工程学院学生档案管理办法(试行)模版.doc

*工程学院学生档案管理办法（试行） 第一章 总则第一条 为加强学生档案管理工作的规范化、制度化建设,根据中华人民共和国档案法以及学生管理工作相关政策、规定，结合我校实际情况，特制定本办法。第二条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭、经济状况的第一手个人档案材料。学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。 第三条 我校学生档案管理工作采取学生工作处统筹协调，二级学院具体负责，其他相关部门积极配合的方式。第二章 新生档案接收第四条 新生报到时应将个人档案交至所在学院，如有缺失，应在新生复查前查找补齐。第五条 学院接收新生档案时，应认真履行交接手续，要及时整理、编号并入档案专柜。 第三章 在校生档案管理 第六条 二级学院要做好学生在校期间的档案材料收集整理归档工作，档案材料应在学生毕业离校前归档完毕。第七条 学生档案的归档范围及其分类: （一）高中前档案及高考资料（二）学生入学登记表；（三）军训鉴定表；（四）入学体检表；（五）学年鉴定表；（六）学生干部任职登记表；（七）奖惩材料；（八）高校毕业生登记表；（九）学生成绩单；（十）专升本报名表；（十一）就业报到证副联；（十二）其他可供组织考察的有保存价值的材料。 第八条 归档的学生档案资料，须做到：（一）必须是办理完毕的正式文件材料；（二）必须完整齐全，真实，文字清楚，对象明确，写明承办单位及时间；（三）必须手续完备，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。组织鉴定、审查结论（复查结论）等组织考核形成的综合材料，须经本人见面签字；（四）档案材料一律用蓝黑钢笔填写，不得用圆珠笔、铅笔和复写纸书写； （五）凡按规定由个人填写的材料，在署名时必须填写本人户口法定姓名且要与录取名册相符，不得用同音字或不规范用字代替，不得更改。第九条 根据安全保密和便于查找的原则，学院应做到： （一）设立专门学生档案室，用铁皮档案柜存放，达到防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等要求。（二）要保持档案室内适宜的温湿度。 （三）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作。（四）档案离开档案室时必须密封。 （五）档案专人管理，发生人员或工作变动，做好交接。 第十条 丢失档案，原则上不予补办。如有特殊情况，学生本人可提出补档申请，经学院主管领导批准后办理。补办档案应遵守下列规定：（一）补档材料应真实，文字清楚，对象明确，凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章。应由本人署名的材料，由本人签字。（二）仅补办在我校学习期间的档案材料，内容包括录取审批表复印件、成绩单、高校毕业生登记表等。（三）补档材料经审核通过后，密封转出。第十一条 因组织发展、推荐就业、政审等原因需要查阅学生档案，须遵守下列规定：（一）凡外单位要查阅学生档案，须持有介绍信并经学院主管领导审批；（二）学生档案一般不得外借，如必须借出使用时，要经学院主管领导审批清理档案内容登记密封后方可借出，借出的档案应及时归还，归还时应与借出前登记的档案内容进行核对，无误后接收；（三）学生个人不能查阅自己的档案材料；（四）查阅、借用学生档案必须遵守阅档规定，严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料。第十二条 休学学生的档案应做为学籍异动档案妥善保存，学生复学后，应及时将其档案归入新的班级。 第十三条 转专业（转学）学生的档案，在接到教务处正式通知后，将其档案转到所在学院（学校）并履行交接手续。 第十四条 退学、开除学籍学生的档案，在学生办完离校手续后交由本人带走，或按有关规定将其档案退回家庭所在地的档案托管部门。 第四章 毕业生档案转递第十五条 学生毕业后，档案应及时转递。（一）已落实就业单位的学生，学院应根据就业报到证的单位转档；（二）专升本、考研学生，学院应根据录取通知书要求进行转档；（三）人事代理学生，学院应转至就业办公室办理；（四）未落实就业单位本人要求档案保留在学校的，按照国家政策规定期限保留，由学院管理。 （五）派遣单位指定学校邮寄的，学院每月10日-20日向学生工作处转交一次，由学生工作处按规定渠道邮寄。（六）档案留校期满后，学院根据就业办公室提供的就业报到证统一转递。 第十六条 转递学生档案时应遵守下列规定： （一）档案材料必须完整齐全，凡转出档案，必须密封盖骑缝章； （二）学生档案可以由学生工作处按规定渠道邮寄,也可由接收单位派专人持介绍信领取，档案接收单位允许本人自带的可以由学生自带。（三）转出的学生档案必须按“档案转递通知单”的项目认真填写，档案转递负责人要做好详细的档案转递记录。第五章  附则第十七条  本办法适用于我校全日制在校统招学生。 第十八条  本办法由学生工作处负责解释。第十九条  本办法自公布之日起开始执行。 2018年5月31日