财务共享信息系统管理制度V1.0.docx

财务共享信息系统管理制度版本号：文档信息文档名称财务共享信息系统管理制度保密级别内部使用文档版本编号VI. 0.0拟定人拟定日期复审人复审日期批准人批准日期更改记录日期被修改的章节修改类型*修改描述修改人1总则1.1 为保证财务共享信息系统使用规范可靠，财务共享信息系统 运行稳定正常，以及财务会计信息安全、准确、及时、完整，特制定 本规范。1.2 本规定适用于石家庄企业股份有限公司（以下简称“企业”） 和各控股及其子公司的财务共享信息系统的管理。1.3 本规定包含岗位职责、权限管理、员工报账规范、软硬件及 数据库管理、培训管理以及流程管理规范等。1. 4本规定所指的系统软件是指金蝶EAS管理系统及其他相关软 件。2岗位职责2.1 财务共享中心会计工作岗位划分根据财务共享信息系统的管理需要，结合公司的实际情况，工 作岗位划分为：报表编制主管、政策标准化主管、资金内控主管、扫 描员、核算会计、专项备用金会计、通用备用金会计、专项费用会计、 通用费用会计、资产会计、收入会计、成本会计、存货会计、总账会 计、出纳、服务专员等岗位。2.2 财务共享信息系统岗位划分财务共享信息系统是会计工作的一部分，需设置系统管理员、 系统操作员、数据审核员等岗位。系统管理员：主要负责核算系统运行环境的维护，组织协调系 统的日常运行操作，提出软件修改意见，发现和解决操作故障，及时 纠正数据差错，负责系统的安全保密工作；负责对系统硬件设备的检 查及故障处理工作，确保系统的正常运行；负责数据及程序的正确性 和适应性的维护，发生不可处理的错误，及时与供应单位技术人员取 得联系，及时解决发生的错误。系统操作员：负责系统组织架构、职员、差旅标准等数据的维 护工作，保证业务的有序进行。数据审核员：负责对系统操作员添加的数据进行完整性和正确 性的审核，保证数据的准确性。2.3 各单位必须按岗位责任制的要求，确保财务共享信息系统岗 位职责到人。财务共享信息系统岗位职责调整，需由系统管理人员调 整财务共享信息系统的权限设置。3权限管理3.1 财务共享信息系统根据用户的岗位职责而向其分配对应的岗 位权限，岗位权限确定后不会随人员岗位的变动而有所改变。如需改 变，由系统管理员调整。3.2 岗位权限的首次分配3. 2.1岗位权限的首次设置是指财务共享信息系统上线后，对在 职人员选取对应岗位的权限。3. 2. 2各模块权限所属部门向系统管理员组提供包含本部门各在 职人员的岗位名称、使用EAS系统功能清单（以下简称“在职人员岗 位权限选取清单”），申请权限设置。3. 2.3系统管理员根据“在职人员岗位权限选取清单”在系统设 置权限。3. 2.4系统登陆密码由系统管理员统一设定初始密码，并通知相关人员，再由操作人员自行更改。3.3 岗位权限的用户新增岗位权限的用户新增是指系统上线并完成岗位权限的首次设 置后，对新入职人员选取对应岗位的权限设置。3.4 用户注销当用户因工作调动或离职等原因需要对用户的访问权限进行 注销。3.5 用户账号和密码管理要求1.1 5.1操作人员的帐号及密码必须由超级管理员专人专管，非系 统管理人员严禁使用、扫描或猜测管理员口令。1.2 5. 2金蝶EAS系统操作用户是金蝶EAS系统内的合法用户身份 标志，操作用户必须对本人帐号和密码进行妥善保管，不得泄密或外 借给他人使用，如因保护不善而造成的不良后果由本人承担。3.6 行使岗位职责的财务人员、查询人员以及报账人员应该在规 定的职责和权限范围内操作使用EAS系统，严禁未经授权的人员操作。3.7 操作人员自行拟定登陆系统的密码，密码长度不得少于6位。 密码至少每季度更换一次，操作人员对自己的密码必须严格保密，泄 露密码产生严重后果的应追究相关责任人的责任。3.8 在操作人员离开操作计算机的工作现场时，应立即退出软件 系统，否则应承担被人利用本人登录名进行操作的全部责任。4员工报账规范4.1 员工在发生费用之后应按财务制度规定的时间内提交报账单 进行报销，在EAS费用报销系统中按要求填写对应的单据并提交，当 地票据员接收并邮寄。4.2 当地票据员收到员工提交的报销单据后，按单据上的条码进 行扫描接收操作，同时按业务性质将其进行专业分组。4.3 扫描后，扫描员将图片上传至影像服务器，系统根据条码数 字进行校验，如果系统中校验无误，则允许上传。上传成功后，系统 根据业务领导审批情况将单据分配至任务列表。4.4 审核人员提取任务，系统根据权限隔离（专业分组）以及任 务列表将审核任务自动推送至审核人员，通过系统控制的模式来消除 审核过程中存在的道德风险。5软硬件及数据库管理5.1 财务共享信息系统的软件维护5.1.1 系统管理员应及时解决在系统日常操作维护工作过程中发 现的问题。如不能排除，应立即联系软件供应商予以指导或现场处理。5.1.2 对软件的修改、版本升级等程序维护由软件供应商负责， 系统管理员应及时记录升级时间及模块。5.1.3 财务共享信息系统使用的系统服务器、数据库服务器、网 络连接方式以及防火墙设置的更改，均需经系统管理员以及相关领导 同意方可执行。5.1.4 2未经系统管理员同意，任何人不得直接打开数据库文件，不 得随意增、删或者修改数据库结构、源程序和数据。5.3数据库的备份财务共享信息系统的数据备份由公司信息部DBA负责，每天进行 数据全量备份。6培训管理6.1 为了让各级员工更加熟练的使用系统，应定期对员工进行不 同层次的培训。6.2 财务共享中心项目组负责收集、审核、反馈员工培训需求； 负责培训课件的编写；负责培训实施的具体工作；负责员工培训的出 勤管理；负责编写培训总结；负责培训答疑；负责提供题库的出题。6.3 培训需严格进行考勤，因故不能正常参加培训时必须请假； 参加培训的学员需准时到达，并进行培训签到记录，不得迟到或早退； 在培训过程中需要注意现场纪律，不得大声喧哗，手机需要关闭或置 于静音状态。6.4 参加培训的学员应根据培训要求，及时进行培训考试或输出 学习心得汇报等。7流程管理7.1 财务共享信息系统现有的流程依据财务提供的流程审批表开 发制定，流程的变动更改应及时通知系统管理员，及时召集项目组成 员对更改进行评估，依据变更内容在规定时间内进行系统流程的变更, 满足业务需求；7.2 相关流程的变更应遵循流程优化管理制度，相关细则参照流 程优化管理制度。8附则8.1 本制度由公司信息部部负责解释。8.2 本制度自发布之日起实施。石家庄企业股份有限公司二O一五年H月