进出口公司业务流程及说明-资产管理部-综合采购模版.doc

综合采购工作程序综合采购控制流程公司职能部门及生产企业提出采购申请及初步审批确定合格供应商名录查询供应商名录确定供应商和采购方式选择合适供应商退回供应商入库录入反馈供应商供货信息财务付款跟踪评价供应商供应商选择 实施采购资产部核查发票申请单位验收入库资产部部长终审及制作采购计划 采购询价 不同意是同意价格不合适 价格合适不合格 向采购人员 合格综合采购流程说明操作者业务操作内容控 制 要 求可能存在风险点/备注公司职能部门、生产企业计划员公司职能部门或及生产企业提出采购申请及初步审批1、 生产企业计划员依据本企业的需求情况认真查询本企业以及公司机物件库的库存物品后编制综合采购申请，并录入 大杨综合采购业务流程系统中，由企业职能审核人和企业经理审核确定。2、 公司各职能部门的综合采购申请录入 大杨综合采购业务流程系统中后由公司主管副总经理审核确定。申请单位未根据需求调整采购需求，造成出现库存积压或急需物品无法按时到货的情况。资产部部长采购申请终审并制作综合采购计划公司职能部门及生产企业审核后的综合采购申请，由公司资产部部长在大杨综合采购业务流程系统中制定综合采购计划。资产部部长供应商和采购方式的确定 1、公司资产管理部部长按照综合采购供应商字典，组织经过比价和商讨确定供应商并制定综合采购合同；对重要物品，供应商的确定须经公司主管副总经理和企业总经理审批。 2、综合采购供应商字典中的供应商不能购买的物品，公司资产管理部要积极考察联系供应商，并随时向公司主管副总经理汇报，以便信息相通，经评价、比价后再实施采购。综合采购员实施采购公司资产管理部采购员按照大杨综合采购业务流程系统中的采购合同负责与供应商联系，实施采购；重要物品和非常用物品的价格由公司主管副总经理审核后再采购。货品质量及交期存在误差采购申请人、仓库保管员采购物品的检验、签收、反馈采购的物品送到申请单位后，申请单位要对物品进行检验，物品符合要求时，在送货单上签收，办理入库手续并在大杨综合采购业务流程系统中确认到货；不符合要求的物品退回供应商，并及时将有关信息反馈公司资产管理部而且在大杨综合采购业务流程系统中确认。货品质量存在问题不能及时发现综合采购员、资产部部长核查发票并签字公司资产管理部采购员将当月采购的所有物品的发票（以增值税发票为主），于每月25日以前审核签字后交给公司资产管理部部长审核签字及申请单位材料会计核实确认，再交企业负责人签字，最后在申请单位财务部门付款。发票真实性存在误差综合采购员、资产部长如何寻找合格供应商 1 合格供应商的确定1.1 确定合格供应商的原则 1.1.1在品种、质量、价格以及服务同等的基础上，应优先选择本地供应商。1.1.2 同类产品，在选择供应商时，要同时考查生产厂家和中间商，以比较价格和服务，择优选择合格供应商。 1.1.3机物件采购以设备供应商提供的指定零配件供应商为主要采购目标。1.1.4 每一类物品的合格供应商不应少于三家，确定供应商时进行比价选定。1.2 供应商信息的收集、调查1.2.1 根据公司统一采购的四类物品，利用各种渠道广泛收集供应商的信息；收集的方式有：a)公司资产管理部采购员根据以往的供应商信息；b)通过电子网络、信函、展销会等多种方式获得供应商信息；c)公司各职能部门和生产企业的专业技术人员提供的信息。1.2.2 对欲长期合作的供应商，提供供应商信息的人员，应将供应商的企业性质、相关证件、经济实力、供货能力和品种以及服务质量等信息形成书面材料报送公司资产管理部备查；对临时采购供应商，不需要提供相关证件，只需验证其所开具发票是否合法。1.2.3公司资产管理部组织相关人员对新开发的供应商进行调查，根据调查结果填写供应商调查表。供应商提供虚假信息综合采购员、资产部部长、采购申请人、仓库保管员、公司或公司职能部门及生产企业的专业技术负责人供应商评价1公司资产管理部部长组织相关人员对各个供应商进行评价；参加评价的人员组合：a)资产管理部部长、公司资产管理部采购员。b)公司或公司职能部门及生产企业的专业技术负责人（生产、技术、设备、计算机等）。2 供应商评价主要是对本年度主要供应商的评审（具体见供应商评价汇总表），主要评价其供货的价格、质量及服务情况。3 将供应商评价的结果汇总后由公司主管副总经理审批，将其存档并录入大杨综合采购业务流程系统中，以便随时查询。4 公司资产管理部每年年末对现有合格供应商进行一次年度评价；对随时收集和调查的供应商可以随时组织评价和确定，确保合格供应商的质量。5公司资产管理部部长有权对出现以下问题的供应商取消其供应商资格：a) 提供的物品质量、价格和服务等出现重大问题。b) 提供的物品质量、价格、服务等多次出现小问题，经公司资产管理部多次沟通仍无改进。对供应商不能进行客观的评价，造成供应商评价结果不符实。