职业健康控制之文件控制程序模版.docx

职业健康控制程序资料编辑： 项目： 公司： 时间： 文件控制程序ZH-CX-01-20201目的对公司范围内与质量、环境和职业健康安全一体化管理体系有关的文件进行有效控制，确保在各个部门、各个场所可获得相应文件的最新有效版本，防止作废文件的非预期使用。2 适用范围本程序适用于本公司所有与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。3 职责3.1 综合管理部负责本程序的组织实施。负责全公司范围内体系运行文件标识、发放、归档管理及组织评审以及负责本部门范围内的文件编制和控制。3.2 工程管理部负责技术性文件和施工作业文件的编制、更改以及负责本部门范围内的文件编制和控制。总工程师负责工程施工组织设计的审批。3.3 其他部门负责本部门管辖范围内文件的编制及本部门的文件控制。4工作程序4.1 质量、环境和职业健康安全管理体系文件包括：a. QEO管理手册一级文件；b. 程序文件二级文件c. 作业文件三级文件（如作业指导书、操作规程、验收规范、组织设计、施工方案、公司制度、办法、标准、计划书等）；d. 记录（如数据报告、信息单、过程活动记录、各种记录表格等）4.2 文件的编号4.2.1 文件的编号按文件层次递进，易于查阅和检索文件编号由综合管理部统一规定，具有统一性标识。文件编号由企业名称代号、文件代号、顺序号几部分组成。顺序号从01开始。a. QEO管理手册编号ZHSC2020年号 手册代号 企业名称代码 例：ZH-SC-2020表示禹城市*市政工程有限公司质量、环境和职业健康安全管理手册2020年发布版本。2020b. 程序文件编号ZHCX01顺序号年号程序文件代号企业名称代号例：ZH-CX-03-2020表示禹城市*市政工程有限公司程序文件2020年发布的第1个程序文件。c. 作业文件编号01ZH部门代号顺序号 例：ZH-02表示综合管理部第2号作业文件4.2.2 文件的版本号和修改状态号版本号以A、B数字表示。修改状态号以0、1、2、3、4表示当文件更改或修订后要相应变动文件的版本号和修改状态号，以便于识别文件的现行状态，并确保在使用处可获得相应有效版本。4.3 文件的批准、评审与更新a.管理手册由管理者代表审核，总经理批准；b. 程序文件由管理者代表负责审核，总经理批准；c. 作业文件由各部门负责人审核，主管领导审批；d. 技术性文件由工程管理部负责人审核，总工程师批准；e. 外来文件由管理者代表审批其适用性；f. 必要时对文件评审与更新时，需再次批准。综合管理部每年定期组织相关人员对现有体系文件进行全面评审，因评审或其他原因对文件的修改发布前应再次批准。4.4 文件的更改和作废必要时对文件进行更改。要填写“文件更改/修订审批表”，并保留更改内容的记录。4.4.1 管理手册和程序文件由综合管理部负责实施更改，管理者代表审核，总经理批准。4.4.2作业文件的更改由各相应部门负责人批准后，再由各部门指定人员进行更改。4.4.3 所有被更改的原文件必须由相应部门收回，进行统一管理，以确保有效文件的唯一性。4.4.4 文件更改后，与更改文件相关的其他文件应同时进行更改，以保证文件的统一性和协调性。4.4.5 文件的更改分为换页、插页和章节更改。4.4.6文件经多次更改，或文件需要大幅度更改时，做相应修改，若由其他部门进行修改时，该部门应获得审批所需依据的背景文件资料。4.4.7文件更改应在“文件更改/修订审批表”上记录文件修改内容，修改日期和更改原因、更改生效时间，同时做现行修订状态标识。4.4.8 作废文件由综合管理部按“文件发放/回收登记表”中原登记发放范围收回原版并记录，并在作废文件上加盖“作废”印章，填写“文件销毁/留用登记表”，经主管领导批准后，统一销毁。需做资料保存的作废文件，加盖“作废保留”印章后方可保存。4.4.9 作废文件要及时从发放和使用场所收回，确保文件现行有效。4.5 文件的发放和领用4.5.1 受控文件的发放要加盖“受控”印章，经批准后，综合管理部按规定发放范围发放，确保体系运行的各个场所获得相应有效文件。4.5.2 文件领用者在“文件发放/回收登记表”签字后，领取标有分发号的受控文件，并填写“文件收发登记表”。分发号由年代号和顺序号组成。4.5.3 文件领用者的文件严重破损影响使用时，应向综合管理部申请办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件的分发号，综合管理部将破损文件收回时，必须填写“文件销毁/留用登记表”。4.5.4 当文件持有者的文件丢失后，应向综合管理部办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明，综合管理部在补发文件时，应编排新的分发号，将丢失文件的分发号注明为作废文件的分发号，并通知各有关部门，补发文件在原文件编号前加“补”字样以示区别。4.6 外来文件的控制a. 对外来文件由综合管理部、综合管理部填写“外来文件适用性审批表”；b. 经审批适用的外来文件，由综合管理部确定分发数量，综合管理部负责分发并填写“文件发放/回收登记表”；c. 对失效、过期的外来文件，综合管理部要及时收回，按作废文件处理。4. 7 文件的管理 4.7.1 综合管理部是公司体系文件管理的主管部门，负责手册、程序文件的编制、更改控制，综合管理部负责建立健全公司“受控文件清单”并对全公司的文件进行监督管理。定期将公司“受控文件清单”发放至各部门。对于受控文件应定期公布受控文件清单，以识别现行使用文件的状态。凡属受控文件均由综合管理部统一备案存档（包括软盘、光盘、录像带、录音带等）。4.7.2 文件的借阅和复制特殊情况需要查阅文件时，到综合管理部查阅，不得带走，不得擅自复印。需要增发时，由文件发放部门按本程序4.5文件的发放和领用执行。5 相关文件5.1记录控制程序6 记录6.1 文件发放/回收登记表6.2 文件收发登记表6.3 文件更改/修订审批表6.4 文件销毁登记表6.5 文件借阅登记表6.6 受控文件清单6.7 外来文件适用性审批表