公司文件编号管理制度办法.docx

公司文件编号管理制度办法 1.总则 1.1.制定目的 使本公司文件编号治理合理化、制度化、标准化。 1.2.适用范围 本公司文件编号之治理，除另有规定外，悉依照本方法处理。 1.3.权责单位 (1)总务部负责本方法制定、修改、废止之起草工作。 (2)总经理负责本方法制定、修改、废止之核准。 1.4.文件类别 格外来文件、内创文件两种： (1)外来文件包括公文、商务信函、传真资料、E-mail等。 (2)内创文件包括内部联络文件、内部业务文件等。 2.文件编号治理 2.1.编号原则 本公司文件的分类编号治理分为五码，前两码为大写英文字母，后三码为流水阿拉伯数字。 2.1.1.第一码 第一码代表文件类别。 (1)A代表外来文件。 (2)B代表内部文件。 2.1.2其次码 其次码代表文件部门。 (1)A代表有关总务部门之文件。 (2)B代表有关人事部门之文件。 (3)C代表有关会计部门之文件。 (4)D代表有关财务部门之文件。 (5)E代表有关营业部门之文件。 (6)F代表有关生产部门之文件。 (7)G代表有关技术部门之文件。 (8)H代表有关品质部门之文件。 2.1.3.第三码 第三码代表年度别09。 2.1.4.第四码 第四码代表月别0112。 2.1.5.第五码 第五码代表序号流水码001999。 2.2.编号治理 总务部收文件后，对文件进展统一登记编号治理后，始得处理。 公司文件编号治理制度方法2 1.目的 为了加强公司文件的标准化治理，便于文件的识别、追溯和掌握，标准存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。 2.适用范围 适用于公司文件的编号治理和掌握。 a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、效劳等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。 b)其他文件：包括公司规章制度、治理文件、合同协议、传真等; c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。 3.编号方法 3.1技术文件编号：YS-AA-YYMMZZNN YS：公司名称缩写 AA：部门名称 YYMMZZ：年月日 NN：流水号 3.2其他文件的编号 3.2.1公司规章制度和治理文件 公司规章制度和治理文件的编号格式为：YS(AA)-TT-YYMMZZNN AA：大写英文字母，部门，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该局部编码省略; 如该文件是部门内部治理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。相应的部门如下： 行政部：XZ 预算部：YS 设计部：SJ 选购部：CG 工程部：GC 资料部：ZL 财务部：CW TT文件类型： 1.规章制度RR，指公司公布执行的各种规章制度; 2.质量治理文件QS，公司运转过程中的各类文件和记录。 YYMMZZ：年月日 NN：流水号 例如：考勤治理制度的文件编号为：YS(XZ)-RR-13120901，表示2023年12月9日公布的考勤治理制度，适用于公司全体人员的规章制度。 3.2.2合同协议 合同协议的编号格式为：YS(HT)-TT-YYMMZZNN TT：合同类型 CG-选购合同 HZ-合作协议 LD-劳动合同 GC-工程合同 QT-其它合同 YYMMZZ：签订合同的年月日 NN：合同流水号 3.2.3传真 发出的传真编号构造为：YS(AA)-R/S-YYMMZZNN AA：部门名称 R表示收到传真，S表示发出传真 YYMMZZ：表示日期 NN：传真流水号 传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规章进展命名，并且与外来文件一起治理。 例如：YS-GC-R-20231209-01(表示在2023年10月12日收到的第一份工程文件传真)。 4.编号治理 全部文件由资料部统一治理。 除附件流水号起始值为1外，其余文件流水号起始值均为01。 全部文件流水号在每年1月1日自动归零。 公司文件编号治理制度方法3 第一章总则 第一条为使我公司体系文件治理合理化、制度化、标准化，制定本规定。 其次条公司各部室体系文件编号，除另有规定外，均依本规定执行。 第三条办公室负责本规定制定、修改、废止的起草工作。 其次章治理内容 第四条本公司的体系文件按四层体系文件进展编号，即规章制度、岗位职责、操作流程和表格。编号由五码组成：前两码为英文字母，第三码为罗马序号，后两码为阿拉伯数字。 第五条编号说明： (1)第一码：代表物业公司即JBWY (2)其次码：代表文件部门即： A代表办公室 B代表人事培训部 C代表督导室 D代表效劳中心 E代表工程部 F代表经营部 G代表保安部 H代表环卫部 I代表园艺部 (3)第三码：代表文件类别 代表规章制度类 代表岗位职责类 代表操作流程类 代表表格类 (4)第四码：代表流水号001-999 (5)第五码：代表文件下发年度如：2023 第六条由办公室确定文件编号方法，各部门按确定编号方法进展统一编号、整理后由办公室统一装订成册。 第七条各部门体系文件均按此规定编号，如有未按此规定编号或编号错误，每惩罚款50元。 第八条以上条款执行状况由督导室负责跟踪检查，检查周期为每季度一次，发觉问题准时上报公司领导后由人事培训部按规定进展相应惩罚。 第三章附则 第九条本规定自下发之日起执行，其他相关规定如与本规定相冲突，以本规定为准。 第十条本规定由办公室负责解释。 拓展阅读： 公司文件治理制度 1目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之标准化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、公布、归档等文件治理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件治理的标准化、制度化、提高公司文件治理的有效性和适应性。结合公司实际工作状况，特制定本制度。 2适用范围 适用于公司各类文件的起草、审查、审批、公布、执行、修改、废止和备案。 3定义 3.1文件：公司文件是在公司治理过程中形成的具有执行效力和标准体式的文书，是公司各项工作开展和进展相关活动的重要依据和工具。 3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进展掌握。随时保持有效版本的文件。 3.3非受控文件：不受更改/修订的掌握，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。 3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进展相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业标准、客户要求等)。 4职责 4.1公司人事行政部是公司文件治理的归口部门，负责文件治理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监视。 4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的治理。 4.3文件编制、审批、公布的权责 4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。 4.3.2治理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、治理文件。 4.3.3人事行政部为公司文件标准化统筹治理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、公布、汇总。 5文件分级分类 5.1文件分级 5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、标准组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。包括但不限于公司员工手册、经营治理标准等。 5.1.2二级文件：标准各专业职能治理、效劳标准治理等方面的文件。 5.1.3三级文件：各职能治理、效劳标准等详细实施的作业指导流程及相关技术文件、操作规定、标准、工程治理文件、公文等，包括详细的作业方法和标准。 5.1.4四级文件：表格、表单类文件，凡记录作业结果所用的表格等。 6文件编号、标识与掌握 6.1文件编号：Microsof1公司名称+部门+文件名称+文件挨次号+时间 注：各部门 部门代码部门代码部门代码部门代码 6.2文件的标识与掌握 文件分受控与非受控两种,在治理体系运行的有关场所应用的文件及供应给审核机构的文件为受控文件,以编号为受控标识;如因其他目的供应给客户的文件为非受控文件，不作标识; 长期有效的文件予以编号和标识，掌握其发放，回收作废失效版本; 一次性或短时间有效的文件过期自然失效，以其标题、日期作为标识，不必跟踪回收其过期版本。 7文件编制、审核、批准和公布 7.1行政文件与治理性文件的编制与审批 (1)公司级行政性文件：公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营治理、技术、生产、薪资福利、奖惩等重要打算的通知/通告，由人事行政部负责编制。 (2)公司级治理性文件：如人力资源治理制度、技术文件治理制度、财务治理制度，由各部门依本制度4.3条负责编制。 (3)各部门行政性文件：各部门因部门治理及工作开展所需求公布的通知/通告，由相关职能部门负责编制。 (4)公司及各部门全部行政性文件审核由人事行政部填写公司内部业务便签，部门负责人审核，常务副总批准、批阅和签发。 (5)公司及各部门全部治理性文件的审核由人事行政部填写文件批阅签发单，部门负责人审核，常务副总批准、批阅和签发。 7.2文件归档、发放、保管 7.2.1文件归档 (1)经审批后的文件，人事行政部负责填写“文件/记录名目”，并且将电子档和纸张文件同时归档。 (2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管。各部门的“文件/记录名目”应定期予以更新，并将复印件交人事行政部编制/更新公司受控文件清单。 7.2.2文件发放 公司受控文件、记录由人事行政部负责按以下范围发放： (1)治理手册、程序文件和公司治理文件下发至各部门; (2)作业文件、记录下发至使用文件的相关部门; (3)各个部门都要使用相应文件、记录的有效版本，人事行政部准时收回作废文件;行政办公室拟定文件发放登记表按上述规定范围发放文件,并注明发放数量，填写发放编号，并由领用者签名。 (4)文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在文件发放登记表中签名。 7.2.3文件保管与借阅 (1)文件保管：全部经批准公布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清楚易于识别。 a、行政文件正本、治理文件存放在人事行政部。 b、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。 c、外来文件正本依文件分类存放于档案室及相应的文件接收部门。 (2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件治理人员应建立“文件借阅登记表”，治理文件的借出和归还。 (3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采纳密码进展爱护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进展操作。 (4)文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。 7.3文件的更改与回收作废 7.3.1文件更改 (1)当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施详细更改工作，文件更改必需符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进展同步更改。 (2)文件更改的起草、审核、批准由原文件起草、审核、批准部门/人员按负责填写文件更改/评审单并实施更改。 (3)文件修改内容较少时，可以采纳划改、换页的方式进展更改;单文件更改超过三次或更改较大或公司组织构造、治理体系发生重大变化时应进展换版。 (4)公司文件更改状态按版本号为A版(B、C、D等)/修改状态为0(1、2、3、4等)依此编号。版本号与更改状态之间的关系为：每版文件同一版本内可以允许修改10次，即修改状态号最高是10，当超过10次时，文件换版，即由A版升为B版，以此类推。特别状况下，换版不受此限制。 (5)文件更改内容必需准时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施状况有文件归口部门进展检查，并确认更改效果。 (6)公司鼓舞各部门及人员在使用文件时准时发觉文件的问题，提出文件更改意见。 7.4文件的作废与销毁 (1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件公布时，原文件应作废收回，作废的原版文件由人事行政部按原发放数量回收，并登记标明回收日期。 (2)文件作废或换页换版时，对已回收的作废文件由行政办公室准时销毁，并记录在文件销毁(留用)记录表中，若需保存作废文件时要在文件上标注“作废”字样。 (3)各类文件的保存期按档案治理制度的规定执行。 7.5外来文件治理 7.5.1外来文件接收与归口 (1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的治理方法、制度、规定等外来文件，由人事行政部统一收集治理，并建立外来文件清单。 (2)外来文件由接收部门或形成文件部门归口治理。 (3)外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后，交由相关部门传阅执行，履行完毕后，由执行部门记录执行状况，交档案室备档。 7.6保密文件的治理 7.6.1保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进展治理，隐秘信息以载体形式归档后，交由档案室负责治理。 7.6.2保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则： 文件密级发放、传阅范围 绝密公司核心领导、肯定信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让其知悉的对象 机密公司部门负责人以上人员，机密信息形成部门的相关人员及公司领导认为需要让其知悉的对象 隐秘公司部门主管级以上人员，隐秘形成部门的相关人员及该部门认为需要让其知悉的对象