沟通和信息交流控制程序.docx

沟通与信息交流控制程序文件编号：WG-ESP-05版本号：A/0编 制：审 核：批 准：版本号更改记录简要生效时间.1、目的为在本司建立有效的信息沟通渠道，确保将管理体系要求的相关信息及时对内/外作出交流, 相关方的信息得到及时收集、传递和处理，维护管理体系的正常运行，规范信息交流以及内 部外信息的畅通，特制订本程序。2、范围适用于公司就管理体系的内/外部信息交流。3、职责与权限3. 1总经理/管理者代表：3.1.1 管理体系相关法规信息的接收、传递和宣导；3.1.2 公司经营计划、管理方针、目标的宣导；3.2 人力资源部：3. 2.1内部员工申诉、反馈、改善意见的信息的接收、处理及回馈；4. 2.2与环境、职业健康安全有关的内外部相关方意见的接收、传递和管理；5. 2.3与内部员工、当地政府、医院、工会其他外部相关方，关于环境、职业健康安 全等方面的信息沟通。3.3 市场部：3. 3.1与客户有关的合同、订单、产品信息和顾客回馈信息的接收、传递和处理；3. 3.2外部发生的不合格与生产、品质、工程等相关部门的沟通；3. 3.3客户有关危害物质过程控制方面的信息的接收、传递和管理；3.4采购部：3. 4.1与外部供方有关质量、环境、社会责任方面要求的信息的传递、收集和沟通；3. 4. 2与外部供方有关危害物质过程控制方面信息的传递和沟通；3. 5品质部：3. 5.1与产品质量相关的要求及异常信息的接收、传递和处理；3. 5.2与供货商有关危害物质过程控制方面的信息的倡导、传递和管理；3. 5. 3管理体系相关法律法规、标准的收集、传递。3.6 工模部、工程部：产品要求信息的接收、传递和处理；3.7 其他相关部门：各部门之间工作相关事宜沟通。4、定义4.1 外部相关方：泛指客户、供应商、加工商、服务商、外协厂、认证机构、检测机构、 环保主管机关及社会团体等。4.2 管理体系：指我司已建立的IS指我司IS01400K IS045001管理体系。5、程序内容可以是口头、公/通告、标识牌、电子邮件、腾讯通、微信或书面联络单等其它常用 的通讯及宣传工具。5. 2信息交流的分类5. 2. 1信息交流可分为内部信息交流和外部信息交流。内部信息交流指公司内部各部门、各层次间的交流和沟通。5. 2. 3外部信息交流指公司与上级环保部门、政府机关、相关方、供应商、客户等等 之间的信息交流和通报。5.3内部信息沟通5. 3.1管理体系信息传递宣导：5. 在公司管理层会议上，总经理'管理者代表对相关的质量、环境、职业 健康安全相关法规和政策的变更，公司战略目标、经营计划、方针、 目标及总体要求传达至各部门。6. 人力资源部、品质部将收集到的适用的质量、环境、职业健康安全法 律法规和其他要求，通过邮件通知、文件发布、平台共享的方式传达 至各部门和员工。7. 人力资源部和各部门选用适当方式（教育训练、早（例）会、海报、学 习园地、公告、小卡片等），宣达公司管理体系方针、目标及管理方案 及质量、环境、职业健康安全相关法令规定，以使公司全员了解。8. 3. 1.4在年度总结大会上，总经理组织对公司业绩、目标达成、环境监测、 职业危害评价、合规性评价、内外审结果等情况予以通报。9. 管理体系文件建立、更新后，文件制/修订部门需对相关部门人员进行 培训、宣导。文控中心将审批后文件上传至0A公共平台，以便各部门 查阅。5. 3.2员工意见收集和处理公司设立员工意见箱，收集员工的咨询、质疑、投诉建议和意见，积极推动内 部各阶层人员为公司持续改善提出建议，同时提倡对提案意见进行奖励制度， 以此激发全员参与管理体系。5. 3.3日常工作沟通员工日常内部工作沟通，可以通过邮件、腾讯通、电话、会议、微信、面对面 交流等方式。5.4外部信息沟通5. 4. 1与第三方机构的沟通5. 4. 1. 1环境和职业健康安全检测：人力资源部负责联络第三方有资质的机构 对公司废水、废气、噪音及职业健康危害因素进行检测，每年至少一 次。5. 4. 1.2危险废弃物、生活垃圾、化粪池处理：人力资源部联络外部专业机构 定期处理。培训：人力资源部联络外部机构，组织员工进行急救员、义务消防队 员、安全管理员、化学品管理员、保安等培训。体系认证审核：品质部体系负责与第三方机构对我司进行体系各体系 首次认证审核、监督审核的联络沟通。5.4.2 与政府机构、医院及社会团体的沟通1. 4.2. 1人力资源部负责是公司联络政府机构、医院及社会团体的对外窗口， 负责环评、环批、消防验收报告、员工居住证、保险等业务的办理。5. 人力资源部及时将政府机构、环保局的环保要求、通知公告等相关信 息收集、传递给公司各部门。6. 4. 2. 3人力资源部联络与预约当地的预防保健所安排员工进行职业健康体 检。7. 4. 2. 4人力资源部负责接收并处理外部相关方的环境投诉建议，将处理结果 交付总经理'管理者代表确认，并将处理结果告知原提案单位或人员。5.4.3 与供应商、加工商、服务商的沟通5. 4. 3. 1采购部按体系要求将相关方环境、职业健康安全、物料质量、环保要 求传达至供应商、加工商、服务商，并与供应商、加工商、服务商签 订质量、环保、环境、职业健康安全等方面的声明或协议。同时要识 别出需重点施加影响的相关方并形成需重点施加影响的相关方一览表：a）公司的主要供应商（年购买金额达到人民币100万或以上）；b）与公司的重要环境因素或危险源相关联的、可能造成重大环境污染事 故或安全事故的服务承包商（如危废回收商、劳保用品供应商等）；c）所有在公司内部从事工作的和其它综合评定认为必须对其施加影响的 相关方。6. 4. 3. 2供应商、加工商、服务商对我司的投诉、建议可通过官方网站留言， 反馈给我司。7. 4. 3. 3采购部和品质部与供应商通过邮件、电话、微信、传真等方式进行沟通，以确保物料质量要求等到满足。5.4.4 与客户的沟通：5. 4. 4.1本公司确保有能力按客户规定的语言和方式进行沟通与联络，包括使用 客户规定的口头/文字语言、管理语言、待业通用/习惯语言、计算机 软件、窗体格式等。6. 4. 4. 2市场部、工程部、品质部通过电话、邮件、会议、微信、拜访等方式与 客户进行以下事项的沟通：a）合同、订单、协议及其修改的信息；b）产品的信息，包括产品认证、设计开发、交付、技术、质量要求等；c）顾客回馈（包括抱怨）的信息；d）有关危害物质过程控制方面的信息；e）不合格产品的信息；f）客户审核方面的信息；g）客户财产的信息，如客供物料、客户资料、客户仪器设备等。h）沟通还包括顾客满意、售后服务等事项。5.5信息的管理上述各职能部门负责保留相应的内、外部沟通记录，具体记录名称参阅相关的程序文 件和作业指导书。6.使用表单6. 1需重点施加影响的相关方一览表