银行科技档案管理办法模版.docx

银行科技档案管理办法第一章 总则第一条 为了规范科技档案的收集、整理和管理工作，有效地利用和保存档案，为科技工作服务，特制定本办法。第二条 本办法所称的档案是指与信息系统有关的技术资料、业务申请、介质、正版软件及各类技术规范、制度、计划等材料。第三条 科技档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性、安全性和时效性。第二章 归档范围及归档要求第四条 科技档案的归档范围： （一）系统变更类申请、数据操作类申请、硬件网络类纸质申请等；（二）和科技相关的行内行外文件等材料；（三）磁带、软盘和光盘、加密机卡等电子介质；（四）应用系统方案的论证、设计、实施过程、程序编码等技术文档；（五）重要应用系统测试方案、测试记录、测试报告、操作说明；（六）接口文档、技术文档、程序设计文档、各种维护文档、重要操作步骤文档；（七）数据库、系统软件和应用软件的序列号和授权许可号码；（八）各种登记簿，包括机房运维日志、出入机房登记簿等；（九）项目、工程等工作总结；（十）重要会议内容及记录；（十一）工作请示、报告、批复；（十二）各种机器配置文件、设备驱动盘；（十三）其他归档材料。第五条 科技档案的归档要求：（一）在工作中形成的具有保存价值的归档材料，在工作完成后及时归档，开发周期长的项目，可分阶段归档；（二）归档的材料应该是原件(定稿)，特殊情况下为复印件，要求字迹清楚、工整，忌用字迹不牢固的书写工具如圆珠笔、红墨水笔、铅笔记录；（三）归档的书面材料需要装订成册的，要整理、装订成册后归档；（四）归档的光盘、磁带等需要刻录的材料，必须在载体上写明日期、名称等相关要素；（五）归档的材料，不得在页面上胡乱涂改、勾画、撕页和毁坏，要保持整洁。第三章 档案的管理第六条 科技档案是我行的重要资料，档案室、档案柜是保管档案的重要地方，为使档案得以安全保管，必须确定专人负责管理，切实遵守保密制度，做好档案的管理工作。第七条 每项工作、项目完成以后，根据项目工作总结、项目文档，归纳、总结出整个项目过程中的文档和相关技术文档。第八条 按照档案的内容和载体的不同制定统一分类方案，分类应保持前后一致，定期整理分类一次。第九条 档案保管人员在接收档案时，应进行审查，核对其正确性、真实性及完整性。第十条 档案要经常进行检查，发现问题及时处理，并向领导汇报情况，采取有效措施，保护档案的安全、完整。第十一条 建立档案统计电子目录，并定期核查可用性。第四章 档案的保管第十二条 档案要根据介质不同专夹或专柜保管，防止档案损坏、丢失，延长档案的寿命，维护档案安全。第十三条 做好档案的防盗、防水、防火、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防强光、防高温、防消磁等工作，存放重要档案的箱柜应结实牢固并加锁保护。第五章 档案的利用第十四条 档案的利用是档案管理的根本目的，档案管理人员要熟悉存档的情况，积极的做好档案利用工作。第十五条 建立健全档案借阅制度，根据档案的机密程度，履行不同审批手续，借出和归还档案时，档案管理人员应做详细检查，确定完好后，方可借出或入库保管。第十六条 调阅要求保密的档案材料，必须经科技发展部经理审批同意，并做好登记工作。第十七条 科技档案一般仅限档案室查阅，如确需借出，须办理借阅手续，明确借阅期限，借出时间应参考实际需要确定。外部人员调阅档案必须经科技发展部经理审批同意方可查阅，科技档案一律不向外单位人员借出。第十八条 调阅者需复印档案材料，必须经科技发展部经理批准后方可复印，并应妥善保管所复印的档案材料，不得遗失或转借他人。第十九条 调阅档案的人员要严格保密，不得向无关人员泄密被调阅档案的内容。第二十条 查阅档案要精心爱护档案资料，严禁拆卷、涂改、勾画、污损、撕页和毁坏。第六章 档案的保管期限第二十一条 科技发展部档案的保管期限分永久、15年、5年。第二十二条 保管期限为永久的有：（一）重要数据备份介质；（二）磁带、软盘和光盘；（三）重要文档的备份；（四）各应用系统方案的论证、设计、实施过程、程序编码等技术文档；（五）新业务需求软件开发需求、现有业务变更申请、数据修改申请、数据查询申请等；（六）接口文档、技术文档、程序设计文档、各种维护文档、重要操作步骤文档；（七）各种机器配置文件、设备驱动盘；（八）其他。第二十三条 保管期限为15年的有： （一）应用软件测试方案、测试记录、测试报告、操作说明；（二）工作请示、报告、批复；（三）其他。第二十四条 保管期限为5年的有：（一）各种登记簿，包括工作日志、机房日志、出入机房登记簿等；（二）重要会议内容及记录；（三）项目、工程等工作总结；（四）其他。第七章 档案的销毁第二十五条 对已失效过期的档案，要认真鉴定，仍有保留必要的，可以延长保管期限；确定应该销毁的，要编制销毁清册，办理销毁批准手续，销毁后将销毁清册永久保存。第二十六条 销毁时要有二人以上监销，并在销毁清册上签字。第二十七条 档案的销毁方法：(一)对于文字资料，原则上50页以下使用碎纸机粉碎，50页以上的采取安全焚毁的方法；(二）对于遭到机械损坏的存储介质，应采用消磁机消磁后废弃；（三）对于使用寿命已到，存储能力不稳定的存储介质，采用消磁机消磁处理废弃；（四）对于含有敏感信息的介质应采用低级格式化或专业软件重写，反复次数为三次，再进行粉碎。第八章 软件正版化的管理第二十八条 cc银行软件正版化的管理和使用应坚持统一政策、归口管理、责任到人、物尽其用的原则。cc银行的正版软件资产由科技发展部统一集中管理。设立档案管理员，负责正版软件的登记造册和介质的保管、备份与分发。第二十九条 科技发展部根据需求制定正版软件采购计划，并将软件采购费用纳入年度预算，确保软件正版化工作资金到位、措施到位、管理到位。cc银行加强软件资产管理，规范正版软件采购，确保正版软件在使用周期内的有效性。第三十条 科技发展部要建立规范的正版软件管理台帐，对各类正版软件进行登记。内容包括：软件名称、版本、来源类型、许可证（授权书）编号、有效期、供货商、价格、购买日期、安装及使用情况等。同时对有关的软件介质、说明书、使用许可证（或合同）等相关资料要由专人妥善保存。第三十一条 每年对我行软件资产情况进行清查，确保所使用的全部软件均为合法软件。第三十二条 防止任何可能侵犯软件知识产权的风险注意事项:（一）电脑内已安装未获授权的软件，应立即移除。（二）在购买计算机等设备时，已预装相关软件的，要查核该软件是否已获得适当的特许使用权，并取得有关的证书。（三）对以团体身份获得特许使用权的软件，需确保已安装的软件的数目没有超过已购置的软件特许权证书数目。（四）未经授权不得复制或更改软件。（五）因合法用途须对电脑程序做出备份的，不能侵犯版权。第三十三条 对于使用非法软件给cc银行声誉造成重大影响的，除追究相关责任人的法律责任外，cc银行还将追究相关负责人的行政责任。第九章 介质管理 第三十四条 存储介质一般包括：NAS、闪存、移动硬盘、数码相机、光盘、磁带、软盘和打印的媒体等，其中带磁介质保存期限为10年，纸质介质保存期限为15年，光盘介质保存期限为20年，在介质即将到期时，要做好数据转储工作，保障数据的可用性。第三十五条 存储介质处置原则：当不再需要时，介质应该按照正式的程序可靠、安全的处置，使敏感信息泄露给未经授权的人员的风险最小化。介质处置应考虑下列原则：（一）将所有的存储介质都安全的收集和处置； （二）信息介质处置前应该识别需要安全处置的项目；（三）销毁方式一般分为一般格式化、低级格式化、专业软件重写、粉碎。（四）对无敏感信息的介质作一般格式化即可，在保证质量的基础上重新分配和使用。（五）保存有敏感信息的存储介质应当得到安全的存放和处置。对于含有敏感信息的介质应采用低级格式化或专业软件重写，反复次数为三次，再进行粉碎。（六）应对含有敏感信息的存储介质的处置做出记录，以备审查。（七）销毁的介质在处理后宜保存三个月后再作处理。第三十六条 存储介质的离站运输（一）数据备份存储介质送出单位安全管理部门应安排专人负责运输，接收单位安全管理部门负责接收工作；（二）接收单位应填写数据借用申请表并交由送出单位安全管理部门带回并保管；（三）对于使用完毕后需要送回的介质，由使用单位安全管理部门安排专人负责运回送出单位，否则必须在使用后销毁，并邮件通知送出单位；（四）介质接收单位应在预期归还时间到期前归还借用介质，送出单位安全管理部门负责跟踪介质归还情况。 第三十七条 向可移动介质拷贝涉密信息，或将可移动介质带离cc银行需要获得科技发展部的批准，并记录存储的信息、用途、批准人、操作人等相关信息。 第三十八条 对能够重复使用的可移动介质需要重复使用，被授权操作者首先必须确认可移动介质中的涉密信息或重要信息已经安全清除，其次要严格控制在可移动介质的厂家指出的可重复使用的次数之内，确保其存贮信息的安全、可靠性。第三十九条 可移动介质的保管人应按介质要求的保存环境来保存含有涉密信息或重要信息的可移动介质，各部门应对含有涉密信息或重要信息的可移动介质妥善保管，防止丢失，有任何异常必须向部门负责人汇报，并根据部门负责人的指示对异常情况作相应的处理。第十章 附则第四十条 本办法适用于cc银行科技发展部，由cc银行科技发展部负责解释。第四十一条 本办法自制定之日起施行。