整理和归档应当依据公司档案管理的规章制度执行，确保归档的各类文件材料完整、准确、系统。 3.2 文件的收集范围应涵盖反映各阶段活动的各类文件（包括其各种载体和版本），详细归档范围参见各类文件材料归档范围和保管期限表。 3.3 各类文件材料的归档要求 3.3.1 归档的文件材料应能反映生产、经营和管理等各项活动的真实内容和历史过程，保持文件材料之间的有机联系，符合文件材料的形成规律。反映同一内容不同载体和形式的文件材料应一并归档。 3. 3.2归档文件的书写材料和载体材料应能耐久保存，杜绝用铅笔、圆珠笔书写。计算机形成的文件材料，应有打印的纸质材料同时归档。 3.3.3 对应归档的文件材料必须按照规定归档，任何部门或个人都不得据为己有或拒绝归档。 3.4 各类文件材料的归档时间 3.4.1 公司各生产、职能部门当年所形成的管理类文件材料应在办理完毕后于第二年的六月底前归档。 3.4.2 各类科技文件材料归档时间：工程设计、工程承包以及工程监理类在项目完工后；科研（业务建设）类在项目鉴定后；基建工程项目类在项目竣工验收后；外购设备仪器类在开箱验收或接收后。 3.4.3各类科技文件材料形成时间较长的可分阶段、分期归档。 3.4.4各类科技外文资料要先登记、翻译后再与原文一起归档。 3.4.5 工作人员外出参加公务活动所形成或收集的重要文件材料，应在公务活动结束后及时归档。 3.4.6会计类文件材料应在本会计年度终了后的第三年归档。 3. 4.7声像照片类材料应在单项活动结束后一个月内归档。 3.5 归档文件材料的整理应遵循文件的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分保存价值，以便于保管和提供利用。 3.5.1管理类文件材料根据管理职能按年度分类，以文件为单位整理归档。 3.5.2工程设计、工程承包以及工程监理、科研（业务建设）、基建、设备仪器和引进项目类文件材料按项目或课题或型号分阶段组成保管单位。 3.5.3 会计类文件材料按年度分会计凭证、会计账薄、会计报表（或财务报告）和其他材料组卷。 3.5.4声像照片类材料按单项活动、单项工程、课题等组成保管单位。 3. 5.5归档的文件材料应对照保管期限表确定其保管期限。保管期限分为：永久、长期和短期三种。介于两种保管期限之间的，按照保存时间较长的一档确定保管期限。 3.5.6 根据国家法律、法规和公司有关保密办法，按照归档的各类文件材料的性质、作用和重要程度，划分密级。密级分为绝密、机密和秘密三种。 3.5.7 案卷（保管单位）内文件材料应按照一定规律排列，并编写页号，填写案卷标题、卷内文件目录、备考表。 3.6 归档时要履行交接手续，填写“FL1540-档案归档移交清单”，经部门或项目负责人审定签字后，移交档案室归档；如若检查不合格，则应退回重新修改。 3.7 档案室在进一步整理时如发现问题，向移交部门反馈意见，移交部门或形成部门有责任协助解决。 3.8 档案保管应遵循的基本原则 3.8.1 档案的保管应贯彻“以防为主、防治结合”的原则，要采取防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防有害气体等必要的措施，对档案进行安全保管。 3. 8.2存放档案必须有专用的铁制档案柜，其排列要科学、规范。 3.8.3 档案室存放各类技术底图必须有专用的铁制底图柜，除修改、送晒外，不得外借。底图除零号图外一律应当平放。 3.8.4 库藏各类档案要分别排列进柜保管，各类技术底图与蓝图应当分库保管。严禁各类档案交叉或混杂排列。 3.8.5 要定期对库藏各类档案进行清理核对，做到“账、物”相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。 3.8.6 库藏各类档案因移交、作废、遗失等清销账卡时，必须注明原因，保存依据。 3.9 对保管期限已满的档案，由技术质量部归口负责，定期组建“档案鉴定小组” 进行鉴定。 3.9.1 鉴定小组须由公司负责人、有关管理人员、专业技术人员和档案人员共同组成。 3.9.2 每次鉴定要写出鉴定报告，在案卷备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签署姓名及日期。 3.10对已达到保管期限并经鉴定确无保存价值的档案应登记造册，并按有关规定进行监销。 3.10.1档案的销毁必须严格把关，慎重从事。 3.10.2档案销毁前，要编制拟销毁文件清册，经公司分管领导审查并批准。 3.10.3销毁档案要严格执行国家或公司有关保密办法。通知省保密局到公司接受销毁的文件，并在销毁清册上签署姓名及日期。 3. 10.4销毁清册应永久保存。 3.11 建立健全档案统计工作 3.11.1统计数据必须以原始记录为依据，做到准确、可靠。档案统计内容主要有档案管理基本情况统计、档案库存数量统计、档案提供利用及其效果的统计等。 3.11.2档案管理人员做好档案统计工作，并按规定及时将档案统计结果上报给上级主管部门备案。 4 档案的开发和利用 4.1 加强公司档案信息资源开发利用，进一步推进档案信息化，建立并逐步完善档案信息管理系统。 4.2 根据工作需要，编制必要的检索工具，密切配合公司的生产、经营、管理需要对档案信息资源进行深度开发，为提高公司竞争能力和经济效益服务。 4.3 不断完善档案借阅登记制度，档案查阅既要方便利用，又要注意保密，严格查阅利用档案的审批权限，有效保护公司的知识产权和商业秘密，保障公司的合法权益不受损害。 4.4 员工利用档案时，不得涂改、伪造、损毁、丢失档案，不得擅自传抄、复制档案，不得泄密。 4.5 员工调离或退休时，必须及时清退应归档的文件材料和借阅的档案，经技术质量部门签署意见后，方可办理有关手续。 4.6 任何部门、任何个人不得借机构调整之机擅自销毁档案或据为己有、不得擅自出卖、转让属公司所有的档案。 4.7 属公司所有的对公司和国家、社会具有保存价值的或者应当保密的档案以及这些档案的复制件，禁止私自携运出境。 4.8 对玩忽职守，违反办法，泄露机密，造成档案损失或利用档案给公司造成经济损失负有直接责任者，应给予行政处分。 5 附 则 5.1本办法由技术质量部制订并负责解释，经董事长批准后自印发之日起执行。 5.2 如遇有与上级主管部门有关办法相悖之处，则按上级主管部门有关办法执行。