会议管理办法制度..docx
会议管控管理办法(试行)第1章总则第1条为规范公司或者机构会议管控管理，提高会议质量，使会议务实, 沟通迅速，确保会议有关内容及议定事项落实到位，特制定本办法.第2条 本制度规章适用于公司或者机构规定的定期会议及各种专题会 议.第2章组织与职责第3条 公司或者机构会议，归纳为4类：(1)公司或者机构级会议：总经理办公会、党政联席会、党委会、 公司或者机构职工代表大会以及各种专题会议，应报请总经理批准后， 由相关机构部门负责任组织召开.(2)专业会议：系全公司或者机构性的技术、业务综合会(如经济 活动分析会、生产技术会、生产调度会、安全工作会等)，由分管副总 经理批准，主管业务机构部门负责任组织.(3)机构部门工作会：各机构部门召开的工作会，由各机构部门负 责任人决定召开并负责任组织.(4)班组会议：由各支部或班组负责任人决定并主持召开.第4条上级或外单位在本公司或者机构召开的会议(如现场会、 报告会、办公会、座谈会等)由办公室受理安排，有关业务机构部门协 助做好会务工作.第3章会议安排与工作程序第1节会议安排第5条例会的安排为避免会议过多或重复，公司或者机构正常性的会议1律纳入例会 制，原则上按例行规定的时间、地点、有关内容组织召开.例行会议安排 如下：(1)行政技术会议：1 .总经理办公会：研究、部署生产、经营、行政工作，讨论决定公 司或者机构的重大问题.2 .公司或者机构职工代表大会：总结全年工作情况、部署新的1年 工作任务，表彰奖励先进集体、某工作有关人员个人.3 .经济活动分析会：汇报、分析公司或者机构计划执行情况和经济 活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露问题，提出改进措施， 提高公司或者机构经济效益.4 .安全工作会：汇报、总结安全生产工作情况，分析处理事故，检查 分析事故隐患，研究确定安全防范措施.5 .技术工作会(含生产技术准备会)：汇报、总结当月技术和日常 生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解 决有关技术问题的措施方案.6 .生产调度会：调度、平衡生产进度，研究解决各机构部门不能自 行解决的重大问题.7 .机构部门办公会：检查、总结、布置工作.9 .支部、班组会：检查、总结、布置工作.10 .班组班前会：对前1天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意 事项.(2)各类代表大会：1 .职工代表大会.2 .党员代表大会、工会会员代表大会、团员代表大会.(3)民主管控管理会议：公司或者机构民主生活会.第6条其它会议的安排凡涉及多个机构部门负责任人参加的会议，均须于会议召开前由召 集单位经机构部门或分管副总经理批准后，方可召开.第2节工作程序.第7条 会议组织者的责任(1)会议发起人和主持人1 .确定会议目的；2 .确定会议议程及参会有关人员，审核会议通知；3 .控制会议节奏与进度,把握会议重点不偏离主题；4 .掌握会议时间；5 .确保会议不受干扰，主动处理解决“干扰性”行为；6 .会议结束前提出未完成事项，分配工作任务，相关要求责任明晰，完 成期限明确具体；7 .会议纪律的监督执行；8 .会议决议或对策实施效果跟踪验证.(2)通知人的责任1 .拟订会议通知(内含会议议程)，发送至各参会机构部门或有关人 员；2 .会议因故取消或延迟，至少提前半小时通知相关有关人员.(3)记录人1 .组织参会有关人员签到；2 .现场记录会议有关内容(文字记录)；3 .会议纪要的整理、报批，并发送至指定有关人员；4 .检查、协调和跟进会议执行状况；(4)参会有关人员1 .事前准备相关会议资料；2 .遵守会议纪律；3 .会后传达会议精神并进行工作安排、付诸行动；第8条会议准备和相关要求(1)议题准备各类型会议召开前均要拟定会议议题，通知与会有关人员，各机构部门 要围绕议题做好充分准备，需要通过会议向相关领导汇报和请示的问题，要 有明确具体的方案或意见，避免会议时间过长.(2)会前协商会议议题,凡涉及其它多个机构部门的，事先要进行会商，取得1致意见, 避免会议限于争执不休局面.(3)资料准备会议召开前需就会议议题收集、整理有关资料，必要时可列简要的书 面提纲，并在会前提前半天以上送至与会有关人员，便于与会有关人员阅读 并准备意见.(4)拟好会议议程会议举办方就会议的有关内容，拟定出会议议程，并按照会议议程展开 会议.(5)落实会场会议召开前要提前落实会场(备好多媒体、坐位、座签、茶具茶水、 水果等).(6)发言要点参加会议有关人员汇报工作、讨论问题，其发言要围绕会议议程和主 要议题，简明扼要，条理清楚.(7)与会有关人员要准时到会,不得无故缺席或中途退场.第9条会议纪要与督查(1)会议记录人在会议结束后形成会议纪要，总经理办公会会议纪要 报总经理批准后，发送至与会有关人员；各种专题会议报分管相关领导批 准后，发送至与会有关人员，同时抄送总经理.(2)会议决议执行人在收到会议纪要后，必须严格执行决议，逐项落实. 决议落实有关人员负责任检查相关有关人员落实决议或有关工作的完成情 况，并向会议主管机构部门汇报.第10条会议纪律规定(1)与会有关人员准时到会，并在会议签到表(见附件1)上签到， 否则按缺席处理；(2)会议发言应言简意赅，紧扣议题；(3)属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言；(4)参会有关人员在会议期间不随意走动、交头接耳；(5)会议召开期间，与会有关人员遇突发事件急须处理时，应通知会议 负责任人；(6)需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下 发言；(7)参会有关人员因突发事件不能准时参加或缺席时，至少提前半小 时通知会议负责任人，或委托职务代理人参加；(8)与会有关人员会议期间将手机关机或将手机调为振动，会议期间 禁止接听联系方法方式，如有紧急事情处理，需到会场以外的地方接听；(9)会议记录为公司或者机构的机要档案，保管有关人员不得擅自外 泄，其调阅应严格按公司或者机构保密制度规章的有关规定执行.第4章附则第101条 本办法由办公室负责任解释.第102条本办法自颁布之日起施行.附件：1.会议签到表2.总经理办公会会议议题审核或者签字或盖章表会议签到表会议主题地点组织会议 机构部门主持人会议召开 时间姓名机构部门到会时间姓名机构部门到会时间总经理办公会会议议题审核或者签字或盖章表提请议题提请单位 （机构部门）负责任 人议 题 内 容简 要 说 明附 件分管相关领导 意见
