物资部工作制及流程办公文档工作总结 _办公文档-事务文书.pdf

物资部管理制度 第一章 物资部外部采购流程 第一节：市政、水利、房建工程项目工程物资采购流程 1.1 项目部申报流程：1.1.1 根据施工生产计划对物资使用需求，提前一周以上（5万元以上为 2周 10 日，20 万元以上为 1 个月 3周），编制书面工程物资采购计划申请。1.1.2 物资采购计划申请内容包括：申请原因、品种、规格、数量、进场时间、交接地点等。1.1.3 经项目经理（或由不在场项目经理授权的总工代行该职权）对计划申请审 核无误，上报公司主管部门。无论是否授权，全部责任均由项目经理承担。1.1.3.1 工程物资采购计划申请审批流程：项目部经营（审计）部工程公司分管副总经理工程公司总经理集团执行 总经理（或董事长）。1.1.4 有关以上 部门核准会签物资采购计划申请 后，物资部门方可实施采购。1.1.5 项目部完成编制书面物资采购计划申请后，应当先通过电子版或扫描版形 式群发：总经理、分管副总、经营（审计）部、物资部、财务部指定邮箱。之后 书面上报。以便于公司询价、审核、审批、备款、督办等各项准备工作同步开展。1.1.6 以上部门必须在 1当日（5 万元以上为 21 天，20万元以上为 32日）内审 批结束，并转到物资部执行采购。1.2 物资部采购流程：1.2.1 物资部在 3日（5万元以上为 75日，20万元以上为 2周 10日）内完成询 价比价任务，必须综合考虑：质量及样品，价格，付款方式，运费以及供货商信 誉记录等。询比价对象不得少于三家供货商。完成向财务部提报 物资采购资金 计划表。1.2.2 現结价格不得超出挂账价格的 80%，挂账定义：材料费可挂账在 180 日以 上（90 日以上累计支付不超过 50%）。未达到挂账条件的支付方式均视为現结。1.2.3 财务部在 1当日（5 万元以上为 21 天，20万元以上为 32日）内作出明确 答复，并做好资金准备。1.2.4 物资部在收到财务部资金准备和审计部审核的答复后 3日内（5 万元以上 为 73 日，20 万元以上为 21 周）完成 会签和采购订单或协议。其中要求 经营部 对订单或协议的审核时间为当日（5万元以上为 2 天，20 万元以上为 3 日）。订 单及协议完成后，应于实际支付/供货前复印并分发项目部、财务部等相关部门。采购员前往发货/提货/到货地点全程监督管理材料质量、规格、数量、包装等 各项内容细心装车安全运输等各项采购环节。1.3 物资部是监督管理供货商履约的第一责任人；项目部和分管部门是对供货商 到货时间、到货数量、到货质量监督管理的直接责任人。费用报销单或入 账通知单上，项目部、分管 部门副总 和物资部责任人的签字，视为责任部门对 供货商履约情况的认可。1.3.1 供货商履约情况分为“全部合格、部分扣减、部分收留、整车拒收”等，由项目部第一时间阐明意见同时报分管副总和物资部，重大情况应及时上报至工 程公司总经理和集团执行总经理（或董事长）。1.4 项目部零星物资采购，且一周之内采购同类物资累计在 500 元以内的采购业 务，可以与 直接分管部门分管副总、总经理打招呼后自行就近采购。付款/提货 前应短信征求物资部价格意见。1.5 特殊紧急情况下，项目经理电话直接请示总经理，集团执行总经理（或董事 长），项目部后补审批采购和会签流程。付款/提货前 1 日（5 万元以上为 2 天，20万元以上为 3日）应短信征求物资部意见。短信内容包括：采购原因、品种、规格、数量、进场时间、交接地点，价格、付款方式、交通运输及包装方式，供 货商姓名、电话、装车地点等信息。第二节：绿化工程项目苗木采购工作流程 2.1 项目部申报流程：2.1.1 根据施工进度计划对苗木需求，提前一周编制书面苗木采购计划申请。进 度节点前总采购量在 5 万元以上视为大宗采购，计划应提前 2 周，20 万元以上 应提前 1 个月编制。2.1.2 苗木采购计划申请内容包括：申请原因、新栽或补栽或其它、苗木名称、苗木规格（高度、胸地径、冠幅、土球、品级等）、数量、进场时间、交接地点 等；以及参考价格、苗商姓名、电话、装车地点等信息。2.1.3 经项目经理（项目经理不在或经授权总工代行该职权）对拟采购事项审核 无误，上报直接分管部门、总经理、集团执行总经理（或董事长）核准。2.1.4 有关部门核准后，物资部门方可实施采购。2.1.5 项目部完成编制书面物资采购计划后，应当先通过电子扫描版形式群发：总经理、物资管理部、工程部、财务部指定邮箱。便于公司寻价、审核、审批、备款、督办等各项准备工作同步开展。2.1.6 苗木采购计划申请的公司审批流程：项目部工程部工程公司总经理集团执行总经理（或董事长）。2.1.7 以上部门必须在一个工作日内审批结束，并转到物资采购部执行采购。2.2 物资部采购流程：2.2.1 物资部 3 日（5 万元以上采购为 7 日）内完成询价比价任务，必须综合考 虑：质量及样品/照片，价格（含运费），付款方式，以及供苗商信誉记录等。询 比价对象不得少于三家供货商。完成向财务部提报物资采购资金计划表。2.2.2 現结价格不得超出挂账价格的 80%，挂账定义：苗木费可挂账在 90 日以上（其中 30 日以上累计支付不超过 50%）。未达到挂账条件的支付方式均视为現结。2.2.3 财务部 1 日（大宗采购为 3 日）内作出明确答复，或做好资金准备。2.2.4 物资部在收到财务部资金准备和集团执行总经理（或董事长）审核的答复 后两日（大宗采购为两周）内完成采购订单或协议。其中要求集团执行总经理（或 董事长）对订单或协议的审核时间为当日（大宗采购为 7 日）。要求订单及协议 完成后，采购人员应于实际支付/起苗前，以传真/复印/照片/短信/微信/邮件等 形式，分发物资部、项目直接分管部门、财务部等相关施工生产计划对物资使用需求提前一周以上万元以上为周日万元以上为个月周编制书面工程物资采购计划申请物资采购计划申请内容包括申请原因品种规格数量进场时间交接地点等经项目经理或由不在场项目经理授权的总工代行该流程项目部经营审计部工程公司分管副总经理工程公司总经理集团执行总经理或董事长有关以上部门核准签物资采购计划申请后物资部门方可实施采购项目部完成编制书面物资采购计划申请后应当先通过电子版或扫描版形式群发总同步开展以上部门必须在当日万元以上为天万元以上为日内审批结束并转到物资部执行采购物资部采购流程物资部在日万元以上为日万元以上为周日内完成询价比价任务必须综合考虑质量及样品价格付款方式运费以及供货商信誉记部门。采购人员回到公司 应及时将原件存档。2.3 物资部是监督管理供货商履约的第一责任人。2.3.1 苗源地现场采购流程：询价结束确定了供苗商应派遣人员前往苗源地全程监督管理号苗帮 扎挖苗土球包装药物喷洒放置遮阴细心装车认真清点封车遮盖 安全运输等各项苗源地现场采购环节。2.4 项目部和直接分管部门是对供货商到货时间、到货数量、到货质量，监督管 理的直接责任人。2.4.1 费用报销单或入账通知单上，项目部、直接分管部门和物资部责 任人的签字，视为责任部门对供苗商履约情况的认可。2.4.2 供苗商履约情况分为“全部合格、部分扣减、部分收留、整车拒收或供苗 商保活”等，由项目部第一时间阐明意见同时报工程部和物资部，重大情况应及 时上报至工程公司总经理和集团执行总经理（或董事长）。2.5 物资部采购人员应当严格按照确定的时间和质量进行采购，如遇特殊情况应 及时与项目部或公司主管领导沟通或请示，确保苗木从起挖到进场的时间最短，尽量让运输车辆在每一天的早晨到达卸货地点，便于项目部及时卸货和栽植。2.6 特殊紧急情况下，直接分管部门提前 7 天（大宗采购除外）电话直接沟通物 资部。项目部后补审批采购手续。大宗采购则必须按照程序办理 第三节：工程项目机械租赁、劳务雇佣工作流程 3.1 项目部审报流程：3.1.1 根据施工生产计划对机械劳务使用需求，提前一周编制书面机械劳务使用 计划。3.1.2 计划申请内容包括：申请原因、机械劳务的种类、型号、数量、进场时间、进场地点等。3.1.3 经项目经理（项目经理不在或经授权总工代行该职权）对拟使用设备事项 审核无误，上报直接分管部门核准后，由物资部负责选配。3.2 项目部完成编制书面物资/劳务计划申请后，应当先通过电子扫描版形式群 发：总经理、分管副总、成本审计部、物资管理部、财务部指定邮箱。后书面上 报，便于公司询价、组织、审核审批、备款、督办等各项准备工作同步开展。3.3 公司审批流程 3.3.1 绿化工程审批流程：项目部工程部工程公司总经理集团执行总经理（或董事长）。3.3.2 市政、水利和房建工程审批流程：项目部经营（审计）部工程公司分管副总经理工程公司总经理集团执行 总经理（或董事长）3.4 高出可比价格机械、劳务，由分管 物资部 副总呈总经理和报董事长核准后，方可签订合同（会签）安排进场。3.5 現结价格不得超出挂账价格的 80%，挂账定义：人工费可挂账在 60 日以上（30 日以上累计支付不超过 50%），机械费可挂账在 180 日以上（90 日以上累计支付 不超过 50%）。未达到挂账条件的支付方式均视为現结。3.6 对低于公司价格或同等价格、支付方式、同样型号、同等效率劳务或机械，项目部有权就地优先自定队伍。项目部经与总经理打招呼后，签订合施工生产计划对物资使用需求提前一周以上万元以上为周日万元以上为个月周编制书面工程物资采购计划申请物资采购计划申请内容包括申请原因品种规格数量进场时间交接地点等经项目经理或由不在场项目经理授权的总工代行该流程项目部经营审计部工程公司分管副总经理工程公司总经理集团执行总经理或董事长有关以上部门核准签物资采购计划申请后物资部门方可实施采购项目部完成编制书面物资采购计划申请后应当先通过电子版或扫描版形式群发总同步开展以上部门必须在当日万元以上为天万元以上为日内审批结束并转到物资部执行采购物资部采购流程物资部在日万元以上为日万元以上为周日内完成询价比价任务必须综合考虑质量及样品价格付款方式运费以及供货商信誉记同安排进场。相关合同在签订前应提报物资部，按会签程序签订合同。3.7 特殊紧急情况下，项目经理电话直接请示总经理或董事长，项目部后补机械 设备、劳务审批手续。进场前 1 日（1 万元以上为 2天，2万元以上为 3日）应 短信征求物资部意见。短信内容包括：使用原因、品种/工种、规格/技能、数量、进场时间和方式，价格、付款方式、交通运输及包装方式，以及乙方姓名、电话、地址等信息。3.8 需由物资部雇佣、租赁的机械劳务队伍：3.8.1 物资部三日内完成询价比价任务，综合考虑：机械型号及状况，价格，付 款方式，进场时间和方式，以及以往信用记录等。询比价对象不得少于三家队伍。完成后向财务部提报物资部资金计划表。3.8.2 物资部在收到财务部资金准备和审计部审核的答复后两日内完成协议。其 中要求经营（审计）部对协议的审核时间为当日。协议完成后，负责复印并分发 项目直接分管部门、财务部等相关部门。3.8.3 项目部和直接分管部门是监督管理机械、劳务队伍履约的第一责任人和直 接责任人。费用报销单或入账通知单上，项目部和直接分管部门责任人 的签字，视为项目部和直接分管部门对机械、劳务队伍履约情况的认可。3.8.4 机械和劳务分包队伍的履约情况应分为：“全部合格、部分工程量扣减、全部不予计量或整改后方可计量”以及相应“原因”。第四节；工程转包或机械租赁、劳务分包合同管理流程 4.1 公司工程转包或劳务分包管理流程：公司审核议定转包或分包模式物资部牵头询价比价汇总各家信息及报价经 营（审计）部测算成本利润提出工程转包或劳务分包方案确定转包或分包单 位会签后签订工程转包或劳务分包合同项目部监督并管理分包队伍履约 经营（审计部）监控工程款结算。4.2 工程转包或劳务分包合同管理流程：物资部负责落实队伍洽谈拟订合同 牵头组织公司相关部门对合同条款会审签订合同合同转发项目直接分管部 门。4.3 项目直接分管部门负责工程转包或劳务分包合同归档交接。4.4 项目直接分管部门负责确定合同抄送部门和相关交底工作。4.5 转包或分包合同必须由乙方先行签字盖章。4.6 物资部建立转包或机械租赁、劳务分包档案（含乙方以往每笔入账单或报销 单对应的履约情况记录即信用记录），逐步形成分转包客户资源信息。第五节：物资采购管理与供货合同管理流程：5.1 物资管理部作为物资采购管理的主管部门负责供应商的选定供货合同洽 谈组织合同会审签订供货合同建立物资供应商资源档案（含供应商以往每 笔供货记录即信用记录）项目部和直接分管部门监督并管理分包队伍履约 经营（审计部）监控工程款结算。5.2 物资管理部负责确定合同抄送部门和采购物资的相关交接交底工作。5.3 物资管理部负责处理因采购环节造成退货和索赔货款等问题。施工生产计划对物资使用需求提前一周以上万元以上为周日万元以上为个月周编制书面工程物资采购计划申请物资采购计划申请内容包括申请原因品种规格数量进场时间交接地点等经项目经理或由不在场项目经理授权的总工代行该流程项目部经营审计部工程公司分管副总经理工程公司总经理集团执行总经理或董事长有关以上部门核准签物资采购计划申请后物资部门方可实施采购项目部完成编制书面物资采购计划申请后应当先通过电子版或扫描版形式群发总同步开展以上部门必须在当日万元以上为天万元以上为日内审批结束并转到物资部执行采购物资部采购流程物资部在日万元以上为日万元以上为周日内完成询价比价任务必须综合考虑质量及样品价格付款方式运费以及供货商信誉记 钢结构、彩钢活动 房询价比价情况汇总表 合同审批单 201504 22.docx 施工生产计划对物资使用需求提前一周以上万元以上为周日万元以上为个月周编制书面工程物资采购计划申请物资采购计划申请内容包括申请原因品种规格数量进场时间交接地点等经项目经理或由不在场项目经理授权的总工代行该流程项目部经营审计部工程公司分管副总经理工程公司总经理集团执行总经理或董事长有关以上部门核准签物资采购计划申请后物资部门方可实施采购项目部完成编制书面物资采购计划申请后应当先通过电子版或扫描版形式群发总同步开展以上部门必须在当日万元以上为天万元以上为日内审批结束并转到物资部执行采购物资部采购流程物资部在日万元以上为日万元以上为周日内完成询价比价任务必须综合考虑质量及样品价格付款方式运费以及供货商信誉记