通信工程公司公司会议管理制度模版.doc

第三十三篇 公司会议管理制度会议是企业行政管理的一种重要形式，是有组织有目的地把不同类别人员集中起来，布置、商量、解决问题的公共活动方式，是公司重要的管理方式，是处理重要事务，实现科学决策，进行信息沟通，协调各方面关系的重要手段，其目的是集思广议，促进沟通，统一思想，提高行为能力，解决问题。会议管理涉及会前，会中，会后的全过程管理。为逐步规范本公司会议，特制定本制度。第一章 会议组织第一条 公司级会议：全公司员工大会，全公司技术人员、项目经理、施工队长等的大会或代表大会，应经总经理批准，由各相关部门负责组织召开，公司领导参加。第二条 专业性会议：以公司业务系统，行业系统，管理系统组织召开的会议，应由公司领导批准，各业务主管部门负责组织召开，公司业务分管领导参加。第三条 系统或部门工作会议：机关职能部门，项目经理部召开的会议，应由部门领导或项目经理批准，并报公司办公室备案，由单位领导负责组织，公司领导视情况派员参加。第四条 所、厂、库、队、班、组会议：由基层单位领导根据工作、生活情况召开的会议，上一级领导也可派员参加。第五条 上级或外单位在本公司召开的会议(现场会、报告会、演讲会等)或公司的业务会(管线施工管理、维护管理、材料管理、车辆管理、员工管理，伙食管理等会议)，应由办公室或主管部门安排召开，分管的公司领导参加。第二章 会议安排第六条 例会的安排：一、行政专业会议：(1)董事常务会：研究公司重大事项、决策、任免等。(2)董事代表会：部署、研讨公司重大工作事项等。(3)董事办公会：研究、布置董事会工作及任免。(4)总经理常务会，研究、布置公司行政工作，讨论重大问题。(5)总经理常务会，研究、布置工作、听取汇报。(6)公司事务性会议：月、半年、年工作例会，主要领导参加，公司总经理等主要领导主持。(7)公司年度员工大会：总结工作、布置工作、表彰先进。(8)公司经营分析会：汇报经营进展，各项指标完成，主要问题，改进措施等经营会议。(9)质量分析会：汇报、总结前一段工程、维护、设计，其他生产，管理中质量情况，存在问题，研究改进措施和办法。(10)安全工作会：汇报、总结前段安全施工、安全管理、治安、消防、行车等情况，分析发生事故原因，检查事故防患措施。(11)专业技术工作会：专业设计、施工技术、工程中存在的主要技术问题专题研讨会，采用技术情况，新技术采用情况，专利便用及改进，设计、施工中新技术，新规范，新标准，新定额，“六大员”专业技术研讨、专业培训，员工技术考核等会议。(12)工程、设计任务完成及调度专门会议。(13)公司各级各大小部门、单位工作例会；检讨工作，总结布置工作，定时例会。(14)班组班前例会：主要内容是总结、布置工作和安全，布置后一天和总结前一天工作任务和安全生产情况，指出存在问题，注意事项，好人好事，上级有关通知要求等。二、各类代表大会：(1)员工代表会；(2)各级各类人员代表大会；(3)工会代表大会，党团员代表大会，妇女代表大会；(4)董事会代表大会。三、专题会议：(1)设计中针对性研讨会；(2)施工中存在主要问题研讨会；(3)“六大员”项目经理、施工队长、炊管、车管、驾驶员专题研讨会； (4)公司某一方面工作专题会议；(5)公司运行中发生或预计可能发生的问题的研讨会等。第七条 其他会议安排：凡涉及多部门，多单位参加的会务性会议，应归口办公室，综合安排，删减合并，会议不可无，但也不易太多。(1)每星期、每月、半年、年度定期必须的例会，其内容、召开时间、参加的人员、领导、会议地点、时长等应由办公室统一规定，让公司全体知晓，非临时更改，一般不再通知。(2)需要召开的临时性会议，一般应提前2天报公司办公室审批。未经办公室批准，不得随意改动正常例会，以建立正常的，有规律的工作秩序。(3)办公室对将要召开的会议应提前检查，发现准备不充分或重复，有权拒绝安排。(4)每次会议，特别是专题会议不易议题太多，最好一事一议或2-3事一议，以保证问题研讨解决的深度和效果。(5)下级服从上级，小会服从大会，局部服从全局的原则召开会议。第三章 会议准备所有会议主持、召开单位、与会人员、与会领导都应分别做好准备，其准备工作详见本篇第四章第10条至15条。第四章 会议管理一、会议的控制：第八条 数量控制：(1)提高各级领导人员素质和掌握会议的水平：根据工作情况，选择最适用，最有效的工作方式，尽可能减少开会，可采用面谈、现场指导、打电话、发文件等其他办法。(2)合理设置机构，明确各级职责：避免权力过于集中或过于分散，让大家知道自己应做什么，以提高独立工作能力，减少事事要上级出主意想办法，可以减少许多会议。(3)建立严格的会议审批机制：公司一切会议应归口办公室审批，无准备、无预告、无明确议题的会不准开，可开可不开的会可以不开，能采用别的方法解决的不准开，无实质性或纯礼节性会议不开；能合并的不单独召开，已有明确决议的不再重复开，照搬照抄无结合单位实际解决问题的会不开；(4)科学设置例会：不断检查分析，取消无存在价值的例会，合并功能不高的例会。第九条 质量控制：(1)是否确有必要召开 ；(2)会议目的是否明确；(3)开会时机是否成熟；(4)会议规模、规格是否适度，不小会大开，随意升格；(5)会议应紧凑，决不短会长开；(6)准备工作应反复检查，充分准备；(7)提高主持会议的技能，让大家集中精力，有启发有提高，能解决问题；(8)排除会议干扰，手机静音，不得在会场打电话、说话，坐姿端正，要记录(主要领导人员到会必须带笔记本作记录)。注意场地光线、温度，坐位空间度，喝水、大小便、停车场地按排等。(9)让与会人员有备而来，来者必议，不要议而不决。(10)严格控制人数，无关或不需要参加的尽可能减少。(11)保证会场处在参加人员最短的距离内，减少中途行车时间，能分散的不集中开，保证会议现场环境、卫生及饮食条件。(12)充分利用现代化技术，运用局域网、投影、录音、录像、照片等视觉手段提高会议效果或会议型式。(13)主持人应具备把握会议的能力，能适时引导会议按既定方案进行，达到预定目的和效果，不得跑题、偏题、马拉松开会。(14)议题集中，不宜过多，保证34小时以内能进行全部议程和达到既定会议目的。并适度留有机动时间和不确定占用时间。(15)安民告事：提前通知与会人员会议内容、要求、必须准备的内容、是否要发言、时间多长等，让大家有备而来，不致于不入题或跑题，便于听取应听取人员发言和发言质量。(16)一切会议应有计划、议程主要发言人必须有发言稿或详细发言提纲，现场签到、会议记录、存档都是必须完成的工作。二、会议准备：第十条 明确参加人员；(1)对会议所要实现的目标负有主要或直接责任的人；(2)对会议中心议题有专门知识和经验的人；(3)与会后行动直接相关人；(4)有能力或权力参与会议决议讨论者；(5)议论问题的会议人数一般不要超过20人；(6)无关人员不参加。第十一条 选择开会地点：(1)选择与会人员适中，能最近的地点召开会议，不一定都在公司总部。(2)会场内外卫生、安静、通风、照明、室温有利于会议效果；(3)坐位空间适宜；(4)便于停车、进出、疏散。第十二条 安排会议时间：(1)会前调查，保证与会人员能集中精力开会的时间段；(2)与会最关键人员的最佳开会时间；(3)力求开短会，但又能效果最好；(4)把握开会时机：时间性强的要提早开，留给与会执行落实会议的时间。需要大家充分酝酿和研讨的，要先安民告事后，应留足够时间让大家准备。第十三条 会议议程安排；议程由主办单位拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容、要求等。(1)重点、重要议题安排在会议前一时间段；(2)明确或控制会议中各议题的时长，不要失控或自流。(3)控制议题数量，保证议而有决，能解决问题。(4)保证与会者有备而来。(5)注意引导、归纳、提升会议议题。(6)需印发资料应提早发下去，让大家到会时已十分明确会议内容和自己的看法，这样可以收到好的效果，减少开会宣读、阅读、演讲时间。(7)连续2-3小时以上的会议应安排中间体息时间，一般10分钟。第十四条 会场布置：包括会场空间安排，座位安排，条幅标语安排，音响，投影，照明，通风等。(1)会场空间安排应便于进出、流动。(2)座位安排：要有利于主要与会人员能听清、看清、相互交流、便于记录、阅读。(3)会议必须的设备应有质量保证，并事前检查演示过。(4)会场一般应设“禁止抽烟”“请匆大声喧哗”等警示牌。第十五条 预前通知：(1)通知的拟定和要素：参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求；(2)通知书写：文字明白、清楚、力求不发生误解，全面、周到，不要漏项，用电话或其他形式的通知要写出通知底稿，照稿通知；(3)无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚；(4)重要会议为保证与会人员精力集中，可采用预先通知，和正式通知二步进行。(5)书面通知要注明经办联系人、电话号码、职务，并应有通知开会的单位和盖章，需准备发言或提供资料的具体要求。通知一定要保证接通知后的准备时间；(6)重要会议预先通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准备到位。(7)对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况，征求对会议准备和开展的意见。三、会中管理：会中管理主要有签到、会场服务、会议记录三大方面。第十六条 人员签到；(1)准备签到表格、牌、卡或与会人员签到花名册等；(2)簿式签到：参加会议人员在预先准备的签到簿上签名以示到会。(3)大会工作人员代签：按准备好的应参加人员花名册，来一个由大会工作人员“”表示到会，“×”表示缺席，“O”表示请假等。(4)证卡签到：预先打印参加大会的卡，发给个人填写姓名及其他内容，到会场交给主持大会工作人员，以统计到会、未到会人员情况。(5)座次表签到：预先将参加大会人员安排或划分座位，到会人员到座位在表上消号或打“”。(6)电脑签到：预先将公司员工的指纹或磁卡编排输入计算机，开会时到会人员只按指纹或刷磁卡即可。(7)会议签到完成后，工作人员应尽快统计出应到、实到人数，是什么人没到，交大会主持人。第十七条 会场服务：(1)引导座位：工作人员按事前安排的座位，引导与会人员尽快就坐，特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置。(2)分发会议文件、材料：重要文件可发到个人或主要负责人手里，可事先认领签收，也可会场提前认领签收。(3)内外联系、传递信息：对大会进行中领导对外要办的事项，外来人员电话重要日程安排布置等的办理，外来记者等接待陪同等事项。(4)维护会场秩序：保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生，会议中一般不再添水、递烟。(5)处理会中临时事项：承办主要领导或重要与会人员交办的急事。(6)其他服务：对会中一般需用物品应有余量准备，以应付个别需求。保持通风、采光和地面干净。时间长的应准备茶水。(7)需提供食宿的，应有专人负责管理。第十八条 会议进程管理：(1)主持人应熟悉会议议程，主要文件精神，会议主要议题，会议目的。(2)守时：特别是主持人和主讲人应按时到位，与会人员应在开会前10分钟由主持人清点人数，并按时开会。(3)要注意基层与会人员的想法、看法。(4)主持人不要轻易提早发表意见，学会倾听大家意见，集中大家意见，更不要和与会人员发生争吵，注意倾听大家意见，以修改中心议题。(5)讨论前应明确应不应该讨论的问题，要及时纠偏，但不要挫伤与会人员的积极性，要善于引导。(6)会议的效果取决于准备，取决于主持人的理解把握，取决于组织领导技巧。主持人应声音洪亮，举止得体，有感染力，要克服不良习好和动作。(7)要把握会议进行中情况，及时引导提醒。(8)科学安排议程，注意中间休息和节奏安排。(9)要避免中途退席，特别是主要与会人员退席。(10)除非特殊，不得改变议程按排。(11)当议论已达到预期目的，应及时小结并及时引导转换议题。(12)主要研讨的议题一般应放在大会前半部分时间，(13)注意会议记录质量，需写会议纪要的应由专人负责，并经审核能及时上会讨论通过，这需要有一定功底的工作人员操作。(14)引导畅所欲言：但要围绕中心，不要相互批判，人身攻击，不要带情绪发言，这些都是主持人应把握的，要善于听取和集中大家分散的意见，不要一言堂。(15)各种会议应控制与会人数：除员工大会等要全体参加的外，能精减的尽量精减。(16)对会上各舒已见的发言不得会后追究。第十九条 会议记录：主要包括：会议组织情况、会议名称，时间、地点、出席人员情况、主持人等。重点内容是会议议题、讨论发言情况、形成的决议、纪要、决定等。对会议详细记录，是形成会议结论性文件的基础，同时应有综合分析、判断、提升的能力，才能形成高质量的会议结论文件。(1)应有专用记录本；(2)应有一定素质的记录员：对本会议内容熟悉、笔录能力、速度、归纳分析、总结能力都相称的人员。四、会后工作：其主要工作量：(一)、整理会议记录、形成纪要、决议等结论性文件。(二)、检查落实会议精神，材料分发存档。(三)、会务总结：第二十条 整理会议记录，形成会议文件：(1)分析、总结、提升记录，形成会议结论性材料的提纲，以及要反映的具体事项事例等。(2)按提纲和中心议题，起草会议结论性材料。(3)会议纪要：第一部分：会议简况，时间、地点、参加人员、议题。会议结果。第二部分：会议主要精神，这部分是重点，是会议效果的反映，纪要应记实、扼要、精到的目的。(4)纪要等结论材料审批，打印出版。(5)文件分发，存档。第二十一条 按纪要等会议决定要求，逐项落实，真正起到开会的预期目的。第二十二条 由会议主持单位对会务情况进行总结，不断提高主持会议的能力。其总结与会议记录、会议简报、会议文件等一并作为完整的案卷归入档案。