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大学档案管理办法（试 行）第一章 总 则第一条 为加强我校档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在教学、科研、管理和学校其他各项工作中的作用，根据中华共和国档案法和普通高等学校档案管理办法，结合我校实际情况，制订本办法。第二条 我校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同形式和载体的历史记录。第三条 档案工作是学校的重要基础工作之一。档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围；并在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，切实加强对档案工作的领导和管理。第四条 我校档案实行集中统一管理，集中保管和分室保管相结合，确保完整、准确、系统和安全，便于保管和开发利用。第二章 档案管理体制、机构及其职责第五条 我校设校档案室，隶属于校(党)办。校档案室是学校档案工作的职能部门，又是永久保存和提供利用本校档案的机构。第六条 校档室工作由一名校领导分管，同时接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查,并聘请档案专家担任顾问。第七条 校档案室的基本任务是:（一） 贯彻执行国家档案政策、法规，统筹规划全校档案工作。（二） 制定本校各类档案工作规章制度，制定具体工作计划，并负责监督、指导和检查执行情况。（三） 指导和协助各部门、各单位做好档案的收集、征集、整理和组卷工作；接收各部门、各单位整理组卷完毕的档案。（四） 建立学校档案工作网络，组织全校档案工作人员的业务培训，开展档案学术研究和交流活动，提高档案工作人员素质和档案工作水平。（五） 负责编制档案检索工具，编辑档案参考资料，汇编档案文献。（六） 开展档案编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源，为教学、科研、管理和校史编纂等各项工作提供服务。第八条 校各职能部门、院系及直属单位，明确一名负责人主管该部门、单位的档案工作，并根据实际情况配备一名专（兼）职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。第三章 档案工作人员和经费、库房和设备第九条 档案工作人员必须政治立场坚定，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备档案业务知识、专业知识和较强的工作能力。第十条 档案工作经费，列入学校预算，统筹解决。第十一条 学校为档案室提供专用的档案库房，库房内配备符合档案管理要求的设施。第十二条 学校根据档案工作需要，有计划地为档案室添置必要的档案存储和提供利用所需的设备，逐步实现档案管理现代化。第四章 档案的形成、归档、移交和接收第十三条 建立和完善文件材料的立卷归档制度。各单位、各部门凡属于归档范围的各种形式的文件材料，均由本部门按校档案室制定的立卷归档办法进行整理、立卷，并定期向校档案室移交，由校档案室集中管理。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，校档案室通过征集、代管等多种形式进行管理。对向学校捐赠档案的个人，学校予以奖励和表彰。第十四条 文件材料归档范围1 党群类主要包括校党委、纪检、组织、宣传、工会、团委等部门在工作过程中形成的会议文件、记录、计划、总结、请示、报告、批复、声像等有保存价值的文件材料。 2 行政类主要包括学校理事会、校长、副校长及校长办公室、人事处、学生工作部、保卫等行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。 3教学类主要包括教学管理、教学实践、教学研究（研究生、全日制本、专科生、高职教育和成人教育等）形成的具有保存价值的文件材料。4科学研究类主要包括科研管理和科研实践活动中（课题、成果、专利等）形成的文件材料。 5基本建设类包括在基本建设管理和基本建设工程项目中直接形成的综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材等文字、图表及声像载体材料。6仪器设备类包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备（特别是价值5万元以上）的全套随机技术文件以及接收、使用、维修和改造各环节中形成的文件材料。7出版类主要包括我校编辑出版的学报、校报校刊、教材、图书、音像出版物及其他有刊号的出版物形成的一系列文件材料。8外事类主要包括我校人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家教师在教学、科研等活动中形成的文件材料；我校授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。9财会类主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。10声像载体类包括我校各项活动中形成的对学校和社会具有参考价值和凭证作用的、以音响、画面形象方式记录的专门载体及其配套的文字材料。11.人物类本校教职工中的重要人物在教育教学活动中形成的对学校和社会具有参考价值和凭证作用的有关材料。12.实物类本校和校内各单位集体和个人受到区、市、省级以上的各种表彰获得的奖状、奖牌以及具有保存价值的各种画册、毕业证书、校徽以及反映学校历史沿革的各种实体物件等。第十五条 实行由文件材料形成单位及课题组立卷、归档制度。立卷人必须“遵循文件的自然形成规律、保持文件材料之间的有机联系，便于保管利用”的原则，进行系统整理组卷后向档案室移交。凡由几个单位合作完成的项目,由主持单位立卷归档保存一套完整档案;协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本外,将副本送主持单位保存。第十六条 归档的文件材料应按规定格式整理，要求质地优良，书绘工整，声像清晰，符合规范标准的要求。第十七条 归档时间1.党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档。2.科研、基建部门，应在项目完成后两个月内完成归档工作。3.各教学部门，应在新学年开学后两个月内完成归档工作。4.财会档案，在会计年度终了后，由财会部门保管3年，期满后的次年6月底前，由财会部门的专（兼）职档案员将归档的财会档案向学校档案室移交。5.特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。第十八条 对于某些需特殊条件保管、特殊原因或利用频繁且具有一定独立性的档案，根据需要设立分室保管。分室是学校档案室的分支机构，受校档案室和业务主管部门双重领导，待一定年限或校档案室条件许可时，再集中到校档案室保管。第十九条 移交和接收档案必须履行手续，填写移交清册，经档案工作人员验收后，方能办理交接手续。移交清单一式两份，交接双方签字盖章，归档单位与档案室各一份分别保存。第五章 档案管理和利用第二十条 校（党）办档案科要实施规范化管理，全部档案都要进行分类、编号和排列上架，并编制检索工具，做到分类科学、整理系统、鉴定正确、保管安全、统计准确，利用方便、管理手段先进。第二十一条 档案室要落实档案的保护措施，健全档案的安全保密等制度，学校要为档案保护提供必要条件。学校档案室应对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。第二十二条 本校各类档案按其保存价值确定保管期限为永久、长期和短期三种：（一）永久：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的，列为无限期永久保管；（二）长期：凡是反映学校一般活动，在较长时间内，对本校工作有查考利用价值的，列为长期保管，保管期限为16年至50年左右；（三）短期：凡短期内本校需要查考利用的，列为短期保管，保管期限为2至15年。第二十三条 档案销毁严格按照销毁程序办理。销毁前应填写销毁清册，由校分管领导、校（党）办、档案室、纪监部门和有关职能部门负责人组成的鉴定小组进行鉴定，报主管校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁档案时，应由校档案室会同有关部门共同派人监销。销毁清册应当永久保存。第二十四条 学校档案室应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有异常情况，应立即向校领导及上级有关业务部门报告，及时处理。第二十五条 学校档案室所保存的档案，主要供本校利用。本校工作人员因工作需要可查阅、借阅本部门归档的档案，如查阅非本部门归档的带有密级的或者限制使用的档案时，须持本部门介绍信，经档案主管领导同意方可查阅；其他单位或个人需查阅档案时，应持介绍信、身份证等有效证件，经校（党）办主任同意后，可查阅利用属于开放范围的档案；如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准；港、澳、台同胞、海外侨胞要求利用档案，须经有关主管部门介绍；外国机关和个人要求利用档案，应按国家有关规定办理。第二十六条 档案室收藏档案属下列情况之一者不开放：1涉及党和国家秘密的；2涉及专利或技术秘密的；3涉及个人隐私的；4档案形成部门规定限制使用的；5涉及学校内部秘密的。第二十七条 查阅档案必须严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借。归还档案时应当面检查注销。如有损坏、丢失档案或泄密，应及时报告档案室，以便采取补救措施。第二十八条 重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件使用，如特殊需要，须经校（党）办主任或档案室负责人批准；凡摘抄、复制的档案须经校档案室核准并加盖校（党）办公章方能生效；复制档案一般由档案室负责；未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案；阅档者必须承担保密义务。第二十九条 学校档案室要开展档案的编研工作，根据学校和社会需要，有计划、有步骤地对档案资料进行研究整理和出版。同时，档案室应参加学校信息网络整体建设，积极为教学、科研与领导决策提供有价值的参考资料。第三十条 档案利用根据档案法的规定采取有偿服务和无偿服务相结合的原则。第六章 考核、奖励与处罚第三十一条 学校建立档案工作的检查、考核和评估制度，校档案室定期对各部门及专兼职档案员进行档案业务工作考评，并作为综合考核内容之一。第三十二条 对取得突出服务成果和研究成果的档案工作人员给予奖励，对档案工作先进集体和先进个人的进行表彰。第三十三条 对违反中华共和国档案法的行为，玩忽职守造成档案损失的有关人员，应由学校根据情节轻重，依照有关规定，经予行政处分，构成犯罪的，由司法部门追究刑事责任。第七章 附 则第三十四条 校档案室根据本办法制定具体实施细则及规章制度。第三十五条 本办法自公布之日起施行。5
