证券股份有限公司代理销售非公募金融产品档案保管细则模版.doc

证券股份有限公司代理销售非公募金融产品档案管理暂行细则(2014年9月修订)第一章 总则第一条 为规范代销金融产品档案的管理，促进档案管理工作的制度化、规范化，确保代销金融产品档案资料的齐全、完整、系统、安全，根据证券公司代销金融产品管理规定、证券经纪业务客户资料管理办法（2013年8月修订）和证券股份有限公司代理销售金融产品管理暂行办法，特制定证券股份有限公司代理销售非公募金融产品档案管理暂行细则（以下简称“本细则”）。第二条 本细则所称“代销非公募金融产品档案”包括证券(以下简称“公司”)在代销非公募金融产品过程中形成的纸质档案和电子档案。纸质档案由专人负责整理装订，电子档案由专人负责整理汇总并录入光盘。第三条 代销产品工作组（以下简称“工作组”）、零售交易业务总部及营业部均应设立代理销售金融产品档案（或流程）管理岗，对代销金融产品档案进行管理。公司各部门应根据代销产品的流程，对本部门相应环节形成的档案进行归档管理。工作组负责公司总部代销非公募产品的归档管理。零售交易业务总部负责产品销售档案的归档和督导营业部完成产品相关档案的归档管理。互联网金融部负责在公司互联网上关产品信息展示资料的档案的归档管理。第四条 严格执行保密制度，维护档案的安全与完整。严禁档案管理人员未经允许擅自提供、抄录、损毁、丢失档案。第二章 档案的归档第五条 工作组、零售交易业务总部、营业部应按代销时间顺序和产品类别，对产品分类编号，实行一产品一档案，进行归档管理。第六条 工作组应归档的档案资料包括：(一)产品报备材料（纸质）；(二)产品引入和立项材料（纸质）；(三)签订产品代销协议相关材料（纸质）；(四)产品评审材料（纸质）；(五)评审委员会形成的其他会议材料(纸质/电子)；(六)产品报备材料及相关附件（电子）。第七条 零售交易业务总部应归档的档案资料包括：(一)产品销售通知（纸质）；(二)产品培训相关材料（纸质/电子）；(三)客户认购材料扫描件（电子）；(四)客户适当性材料（电子）；(五)其它应归档的材料。其中，客户适当性管理材料包括：客户基本信息表、客户风险承受能力测评问卷、客户风险承受能力评估结果告知函、客户未按要求提供信息的风险揭示书、金融产品客户适当性评估结果确认书、金融产品不适当警示及客户投资确认书、证券代销金融产品风险揭示书等。第八条 营业部应归档的档案资料包括：(一)产品介绍材料；(二)投资者和金融产品发行人签署的投资协议书等相关文件；(三)投资者身份证复印件；(四)投资者购买产品的资金划转凭证；(五)与发行人资金往来的银行帐号及复印件；(六)客户适当性管理材料；(七)投资者认可的回访记录等；(八)客户回访的电话录音、短信留痕、电子邮件留痕等（电子档案）；(九)其它应归档的材料。第九条 本规定第六条、第七条、第八条中涉及客户资料的档案，在每只产品档案中按照一客户一档案的原则进行归档，并需确认客户署名、签署日期完整、清晰。第三章 档案的保管、借阅及销毁第十条 代销业务开展中，客户如需签署纸面合同，营业部需做好合同领用管理工作。参照附件格式，与相关部门以邮件或其他留痕形式确认合同领用情况。代销结束后，营业部需将已领用的空白合同交付零售交易业务总部，同时做好合同交接。零售交易业务总部做好与金融产品发行人的合同领用、交接工作。参照附件格式。营业部应指定专人负责代销合同的领用、签署管理、存档和统计工作，将纸质合同交接确认的电子文档交予总部后，应根据总部反馈的合同交接最终情况整理存档并签字确认。第十一条 所有代销非公募金融产品档案保存期至少20年。超过保存期的档案的销毁需经过公司代销产品评审委员会审议通过，并做好销毁记录。第十二条 金融产品档案的保管存放、调阅等要求按照证券经纪业务客户资料管理办法（2013年8月修订）执行。第十三条 互联网金融部在互联网进行产品信息展示时，可遵守本细则，亦可自行制订相关补充细则，经公司代销金融产品评审委员会审议通过，报公司批准后实施。第四章 附则第十四条 本规定未尽事宜，参照证券经纪业务客户资料管理办法（2013年8月修订）有关规定执行。第十五条 公司发现员工违反本规定的，将根据证券股份有限公司营业部合规考评办法、证券经纪业务员工违规违纪责任追究处理办法及营销管理有关制度对相关人员进行考核与问责。第十六条 本规定由代销金融产品工作组负责修订，由代销金融产品评审委员会负责解释。第十七条 本规定自下发之日起实施。附件： 营业部合同领用情况表序号营业部合同编号客户姓名认购金额（万元）合同管理备注是否认购成功领用员工签字1234567891011合计