烟叶生产基础设施建设项目档案管理方案.doc

烟叶生产基础设施建设项目档案管理方案1.档案资料类型及管理要求烟叶生产基础设施建设项目档案资料(以下简称档案资料)，是指在项目规划、申请、立项、计划申报审批、工程设计、项目实施、竣工验收、产权移交、运行管护等全过程中适时归集整理形成的、能真实反映项目建设全过程的相关文字、图表、声像等形式的资料，确保档案资料真实、完整、适时、规范。档案资料类型.档案资料管理要求（1）长期保存的文件，应使用黑色钢笔（碳素笔）记录，不得使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。（2）复印、打印文件及照片的字迹、线条的清晰度，应符合档案的质量要求。（3）文字叙述应用词准确、语言简练，图表填写应规范、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字（章）手续完备。（4）如存在改错，应将错误之处用斜线划掉，再在右上方重写正确（文字、数字）并加盖印章（无印章的应签名），禁止使用涂改液、贴纸、橡皮擦等方法。综合管理档案和项目档案分别按顺序装订。同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有方案材料又有图纸的，应方案在前、图纸在后。（1）各级验收中形成的工程现场验收表、各级综合档案验收表、现场抽查验收汇总表、整改报告、复（抽）查验收报告等档案资料，应及时归档。（2）归档文件应完整、成套、系统，应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及完工验收的全过程，真实记录和准确反映项目建设过程和完工时的实际情况，图物相符、数据真实可靠、签字（章）手续完备。（3）项目组或其委托的代建管理机构、设计单位、监理单位、施工单位，应在工程项目完成后，将经整理的项目文件按规定向县级分公司移交，县级局应该接收的项目文件进行整理、编目。2.综合管理档案 州市级综合管理档案 组织机构档案资料（1）组织领导机构包括州（市）烟叶生产基础设施建设领导小组成立文件等。（2）办公室和人员现代烟草农业基础设施建设办公室成立文件，岗位设置及现有工作人员表等。（3）固定办公场所和办公设施以文字说明，图文并茂。（4）工作职责和规章制度规章制度指基础办内部管理制度。 制度和文件档案等基础资料（1）基本烟田保护制度（2）基本烟田规划（单独成册）（3）基础设施建设规划（4）年度实施计划（正式文件）包括年度项目实施计划及资金预算的申报文件、批复文件等。（5）相关规范及管理办法年度考核办法、项目补贴资金管理办法（正式文件）、概预算管理办法、招投标管理办法、招投标监管办法、项目变更管理办法、烤房设备质量管理办法、烟草农业机械购置补贴实施办法、育苗设施项目建设管理办法、项目建设标准或技术规范、项目运行管护措施。（6）评审资料州市级评审资料，包括评审意见书、评审人员签字等。（7）相关报告项目验收总体报告（正式文件）。项目实施总体情况报告（正式文件）。项目资金使用情况报告（正式文件）。资金审计报告。（8）项目变更文件（正式文件）（9）州市级验收材料（单独成册）（10）项目综合信息统计表（独立成册） 县级综合管理档案 组织机构和制度保障（1）组织机构组织领导机构（正式文件）县级分公司会同县级人民政府有关职能部门组成烟叶生产基础设施建设领导小组及其办公室。项目组成立（正式文件）办事机构和人员县级分公司成立现代烟草农业基础设施建设办公室，明确相关人员及职责，内设项目管理、档案管理、财务管理、综合管理等主要岗位及明确人员。固定办公场所和办公室用文字描述，要图文并茂，内容包括办公场所、办公设备、相关测量仪器等。工作职责和规章制度工作职责和规章制度要建立健全并上墙。（2）制度保障基本烟田保护制度、基础设施建设规划、基本烟田建设规划（单独成册），基本烟田建设规划要划定基本烟田到地块并有GPS数据。项目管理办法或实施细则有市级制定或转发的项目管理办法或实施细则。项目建设标准或技术规范有项目建造标准或技术规范（包括典型设计图纸及施工技术要求）。运行管护制度有运行管护制度和具体措施。 法人授权委托书市级公司法人授权县级分公司负责人签订相关基础设施补贴合同等的委托书。 项目实施及变更（1）年度项目计划有市级公司批复的年度项目实施计划（正式文件）。（2）实施方案有县（区）年度总体实施方案，要分类阐述。其中，烟水工程、机耕路、土地整理以规划设计单位出具的项目区实施方案为准。（3）项目变更在实施过程中如有变更，需按云南省烟叶生产基础设施项目计划及补贴资金预算变更管理办法上报，要有变更请示及批复的正式文件；年度项目实施完成后，有年度项目计划及补贴资金变更请示的正式文件。 相关报告项目实施总体情况报告（正式文件）。项目资金使用管理情况报告（正式文件），由县级分公司财务部门出具。纪检监察报告，由县级分公司纪检监察部门（或派驻人员）出具，并签章或签名。项目资金审计报告，由州市级公司委托的中介机构或市级公司审计部门出具。县级年度烟叶生产基础设施项目验收总体报告（正式文件）。3.项目档案按建设管理流程顺序装订，根据项目档案数量合理确定装订册数。 烟水工程、机耕路项目档案以项目区为单位装订（其中能分标段整理项目档案资料的，分标段集中整理），按以下资料顺序统一装档，根据项目档案数量合理确定装订册数。（1）目录（2）项目区实际完成情况表（3）建设申请（4）申请公示（5）规划设计资料（单独成册）（6）项目评审资料（单独成册）（7）建设公示（8）补贴合同（9）项目建设主体委托集体工程或非建设主体自建项目，由建设主体（村委会或合作社）向县级分公司出具建设管理委托书（含项目招标、组织实施、监管、验收等）。（10）招投标资料（单独成册）对达不到招标条件，通过竞争性谈判选择施工（供货或服务）单位的项目，必须有依据充分的竞争性选择施工（供货）单位的会议纪要等相关资料。对依法必须招标的项目，必须有以下招投标资料：招标文件，项目建设招标文件。招标公告或投标邀请书，公开发布的招标公告原件（含发布媒体截图）或投标邀请书原件。投标单位资格审查资料，对投标单位资格预审的相关资料。投标文件，投标单位的投标文件。评标报告，由招标中介机构或评标委员会出具的书面评标报告（含基本情况和数据表，评标委员会成员名单，开标记录，符合要求的投标人一览表，废标情况说明若有，评标标准、评标方法或者评标因素一览表，经评审的价格或者评分比较一览表，经评审的投标人排序、推荐的中标候选人名单与签订合同前要处理的事宜、澄清、说明、补正事项纪要等）。中标公告或中标结果公示，公开发布中标公告或中标结果公示的原件（含发布媒体截图）。中标通知书（复印件）。（11）施工合同村民委员会或合作社与施工单位签订施工合同、质量保修书（合同）和建设工程安全生产合同。（12）监理报告（单独成册）（13）质量检测资料（单独成册）（14）现场监督记录（单独成册）（15）设计工作报告（单独成册）（16）工程竣工资料（单独成册）（17）竣工结算资料（单独成册）（18）工程施工质量评定表（单独成册）（19）验收申请具备验收条件后，由施工单位向县级分公司提出。（20）项目验收资料（21）竣工结算审核（计）报告（单独成册）（22）补贴资金兑现公示对烟农自建的水窖，补贴资金兑现到受益烟农前必须进行补贴资金兑现公示，包括公示纸质材料、烟农签字并按手印确认的补贴资金兑现花名册、公示现场照片。（23）资金拨付资料按逐笔资金拨付的申请单、付款委托书、审批单、收据、发票、财务拨付审批单据以及自建项目（如水窖）补贴兑现的银行转账回执单的顺序进行装订。（24）档案卡填写应准确、规范、齐全。（25）项目资产移交书、档案资料移交书。（26）项目建后管护协议县级分公司与项目建设主体签订建后管护协议，对集体工程，村委会或合作社应当与管护责任人签订管护协议。对烟农自建的水窖，以上项目档案中不需要项目建设主体委托、招投标资料施工合同、监理报告、质量检测资料、设计工作报告、工程竣工资料、竣工结算资料、造价结算审核报告、项目产权移交书等。 烟叶调制设施项目档案 密集烤房、晾房、烘烤工场附属设施项目档案密集烤房、晾房以村委会或合作社为单位进行装档，烘烤工场附属设施每个项目单独装档。按以下资料顺序统一装档，根据项目档案数量合理确定装订册数。（1）目录（2）实际完成情况或实际完成情况表（3）建设申请（4）项目申请公示资料（5）项目建设公示资料（6）补贴合同（7）项目建设主体委托县级分公司与村委会或合作社签订施工招标、物资采购、建设管理等方面的委托协议。（8）规划设计资料由设计单位编制，土建施工自建项目无此项。（9）项目招投标资料（独立成册）相关内容同烟水工程机耕路档案，土建施工自建项目无此项。（10）施工合同或采购合同，土建施工自建项目无施工合同。（11）密集烤房设备（含门窗、发电机等）或晾房到货检验资料，密集烤房设备到货验收表格详见附件17。（12）监理报告（单独成册）对烘烤工场附属设施及由施工单位建设的密集烤房土建，由监理单位出具监理报告，并附监理相关资料。（13）项目竣工资料和竣工结算资料（可独立成册）对烘烤工场附属设施及由施工单位建设的密集烤房土建，必须出具竣工资料和竣工结算资料。（14）工程质量报告，由基础办、烟叶生产管理部门出具。（15）项目验收申请由施工单位施工的项目，由施工单位向县级分公司提出验收申请；由建设主体自建的项目，由村委会或合作社统一向县级分公司提出验收申请。（16）项目验收资料（17）造价结算审核报告（单独成册）对烘烤工场附属以及由施工单位建设的密集烤房土建，必须由造价审核中介机构出具造价结算审核报告。（18）补贴资金兑现公示资料（19）补贴资金拨付资料按逐笔资金拨付的申请单、付款委托书、审批单、收据、发票（复印件）、财务拨付审批单据的顺序进行装订，其中拨付建设主体自建的密集烤房土建款需装订银行转账回执单。（20）项目档案卡（21）项目资产和档案移交协议（22）项目建后管护协议 烟夹和散叶分风板购置以烟农专业合作社或基地单元为单位按以下顺序统一归档，根据内容情况确定装订册数。（1）目录（2）实际完成情况或实际完成情况表（3）项目建设申请资料（含申请表、综合服务型烟农专业合作社的营业执照（复印件）、组织机构代码证（复印件）、申请明细表和汇总表等）（4）项目申请公示资料（5）项目建设公示资料（6）补贴合同（7）项目建设主体委托（8）采购合同（9）工程质量报告，由基础办、烟叶生产管理部门出具。（10）项目验收申请（11）项目验收资料（12）补贴资金兑现公示（13）补贴资金拨付资料按逐笔资金拨付的申请单、付款委托书、审批单、收据、发票（复印件）、财务拨付审批单据的顺序进行装订。（14）项目档案卡（15）项目资产和档案移交协议（16）项目建后管护协议 密集烤房设备维修更换项目档案密集烤房设备维修更换以村委会或合作社为单位进行装档，按以下资料顺序统一装档，根据项目档案数量合理确定装订册数。（1）目录（2）实际完成情况或实际完成情况表（3）项目申请资料（含申请表、申请明细表等）（4）项目申请公示资料（5）项目现场鉴定资料（详见附件18）（6）项目现场抽查审核资料，抽查到项目的有此项（详见附件18）。（7）项目维修更换前公示资料（8）补贴合同（9）项目建设主体委托（10）维修更换密集烤房设备到货检验资料，密集烤房设备到货验收表格详见附件17。（11）工程质量报告，由基础办、烟叶生产管理部门出具。（12）项目验收申请（13）项目验收资料（14）补贴资金兑现公示资料（15）补贴资金拨付资料按逐笔资金拨付的申请单、付款委托书、审批单、收据、发票（复印件）、财务拨付审批单据的顺序进行装订。（16）项目档案卡（17）项目资产和档案移交协议（18）项目建后管护协议 烟草农业机械档案以合作社为单位按以下顺序统一装档，根据内容情况确定装订册数。（1）目录（2）实际完成情况或实际完成情况表（3）项目申请资料（含申请表、烟农专业合作社的营业执照（复印件）、组织机构代码证（复印件）、优先服务烟叶生产的承诺书等）。（4）项目申请公示资料（5）项目建设公示资料（6）补贴合同（7）项目建设主体委托（8）项目招投标资料（单独成册）（9）购机合同（含“三包”协议等）（10）农机产品到货确认单（11）工程质量报告，由基础办、烟叶生产管理部门出具。（12）项目验收申请（13）项目验收资料（14）补贴资金兑现公示（15）补贴资金拨付资料按逐笔资金拨付的申请单、付款委托书、审批单、收据、发票（复印件）、财务拨付审批单据的顺序进行装订。（16）项目档案卡（17）档案和资产移交资料（18）项目建后管护协议 育苗设施档案 育苗大中棚档案以群为单位装档，根据内容情况确定装订册数。（1）目录（2）实际完成情况或实际完成情况表（3）项目申请资料（含申请表、烟农专业合作社的营业执照（复印件）、组织机构代码证（复印件）等）（4）项目申请公示资料（5）项目建设公示资料（6）补贴合同（7）项目建设主体委托（8）项目规划设计资料（由设计单位编制，单独成册）（9）项目招投标资料（单独成册）（10）项目施工合同（含安全、质量保修等内容）（11）项目监理报告（单独成册）（12）项目竣工资料和竣工结算资料（单独成册）（13）工程质量报告，由基础办、烟叶生产管理部门出具。（14）项目验收申请（15）项目验收资料（16）工程造价审计报告（单独成册）对育苗大中棚涉及土地平整、育苗池及配套设施由施工单位建设的，由工程造价审计单位出具工程造价审计报告。（17）项目补贴资金兑现公示资料（18）项目补贴资金拨付资料按逐笔资金拨付的申请单、付款委托书、审批单、收据、发票、财务拨付审批单据的顺序进行装订。（19）项目档案卡（20）项目资产和档案移交协议（21）项目建后管护协议以合作社为单位统一装档，根据内容情况确定装订册数。（1）目录（2）实际完成情况或实际完成情况表（3）项目申请资料（含申请表、烟农专业合作社的营业执照（复印件）、组织机构代码证（复印件）等）（4）项目申请公示资料（5）项目建设公示资料（6）补贴合同（7）项目建设主体委托。（8）项目招投标资料（单独成册）（9）项目采购合同（含安全、质量保修等内容）（10）项目到货检验资料（11）工程质量报告。由基础办、烟叶生产管理部门出具。（12）项目验收申请（13）县级验收资料（14）项目补贴资金兑现公示资料（15）项目补贴资金拨付资料按逐笔资金拨付的申请单、付款委托书、审批单、收据、发票、财务拨付审批单据的顺序进行装订。（16）项目档案卡（17）项目资产和档案移交协议（18）项目建后管护协议 土地整理档案以项目区为单位按以下顺序统一装档，根据内容情况确定装订册数。（1）规划与立项由县或乡镇人民政府提出项目建设和补贴资金书面申请，州市级公司或县级分公司审核后逐级上报审批。（2）公示（3）补贴合同由市级公司与县级人民政府签订资金补贴合同，或受市级公司法人代表委托，由县级分公司与乡（镇）或村委会、合作社签订资金补贴合同。要求内容完整，签字签章规范，必须附有受益烟农签字并按手印的受益农户花名册。（4）实施方案（独立成册）由县或乡镇人民政府组织相关职能部门编制所属烟区土地整理规划，完成的项目可行性研究报告、项目实施方案（含土地整理规划图）等资料。（5）招标委托书对县或乡镇人民政府委托市级烟草公司招标的，县级人民政府招标与市级烟草公司签订招标委托合同（协议）。（6）招投标资料（独立成册）由乡（镇）或县人民政府招标，或乡（镇）或县人民政府委托市级烟草公司招标，招投标资料相关内容同烟水工程机耕路档案。（7）施工合同由县或乡镇人民政府与施工单位签订施工合同。（8）资金拨付资料（独立成册）土地整理补贴资金由县级烟草分公司管理。拨付土地整理补贴资金时，由县级人民政府或乡（镇）、村委会、合作社按建设进度或结算情况逐笔出具付款委托书。（9）竣工资料（独立成册）包括工程项目竣工测量图、竣工报告、竣工财务决算报告、隐蔽工程现场签证等。（10）项目验收报告工程竣工后，由县或乡镇人民政府组织有关职能部门对项目工程进行验收，出具项目工程验收报告。（11）土地整理竣工图土地整理竣工后，由施工单位按土地整理相关规范测量土地整理面积并出具实测竣工平面图和二级详图，其中：竣工平面图必须标注每一土地整理图斑的编号、面积、主要拐点位置和GPS数据以及村庄、河流、道路等相关参照物，竣工测量平面图必须附工程特性表，工程特性表中应注明土地整理总图斑面积、工程量及总造价及每一图斑编号、面积、工程量及总造价。在竣工平面图基础上，对照现场详细绘制二级详图。土地整理竣工二级详图必须按图斑编号，据实标注该图斑中每一地块的位置、走向、实测面积以及村庄、河流、道路等相关参照物，每一地块实测面积之和必须与该图斑面积一致。（12）工程监理报告（13）结算审计报告（14）土地权属报告（15）项目档案卡