证券有限责任公司聘请第三方机构提供业务服务管理模版.docx

证券有限责任公司聘请第三方机构提供业务服务管理办法第一条 为规范公司各业务部门在业务开展过程中聘请第三方机构为业务的开展提供相关方沟通、销售支持、咨询等服务，防止业务开展过程中的违规或利益输送风险，不断完善公开透明的风险防控机制，制定本办法。第二条 本办法是公司对相关业务部门在聘请第三方机构提供服务时应当进行的尽职调查行为的最基本规范。法律、法规、监管要求等对相关业务部门聘请第三方机构提供服务另有规定的，从其规定。第三条 各业务部门聘请第三方机构为业务开展提供服务必须有正当理由并确有必要，不得通过中介服务对项目人员、业务相对方及其关联人员或其他人员输送不正当利益。第四条 拟聘请第三方机构应当符合下列标准：（一） 公司依法注册，并且持续经营；（二） 该公司具有提供服务所需相应资质（如需）；（三） 该公司及其控股股东、实际控制人、董事、监事、高级管理人员与公司及业务相对方（含利益相关方）及其控股股东、实际控制人、董事、监事、高级管理人员、项目相关人员不存在关联关系；（四） 公司或其负责人在公共层面未有负面信息或受到证监会、证券业协会等处罚；（五） 依据实质重于形式的原则，经合理判断，聘用该中介公司提供服务不会导致违规或利益输送等风险。第五条 各业务部门聘请第三方机构提供服务，应当在签订协议前，对拟聘请方进行尽职调查，要求或协助拟聘请方提供包括但不限于以下材料：（一） 营业执照；（二） 公司章程；（三） 公司股权结构、实际控制人、有无股权代持行为等情况说明；（四） 提供服务资质证明（如需）；（五） 该公司及其控股股东、实际控制人、董事、监事、高级管理人员与公司及业务相对方（含利益相关方）及其控股股东、实际控制人、董事、监事、高级管理人员、项目相关人员详细名单及是否存在关联关系说明；（六） 聘请该第三方机构提供服务是否可能导致发生违规或利益输送风险的说明；（七） 要求提交的其他材料。 在实际开展业务中，对以上材料，第三方机构有合理理由表示提供确有难度的且业务部门无法从公开途径获得的，业务部门可以要求第三方机构提供其它能够佐证公司符合第四条标准的材料，并在提交公司的尽职调查说明中对相关情况及替代材料能否满足调查要求进行说明。第六条 业务部门对上述材料进行审核，并进行尽职调查，如确认拟聘请方不符合本办法要求的，不得与其签署相关协议或要求其提供服务。经过尽职调查后，如确认拟聘请方符合本办法要求的，业务部门应当在上报合同进行公司审批流程时，附相关尽职调查说明，说明内容包含但不限于拟聘请必要性、服务内容、服务费标准合理性说明及拟聘请方是否符合公司要求。服务合同中应明确服务费的收款账户必须为签署合同且实际提供服务的公司账户，不得约定由其他公司或个人账户代收相关服务费用。第三方机构应当在服务合同中承诺其提供的服务不会导致项目发生违规或利益输送等风险。第七条 各业务部门聘请第三方提供服务过程中如遇问题，应及时向公司报告。第八条 各业务部门应当留存尽职调查的相关底稿，相关底稿保存时间不得少于5年。相关事项处于被调查期间的，相关底稿应当保存至调查结束时止。第九条 公司合规部、稽核审计部对各业务部门聘请第三方提供服务的机构选择、尽职调查等情况的合规性进行不定期检查，发现违规情况的，合规部、稽核审计部可以参照公司处罚标准提起对责任人及责任部门的处罚建议，违规行为触及行政、司法责任的，公司将相关事项依法报告并移送有权部门。第十条 本办法由合规部负责修订及解释。第十一条 本办法自下发之日起施行。