证券股份有限公司董事会秘书工作制度模版.docx

证券股份有限公司董事会秘书工作制度第一章 总则第一条 为规范证券股份有限公司（以下简称“公司”）董 事会秘书履行工作职责，提高公司治理水平，规范公司董事会秘书的 选任、履职、培训和考核工作，根据中华人民共和国公司法（以 下简称“公司法”）、中华人民共和国证券法（以下简称“证 券法”）、上海证券交易所股票上市规则（以下简称“上市规则”）、上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法等法律、 行政法规、规章、规范性文件以及证券股份有限公司章程（以 下简称“公司章程”）的有关规定，结合公司实际情况，制定本 工作制度。第二条 公司设董事会秘书一名，董事会秘书为公司高级管理人 员，对公司和董事会负责，董事会秘书应忠实、勤勉地履行职责。第三条 董事会秘书为公司与上海证券交易所的指定联络人，董 事会秘书或代行董事会秘书职责的人员以公司名义办理信息披露、公 司治理、股权管理等相关职责范围内的事务。第四条 董事会秘书分管公司董事会办公室。第二章 董事会秘书的聘任、解聘及任职资格第五条 董事会秘书由董事长提名，董事会聘任或者解聘。董事 兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别作出时， 则该兼任董事及公司董事会秘书的人不得以双重身份作出。第六条 公司应当在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会 秘书。第七条 董事会秘书应当具有必备的专业知识和经验，并符合以 下条件：（一）具有良好的职业道德和个人品质；（二）具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识；（三）具备履行职责所必需的工作经验；（四）取得上海证券交易所认可的董事会秘书资格证书；（五）公司章程中规定的应该具备的条件。第八条 公司董事会秘书为自然人，有下列情形之一的，不得担 任公司董事会秘书：（一）公司法第一百四十七条规定的任何一种情形；（二）最近三年曾受中国证监会行政处罚；（三）曾被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事会秘 书；（四）最近三年曾受证券交易所公开谴责或者三次以上通报批 评；（五）最近三年担任上市公司董事会秘书期间，上海证券交易所 对其年度考核结果为“不合格”的次数累计达到二次以上；（六）公司现任监事；（七）公司章程中规定不得担任公司董事会秘书的情形；（八）上海证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。 第九条公司拟召开董事会会议聘任董事会秘书的，应当提前五个交易日向上海证券交易所备案，并报送以下材料：（一）董事会推荐书，包括被推荐人（候选人）符合本制度规定 的董事会秘书任职资格的说明、现任职务和工作履历；（二）候选人的学历证明、董事会秘书资格证书等。上海证券交易所自收到报送的材料之日起五个交易日后，未对董 事会秘书候选人任职资格提出异议的，公司可以召开董事会会议，聘 任董事会秘书。对于上海证券交易所提出异议的董事会秘书候选人，公司董事会 不得聘任其为董事会秘书。第十条 公司董事会聘任董事会秘书后，应当及时公告并向上海 证券交易所提交下述资料：（一）董事会秘书聘任书或者相关董事会决议；（二）董事会秘书的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动 电话、传真、通信地址及专用电子邮箱等；（三）公司法定代表人的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、 移动电话、传真、通信地址及专用电子邮箱地址等。上述通讯方式发生变更时，公司应当及时向上海证券交易所提交 变更后的资料。第十一条 公司董事会解聘董事会秘书应当具备充足的理由，不 得无故将其解聘。董事会秘书被解聘时，公司应当及时向上海证券交 易所报告，说明原因并公告。董事会秘书有权就被公司不当解聘，向 上海证券交易所提交个人陈述报告。第十二条 公司董事会秘书具有下列情形之一的，公司自相关事 实发生之日起一个月内将其解聘：（一）本工作制度第八条规定的任何一种情形；（二）连续三年未参加董事会秘书后续培训；（三）连续三个月以上不能履行职责；（四）在履行职责时出现重大错误或疏漏，后果严重的；（五）违反法律法规或其他规范性文件，后果严重的。第十三条 公司在聘任董事会秘书时，应当与其签订保密协议，要求董事会秘书承诺在任职期间以及离任后，持续履行保密义务直至 有关信息披露为止，但涉及公司违法违规的信息不属于前述应当予以 保密的范围。第十四条 公司董事会秘书被解聘或辞职离任的，应当接受公司 董事会和监事会的离任审查，并办理有关档案文件、具体工作的移交 手续。董事会秘书辞职后未完成上述报告和公告义务的，或者未完成离 任审查、文件和工作移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。第十五条 公司董事会秘书空缺期间，上市公司董事会应当及时 指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责，并报上海证券 交易所备案。公司董事会未指定代行董事会秘书职责的人员或董事会秘书空 缺时间超过三个月的，由公司法定代表人代行董事会秘书职责，直至 公司聘任新的董事会秘书。第三章 董事会秘书的履职第十六条 公司董事会秘书履行下列职责：（一）负责公司信息对外发布，协助公司信息披露义务，组织制 定公司信息披露事务管理制度，督促公司相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定，；（二）负责投资者关系管理，协调公司与证券监管机构、投资者、 证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；（三）组织筹备董事会会议和股东大会会议，参加股东大会会议、 董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议 记录工作并签字；（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息泄露时， 及时向上海证券交易所报告并披露；（五）关注媒体报道，主动向公司及相关信息披露义务人求证， 督促董事会及时披露或澄清；（四）协助公司董事会加强公司治理机制建设，包括：组织筹备 并列席公司董事会会议及其专门委员会会议、监事会会议和股东大会 会议，推动公司建立健全内部控制制度，推动公司避免同业竞争，减 少并规范关联交易事项，推动公司建立健全激励约束机制，推动公司 承担社会责任；（五）负责公司投资者关系管理，完善公司投资者的沟通、接待 和服务工作机制；（六）负责公司股权管理事务，包括：保管公司股东持股资料， 办理公司限售股相关事项，并督促公司董事、监事、高级管理人员及 其他相关人员遵守公司股份买卖相关规定，其他公司股权管理事项；（七）协助公司董事会制定公司资本市场发展战略，协助筹划或 者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务；（八）负责公司规范运作培训事务，组织公司董事、监事、高级 管理人员及其他相关人员接受相关法律法规和其他规范性文件的培训；（九）提示公司董事、监事、高级管理人员履行忠实、勤勉义务。 如知悉前述人员违反相关法律法规、其他规范性文件或公司章程， 做出或可能做出相关决策时，应当予以警示，并立即向上海证券交易 所报告；（十）负责上市公司内幕知情人登记报备工作；（十一）公司法、证券法、上海证券交易所股票上市 规则等法律、行政法规、规章、规范性文件以及公司章程要求 履行的其他职责。第十七条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，公司 董事、监事、高级管理人员和相关工作人员应当配合董事会秘书的履 职行为。第十八条 公司董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和 经营情况，查阅其职责范围内的所有文件，并要求公司有关部门和人 员及时提供相关资料和信息。第十九条 公司召开总裁办公会以及其他涉及公司重大事项的会 议，应及时告知董事会秘书列席，并提供会议资料。第二十条 公司董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或 者严重阻挠时，可以直接向上海证券交易所报告。第二十一条 公司董事会应当聘请证券事务代表，协助公司董事 会秘书履行职责。董事会秘书不能履行职责或董事会秘书授权时，证券事务代表应当代为履行职责。在此期间，并不当然免除董事会秘书对其职责所负 有的责任。证券事务代表应当取得上海证券交易所认可的董事会秘书资格证书。第四章 董事会秘书的培训第二十二条 公司董事会秘书候选人或证券事务代表候选人应参 加上海证券交易所认可的资格培训，培训时间原则上不少于36个课 时，并取得董事会秘书资格培训合格证书。第二十三条 公司董事会秘书原则上每两年至少参加一次由上海 证券交易所举办的董事会秘书后续培训。公司董事会秘书被上海证券交易所通报批评以及年度考核不合 格，应参加上海证券交易所举办的最近一期董事会秘书后续培训。第五章 董事会秘书的考核第二十四条 公司董事会秘书需接受上海证券交易所的年度考核 和离任考核。董事会秘书的年度考核期间为每年的5月1日至次年的4月30 日，离任考核期间为其任职之日至离任之日。第二十五条 公司董事会秘书应在每年5月15日或离任前，主动 向上海证券交易所提交年度履职报告或离任履职报告书。董事会秘书未在上述期间内向上海证券交易所提交年度履职报 告书或离任履职报告书的，公司董事会和监事会应督促董事会秘书提 交。第二十六条 董事会秘书年度履职报告书和离任履职报告书遵循 客观公正的原则，应如实反映本年度或任职期间内个人履职情况。第六章 附则第二十七条 除非有特别说明，本工作制度所使用的术语与公 司章程中该等术语的含义相同。第二十八条 本工作制度未尽事宜，按照相关法律、行政法规、 规章、规范性文件、上海证券交易所有关规则和公司章程的规定 执行。本工作制度生效后颁布、修改的法律、行政法规、规章、规范性 文件、上海证券交易所有关规则和公司章程与本工作制度相冲突 的，均以法律、行政法规、规章、规范性文件、上海证券交易所有关 规则和公司章程的规定为准。第二十九条 本工作制度由公司董事会负责解释与修订。第三十条 本工作制度自公司董事会审议通过之日起实施。