房地产公司办公设备(电子产品类型)采购标谁及管理细则模版.docx

xx房地产（集团）股份有限公司办公设备(电子产品类型)采购标准及管理细则(试行)版本信息文档名称办公设备(电子产品类型)采购标准及管理细则(试行)文档管理编号版本Version1.0保密级别内部公开文件起草单位xx房地产（集团）股份有限公司信息管理部联系电话通信地址起草人麦冠球起草日期2011年7月14日复审人董斌复审日期2011年8月26日分发批准人朱总发布日期2011年8月29日分发范围xx房地产（集团）股份有限公司集团本级各级子公司、专业公司（参考执行）适用范围本文档为xx房地产（集团）股份有限公司的信息安全管理体系实施、个人办公设备采购过程中的指导文件。保密说明本文件中所包含的资料是保密的。xx房地产（集团）股份有限公司将发布此文件是基于以下的理解：n 接受本文件即表示同意对其内容严格保密，不去泄漏；n 在事先未经xx房地产（集团）股份有限公司同意时，不得复制、泄露或散布本文件，文件的全部或其中的任何部分均不会被用于任何用途。目录第一章 总则4第二章 职责与权限4第三章 采购标准6第四章 设备的申请、审核、批准8第五章 设备的购置、发放、报修、报废8第六章 设备的标识、登记、台帐9第七章 台式计算机使用管理规定10第八章 笔记本计算机使用管理规定11第九章 复印件、打印机、传真机的使用管理15第十章 办公设备配置价格标准17第十一章 相关管理文件17第十二章 附则18附图 办公设备管理程序（流程图）19xx房地产（集团）股份有限公司办公设备（电子产品类型）采购标准及管理细则（试行）第一章 总则第一条 为规范xx地产集团固定资产配置，保障各业务运转、提升信息化管理水平、降低整体管理成本，建设节约型的xx机关。识别并提供和维护为实现运行维护服务所需的办公设备（电子产品类型），加强对设备进行有效的控制，确保满足应用要求。根据xx地产固定资产管理办法及相关规定，结合公司实际制定本规定。第二条 本规定适用于公司各职能部门，对使用的办公设备（电子产品类型）进行控制。第三条 公司及所属企业应按照本规定的要求，认真做好办公设备（电子产品类型）的采购及管理工作，检查内部控制程序的有效性，防范和化解安全风险，节约采购成本，实现公司资产保值。第二章 职责与权限第四条 财务管理中心履行如下职责：一、针对信息管理部信息化建设固定资产投资年度计划提出相关意见二、编制公司内部审计中长期规划和年度审计工作计划。三、组织实施对办公设备（电子产品类型）盘点工作。第五条 办公室履行如下职责：一、负责组织在用设备的监督、检查和管理。二、负责设备的使用调配。三、配合财务管理中心对办公设备（电子产品类型）进行盘点。第六条 成本管理中心信息管理部履行如下职责：一、制定公司年度信息化负责编制并组织实施信息化建设固定资产投资年度计划。 二、协同投资管理中心、财务管理中心审批信息化建设的资金投入，协助对信息化建设固定资产的统计和梳理。三、配合财务管理中心对办公设备（电子产品类型）进行盘点。四、根据年度工作安排，拟定年度办公设备（电子产品类型）采购标准。五、负责相关设备的购置、验收、发放和维护管理。六、负责组织在用设备的监督、检查和管理。七、负责设备的使用调配。第七条 使用部门负责提出设备购置或调配的申请和设备的正确使用，保持设备装置的整洁完好。第三章 采购标准第八条 设备的识别：办公设备指为实现运行维护服务所需的各类计算机、电子介质、电子产品以及系统和运行应用软件。第九条 办公设备的配置标准：一、公司领导岗位可配置以下办公设备（电子产品）、台式计算机一台、笔记本计算机一台、打印机一台、手持PDA一台（用于移动办公）、3G网卡一套（用于笔记本计算机）二、公司中心管理岗位可配置以下办公设备（电子产品）、台式计算机（或笔记本计算机）一台、根据需要经主管领导审批后可配备3G网卡一套三、公司中心管理以下岗位可配置以下办公设备（电子产品）、台式计算机一台、根据工作需要经主管领导审批可转配笔记本计算机一台四、公司中心机构可配置以下办公设备（电子产品）、笔记本计算机一台、黑白打印机一台（技术研发中心配置彩色打印机）、扫描仪一台、技术研发中心配置音频会议设备一台第十条 计算机设备最低使用年限为5年，其他办公设备最低使用年限为3年，未达到最低使用年限的不得更新。第十一条 设备达到正常使用年限，或因自然灾害、意外事故等导致毁损无法修复，丧失使用价值的，可以申请报废。第十二条 办公设备性能标准以满足基本功能需求为原则，不得配置高端设备。第十三条 办公设备价格标准，按照办公设备配置价格标准执行。第十四条 由信息管理部根据办公设备配置价格标准及实际工作需要和产品质量和性价比进行了产品的选型，制定年度计算机设备采购标准。第十五条 由信息管理部提供年度计算机设备采购标准，成本管理中心组织开展集团采购工作，并与相关供应商签定战略协议。第四章 设备的申请、审核、批准第十六条 使用部门填写固定资产购置申请单，报成本管理中心信息管理部进行调配审核。第十七条 设备可以进行调配时，由信息管理部按实际情况执行。第十八条 设备不能进行调配时，信息管理部在固定资产购置申请单上根据实际需求签署意见后，报财务管理中心进行购置审核。第十九条 针对计算机设备的采购，信息管理部在固定资产购置申请单上根据年度计算机设备采购标准签署意见后，报财务管理中心进行购置审核。第二十条 审核通过后， 由使用部门报公司主管领导批准。第五章 设备的购置、发放、报修、报废第二十一条 信息管理部进行选型购置，购置的设备应确保精度、准确度、可靠性满足要求。第二十二条 信息管理部负责设备的验收第二十三条 除由办公室统一管理的设备外，信息管理部负责设备的登记发放第二十四条 由办公室统一管理的设备，办公室负责相关设备的登记。第二十五条 设备出现硬件故障，应向信息管理部报修。第二十六条 报废处理原则上按第十条、第十一条执行。报废标准如下：一、 按照财务制度，已完成设备折旧期。二、 计算机配置低于各岗位硬件配置标准的。三、 经信息管理部检测，计算机一次性维修费用超过设备残值50%或超过目前市场主流计算机设备价格的30的。四、经信息管理部检测， 6个月内计算机合计维修费用超过设备残值50%或超过目前市场主流计算机设备价格的30的。第六章 设备的标识、登记、台帐第二十七条 设备统一粘贴固定资产编号。第二十八条 在用设备在使用过程中，当发现设备不符合要求，出现故障时，应立即停止使用，对设备中的数据进行备份或采取保护措施，由信息管理部进行鉴定和记录，对该设备及时送修并保存记录。第二十九条 各类设备按类别分类建帐。第三十条 根据公司实际情况，对各类在帐未用设备集中存放，分别放置各自的设备柜，明确各自的标识，示其设备的使用状态，并保持各种记录。第三十一条 信息管理部台帐中设备分类如下：个人计算机、笔记本计算机、服务器、网络设备、打印机、其他设备。第七章 台式计算机使用管理规定第三十二条 为了加强对台式计算机的规范化管理，确保信息资产的安全，保护信息的保密性，特制定本规定。本规定适用于xx地产所有台式计算机。第三十三条 软、硬件设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）根据档案保管要求保管。使用者必需的操作手册由使用者长借、保管。第三十四条 各部门计算机的维护、维修由公司指定的专人负责。第三十五条 各部门的计算机只能由经信息管理部授权及培训的员工操作使用。第三十六条 使用者应保持设备及其所在环境的清洁。下班时，务必关机切断电源。第三十七条 使用者的业务数据，应严格按照要求妥善存储在各业务部门规定的网络上相应位置上。第三十八条 未经信息管理部许可，使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件。第三十九条 外单位人员未经值班人员或有关领导许可，不得擅入机房动用机器设备。第四十条 不准使用计算机从事与本职工作无关的事项，严禁使用计算机玩游戏。第四十一条 计算机使用人员应提高计算机安全意识，定期对重要的文件资料备份保存，每台计算机都必须安装防病毒软件，并定期查杀计算机病毒。第四十二条 公司计算机系统的数据资料列入保密范围。未经许可，严禁非相关人员私自复制。第四十三条 未经信息管理部许可，任何私人的光盘、U盘等移动存储设备不得在公司的计算机设备上使用。第四十四条 未经许可不得私自拆卸和连接各种硬件设备。第八章 笔记本计算机使用管理规定第四十五条 为了加强对笔记本计算机的规范化管理，确保信息资产的安全，保护信息的保密性，特制定本规定。本规定适用于xx地产所有笔记本计算机。第四十六条 笔记本计算机使用规定一、个人申请相关设备，经主管领导审批后，公司发放笔记本计算机给个人使用，笔记本计算机使用权归个人所有，使用者有义务爱护公司财务，以及保障笔记本计算机安全。二、必须将笔记本计算机放置在安全的位置，确保没有失窃和损毁的危险。三、在非单位办公场所以外，不要使笔记本计算机处于无人看管状态。笔记本等使用移动设备的计算机用户不得将设备长时间（通宵）放置在无人、开放的办公环境中。四、笔记本计算机必须设置开机口令和屏保口令，并定期更换口令，口令的设置方法参见口令安全管理规定。五、使用者离开办公桌后，计算机必须锁定屏幕。六、笔记本计算机定期对操作系统进行补丁升级。七、笔记本计算机必须安装防病毒和防火墙的软件，并定期进行软件升级和杀病毒。如果是在单位办公室内时，防病毒的方法和操作参见防病毒管理规定和防病毒工作指南。八、要对笔记本计算机中的重要数据进行加密保护，密码的管理方法参见密码管理规定。九、要定期对笔记本计算机进行重要数据的备份。十、不得使用笔记本计算机登录互联网违反广州市电信公司网络安全事件处理办法中的规定，如果对其他用户造成损失，由个人承担全部法律责任及赔付损失。十一、使用者要确保笔记本计算机有足够的容量（硬盘及内存大小）来支持业务处理。十二、使用者不得私自涂改、拆换笔记本计算机的固定资产编号签。十三、笔记本计算机需要维修或报废时，使用者要对数据进行保护。第四十七条 笔机本计算机中数据的保护措施一、要对笔记本计算机中的重要数据进行加密保护，密码的管理方法参见密码管理策略。二、对于保存部门重要数据的笔记本计算机，需要对其中的重要数据，采用周期性备份策略，备份的周期为每周一次。三、在笔记本计算机交接的时候，需要清除其中敏感数据，参考信息分类准则。四、在笔记本计算机维修和报废的时候，需要取下笔记本硬盘，做另外处理。五、对于报废的笔记本硬盘，需要进行消磁处理，完全删除数据以后，再做报废处理。第四十八条 笔机本计算机丢失处理一、笔记本计算机丢失，必须立刻汇报部门领导和资产管理员，由信息管理部门进行登记，启动安全事故处理的机制。二、确认丢失笔记本计算机中保存的重要资料，若是涉及设备登录密码这类非常重要资料，要在第一时间更改所有设备密码。三、由本人快速向公安机关报告案情，希望尽快找回失物。四、根据笔记本内部保存的数据重要程度和笔记本本身价值，由业务部门及信息管理部门共同评估损失的价值。五、根据笔记本计算机折旧的价格评估损失，并且按照公司行政条例，给予处罚。第四十九条 笔机本计算机外出办公或在家办公时的安全管理规定一、系统维护人员先通过ssh远程登录公网设备，再telnet登录到局域网设备进行控制。二、外出办公时，需要打开防病毒软件和补丁下载的功能，请参考防病毒规定。三、在非单位办公场所以外，不要使笔记本计算机处于无人看管状态，并将笔记本计算机放置在安全的位置，确保没有失窃和损毁的危险。第九章 复印件、打印机、传真机的使用管理第五十条 复印机管理一、由设备指定管理员进行报障管理，联系供应商进行管理和维护；二、每位工作人员应发扬爱护公物的优良传统，珍惜现有设备，充分发挥机器的功能和作用，在使用中尽可能降低损耗；三、不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经公司领导批准.四、使用人员应熟悉操作规程，并严格按照操作规范进行操作;五、使用人员若在使用时发现故障，应及时与管理员联系，不得擅自处理或改动设置，更不得私自拆卸维护;六、外单位工作人员使用复印机须经相关涉及部门领导批准七、在使用中要严格遵守相关保密规定；八、复印机使用完毕后，应按“清除”按扭，将复印机恢复至初始状态，复印无效的重要文件应立即销毁。九、复印机在不使用或人离开时，一定要及时关机并切断电源，以防发生意外。第五十一条 传真机管理一、传真机指定专人（管理员）进行管理和维护，并指定专人负责公司传真接收。 二、每一份收到的传真件都要进行记录，记录内容包括接收时间、发送方、传真主题、接收部门/人。 三、每一份发出的传真件都要按发出的部门或个人进行记录，记录内容包括发送人、接收方、传真主题、发送时间等。登记编号后才能发出。 四、严禁使用传真机打电话。 五、无关人员无故不要进入传真区域, 更不准擅自翻阅甚至取拿传真件。 六、不得传真私人资料。 第五十二条 打印机管理一、打印机由指定专人（管理员）进行管理和维护二、每位工作人员应在使用中尽可能降低损耗，节约纸张，有重要信息的纸张，如发现有问题时，应及时销毁。三、打印机在不使用或人离开时，一定要及时关机并切断电源，以防发生意外。四、不得打印与工作无关的东西五、使用中要严格遵守相关保密规定第十章 办公设备配置价格标准项目岗位要求单价上限（元）备注台式计算机领导、中心管理岗位5000可适度增加配置，原则浮动5%技术研发中心员工4500其他部门员工3800笔记本计算机领导、中心管理岗位90001、 可适度增加配置，原则浮动5%2、 领导及中心管理岗位可根据个人需要进行补差价采购员工（工作需要）6000公用笔记本6000-12000打印机彩色打印A3（单面）2500喷墨黑白打印A39000激光（带网络）黑白打印A4（双面）4000激光（带网络）黑白打印A4（单面）3000激光（带网络）扫描仪平板式扫描仪A4800投影仪会议室固定15000-45000不带投影幕便携式8000音频会议设备三方通话（电话线路）4500视频会议设备按集团统一方案执行。第十一章 相关管理文件第五十三条 涉及固定资产管理适用xx房地产（集团）股份有限公司固定资产管理办法。第五十四条 涉及信息安全管理适用xx房地产（集团）股份有限公司信息化安全管理制度，其中细则包括密码管理策略、密码管理规定、防病毒管理规定、防病毒工作指南、口令安全管理规定等内容。第五十五条 涉及集团采购内容适用xx房地产（集团）股份有限公司集团采购管理办法。第十二章 附则第五十六条 本规定自下发之日起施行，原有的内部审计规章制度与本规定相抵触的，以本规定为准。第五十七条 本规定应根据法律法规及公司经营管理等变化情况适时进行修订完善。第五十八条 本规定由公司成本管理中心负责解释。附图 办公设备管理程序（流程图）2011年度计算机设备采购标准现阶段，信息管理部根据实际工作需要和产品质量和性价比进行了产品的选型。采购费用标准岗位采购标准管理规定设备单价（元）单价（元）普通员工台式3650、42003800、4500便携5700-58006000中心经理以上台式36505000便携86009000现确认台式计算机产品如下：除技术研发中心外员工采购设备为普通版，技术研发中心员工采购设备为升级版。普通版：基本配置：intel 6500原装，金士顿DDR3 2G ，希捷500G，华硕G41主板，金河田飓风机箱电源，明基DVD，明基键鼠套装，公牛插座，明基G702D 22“宽屏（含税三年保，上门取修 ￥3650） 升级版：基本配置：intel 6500原装，金士顿DDR3 4G ，希捷500G，华硕G41主板，七彩虹1G独立显卡，金河田飓风机箱电源，明基DVD，明基键鼠套装，公牛插座，明基G702D 22“宽屏（含税三年保，上门取修 ￥4200）现确认笔记本计算机产品如下：业务员工采购设备为1、2、3型，中心经理采购设备为4型。1.thinkpad E40（含税三年保，上门取修 ￥5700）CPU： i3 380m 内存：2G 显卡：512M独显 硬盘：320G 六芯电池 2. hp G4 1017TX （含税三年保，上门取修 ￥5800） CPU： i5 2410 内存：2G 显卡：1G独显 硬盘：640G 六芯电池3. DELL 14V198（含税三年保，上门取修 ￥5700）CPU： i5 480m 内存：2G 显卡：1G独显 硬盘：500G 六芯电池4.thinkpad X201i (含税三年保，上门取修 ￥8600 )CPU：intel i3 380m, 硬盘：320G, 内存：DDR3 2G, 12.1宽屏，6芯电池