物业管理公司物质采购控制程序模版.doc

程 序 文 件物质采购控制程序文件编号RGPM -7.4.1-B-01版 / 次B / 0第 7 页 共 7 页物质采购控制程序1.0 目的对物质采购过程及供方进行控制，确保所采购的产品符合规定要求，价格达到成本控制的目的。2.0 适用范围适用于xx物业管理公司对服务所需的原材料采购的控制，对供方进行选择、评价和控制。3.0 职责3.1 行政部负责物资采购（各相关部门协助），负责按要求组织对供应采购物资及承包合同的供方进行评价，编制合格供方名录，对供方的供货、服务业绩定期进行评价，建立供方档案，执行采购作业。3.2 各部门或机构负责提供国家标准和行业标准、采购物品验收依据、准则或标准。技术部或使用部门、机构负责采购物品的检验或验证，协助核定分类物品及有关费用支出的价格。行政组织各使用部门的质量信息反馈，对分类物品供应的评价。3.3 财务部负责从资金上保证审批后项目的实施。3.4 管理者代表负责审核合格供方名录，并上报总经理批准。3.5 使用物品的相关部门人员负责对采购物资的质量进行检测。4.0 定义4.1 采购物资分类，根据对服务质量影响程度分为：4.1.1 A类：次采购金额在5万元（含5万元）以上的零星采购。4.1.2 B类：次采购金额在1万元（含1万元）以上，5万元（不含5万元）以下的零星采购。4.1.3 C类：次采购金额在1万元以下的零星采购。4.1.4 D类： 紧急物品采购。4.1.5 E类: 所有经常性采购的物品。4.2 供方：提供产品的组织或个人。示例：制造商、批发商、产品的零售商或商贩、服务或信息的提供方。注1：供方可以是组织内部的或外部的。注2：在合同情况下供方有时称为“承包方”。5.0 工作程序5.1 物资采购的审批5.1.1 审批要填写用款/采购计划，由部门经理确认，财务总监审核后，报总经理批准。5.1.2 E类物品采购需专题报财务总监、总经理批准；D类物品由行政部组织，各相关部门协助进行招标，工作程序参照RGPM-7.2.1-B-01执行；C类物品采购由需求部门根据年度费用预算提出采购计划；B类物品采购需专题报告交财务总监、总经理批准，批准后由行政部组织货比三家，必要时签订合同，结果报财务总监、董事长批准；A类物品采购参照B类程序进行公开招标，并签订合同。5.1.3 用款/采购计划应清楚写明物资名称、规格、数量、价格、申请购买时间、用途、质量要求等。5.2 采购实施5.2.1 行政部负责实施采购，各相关部门协助。对于重要物资，必须在合格物资供方名录中选择供方。5.2.2 采购前采购员必须对用款/采购计划核实，在与供方沟通前，应确保规定的采购要求是充分的。5.3 采购物资的验证方式5.3.1 对采购的物资可以有如下几种验证方式：a) 由行政部组织相关部门进行进货验证；b) 由本公司在供方现场实施验证；5.3.2 行政部应在采购文件中规定验证的安排和产品放行的方法。5.3.3 验证活动可包括：检验或试验、外观检查、试用、提供合格证明文件等方式。根据采购物资分类明细表，在相应的检验规程中规定不同的验证方式。5.4 采购信息采购信息表达拟采购的产品，适当时包括：5.4.1 产品采购批准的要求。5.4.2 对产品的验收要求。5.4.3 适用的质量管理体系要求。5.4.4 其他要求，如价格、数量、交付、人员等。5.5 公司的采购文件文件包括：用款/采购计划、采购物资分类明细表、采购合同及附件等，由行政部保管。在与供方沟通前，原则上，应确认采购要求是，应由相应的发放部门负责人对采购要求是否充分进行审批。5.6 对采购物资供方的评价5.6.1 合格供应商的条件a) 有营业执照和相应的经营资格，具备持续稳定的合格产品供货渠道；b) 具有良好的供应物资业绩；c) 具有质量保证能力的证明（必要时）；d) 价格合理；e) 服务良好。5.6.2 行政部根据采购物资要求，组织有关人员对物资的质量、价格、履约率等进行比较，选择合格的供方，填写物资供方评定记录表。对同类的供货物资，应同时选择几家合格的供方以作比较。行政部负责建立并保存合格供方的质量记录。根据供方物资的类别及其质量保证能力，明确对供方的控制方式和程度。5.6.3 对有多年业务往来的重要物资供方，应提供其质量证明文件和定期检查记录，以证实其质量保证能力，适当时包括以下内容：a) 质量管理体系认证证书；b) 本公司对供方质量管理体系进行审核的结果；c) 本公司及供方其他顾客的满意程度调查；d) 供方产品的质量、价格、交货、服务能力等的检查记录；e) 供方的财务状况及服务和支持能力等。5.6.4 对第一次供应重要物资的供方，除提供充分的书面证明材料外，对物资应经样品检验及小批量试用，证明合格才能供货。具体步骤如下：a) 新供方根据提供的技术要求提供少量样品；b) 使用部门对样品进行验证，并填写物资供方评定记录表；c) 样品如不合格可再送样，但最多不能超过两次；d) 小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。e) 样品验证、小批量试用均合格的供方经行政部审核，总经理批准后，可列入合格物资供方名录；5.6.5 零星采购物资供方，使用部门对其进货验证记录即为对此供方的评价。5.6.7 对连续两次供应物资有严重不合格的物资供方，应取消其供方资格。5.7 对合格供方的定期复评行政部每年对合格物资供方进行一次跟踪复评，填写物资供方业绩评定表，评价时按百分制，质量评分占60%，交货期评分占20%，其他（如价格、售后服务等）占20%。评定总分低于60（或质量评分低于42），应取消其合格供方资格；如因特殊情况留用，应报管理者代表批准，但应加强对其供应物资的进货验证，连续第二次评分仍不合格，应取消其供货资格。6.0 相关文件6.1 土建维修材料采购标准 RGPM-7.4.1C-01-017.0 质量记录7.1 用款采购计划 RGPM7.4.1D-01-017.2 合格物资供方名录 RGPM7.4.1D-01-027.3 采购合同 RGPM7.4.1D-01-037.4 采购物资分类明细表 RGPM7.4.1D-01-047.5 物资供方调查表 RGPM7.4.1D-01-057.6 物资供方评定记录表 RGPM7.4.1D-01-067.7 物资供方业绩评定表 RGPM7.4.1D-01-077.8 物资供方评价档案 RGPM7.4.1D-01-08第 7 页 共 7 页