银行法人客户授信档案管理办法.docx

x银行法人客户授信业务档案管理办法第一章 总则第一条 为加强我行法人客户授信业务档案管理，确保授信业务档案的安全、规范与完整，保障我行授信资金安全，有效地为经营管理服务，根据中华人民共和国档案法和人民银行、银监会及我行相关规定，特制定本办法。第二条本办法所指的授信业务档案是指各分支机构在授信业务受理与调查、审查、审批、出账和授信后管理过程形成的、记录和反映授信业务的重要文件和凭据，主要包括相关合同（契约）及凭证、客户基本资料、授信业务资料、担保资料、银行综合管理资料等组成。按照档案资料的载体分为纸质资料和多媒体资料。第三条本办法所称授信业务包括各类本外币贷款、承兑、保函、信用证等表内外授信业务。第四条授信业务档案管理应严格执行有关保密制度。第五条 授信业务档案的管理遵循按流程归集、集中管理的原则。按流程归集是指：按照受理与调查、审查、审批、出帐、授信后管理等业务流程要求和相关管理办法分别由客户经理、授信审查人员、出帐前审核人员、授信后管理人员等负责收集、整理和向档案管理人员移交授信资料。集中管理是指各分行应设授信业务档案管理部门或岗位，集中对授信业务档案进行保管，并统一编号，集中存放。第六条档案管理人员应在各授信业务经办与管理部门密切配合下，加强档案管理，确保授信业务档案完整、规范、系统。完整是指立卷、归档卷宗必须包含在授信业务经办与管理过程中形成的全部资料，且要件齐全。规范是指立卷、归档卷宗的文件手续完备，签章齐全、时间准确、质量符合要求。22系统是指立卷、归档卷宗按其形成时间和内在联系有序存放，分类准确、放置得当。第七条 各分行应合理配备授信业务档案管理人员负责本行授信业务档案管理工作。授信业务档案管理人员应具备一定银行或档案管理工作经验、了解授信业务流程、工作责任心强。第二章 授信业务档案的分类与归集第八条 授信业务档案分三类（一）基础资料档案：指在日常授信工作中所收集、整理的包括受信人、担保人的客户基本资料以及授信前调查、审查审批过程中形成的相关资料。（二）业务资料档案：按性质分为权证类、要件类、管理类三种。 1、权证类主要指：担保方式为抵押或质押等方式的授信业务中所涉及的重要权利凭证或重要法律文件。2、要件类主要指：用于证明授信业务法律行为的基本要件以及授信业务操作环节的相关凭证等。3、管理及其它类主要是指：受信人及担保人需提供与授信相关的重要文件， 出帐前审核表及其它资料。（三）授信后管理档案是指在授信业务出帐后的管理过程中形成的相关资料。以上各类档案具体内容和要求详见附件一。第九条 归档授信业务档案统一使用 A4 纸，留存的如为复印件，需由资料出具方加盖公章，并由该业务主、辅客户经理或核实人逐页签名确认。抵质押物品权利凭证入库单、借款凭证、照片等影像资料可粘贴在 A4 纸上。第十条 授信业务档案应严格按调查、审查、出账、授信后管理等操作流程进行归集，多媒体资料应有电子格式。（一）客户经理按照授信业务流程要求和相关管理办法负责对承办授信业务过程中所形成的资料进行收集、整理并及时上报。（二）授信审查人员应督促客户经理整理、完善相关授信申报、审查审批资料，并在授信业务经有权人审批后五日内将授信申报资料以及审查、审批过程中形成的资料移交档案管理人员。（三）出账前审核人员应督促客户经理及时整理、完善出帐过程中的相关资料，并在出账后五日内将客户经理上报的出帐申报资料和出帐前审核、实施出帐过程中形成的相关资料移交给档案管理人员。（四）授信后管理人员应督促客户经理及时整理、完善授信后管理过程中的相关资料，并将客户经理上报的授信后管理资料及授信后管理过程中形成的相关资料在季度结束后一个月内移交给档案管理人员。（五）客户经理对上报授信资料的真实性、完整性和规范性负责。授信审查人员、出账前审查人员、授信后管理人员应保证及时、如实移交相关档案资料， 对移交授信业务档案的完整性、规范性负责。第十一条 授信业务档案的移交时，必须填写授信业务档案（资料）移交清单（见附件二），接收人员应对照清单当场清点资料。清点无误后，接收人员应在移交清单上签字并接收资料。移交清单一式两份，交接双方各一份，其中档案管理员留存的一份应归档。第三章 授信业务档案的立卷与归档第十二条 档案管理人员对收到的档案资料应及时整理、立卷和装订。对在整理过程中发现资料要件不齐或不符合要求的，有权要求移交方补充、完善。移交方未按要求办理的，档案管理员应及时向部门负责人报告。档案管理人员对立卷、归档档案的完整性和规范性负责。第十三条 授信业务档案的立卷授信业务档案按户建档，档内按基础资料档案、业务资料档案、授信后管理资料档案分类立卷，并填写卷内文件目录（参见附件三），卷内按目录顺序放置， 填写档案盒封面和脊背封面（见附件四），以客户为单位分类装入档案盒保管。若有多笔授信的，在客户档内按授信时间先后顺序放置。（一）基础资料档案按户立卷，单独装订，装入档案盒保管。基础资料立卷后，客户情况变动情况说明材料应由客户经理及时收集、整理后移交给授信后管理人员，由授信后管理人员审核，填写客户资料变动清单（见附件五），向档案管理人员移交。档案管理人员应及时装入档案盒中，待归档时连同其他资料一并密封装订。客户变动情况说明材料是指授信业务存续其间客户由于相关变动需补充提供的相关文件。（二）业务资料档案按单笔合同立卷、装订，装入档案盒保管。同一授信项下有多笔业务的按时间发生顺序分笔立卷，统一装入档案盒集中保管。多笔授信业务对应同一份资料，该资料可存放在一笔授信业务资料中，其他笔授信业务资料中应加以注明该资料存放处。授信业务结清后，客户经理要及时收集、整理相关还款或结清凭证，移交给出帐审核人员，由出帐审核人员审核后，移交档案管理员，档案管理员应立即装入档案盒妥善保管，待归档时连同其他资料一并密封装订。（三）授信后管理档案按户立卷，收集档案管理的相关资料直到授信业务结清为止，单独装订成册，以客户为单位装入档案盒中保管。第十四条授信业务档案装订授信业务档案立卷后应及时进行装订，其中基本资料档案应在授信业务经有权部门审批后十个工作日内装订；业务资料档案应在授信业务出帐后十个工作日内装订；授信后管理档案可按季度装订或在每次检查结束后十个工作日内装订。立卷档案进行装订时，档案管理人员必须在档案资料的有效张页每页的右上角使用打码机编号，不得缺号、跳号，并对立卷卷宗加封面（见附件五）、封底，卷内资料按卷内目录清单顺序放置，三孔一线装订成册。应注意装订前须去除金属物，全部资料边线要对齐，装订线外有重要信息的应加宽边，破损的文件应裱糊，档案装订要结实牢固，不易松散。立卷档案装订后，如补充档案资料，应按收到资料时间先后顺序放置在档案盒中，并按时间顺序添加编号，待归档时一同密封装订。第十五条授信业务执行完毕的档案应及时归档，按户分类、集中存放。第十六条授信业务档案归档授信业务结清后一个月内，档案管理人员应将授信业务档案归档。要将基础资料档案、业务资料档案和授信后管理档案按户集中归档，密封装订，统一装入档案盒，填写归档档案卷内目录（见附件六）、档案盒封面及脊背封面，在档案盒封面上加盖“结清”章，转入归档区按户集中存放。一盒容不下的，可分盒装， 并在档案盒封面和脊背标明档案盒顺序号。授信业务结清是指同一基础资料档案对应的所有授信业务全部执行完毕，同一基础资料档案项下有一笔或多笔业务未结清的，一律不得归档。第十七条授信业务档案编号档案管理人员应对管辖内授信业务档案统一编号管理，立卷档案编制立卷号，归档档案编制归档号，具体编号规则见附件七。第十八条授信业务档案的登记档案管理人员应建立立卷档案登记簿和归档档案登记薄（见附件八），对其所管理的所有授信业务档案进行登记。第四章 授信业务档案的保管与销毁第十九条授信业务档案的保管（一）各分行应设置专门的授信业务档案室（库），配备专门档案柜用于存放档案，确保授信业务档案的安全性。档案室（库）应配备必要的设施，具备防盗、防火、防水、防虫、防腐、防光、防潮、通风等功能。档案室内应划分为立卷区和归档区分别存放立卷档案和归档档案。对归档档案按年度存放保管。（二）授信业务档案室（库）由档案管理员专人管理，档案室（库）钥匙原则上实行双人保管，建立监督制约机制。第二十条对多媒体资料，应由档案管理人员定期（不超过一个月）刻录到不可擦写式光盘，并与纸质档案分开保管。（一）多媒体资料主要包括录像、录音、调查报告、审查报告、评级报告、授信后管理报告、档案登记簿、销毁清册等。（二）档案管理人员应对刻录的光盘装入档案袋密封保管，每盘一袋，并在封面上粘贴资料目录清单（附件三），并由责任人签字。（三）档案管理人员应对刻录的光盘编号并建立多媒体档案登记簿（附件八）。第二十一条 如归档档案需要移交分行档案综合管理部门保管的，授信业务档案管理人员必须按本办法第十一条规定与分行档案综合管理部门办理好档案移交手续。第二十二条 业务资料档案的权证类原件必须提交会计部入库，由会计部部门对业务档案权证类原件进行保管；复印件及入库单原件归入授信业务档案保管。第二十三条 授信业务档案的保管期限：自授信业务结清后次年的1月1 日起，保管 5 年；呆坏账核销的授信项目档案应长期保管，自客户清偿完全部本息后次年的 1月 1 日起再保管 5 年；档案登记薄和销毁清单、清册等为永久保管；多媒体档案自授信业务结清后次年的1月1 日起，保管 10 年。第二十四条授信业务档案的销毁：对保管期满的授信业务档案，按照以下程序销毁：（一）档案管理部门提出销毁意见，逐户编制授信业务档案销毁清单（附件九），报行长审批。（二）档案管理部门、稽核部门及其他职能管理部门要共同派员监销。监销人员认真按照销毁清单上所列内容清点核对后，以粉碎或安全燃烧方式进行安全销毁，销毁后在销毁清单和授信业务档案销毁清册（附件十）上签名签章， 并将销毁情况报告行长。第五章 其他第二十五条 授信业务档案的调阅。授信业务档案只能现场调阅（当该笔业务涉及诉讼需向法院提交档案资料原件时除外），一律不许外借。授信业务档案管理员应建立授信业务档案调阅登记薄（见附件十一），对档案调阅进行管理。业务档案的调阅应填写授信业务档案调阅单（附件十二），本行授信业务直接经办及管理人员调阅授信业务档案由档案管理员签字，本行其他人员调阅的须经档案管理部门负责人签字同意。国家金融财税监管、司法监察部门需调阅授信业务档案时，必须持有调阅公函，并经档案管理部门负责人、分管行长或行长同意并指定专人陪同方可。调阅人如需复印资料应交由档案管理人员复印，不得取走原件。调阅人归还档案时，档案管理人员应清点，并在调阅单上签收。调阅登记簿，调阅单由档案管理人员留存，作为调阅记录。第二十六条 授信业务档案的提取如授信业务结清或因业务需要提取权证类档案原件的，授信业务经办人员须填制抵质押物释放（更换）审查表，应按相关规定经出账前审核人员及有权签字人签批后，办理出库手续。第二十七条 授信业务档案的检查授信业务档案的检查采取档案管理部门自查与相关职能管理部门检查的方式。（一）档案管理人员应定期清点授信业务档案，确保在库的授信业务档案与授信业务档案登记簿所登记的卷数相符、卷内资料与卷内目录相符。如发现档案毁损、遗失等情况，应立即向上级领导汇报。（二）总、分行风险控制管理部门及其他各级相关管理部门要定期或不定期抽查授信业务档案的管理情况。第二十八条各分行应根据本办法的规定，加强授信业务档案管理。对损毁、遗失、擅自销毁授信业务档案，擅自对外提供、透露授信业务档案内容，涂改、伪造授信业务档案的行为，视情节轻重对责任人给予经济处罚、行政处分；构成犯罪的，依法移交司法机关追究刑事责任。第六章附则第二十九条各分行可根据本办法的有关规定制订具体的实施细则或操作流程。因工作需要，支行需设置授信业务档案管理岗位对支行授信业务档案进行集中管理的，应经分行同意，档案管理人员由分行委派，并参照本办法有关规定执行。第三十条 总行风险控制部门在实施授信审查审批和授信后管理等过程中形成的授信业务档案参照本办法规定执行。第三十一条 本办法由x银行总行制定和修改，由总行风险控制部负责解释。第三十二条本办法自发文之日起执行。附件：一、资料要件及要求二、移交清单三、立卷档案卷内目录四、封面、脊背标签五、客户情况变动材料清单六、归档档案卷内目录七、编号规则 八、档案登记薄九、档案销毁清单十、档案销毁清册十一、档案调阅登记薄十二、档案调阅单附件 1-1基础资料档案基本要件和要求序号内容要求1企业法人营业执照/事业单位法人证书复印件，年检有效2企业法人组织机构代码证证书复印件，年检有效3企业税务登记证及纳税证明复印件，税务登记证包括国税和地税且年检有效4法定代表人证明书/法人授权代理人证明书复印件5授权委托书原件或复印件6法定代表人身份证或授权代理人身份证复印件（国内居民为有效身份证；境外人士为有效护照）7贷款卡及查询资料贷款卡复印件需注明卡号及密码，贷款卡查询资料应为原件。8贷款卡查询委托书原件9企业章程复印件，盖有工商登记备案专用章10公司印章样本，股东会、董事会成员及法人代表签字样本（含变更）原件或复印件11验资报告原件或复印件12企业重大变更资料及证明复印件，企业变更包括变更法定代表人、转制、分立、兼并等13特许经营许可证复印件,实行特许经营管理的企业须提供14资质等级证书复印件,实行资质管理企业须提供15环保达标资料复印件16审计报告、财务报表及报表附注原件或复印件，年报要求经审计，财务报表包括但不限于资产负债表、损益表、现金流量表17项目立项批复复印件，项目贷款必有18可行性研究报告复印件，项目贷款必有19授信手册及调查报告原件及电子格式,主、辅办客户经理、部门负责人签字20审查记录及报告原件及电子格式,报告应由审查人员、部门负责人签字21信用等级评定报告原件及电子格式,各级授信人员签字完整、连续22授信业务审查审批表原件,各级授信人员签字完整、连续23有关多媒体资料原件，粘贴于 A4 纸上24按我行规定应有的其他资料注：凡复印件必须逐页加盖企业公章，并经本行客户经理逐页客户注明“原件核对一致”并签名原则上借款人、保证人必须至少提供齐全 1-16 项基础资料，抵押人、质押人应提供齐全 1-11、16项基础资料，其中第 3 项可不提供纳税证明，16 项可只提供经审计的最近年度的财务报告根据具体授信种类的相关管理办法或有关规定，增减相关资料附件 1-2业务档案基本要件和要求序号要件内容要素基本要求1授信业务审批书原件或复印件2出帐审核表原件，签章齐全3业务凭证备查联原件或复印件，各栏填列及签章齐全，无任意涂改。如借据第四联原件，银承第一联复印件4借款/授信、担保合同原件，合同号、金额、期限、时间、地点、借款人、贷款人、担保人签章等要素齐全有效，无任意涂改，涂改处要有校对章5借款/授信、担保合同的变更文本原件，包括展期合同、补充合同、修改合同等，合同号、金额、期限、时间、地点、借款人、贷款人、担保人签章等要素齐全有效，无任意涂改，涂改处要有校对章6授信业务变更时的审批材料原件，有权审批人意见、签章齐全7保证金到账通知书原件，有权审批人意见、签章齐全8抵质押物权利凭证复印件9抵质押物评估报告原件或复印件10抵质押登记证明原件或复印件11权证类原件入库单原件，签章齐全12保险单据原件13法律意见书原件，签章齐全14借款申请书原件，按我行要求的格式文本填写，各栏签章齐全15股东会、董事会等有权机关决议(有限责任公司、股份有限公司和三资企业 )或授权委托文件原件，表决事项明确，股东、董事签章齐全有效16授信合同签定确认书、核保/押书原件，签字、签章完善17主责任人声明书原件，签字、签章18授信用途项下购销合同或其他资料用于解决购销流动资金困难的贷款或承兑必须提供，可为复印件19业务到期结清凭证原件，如还款凭证、兑付证明等20按我行规定应有的其他资料注：根据具体的业务品种，按照我行有关规定增减相应资料附件1-3出帐后管理资料要件和要求序号内容要求1历次出帐后检查报告原件及电子格式，相关责任人签字齐全、连续2历次五级分类认定表原件，相关责任人签字齐全、连续3历次五级分类工作底稿表原件及电子格式，相关责任人签字齐全、连续4信贷资金流向监管台帐原件，相关责任人签字齐全、连续5授信客户回访记录原件，相关责任人签字齐全、连续6授信风险预警资料原件，相关责任人签字齐全、连续7催收通知书原件，企业方加盖公章及签收人签名8诉讼资料原件或复印件9收集的其他资料10按我行规定应有的其他资料附件 2受信人：x银行授信业务（资料）档案移交清单序号授信资料份 数页数备 注移交人：部门负责人：日期：接收人：部门负责人：日期：附件 3-1基础资料卷内文件目录立卷号：借款人名称：客户号：序号责任人资料名称页码备注银行授信前管理资料受信人基础资料担保企业资料其他资料移交清单等档案管理人员签字:日期：附件 3-2业务档案卷内目录立卷号：借款人名称：客户号：主合同编号：序号责任人资料名称页码备注权证类管理类要件类其他资料移交清单等档案管理人员签字:日期：附件 3-3授信后管理档案卷内文件目录立卷号：借款人名称：客户号：序号责任人资料名称页码备注资料移交清单档案管理人员签字:日期：附件 3-4多媒体档案档内文件目录光盘编号序号受信人名称档案编号资料名称责任人备注档案管理人员签字:日期：附件 4-1x银行授信业务立卷档案档案封面档案立卷号： 客户名称： 经办机构： 授信业务种类： 授信主合同号（可为多个）： 合同金额、币种： 合同期限：U 年月日至年月日U附件 4-2x银行授信业务档案归档档案封面档案归档号： 客户名称： 经办机构： 盒内文件数：U 共卷页U 授信业务种类： 授信额度：授信主合同号（可为多个）： 授信期限：U U年/月，U 年月日至年月日U附件4-3信贷业务档案卷盒脊背格式经办部门授信客户授信种类/额度授信期限立卷号归档号附件 5序号内容页码日期变动原因P-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-PP-Px银行客户资料变动清单受信人： 移交人：部门负责人：日期： 档案管理员：日期：附件 6x银行授信业务归档档案卷内目录清单客户名称：归档日期：归档号：授信业务种类：授信额度：授信期限：年月日至年月日主合同编号：（业务资料档案逐笔填写）序号档案类别档案立卷号卷内文件页数备注1客户资料档案2业务资料档案3授信后管理档案档案管理人员签字：年月日附件 7x银行授信业务档案编号规则一、立卷号：客户号 +01+档案类别号+年份（+顺序号） 1、客户号：我行会计系统产生的客户代码2、O1：档案是立卷档案3、档案类别号：A 基础资料档案，B 业务资料档案，C 授信后管理档案4、年份：指档案立卷时年份，如 2007 年5、顺序号：按年对辖内立卷档案按基础档案立卷时间先后顺序编号。数字从 001 号到 999 号。原则上同一基础资料档案对应的业务资料档案、出账后管理档案应一致，同一基础资料档案对应多笔业务的，按业务发生先后顺序， 在顺序号加后缀顺序号，低风险业务按发生时间顺序编号。如：该笔业务是该基础资料档案第 2 笔业务，则该笔业务立卷时编号则为：客户号 +01+档案类别号+年份+顺序号-02二、归档号：客户号+02+年份+顺序号 1、客户号：我行会计系统产生的客户代码2、02：该客户是归档档案3、年份：指档案归档所在年份，如 2007 年4、顺序号：按年对辖内归档档案统一编号，数字从 001 号到 999号。27附件 8-1授信 业 务 档 案 登 记 簿 (立卷)序号客户号受信人名称档案类别合同编号业务种类金额（万元）起止日期实际还清贷款时间立卷号立卷时间光盘编号说明：档案类别:客户资料档案/业务资料档案/授信后管理档案附件 8-2授信 业 务 档 案 登 记 簿 (归档)序号客户号受信人名称卷宗立卷号合同编号业务种类金额（万元）实际还清贷款时间归档时间归档号保管期限光盘编号附件 8-3授信 业 务 档 案 登 记 簿 (多媒体)序号光盘编号刻录时间受信人名称档案编号资料名称备注注：光盘编号规则：年度+月份+三位顺序号，如 200710005，表示 2007 年 10 月份第 5 个光盘。附件 9x银行授信档案销毁清单归档号受信人名称应保管期限已保管期限（年月日至年月日）档案清单（按立卷号填写）：档案管理部门意见：业务经营部门意见：分管行长意见：行长意见：处理结果：监销人签字：29