采购管理制度供应商调查与选择办法采购进度跟踪与控制.docx

采购管理制度全文目录第一章采购管理总则第二章采购人员与岗位职责2第三章 采购日常工作管理2第四章供方调查与选择3第五章采购合同管理5第六章供方跟踪与控制6第七章供方评估6第八章违规责任7第九章附则7第一章采购管理总则第一条：为了加强采购业务的管理和监督，合理安排采购批量，降低采购成 本，提高经济效益，特制定本制度。第二条：本制度所指的采购业务范围包括：药品、医疗器械、医疗耗材、宣传 广告用品、低值易耗品、生活用品、办公用品、修理用配件、通讯设 备、电子设备、交通运输工具等的采购。第三条：为了便于分类管理和分层负责，将采购物料分为五大类：A类、药品；B类、医疗器械；C类、宣传广告用品；D类、低值易耗品、生活用品、办公用品、修理用配件及医疗耗材等；E类、通讯设备、电子设备及交通运输工具等。第四条：根据前条分类、采购的管理层次可区分为：A、B类为主要监管对 象；C类为次要监管对象；D类为一般监管对象；E类视具体情况， 由单位主管指定专业人员配合采购部门组成专门采购小组进行采购。第五条：采购原则：适质、适价、适时、适量、适地。一、 适质：采购的物料适合本单位质量要求。二、 适价：物有所值，按质论价。价格的决定必须经过下列程序进 行：询价 比价 议价 定价。精品文档精心整理采购计划编制注意事项采购计划要避免过于乐观或保守，应注意的事项有：(1 )公司年度目标达成可能性。(2 )销售计划、生产计划之可行性和预见问题。(3 )物料需求资讯与BOM、库存状况之确定性。(4 )物料标准成本之影响。(5 )保障生产与降低库存之平衡。(6)物料采购价格和市场供需之可能变化。3.采购预算编制规定3 . 1一般原则(1 )采购预算分为用料预算与购料预算。(2 )财务部负责提供上年度材料单价、次年度汇率、利率等各项预算基准。(3 )本年底预计库存中之可用材料应计人次年度之用料预算，但不列入购料预算；次年度 预计库存不列入用料预算，但应列入购料预算。(4 )购料单价特殊物料外，应以年度成本降低目标预估(如以上年度平均采购单价之95% 计算)。3 . 2用料预算(1 )物控人员负责次年度生产用料之各月预算明细的编列。(2 )用料单位负责低值易耗品、间接物料和资本支出预算明细的编列。(3 )同类物料不必细分(如不同颜色之塑料米)而以总用量预算。(4 )物料之损耗率应计入用料预算，但应以年度损耗率目标制订，一般可略高于标准损耗 率而低于上年度平均损耗率，低于或等于年度损耗率目标。(5 )财务部负责汇总工作。3 . 3购料预算(1 )采购部负责次年各购料预算明细之编列。(2 )购料预算应考虑采购前置期、付款方式、库存状况。(3 )购料预算应以付款月份为编列依据。(4 )购料预算应考虑安全库存与最大库存，符合年度库存周转率之目标。(5 )购料预算应考虑分批采购、一次采购之优劣和市场单价趋势。4 .附件附件GB01-1材料采购计划附件GB01-2采购现金预算表精品文档精心整理附件GB01-1材料采购计划NO ：材 料 名规格单位全 年 采 购 量单价金额每月采购计划1月2月3月4月5月6月数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额数量金额精品文档精心整理日期：审核/日期:批准/日期:制：采购现金预算表序 号物料 类别一月二月三月四月五月六月新 购预付到期新 购预付到期新 购预付到期新 购预付到期新 购预付到期新 购预付到期贬确认：审核：填表:三、 适时：依照请购单要求及时购进，即能保证物流顺畅，又对采购 成本起到稳定的控制作用。四、适量：依预算来控制采购批量。五、 适地：同等条件的应就近选择供应商。第六条：管理目标：勤于市场调查，精通谈判技巧，严守商务，保持高效廉 洁，增强成本观念，确保质优价廉。第二章采购人员与岗位职责第七条：采购部组成人员：部门主管、内勤人员、市场调查员、采购员。各单 位可根据具体情况视采购业务量的大小决定。第八条：岗位职责：一、 部门主管：1、 对采购部门人、事、物进行有效地管理，使之保质保量完成上级 下达的各项任务。对所属人员进行工作分工、业务指导和业绩考核。2、 根据请购物料的缓急轻重妥当安排采购时间，合理调度采购人员，有效控制采购费用，切实做到优质价廉。3、 负责供方纠正措施要求的追踪，提出供方等级评定的初审报告。根据需要初审推荐新供方。4、 根据授权对外签订采购合同。二、 内勤：根据掌握的调查资料，建立供方档案，采购进度监控、合 作供方追踪评鉴，内业资料整理，配合品检、仓储、财务等相关部门 办好检验入库和报帐手续。三、 市场调查员：对所有“候选供方”进行市场调查。并提供“供方调查评鉴表”及其他调查材料（含样品），协助采购。四、采购员：根据主管安排及时保质保量完成各项采购任务。依照规 程到供方实地看货或取样并进行议价，在权限范围内签订合同或订货 单，办理退货，协助市场调查。第三章 采购日常工作管理第九条：采购人员必须严格遵守公司的规章制度。严守商务秘密，遵循职业道德，不得随意泄露内部资料（包括物料的来源、价格、结算方 式、验收标准、技术参数以及供方的阿单位名称、地址、电话、 联系人等内容）给新的供应商或第三方。第十条：采购人员必须努力钻研业务，提高专业水平，掌握市场动态，熟悉 谈判技巧，树立成本观念，增强时效意识。做到：业务上成竹在 胸，作风上踏踏实实，行动上雷厉风行，处事上稳重严谨。不假 公名而谋私利，不因私嫌而损公益。第十一条：采购B、E类物资时，应要求供方提供制造商出具的证明其物资 完全符合规定要求的合格证书或其他适用的证书，同时还应取得 安装、使用说明书和其他技术资料的原件。上述资料必须交给 单位档案管理员统一管理，不得直接交给使用人员。第十二条：供方提供的发票（或收款收据，下同）应加盖公章，票面必须载 明如下内容：时间、品牌（或制造厂商）、规格型号、公制单 位、单价、数量、金额。报帐时应注明供方详细地址、联系人、 电话号码等。对于提供的发票字迹模糊不清，内容不全，当事人又无法作出合理的书面说明的，财务不予报销。当事人应在两天内负责取回有 效发票，因此而增加的一切费用不得报销，由当事人自行承担。第十三条：零星物料的采购，应视请购部门所需的缓急程度，由采购部门负 责人作出合理安排。当地采购时间（从接单到入库）不应超过6 各小时，非急需物料应视情形统一集中采购。第四章供方调查与选择第十四条：供方应具备的基本条件：一、 诚实守信的企业经理人;二、 优秀的企业领导班子； 三、稳定的基层员工队伍； 四、现代化的机器设备； 五、先进的技术；六、完善的管理制度；第十五条：供方的调查内容：一、经营者：即经营者的经营理念和接受新观念、新知识的程度、竞争策 略、经营手法。二、管理人员：素质及人数。三、技术能力：各项专业技术能力。四、机器设备状况：机器设备的产能及品质实力。五、原料供应：原料供应是否稳定。六、品质管制：品管组织、品管制度、检验仪器、统计资料。七、财务状况：投资规模、产能、销售额、利润率。八、管理制度：各项规章制度是否齐全，并被彻底执行。第十六条：建立供方档案：候选供方调查档案、合作供方跟踪。一、候选供方调查档案：市场调查员将通过各种渠道（如传媒、供方电函及 实地考察等）获取的候选供方调查资料（参见“供方调查评鉴 表”）和样品，经过去粗取精后，交给内勤人员归类建档，已备后补之 用。调查的附加内容：公司简介、企业法人营业执照、组织结构图、 品管组织图、各类标准认定书及许可证，并附带各类证件的复印 件。二、合作供方跟踪档案：采购内勤人员将合作供方在执行过程中的供货情 况，做出如实跟踪评鉴记录（包括品质、价格、结算方式、及时交 货、准确计量、纠正措施、售后服务等），以备年底综合评定之依 据。第十七条：供方的选择步骤：一、推荐供方：采购部门根据建立的候选供方调查档案，推荐“候选供方名 单”给相关权限主管，属长期大量供应的物料，每种应有3家以上 的候选供方。二、供方初审：权限主管根据采购部门推荐的候选供方名单及调查档案，进 行供方初审。三、深入调查：经权限主管初审通过的候选供方，由市场调查员负责进行供 方调查和评鉴，必要时对公司可派遣相关人员协助市场调查员依 “供方调查评鉴表”的内容做实地考察。并将“供方调查评鉴表” 和其他调查材料上报权限主管以便复审评定。四、评选决定：1、A、B类物料的供方必须经评选小组多数成员通过决定，此类供方应保 持稳定（一般情况至少保持一年）。没有通过的请其继续改进，予 以保留机会。2、C、E类物料的供方由单位主管决定，此类供方应保持相对稳定。3、D类物料的供方由采购部门决定（特殊情况除外），此类供方可随机选 择。五、不良筛选：“A类供方”应慎重选择，不可随意更换。一般情况于每 年底进行一次总结，不符我方要求者及时予以淘汰。个别的“A类 供方”若在年中确实配合欠佳或改善不力，急需撤换者，同样须经 过评选小组同意后方可撤换。新供方替补方法与上述步骤相同。第五章采购合同管理第十八条：A、B、C类物料原则上须与供方签订采购合同；E类物料视具体情 况，由权限主管决定是否签定合同；D类物料非特殊情况一般不用 合同。第十九条：购销合同一般应具备以下内容：一、购销双方全称或性命（个人要写明身份证号码）、地址、电话、传 真、开户银行和帐号。二、合同签订的日期和地点。三、合同标的技术条件、质量要求、验收标准。四、物料名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额（包括大 写）。五、包装要求。六、制造厂家或品牌。七、履行期限、交货地点和方式。八、运输方式及途中损耗的处理规定。九、价格条件（是否含税价）、贷款支付方式和各种附带的费用承担 规定。十、违反合同责任。十一、合同发生争议时的解决办法。十二、其他特定条款。第二十条：议价：经过规定程序评定的供方，即由采购人员依照授权程度，负责与供方进 行接洽。全权代表可最终决定价款并正式签约生效；若非全权代表，应将初步谈判结果形成文字上报权限主管最终决定。第二十一条：签订合同：经公司授权的人员，依据采购员初次商议的价格及洽谈的合同条款草 案，参照市场现状、同行的价格水平及本单位历史资料，最终决 定价款并正式签订购销合同。合同原件应交给单位档案管理员归类建档。相关管理部门（采购、财务 等部门）以复印件备案。第六章供方跟踪与控制第二十二条：采购进度的跟踪：一、事先跟踪：1、单件跟催：在采购物料预定的进料日（抵达本公司仓库的日期）5天前 进行提示。2、定期跟催：订货较多，且分批交货的供方，每周提前以传真（或电 话）预先提示供方按期交货。二、进度落后的措施：因客观原因造成无法按预定计划进料的，采购 人员应及时通知相关部门。第二十三条：质量控制：采购人员应按照供方评估及质量控制分类表规定对所购物料采 取适当的控制方式、确定控制程度。A、B、E类物资经检验发现不合格者，应无条件退货；C、D类 物料经检验虽略有瑕疵但仍可使用者，采购人员应协助仓管员先 进行隔离处理，同时立即通知供方采取补救措施，避免因此而影响 正常业务的开展。供方拒绝采取纠正措施，或采取的纠正措施不力，最终无法达 到合同规定要求者，采购部门应及时呈报权限主管建议终止与该供 方的业务关系。第七章供方评估第二十四条：定期追踪评鉴：内勤人员每月应根据合作供方的合作执行情况， 定期作出追踪评鉴并形成文字记录存档，作为年终综合评定之依 据。第二十五条：年末综合评定：采购部门对合作供方每年末进行一次综合评定， 将评定结果记录在供方审核表中。评定内容包括：品质、价 格、结算方式、及时交货、准确计量、纠正措施、售后服务等， 评定结果分为A、B、C三级，A级供方下年度继续合作，B级供 方暂时保留，但应促其达到A级标准。C级供方予以淘汰。第八章违规责任第二十六条：违规责任追究：一、采购员违规操作情节较轻尚未造成经济损失者，受次给予罚款人民币 30元；再次违犯同一条款者给予罚款人民币60元。二、采购员违规操作造成经济损失者，除给予行政处分外，应负相应的赔 偿责任。三、因采购员受贿而造成货物质量低劣或价格不适，致使公司蒙受经济损 失者，除给予开除处分外，还应全额赔偿经济损失。触犯刑律者 送交司法部门依法惩办。其他人员违反本制度者，比照本条款规定追究当事人的违规责任。第二十七条：各单位采购部门主管负责对本制度的贯彻落实进行有效监管，并 对违规事实进行文字记录。作为考核采购人员晋升、降职、奖励 和惩罚的依据。第九章附则第二十八条: 第二十九条: 第三十条：本制度由董事会授权财务管理部负责制订和解释，修订时亦同。 本制度若有欠详之事项，可依公司即时发布的补充规定办理。本制度自年 月 日起执行。博生医疗投资集团西北公司董事长:二00六年十二月一日精品文档精心整理 束购管理制点 采购计划与预算文件编号：GB01 版本号： 生效日期：共页第页1 .总则1 . 1制定目的为制定采购计划与预算编制流程，配合公司预算制度的推行，特制定本规章。1 . 2适用范围本公司每年度之采购数量计划资金预算，除另有规定外，悉依本规章处理。1 . 3权责单位(1 )总经理室负责规章制定、修改、废止之起草工作。(2 )总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。2.采购计划编制之规定2 . 1采购计划的作用编制采购计划有下列作用：(1 )预估用料数量、交期、防止断料。(2)避免库存过多、资金积压、空间浪费。(3 )配合生产、销售计划之达成。(4)配合公司资金运用、周转。(5 )指导采购工作。2 . 2采购计划之编制销售计划(1 )公司于每年年底制订次年度之营业目标。(2)业务部根据年度目标、客户订单意向、市场预测等资料，作销售预测，并制订次年度 销售计划。2.2. 2生产计划(1 )生管部根据销售预测计划，本年度年底预计库存及次年度年底预计库存，制订次年度 之预测生产计划。(2 )物控人员根据生产预测计划，BOM、库存状况，制订次年度之物料需求计划。(3 )各单位根据年度目标，生产计划预估次年度各种消耗物品的需求量，作成预估计划。2. 2. 3采购计划(1 )采购部汇总各种物料、物品之需求计划。(2 )采购部编制次年度采购计划。精品文档可编辑的精品文档