员工差旅费报销管理制试行人力资源薪酬管理_人力资源-薪酬管理.pdf

1 差旅费报销管理制度 为了加强公司的财务管理工作，统一各部门的报销程序，合理控制费用支出,结合公司的具体情况，特制定本制度。员工因工作需要，按领导指派到异地工作发生差旅费和生活补助费，执行本规定。本制度适用公司各部门所有员工。一、借款流程 个人填写“借款申请单”部门负责人审签财务审核主管副总经理审签（限额以上由总经理审签）财务部领款领款人签字 1、公司员工因公出差借款，由部门负责人审批后，报主管副总经理批准，然后报财务审核，方能借款。其中 2 万元以上的借款需经过总经理批准。2、借款申请单需注明出差地点、时间、出差人员、事由。3、5000 元以上借款需提前一天通知财务部备款。4、员工出差返回后，填写差旅费报销单，按规定的时间及审批手续到财务报销。5、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。二、差旅费报销流程 1、报销流程 员工粘贴票据、填写“费用明细单”、“差旅费报销单”部门负责人审签财务审核主管副总经理审签超标准或限额以上由总经理审签到出纳交回或补领款项 其中“费用明细单”同时以电子版形式报送。2、员工应与出差返回后5 个工作日内将报销单及粘贴好的票据交财务审核，每周一统一由领导审批后进行款项结算。超过1 个月以上的出差单据、假票据或不符合规定的票据，公司原则上不予以承担，由当事人自行负责。尤其是跨年费用 最晚不得超过年度结束后10 个工作日，否则财务结账后，费用由员工个人承担。3、员工事前向公司借款，在规定期限内无故不办理报销/还款手续的，公司有权从员工工资中扣除欠公司款项。三、差旅费报销标准 2 地区 交通工具 住宿费 市内交通费 餐费 其他费用 出差补助 北京、上海、深圳广州等一线城市 实报实销 350 元/晚 无（到机场火车站除外）60 元/天 实报实销 80 元/天 省会城市 实报实销 240 元/晚 无（到机场火车站除外）50 元/天 实报实销 80 元/天 二线城市及以下 实报实销 180 元/晚 无（到机场火车站除外）40 元/天 实报实销 80 元/天 1、交通工具 允许乘坐的交通工具：飞机经济舱、火车硬卧及以下、动车二等座、汽车。8 小时以内应乘坐火车，飞机票不予报销；白天乘坐火车时间6小时以下的应买坐票，卧铺不予报销。达到乘卧铺标准而乘硬座者，可将差价70%补助出差者。员工超标准乘坐交通工具，需事前经领导同意，报销时由领导在票据上签字后方可报销。员工省内短途出差应乘坐火车或者汽车，出差自行开车的，油费及过路费报销标准以同程火车或汽车票费用标准加上适当的市内交通费为限，超过部分自行负担。2、住宿费 住宿费按照实际住宿天数在标准以内凭发票报销，实际发生额未达到住宿标准金额的，不予补偿，超标准部分由个人负担。住宿发票均要求是正规税务发票，所有收据、白条一律不得报销。同一项目多人同时出差的，两个同性别人员应享受一个标准（双人）间住宿标准。由对方接待单位安排住宿或者公司在出差所在地有办事处并能解决住宿的，公司不再报销住宿费。财务人员有权对有疑议的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询，如发现虚假处以报销金额两倍罚款。3、市内交通费 员工因项目外勤出差应选择工作地附近的宾馆住宿。出差期间从住宿地到机场或火车站之间的出租车费用据实报销，其他原则上不得报销。特殊情况需由领导在票据上签字后方可报销。特制定本制度员工因工作需要按领导指派到异地工作发生差旅费和生活补助费执行本规定本制度适用公司各部门所有员工一借款流程个人填写借款申请单部门负责人审签财务审核主管副总经理审签限额以上由总经理审签财务部领款上的借款需经过总经理批准借款申请单需注明出差地点时间出差人员事由元以上借款需提前一天通知财务部备款员工出差返回后填写差旅费报销单按规定的时间及审批手续到财务报销借款未还原则上不得再次借款逾期未还借支转为务审核主管副总经理审签超标准或限额以上由总经理审签到出纳交回或补领款项其中费用明细单同时以电子版形式报送员工应与出差返回后个工作日内将报销单及粘贴好的票据交财务审核每周一统一由领导审批后进行款项结算超过3 对非同一次乘车却出现票号相连的现象，将不予报销；对于弄虚作假者，将给予票据金额两倍的罚款。4、餐费 餐费原则上采用额度内据实报销形式，超过标准部分自行负担，且需要有发票方可报销。由对方接待单位或公司安排就餐的，公司不再报销。出差参加会议，会务费中含有食宿费的，不再给予补贴。对于弄虚作假者，将给予票据金额两倍的罚款。5、其他费用 出差期间发生的其他费用由领导审批后，凭发票报销。公司一般员工出差期间发生的业务招待费用原则上不予报销，若确属工作需要应事前向领导电话申请，报销时在背面注明：招待对象、人数、地点、招待原因等。由领导在票据上签字后方可报销。同时按比例（早餐 20、午餐或晚餐 40）扣减出差人当天的餐费报销额度。公司副总经理及以上人员业务招待费用，应根据“合理需要”的原则，与企业的业务经营无关的客户，不能招待或不能用公款招待，其他费用也不能支出。6、出差补助 出差补助 80 元/人/天，以实际住宿天数为基础计算。早上 8：00 点以前出发，同时，返回时在 20:00 以后到达的可增加一天补助费用，上述时间以交通工具票据载明时间为准。短途出差当天出发、当天返回的，不计算出差补助。7、员工在本市内因项目出外勤，应乘坐地铁、公交车等公共交通工具，无特殊情况或紧急情况，不予报销出租车票。若遇特殊情况或紧急情况确实需要报销出租车费的，应在发票背后注明出发地、目的地、外出原因、人数，并由领导在发票上签字后方可报销。四、票据粘贴 1、原始凭证有效性的规定（1）报销人应取得真实合法的原始凭证。（2）有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。（3）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；特制定本制度员工因工作需要按领导指派到异地工作发生差旅费和生活补助费执行本规定本制度适用公司各部门所有员工一借款流程个人填写借款申请单部门负责人审签财务审核主管副总经理审签限额以上由总经理审签财务部领款上的借款需经过总经理批准借款申请单需注明出差地点时间出差人员事由元以上借款需提前一天通知财务部备款员工出差返回后填写差旅费报销单按规定的时间及审批手续到财务报销借款未还原则上不得再次借款逾期未还借支转为务审核主管副总经理审签超标准或限额以上由总经理审签到出纳交回或补领款项其中费用明细单同时以电子版形式报送员工应与出差返回后个工作日内将报销单及粘贴好的票据交财务审核每周一统一由领导审批后进行款项结算超过4 （4）邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；（5）发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实。财务部门有权核实，虚假发票一律不得报销。（6）如因报销人员提供发票不符合税务机关规定，导致公司多缴纳税款及罚款的，责任由报销人承担，公司有权从个人工资中扣除。2、费用报销单填写及票据粘贴要求：（1）报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；（2）差旅费报销单、原始凭证粘贴单均为A4纸的一半。（3）差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）；（4）各票据应均匀贴在粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；（5）若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列粘贴；（6）报销单据类型相同的，应尽量粘贴在一块，并按时间先后排列。如住宿费；飞机（含相应保险费发票）、火车、汽车票；公共交通工具票、出租车票；餐费；其他等。（7）报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；（8）报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；（9）报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销。（10）必须将正式发票与非正式票据（白条、收据）分别粘贴、审批。不可将收据（或白条）混入正式发票中共同粘贴，对于混同粘贴的单据要求退回重新填写、审批。五、其他事项 1、丢失的票据一概不报销，经共同出差的人员证明，经领导签字，可酌情支付，且仅限于飞机、火车、住宿费票据。其他票据丢失的，一律个人负担。2、员工利用出差之便回家探亲以及办理其他个人私事的，需提前向公司说明，其绕道发生的交通费由个人承担，在家期间不享受出差补助，相应的食宿费也不再报销。3、出差途中除因病或遇意外灾害，或因工作实际需要，事先电话联系请示批准延时外，不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销差旅费外，并依情节轻重论处。特制定本制度员工因工作需要按领导指派到异地工作发生差旅费和生活补助费执行本规定本制度适用公司各部门所有员工一借款流程个人填写借款申请单部门负责人审签财务审核主管副总经理审签限额以上由总经理审签财务部领款上的借款需经过总经理批准借款申请单需注明出差地点时间出差人员事由元以上借款需提前一天通知财务部备款员工出差返回后填写差旅费报销单按规定的时间及审批手续到财务报销借款未还原则上不得再次借款逾期未还借支转为务审核主管副总经理审签超标准或限额以上由总经理审签到出纳交回或补领款项其中费用明细单同时以电子版形式报送员工应与出差返回后个工作日内将报销单及粘贴好的票据交财务审核每周一统一由领导审批后进行款项结算超过5 4、以上各项借款，原则上前款不清，后款不借。5、员工出差期间遇有节假日，出差后不予补休。6、本制度适用公司各部门所有员工。7、除上述列明的项目外，其他费用一律不得报销。六、附件 1、借款申请单 2、差旅费明细 3、差旅费报销单 特制定本制度员工因工作需要按领导指派到异地工作发生差旅费和生活补助费执行本规定本制度适用公司各部门所有员工一借款流程个人填写借款申请单部门负责人审签财务审核主管副总经理审签限额以上由总经理审签财务部领款上的借款需经过总经理批准借款申请单需注明出差地点时间出差人员事由元以上借款需提前一天通知财务部备款员工出差返回后填写差旅费报销单按规定的时间及审批手续到财务报销借款未还原则上不得再次借款逾期未还借支转为务审核主管副总经理审签超标准或限额以上由总经理审签到出纳交回或补领款项其中费用明细单同时以电子版形式报送员工应与出差返回后个工作日内将报销单及粘贴好的票据交财务审核每周一统一由领导审批后进行款项结算超过