内部控制手册-存货管理.doc

存货管理1.1 概述规定了XX市XX股份有限公司及其下属公司有关涉及公司在存货方面的验收、入库、贮存管理、存货盘点、盘盈亏分析、存货分析和相关账务处理的管理制度，旨在规范存货的验货标准，保证存货的适当管理，确保存货的盘点与相关账务准确性以及及时调整存货状态。1.2 适用范围适用于XX市XX股份有限公司及其下属公司。1.3 相关制度u 仓库作业管理细则u 物料配送管理规范u 危险化学品仓库管理规范u 危险化学品泄漏应急管理规范u 存货盘点制度u 存货管理暂行规定（修订）1.4 职责分工n 仓库：负责存货的验收、核对，填写物料存货明细卡，对存货进行规范管理，日常和年末盘点，对盘盈盘亏进行分析；办理存货的移、出库手续，确保存货的领用经过了适当审批。n 采购部：负责存货的采购工作，以及当存货质量出现问题时，与供应商进行沟通处理。n 品质部：负责存货购入后的质量检验。n 财务部：负责存货出入库时的账务处理，编制年度存货盘点工作方案，存货盘点的监盘，盘盈亏分析后的调账。n 生产管理部：提出存货领用申请。n 销售管理部：负责提出存货发出的申请。n 总经理/分管副总：负责存货盘盈盘亏分析报告、拟定库存方案等的审批。1.5 流程图181.6 控制矩阵风险编号风险描述控制措施编号控制类型控制措施应用系统控制控制频率（随时/日/周/月/季/年）控制实施证据对应制度/管理办法应用系统控制所属模块系统控制措施8.2-R1无仓库物料摆放位置规定，相关物料摆放的位置只有对应的库管一人知晓，且物料编码及卡片编号摆放混乱，可能导致不同规格的物料混淆堆置，相关库管人员不在岗位时，无法准确及时地领取物料，造成公司资产管理混乱8.2-C1预防性按仓储管理“一物一地”原则，标示明显、清楚，按照储位定点管理，合理规划物料的摆放位置，在仓库办公区域或仓库人员电脑中贴置或保存仓库各物料摆放位置及区域图示等相关查找资料；所有物资存放后编制相应的物料卡片年物料编码；库存物资卡片编号8.2-PR1同一人员办理库存商品日常管理业务的全过程，包括产品的出入库登记、台账记录、安全检查、定期盘点等工作，可能造成内部舞弊8.2-C10预防性存货管理制度中应明确存货的出入库登记、台账记录、安全检查、定期盘点等环节的人员职责分工、岗位责任年仓储人员岗位职责表8.2-PR2产品入库时未经严格验收，可能导致入库产品存在数量缺失或质量问题，造成存货管理混乱8.2-C11预防性产品入库时，应出具品质部门质量检验报告，仓库人员审核确认后办理产品入库手续并登记库存管理台账，仓库管理人员根据物资管理台账录入系统数据，开具产品入库单月库存管理台账；产品入库单8.2-PR3成品仓库无物资编号及数量卡片，未对存货进行编号集中管理，可能导致存货管理混乱8.2-C12预防性按照各物料的储位分配方式对各物料进行编号，并设立物料存货明细卡片，卡片应注明物品名称、规格、进出库时间、数量、结存数量、供应商信息及评级结果、质检员、保管员。卡片以吊牌悬挂方式设立月物料明细卡8.2-PR4未及时建立实物台账、台账要素不规范，可能导致存货记录信息失真8.2-C13预防性仓库管理人员根据入库验收人员出具的入库单填制产成品库存台账，并每日由仓库主管复核，台账应包括入库人姓名、物品名称、数量、规格、出入库时间、质检员审核信息等月存货管理台账；产品出入库单8.2-PR5未对库存商品进行分类存放，可能导致待检品与合格产品混淆堆放，造成产品管理混乱8.2-C14预防性仓库管理人员按物资性质、类别不同分区分类存放存货，并用标签注明存货名称、规格和数量。易燃易爆品种单独设库，并进行隔离月8.2-PR6未对库存商品进行投保，可能导致不可抗力因素造成公司产品损失时无法获得经济赔偿8.2-C15预防性公司根据企业实际情况，对存货进行投保。每年年底，公司相应部门、子公司向公司财务部上报投保申请，财务部汇总后，上报投保申请，经授权人员审批后，由公司财务部统一联系保险公司，对存货进行投保月存货资产保险审批单保险合同8.2-PR7未根据存货状态如报废、呆滞等进行分类堆放和管理，可能导致公司仓储成本过高8.2-C16预防性所有物资均需按物资性质、类别不同而分类分区置放月8.2-PR8内部移库手续不规范，可能影响库存数量不准确，影响财务成本核算8.2-C17预防性内部移库，仓储部门按照业务部门开具的移库通知单在ERP系统中办理移库；移库单据须由收发货双方责任人签字确认。对于生产环节的内部物料出入库或互供，可以用相应报表（收付存平衡表、产销存平衡表、互供量统计表、销售报表等）代替移库单据，但此类报表须经物料往来方责任人（或计量人员/统计人员）和仓储部门责任人审核签字月移库通知单；生产相应报表8.2-PR9成品库的盘点没有按照制度严格执行，可能导致盘点报告缺少管理者的审核，造成盘点过程的疏漏或者盘点报告无法反映真实情况8.2-C18发现性仓管部门负责存货实物清点，财务部与生产管理部门监督仓库的实物清点，盘点人员将实地盘点结果记录在存货盘点表上，仓管部门核对盘点表与存货实物台账、仓库物资台账记录，物料仓库、生产管理部门、财务部经理审核存货盘点表并签字确认后，报公司总经理审核签字月成品库盘点表8.2-PR10对于历史存货的盘点疏漏，可能导致缺少历史存货的相关盘点报告或盘点报告不完整，造成存货管理混乱8.2-C19发现性财务部与仓管部门至少每年组织一次存货物资盘点，财务部编制年度存货盘点工作计划，经仓管部门负责人、分管领导及总经理审批签字后执行月库存盘点表8.2-PR11无盘盈盘亏原因分析，未及时进行调账处理，可能导致资产损失原因不明，资产价值计量不准确8.2-C20发现性盘点中发现的盘盈、盘亏情况，仓管部门会同财务部对存货盘盈、盘亏情况进行分析并做出鉴定，编制存货盘盈、盘亏处置报告，按照职责审批权限报财务部经理、分管领导及公司总经理审核确认后执行，财务部会计核算人员根据审批结果，对盘盈、盘亏进行账务处理，仓库管理人员根据审批结果调整、更新存货实物台账月盘点差异处理报告存货调账申请8.2-PR12未能及时计提存货跌价准备，可能导致减值损失计算表中的数据不全，造成资产价值计量不准确8.2-C21预防性公司应当制定存货跌价准备计提防范。存货会计应当严格按照该方法，每半年计算并计提存货跌价准备。计算结果需经资金财务部经理审核月存货跌价准备计算表8.2-PR13库管未严格审核是否有部门领导签字确认的领料单即办理出库手续，可能导致仓库领料程序管理不严，造成公司资产损失8.2-C22发现性存货领料时仓库管理人员须仔细核对经部门领导签字确认的物资领料单及领用数量及用途后才能办理物资出库手续月产品出库单；领导审核意见8.2-PR14办理出库手续时未严格要求领料人员登记领用信息，可能导致发生问责事故时无法及时查找相关责任人8.2-C23预防性办理物资领料出库手续时，领料人员须在领料登记簿上详细填写领料登记信息，包括物资名称、领用部门、领用人姓名、领取数量及用途等，经仓库管理员审核签字确认后方可领料出库月物料领/发料单；8.2-PR15物资领料单及出库单无编号或未连续编号，可能导致无法查询相关出库记录或出库单据与记录核对不一致，造成存货管理混乱8.2-C24预防性仓库管理员办理完领料审核手续后开具物资出库单，出库单应与领料单一样须连续编号并经仓库管理员签字确认后由仓库管理员陪同领料人员一起领料出库月物料领/发料单；成品出库单；8.2-PR16物资领用后未将使用剩余的存货做退库处理，可能导致物资管理混乱，账实不符8.2-C25预防性使用部门应根据使用情况确定所需物资的使用数量，生产车间须将多余的生产物资退还至物料仓库，退料人员、仓库管理人员核对退还的物资品种、数量无误后，共同在物料入库单上签字，仓库管理员更新物料收、发、存明细记录，月末由仓管部门负责人审核签字月物料退库单8.2-PR17外来人员进出入库时未向仓库管理员出示相关出入证明，可能导致存货被盗风险，造成公司资产损失8.2-C26预防性公司外部人员进入库房前须有相关领导书面批示或入库证明并在公司人员陪同下才能进入库房，所有出入库人员必须在仓库出入人员登记表上进行登记月入库人员登记表8.2-PR18入库人员在仓库内违反安全生产规则，可能造成安全生产事故8.2-C27预防性仓库管理人员应全程陪同入库人员办理物资出入库等事项手续，发现入库人员有任何违反公司安全生产规定的行为应立即予以制止，对因入库人员违规操作造成损失的应及时上报相关部门及领导处理月8.2-PR19未定期对仓库管理人员进行安全教育，无相关突发事件、安全事故应急预案，可能造成仓库管理人员工作责任心、风险防范意识较差，忽视安全隐患，导致安全事故的发生8.2-C28A预防性安全生产管理规范中应明确对仓库人员及保安人员定期进行安全教育培训或突发事件演练年部门培训记录8.2-C28B预防性所有仓库人员及保安人员须定期参加安全教育培训及突发事件演练，做好培训记录及演练小结并由部门领导审核年部门培训记录8.2-PR20未定时定期进行仓库安全巡检并做好巡检记录，可能导致仓库存在安全隐患或存货被盗风险，造成公司资产损失8.2-C29A预防性仓库保安人员应每日定时对仓库外围环境进行安全巡检，仓库管理员应负责对仓库内部环境进行安全检查，保安人员及仓库管理员须做好安全巡检记录日安全生产巡检记录；8.2-C29B预防性仓库工作人员进行工作交接班时，休息人员应向交接人员汇报安全巡检情况日仓库人员工作交接班记录8.2-C29C预防性发现有任何安全隐患时，仓库管理人员或保安人员应立即向管理部门领导汇报并及时采取应对措施随时相关突发事故报告8.2-PR21未定期检查仓库内的灭火器等消防用品，可能导致消防用品年久失效，发生安全事故时无法正常使用8.2-C30A预防性安全生产管理规范中应明确对仓库内的安全消防用品实行定期检查月安全巡检记录8.2-C30B预防性检查当日仓库管理人员应协助安全生产管理归口部门检查人员共同检查安全消防设备的放置、消耗情况及能否正常使用的情况，做好安全检查记录月安全巡检记录8.2-PR22未定期对仓库内部环境进行清洁和维护，可能导致存货受潮、变形或变质，影响存货质量8.2-C31预防性仓库保管人员按物资性质、类别不同分区分类存放存货，并用物料卡注明存货名称、规格和数量。易燃易爆品种单独设库，并进行隔离。保持库房适宜的温湿度，防止物资受潮、变形、变质。露天存放的物资须上盖下垫，做到防雨、防雷、防潮、防锈、防鼠、防盗、防火，合理通风晾晒月安全巡检记录