物业管理公司综合行政管理制度.docx

xx物业管理有限公司综合行政管理制度第一章 总 则第一条 为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。第二条 本制度适用于物业公司及所属各单位的行政管理工作。第三条 切合物业公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使党群综合部各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。第四条 党群综合部人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。第二章 党群综合部职责范围第五条 党群综合部是负责文秘、档案、后勤和行政事务的综合管理职能机构。主要职责是：1.遵守国家有关法律、法规，贯彻执行公司的各项规章制度，负责制定党群综合部职责范围内的制度起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰，完善有关规定，建立工作流程。2.负责文印、印信、收发及保密工作；负责公司档案管理工作。3.按照公文管理的规范程序，认真审核拟发公司的各项公文文稿，做好往来行文的呈批、呈办、催办工作。4.负责公司（不包括专业口的会议）会务管理、图书管理、办公用品管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。5.负责公司日常接待、对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。6.负责公司信息化建设。7.负责机关办公设备的管理、验收和交接。8.负责机关车辆的管理。9.协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。10.收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。11.按时完成公司领导交办的其他工作。第三章 行政后勤保障管理第六条 党群综合部是机关办公室规范管理的主责部门，为加强办公区域规范管理，确保公司良好的工作环境及工作秩序，公司办公室6S的推动工作，负责组建一个由各部门指定人员参加的6S管理小组，该小组有权对各部门6S开展情况进行指导、监督、检查、评比、奖罚和发布。第七条 物业公司员工制服由党群综合部统一样式、统一招标定制、物业公司总部员工统一配发，所属各单位按工服的统一样式、材质、颜色可在所属地进行定制。在定制前应签订合同（或协议），明确数量材料、尺寸规格、交期、价格、发票（增值税专票）、验收标准、商标使用规范以及其他定制要求等。党群综合部及所属各单位的综合部须为所有制服的发放、回收及库存作出详细记录。第八条 党群综合部是物业公司保密管理的归口部门，负责公司保密工作的统筹监督工作。全体员工都有保守公司秘密的责任和义务，各部门经理及所属单位负责人为本单位保密工作的责任人。秘密资料包括上级机关下发的，本机关和各单位形成的秘密文件、资料、刊物、传真、会议记录、电话记录、表册、照片、录音、录相、光盘、磁盘和工作笔记本等。资料形式包括原文、复印件、传真件、扫描件等的书面形式和电子版。物业公司签定聘用人员合同时，应进行保密教育，且在聘用合同里约定保密内容、措施、责任。调职、离职时，必须将自己保管的秘密文件资料，移交至物业公司党群综合部，切不可随意移交给其他人员。员工离开办公室时，必须将文件放入抽屉和文件柜中。第九条 物业公司党群综合部负责全公司办公用品采购需求的汇总、询价、采购、验收入库（分散采购或应急采购时与申请部门共同验收）、保管、发放和盘点；办公用品采购坚持保证品质优良，合理控制成本的原则；综合考量供应商，同质量价更低为优选的原则；采购物资及需求物资一致性的原则;廉洁自律,不贪便宜,不受贿的原则。第十条 物业公司党群综合部为公司图书管理的责任部门，负责图书采购、保管、借阅、催还等工作。党群综合部根据各部门图书需求，结合公司实际情况及员工业余爱好等，定期统一报批采购。购置图书（杂志）的品种和数量，应广泛征求有关部门的意见，由党群综合部汇总，党群综合部经理审阅后报分管领导审批。第十一条 物业公司党群综合部为公司车辆管理的责任部门，车辆的调度及维修保养由党群综合部委派一名车辆管理员统一协调。公务车原则上仅限用于物业公司领导用车和接待、公务出差接送、迎送外部宾客及相关要求专车接送的派遣，以及机关各部门日常工作用车。公车驾驶员须与公司签订车辆安全驾驶承诺书，必须具有良好的道德品质，注意个人的言行举止。遵纪守法，文明行车，维护公司形象。第十二条 党群综合部行政后勤管理工作的具体管理制定，参见党群综合部（xx版）相关规定、办法。第四章 公司印章、证照管理第十三条物业公司各类印章、营业执照、资质证书等是公司在经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，是公司开展物业服务的重要依据。第十四条 印章具有法律效力，是公司对外行文、签署合同、出具证明的有效依据，公司印章包括公章、合同专用章、人事专用章、法人名章、财务专用章、发票专用章、党委章、工会章、团委章、纪委章等。第十五条 物业公司印章管理指对以上各类印章在刻制、启用、颁发、保管、使用、废止、销毁等环节的管理。第十六条 物业公司印章管理原则：谁用印，谁申请；谁批准，谁负责；规范管理，责任到人。第十七条 物业公司营业执照、资质证书等重要证书原件由党群综合部保存和管理。京内分公司营业执照等重要证书的原件由物业公司党群综合部保存和管理。京外分公司营业执照等重要证书的原件由其分公司综合部自行保存和管理。第十八条 凡需使用物业公司营业执照、资质证书原件的单位和部门，必须按规定办理审批手续。填写总公司公章证照重要文件外借申请表，经由部门经理审核后，报部门分管领导审批后，报物业公司主管领导批准。第十九条 物业公司印章、证照具体管理、使用参见xx物业管理有限公司印章及证照管理办法（xx版）。第五章 公文处理管理第二十条 物业公司党群综合部是公文处理的管理部门，主管本单位的公文处理工作，并对下级单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。所属各单位综合部要指定一名领导分管公文处理工作，要有专职人员负责公文处理工作，人员应当相对稳定。第二十一条 物业公司公文管理范围主要指公司上报下发的各种文件、通知、资料等；上级来文、通知；同级来函、来文等。第二十二条 公文处理必需做到准确、及时、简便，公司公文由党群综合部统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档。第二十三条 公文处理管理工作参见xx物业管理有限公司公文处理办法（xx版）。第六章 档案管理第二十四条 物业公司党群综合部是物业公司档案管理的工作机构，对物业公司档案实行集中统一、分级管理。1.贯彻执行档案法和上级有关规定；2.负责对物业公司所属各单位的档案工作进行统筹规划、组织协调、监督和指导；3.负责指导物业公司机关各部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作，负责物业公司机关各部门的电子文件的归档、管理与利用工作； 4.负责档案的收集、整理、保管、借阅、鉴定、销毁和统计等工作；5.按时向集团公司移交重要档案，定期接收所属单位档案资料。第二十五条 物业公司应建立健全档案工作的组织领导体系，成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组。档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组组长由单位主管领导担任，成员由分管领导以及有关部门负责人担任。档案工作领导小组负责领导、监督和指导档案工作；档案鉴定工作领导小组负责定期组织开展档案鉴定销毁工作。第二十六条 档案管理具体工作参见xx物业管理有限公司档案管理办法（xx版）。第七章 公务接待管理第二十七条党群综合部是物业公司公务接待的主管部门，归口管理公司公务接待工作。第二十八条公务接待所属单位党政机关之间、公司系统内部上下级和同级单位之间开展公务活动时发生的接待活动。 第二十九条 各单位党综部为公务接待管理部门，应当会同有关部门加强对本级公务接待工作的监督检查。监督检查的主要内容包括： 1.公务接待规章制度制定情况； 2.公务接待标准执行情况； 3.公务接待经费管理情况； 4.公务接待信息公开情况； 5.内部接待场所管理使用情况。 第三十条 物业公司总部为满足自身生产经营需要开展的商务接待活动，按照xx物业管理有限公司总部员工履职待遇、业务支出管理办法及xx物业管理有限公司分公司负责人履职待遇、业务支出管理办法执行。 第三十一条 物业公司所属单位的具体公务接待活动参见xx物业管理有限公司公务接待管理规定（xx版）。第八章 固定资产管理第三十二条 物业公司的固定资产管理由财务部负责，党群综合部负责物业公司固定资产实物管理的各项业务工作，协助财务部管理好固定资产实物。 第三十三条 固定资产管理的内容包括：固定资产管理职责界定、固定资产划分标准与分类管理、固定资产计价管理、固定资产折旧管理、固定资产状态值准备管理、固定资产卡片和保管以及固定资产购置、修理、转移、转让、清查盘点、报废等管理工作。第三十四条 固定资产管理的主要任务是：建立健全固定资产管理制度，及时掌握各类固定资产的质量和使用情况，保障固定资产的安全、完整，提高固定资产的使用效益。第三十五条 固定资产管理坚持统一政策、分级负责与归口管理相结合的原则，做到责任到人，谁使用、谁维护、谁保管。第三十六条 固定资产管理具体工作参见xx物业管理有限公司固定资产管理暂行办法（xx版）。第九章 信息化管理第三十七条 党群综合部是物业公司信息化管理的归口部门。党群综合部配备信息管理员一名，负责定期对公司网络、系统软件、硬件检查维护，做好维护记录，对计算机硬件和软件可能出现的故障，应有防范、补救和排除等措施；负责机房的日常管理工作。负责对公司网络视频会议提供技术保障；负责物业公司对内对外网站的维护管理。物业公司领导召开的网络会议由党群综合部负责组织协调，专业、专题会议由主办部门负责组织协调，党群综合部协助视频会议的调试。第三十八条 信息化管理具体工作参见xx物业管理有限公司党群综合部管理办法（xx版）。第十章 附 则第三十九条 本制度由物业公司党群综合部负责解释。第四十条 本制度自印发之日起执行。