私募基金公司档案管理办法.docx

档案管理办法第一章 总则第一条 为规范公司档案管理流程，明确管理职责，提高管理效能，防范经营风险，特制定本办法。第二条 公司所有档案对外一律保密，资料承办部门或承办人须保证经办资料的完整，各种附件等备注材料一律不许抽取。第二章 档案的分类第三条 公司档案包括合同文件类、资产证照类、财务档案类、员工档案类、声像碟片类、其他类。1、合同文件类：存档于公司资料室，所有文件按照内部文件、外部文件、合同分类，用“年份-N/W/H-月份-0000”分类法存档。2、资产证照类：存档于公司资料室，包括公司营业执照、组织机构代码证、房产证、车辆所有权证等属于公司的固定资产资料。3、财务档案类：由财务部按统一财务档案要求管理，包括各类财务协议、凭证及各类审计监察资料等。4、员工档案类：存档于综合管理部，包括公司所有在职员工的应聘资料表、身份证复印件、学历证明复印件等。5、声像碟片类：存档于公司资料室，包括公司在各种经营、宣传等活动中形成的文字、图片、照片、录像片、录音带等，以及公司的重要数据备份。6、其他类：存档于公司资料室。第三章 档案的存档第四条 公司所有档案经审批生效后，由经办部门交资料室办理存档手续。第五条 所有资料存档前应由资料室管理员和存档人当面核对，包括资料的正本、附件、影像资料、领导的签字审批流程等，确保资料的完整性和准确性，核对无误后填写资料存档登记表进行存档。第六条 存档的合同应至少叁份，由经办人部门存档一份，公司资料室存档一份，财务部存档一份。所有存档经手人员必须签字确认，以免丢失。第七条 公司所有文件存档必须有电子档的编号，归档于相应的资料册电子文件夹中，电子档编号和纸质存档文件编号应保持一致。第八条 公司各部门须每月清理1次本部门的资料，已使用完毕的文件及资料即时存档资料室，不得以任何理由拒绝存档，不得据为己有或擅自销毁。第四章 档案的借阅第九条 由于档案的重要性，需借阅的员工须填写档案借阅登记表，所有档案原件原则上一律不得借出，借出复印件须由部门负责人签字确认，如有特殊情况需借出原件，须由总经理或授权人签批。档案管理员未经批准不得私自复印或将档案原件借出。第十条 借阅的档案应在五个工作日内归还，由于特殊情况不能归还的，需由借阅人办理续借手续，归还的档案应由档案管理员即时放回原编号位置。第十一条 借阅者必须爱护案卷，不准折叠、涂改、勾划等，不得损坏、丢失资料。第五章 档案的保密第十二条 档案管理员应随时保证档案存放整齐，下班前必须将所有档案收拾整齐存入文件夹或抽屉，并锁好办公室。第十三条 所有档案资料的经手人必须认真遵守保密原则，禁止在私人交往和信件中涉及资料机密，禁止在公共场所谈论资料涉及内容。第十四条 因工作需要经批准摘录或复制档案资料的，须妥善保管，用后销毁，如发生泄密问题，后果由经办人自负。第六章 附则第十五条 凡泄露公司档案信息并涉及公司商业秘密的，造成的经济损失由责任人赔偿。第十六条 违反本规定的行为，不予制止或加以隐瞒、包庇的，视情节轻重给予记小过、记过、记大过直至劝退等处分。第十七条 违反本规定，泄露公司绝密处以开除处分，泄露公司机密/秘密处以记小过、记过、记大过处分。第十八条 本文件由综合管理部负责解释、执行。第十九条 本管理办法自公司正式发布之日起生效。