合同控制程序人力资源劳动合同_人力资源-劳动合同.pdf

合同控制程序 合同控制程序 合同控制程序 目 录 序号 内 容 名 称 页数 1 适用范围 3 2 职责 3 3 程序要求 3 4 相关文件 9 5 质量记录 9 1 适用范围 适用于对顾客要求识别、对产品要求评审及与顾客沟通。2 职责 2.1 销售科销售员和驻外办事处销售员负责识别顾客需求与期望，组织有关部门对产品需求进行评审，并负责与顾客沟通。2.2 质检科负责评审对产品质量要求检测能力。2.3 生产、供应部负责评审产品生产能力及交货期，以及负责评审所需物料采购能力。2.4 特殊合同由主管销售厂长组织有关部门共同评审。2.5 技术科负责评审产品设计。3 程序要求 3.1 顾客需求识别 销售科销售员以及驻外办事处销售员负责识别顾客对产品需求与期望，围适用于对顾客要求识别对产品要求评审及与顾客沟通职责销售科销售员和驻外办事处销售员负责识别顾客需求与期望组织有关部门对产品需求进行评审并负责与顾客沟通质检科负责评审对产品质量要求检测能力生产供应部负责评负责评审产品设计程序要求顾客需求识别销售科销售员以及驻外办事处销售员负责识别顾客对产品需求与期望合同控制程序根据顾客规定订货要求如合同草案技术协议草案及口头订单等必要时填写在订单要点记录表中用户要求中包确要求但预期或规定用途所必要产品要求这是一类习惯上隐含潜在要求厂为满足顾客要求应作出承诺顾客没有规定但国家强制性标准及法律法规规定要求对产品要求评审接受合同或订单之前销售科销售员应对已识别顾客要求及厂确合同控制程序 根据顾客规定订货要求，如合同草案、技术协议草案及口头订单等必要时填写在订单要点记录表中用户要求中，包含：3.1.1 顾客明示产品要求，包括产品质量要求及涉及可用性、交付、支持服务（如运输、保修、培训等）、价格等方面要求；3.1.2 顾客没有明确要求，但预期或规定用途所必要产品要求。这是一类习惯上隐含潜在要求，厂为满足顾客要求应作出承诺；3.1.3 顾客没有规定，但国家强制性标准及法律法规规定要求。3.2 对产品要求评审 3.2.1 接受合同或订单之前，销售科销售员应对已识别顾客要求及厂确定附加要求，组织相关部门对合同产品要求实施评审；驻外办事处销售员对已识别顾客要求和本厂址确定附加要求通知销售部相关销售员，由销售部相关销售员组织相关部门对合同产品要求实施评审。3.2.2 评审 3.2.2.1 产品要求评审应在合同签定之前进行，应确保：A产品要求（包括顾客要求和厂自行确定附加要求）得到规定；B顾客没有以文件形式提供要求时(口头订单)，顾客要求在接受前得到确认；C与以前表述不一致合同或订单要求（如报价单）已予以解决；D厂有能力满足规定要求。3.2.2.2 合同分类 A常规合同：对公司定型产品所订合同；B特殊合同：常规合同以外所有销售合同，包括有定型产品要求改进 围适用于对顾客要求识别对产品要求评审及与顾客沟通职责销售科销售员和驻外办事处销售员负责识别顾客需求与期望组织有关部门对产品需求进行评审并负责与顾客沟通质检科负责评审对产品质量要求检测能力生产供应部负责评负责评审产品设计程序要求顾客需求识别销售科销售员以及驻外办事处销售员负责识别顾客对产品需求与期望合同控制程序根据顾客规定订货要求如合同草案技术协议草案及口头订单等必要时填写在订单要点记录表中用户要求中包确要求但预期或规定用途所必要产品要求这是一类习惯上隐含潜在要求厂为满足顾客要求应作出承诺顾客没有规定但国家强制性标准及法律法规规定要求对产品要求评审接受合同或订单之前销售科销售员应对已识别顾客要求及厂确合同控制程序 合同。3.2.2.3 销售科销售员负责将订单要点记录表交相关部门进行评审。(驻外办事处签订合同由相关销售员负责将订单要点记录表交相关部门进行评审)。3.2.2.4 评审流程图(见附图)3.2.2.5 我厂主导产品(气源产品)，经过十多年生产销售，在工艺技术、工艺管理等各方面均见相当成熟，故以“常规产品批量合同评审”代替每一个常规产品合同评审。常规产品批量合同评审条件：A.该合同属于“常规产品目录”里记载产品。B.每一个合同型号、规格、品种不超过“常规产品批量评审最高订货限额一览表”所规定最高订货限额。C.必须同时符合以上两个条件才能属于常规产品批量合同评审范围。3.2.2.6 常规产品批量合同评审具体办法：A销售员在签订合同前，应核对“常规产品目录”，对照合同里产品是否与“常规产品目录”里所记载产品相一致。B若合同里产品与“常规产品目录”里所记载产品一致，销售员应对核对“常规产品批量合同评审最高订货限额一览表”检查合同里产品有否超过规定最高订货限额。C经核对后，若合同符合 4.2.2.5 条件时，说明该合同属于常规产品批量合同评审范围，销售员将合同交销售部长、相关部门部长评审确认签名。3.2.2.7 若销售员与顾客签定合同与“常规产品目录”所列常规产品有某一技围适用于对顾客要求识别对产品要求评审及与顾客沟通职责销售科销售员和驻外办事处销售员负责识别顾客需求与期望组织有关部门对产品需求进行评审并负责与顾客沟通质检科负责评审对产品质量要求检测能力生产供应部负责评负责评审产品设计程序要求顾客需求识别销售科销售员以及驻外办事处销售员负责识别顾客对产品需求与期望合同控制程序根据顾客规定订货要求如合同草案技术协议草案及口头订单等必要时填写在订单要点记录表中用户要求中包确要求但预期或规定用途所必要产品要求这是一类习惯上隐含潜在要求厂为满足顾客要求应作出承诺顾客没有规定但国家强制性标准及法律法规规定要求对产品要求评审接受合同或订单之前销售科销售员应对已识别顾客要求及厂确合同控制程序 术参数或型号规格不符，或者订货数超出最高订货限额时，则不能列入“常规产品批量评审”范围，销售员必须将其视作特殊合同来进行评审。3.2.2.8 若驻外办事处销售员接到常规产品合同信息时，应将信息及时反馈到销售部部处，由销售部长按 3.2.2.53.2.2.7 有关规定进行合同评审。3.2.2.9 对特殊合同，由经办销售员或销售部部长填写合同评审表及交技术部评审产品制造能力及设计能力，然后将合同评审表交由生产供应部评审产品生产能力、交货期和所需物料采购能力，再交质检部评审产品质量要求检测能力，以上各部门均签名确认后，将合同评审表报销售副厂长批准。3.2.2.10 对于口头订单(如电话订货)，经办销售员负责将相关内容填入工矿产品购销合同中，经双方确认(可用传真件、电话记录等方式确认)，并执行 3.2.2.53.2.2.7 相关条款规定。3.2.2.11 在评审过程中，若评审人员对产品要求中有关内容提出问题或修改建议时，由经办销售员负责与顾客联系，征求其书面意见。3.2.2.12 销售部负责保存订单要点记录表、合同及其他相关文件。3.3 合同签订和实施 3.3.1 对产品要求评审后，由经办销售科销售员或驻外办事处销售员代表公司与顾客签订工矿产品购销合同。3.3.2 合同签订后，销售部负责将相关文件，根据各部门需要发到相关部门，作为生产、采购、检验和出货等依据。3.3.3 销售部负责合同执行监督，根据需要及时将信息与顾客沟通。3.4 合同管理 围适用于对顾客要求识别对产品要求评审及与顾客沟通职责销售科销售员和驻外办事处销售员负责识别顾客需求与期望组织有关部门对产品需求进行评审并负责与顾客沟通质检科负责评审对产品质量要求检测能力生产供应部负责评负责评审产品设计程序要求顾客需求识别销售科销售员以及驻外办事处销售员负责识别顾客对产品需求与期望合同控制程序根据顾客规定订货要求如合同草案技术协议草案及口头订单等必要时填写在订单要点记录表中用户要求中包确要求但预期或规定用途所必要产品要求这是一类习惯上隐含潜在要求厂为满足顾客要求应作出承诺顾客没有规定但国家强制性标准及法律法规规定要求对产品要求评审接受合同或订单之前销售科销售员应对已识别顾客要求及厂确合同控制程序 产品销售合同签订后，销售员应将原始合同交合同管理员，由合同管理员对合同评审程序进行审核，并进行合同登记和发放合同编号，然后进行电脑记录，并作常规产品合同评审台帐记录和原始合同归档保存。3.5 产品要求变更 3.5.1 产品合同修订 3.5.1.1 如果有合同修订要求时，在修订确认前都应经过评审，评审方法按3.2.2 进行，评审完毕后由销售员填写“合同修订(撤销)表”，报销售副厂长(或其授权人)审批。3.5.1.2 当合同修订要求得到销售副厂长(或其授权人)认可审批后，由销售部负责将“合同修订(撤销)表”归档保存，并将更改合同传递到有关部门。3.5.2 产品合同撤销和中止 合同撤销和中止应符合有关法规规定并经销售厂长(或其授权人)批准，具体办法是：3.5.2.1 销售部接到合同撤销和中止信息时，填写“合同修订(撤销)表”，报销售厂长(或其授权人)审批。3.5.2.2 销售厂长(或其授权人)审批后，由销售部将审批“合同修订(撤销)表”交合同管理员进行合同记录注销。3.5.2.3 由合同管理员将合同撤销和中止信息传递到有关执行部门。3.6 销售部和驻外办事处负责与顾客沟通 3.6.1 在产品售出前及销售过程中，销售部和驻外办事处应通过多种渠道(如广告宣传、走访老用户、拜访经销商和设计院等)向顾客介绍产品，回答顾客咨询，并予以记录。围适用于对顾客要求识别对产品要求评审及与顾客沟通职责销售科销售员和驻外办事处销售员负责识别顾客需求与期望组织有关部门对产品需求进行评审并负责与顾客沟通质检科负责评审对产品质量要求检测能力生产供应部负责评负责评审产品设计程序要求顾客需求识别销售科销售员以及驻外办事处销售员负责识别顾客对产品需求与期望合同控制程序根据顾客规定订货要求如合同草案技术协议草案及口头订单等必要时填写在订单要点记录表中用户要求中包确要求但预期或规定用途所必要产品要求这是一类习惯上隐含潜在要求厂为满足顾客要求应作出承诺顾客没有规定但国家强制性标准及法律法规规定要求对产品要求评审接受合同或订单之前销售科销售员应对已识别顾客要求及厂确合同控制程序 3.6.2 根据需要将合同执行情况随合同进展反馈给顾客，包括产品要求方面更改，要与组织内部相关部门及顾客协调一致。3.6.3 产品售出后，要搜集顾客反馈信息，妥善处理顾客投诉，以取得顾客持续满意，执行顾客满意度调查表有关规定。3.6.4 产品售出后三包期内若因设备故障需要上门进行维修或需要上门对设 备进行调试，销售部销售员或调试维修服务员应填写产品调试报告并签名确认后交顾客加具评语或建议，然后交销售部、质检部收集汇总。4 相关文件 4.1 合同评审表 4.2 工矿产品购销合同 4.3 产品送货单 4.4 产品调试报告 附图：围适用于对顾客要求识别对产品要求评审及与顾客沟通职责销售科销售员和驻外办事处销售员负责识别顾客需求与期望组织有关部门对产品需求进行评审并负责与顾客沟通质检科负责评审对产品质量要求检测能力生产供应部负责评负责评审产品设计程序要求顾客需求识别销售科销售员以及驻外办事处销售员负责识别顾客对产品需求与期望合同控制程序根据顾客规定订货要求如合同草案技术协议草案及口头订单等必要时填写在订单要点记录表中用户要求中包确要求但预期或规定用途所必要产品要求这是一类习惯上隐含潜在要求厂为满足顾客要求应作出承诺顾客没有规定但国家强制性标准及法律法规规定要求对产品要求评审接受合同或订单之前销售科销售员应对已识别顾客要求及厂确合同控制程序 销售科经办销售员或销售科长组织相关部门对产品要求进行评审签定合同无销售副总经理批准否有无不确定条款？是否常规合同？识别顾客需求准备合同草案销售科经办员或驻外办事处销售员与顾客洽谈合同意向有是否有批量评审？无是与顾客协商解决 围适用于对顾客要求识别对产品要求评审及与顾客沟通职责销售科销售员和驻外办事处销售员负责识别顾客需求与期望组织有关部门对产品需求进行评审并负责与顾客沟通质检科负责评审对产品质量要求检测能力生产供应部负责评负责评审产品设计程序要求顾客需求识别销售科销售员以及驻外办事处销售员负责识别顾客对产品需求与期望合同控制程序根据顾客规定订货要求如合同草案技术协议草案及口头订单等必要时填写在订单要点记录表中用户要求中包确要求但预期或规定用途所必要产品要求这是一类习惯上隐含潜在要求厂为满足顾客要求应作出承诺顾客没有规定但国家强制性标准及法律法规规定要求对产品要求评审接受合同或订单之前销售科销售员应对已识别顾客要求及厂确