集团公司会议管理制度..docx

泽远集团会议管控管理制度规章第1章总则1第2章会议形式1第3章会议组织2第4章会议效率管控管理4第5章会议室管控管理6第6章附则6附录：会议记录簿7第一章总则为使泽远集团公司或者机构（以下简称“公司或者机构”）的会议管控管理规 范化和有序化，提高会议的效率，特制定本办法.会议本着精减、有效、节俭原则运行.第二章会议形式董事长办公会（一）出席有关人员：董事长、副总经理、行政总监、业务总监、财务总监、 行政经理、人资经理、财务经理、总助、总经理秘书、各分公司或者机构总经理 等常设成员.（二）周期：根据需要随时召开；（三）会议有关内容：公司或者机构经营计划事项，公司或者机构管控管理制 度规章和管控管理办法的拟定和审核事项，人事管控管理事项，公司或者机构合理 化建议管控管理事项，公司或者机构其他重大经营决策和管控管理问题等.（四）主持人：董事长董事长质询会（五）出席有关人员：总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财 务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经 理等常设成员；（六）周期：每周1次；（七）会议有关内容：上周业务工作总结、下周业务工作安排、公司或者机构 情况传达；（A）主持人：总裁或执行总裁全体工作有关人员会议（九）出席有关人员：公司或者机构全体工作有关人员；（十）周期：每半年或1年、或不定期；（十一）会议有关内容：公司或者机构经营、管控管理情况通报，讨论职工关 心的切身利益问题、与公司或者机构发展相关的合理化建议；（十二）主持人：总裁.每周晨会（十三）有关内容:对本周重大工作事项进行统1安排，协调跨机构部门工作;（十四）出席有关人员：总裁、执行总裁、各相应总监、各职能机构部门部 长、各事业部总经理、公司或者机构内其他的重要有关人员等；（十五）主持人：总裁；（十六）周期：每周周初工作汇报会（十七）有关内容：下级向上级汇报指定有关内容；（十八）出席有关人员：上下级或有关责任人；（十九）主持人：上级主管；（二十）周期：定期或不定期.专题会议（二H一）有关内容：某1问题讨论和商定；（二十二）出席有关人员：有关有关人员；（二十三）主持人：相关主管；（二十四）周期：不定期或定期.各机构部门会期必须服从公司或者机构统1安排,各机构部门小会不应安排在 公司或者机构例会同期召开，（与会有关人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小 会服从大会，局部服从整体的原则.第三章会议组织会议程序1般而言，公司或者机构的会议组织过程包括以下几个步骤:（二十五）确立会议议题；（二十六）安排会议议程；（二十七）发出会议通知；（二十八）会务准备；（二十九）做会议记录和摄像、录音；（三十）整理会议纪要、决议；（三十一）相关相关领导阅改、签批；（三十二）印发有关机构部门、有关人员，并归档.确立会议议题会议的议题可能有以下的来源：公司或者机构相关领导提出和各机构部门提出, 总裁办收集等.经主管相关领导同意，即可召开会议.对定期的常规会议,在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席有关人员.对不定期的重要会议,承办人应提出会议企划报告,该报告包括：1、会议名称；2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议议 程；6、会议主持人；7、出席有关人员（名单）；8、会议财务（支出收入）预算; 9、现有筹备情况及进展；10、筹划备时间进度等.该报告批准后方执行.提前发出会议通知（三十三）通知有关内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等;（三十四）方法方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适 用于例会召开的确认；（三十五）出席会议的重要或主要有关人员，应通过联系方法方式等方法方式 确认是否能如期出席，并做出相应安排.（三十六）通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前发送.会务准备会务准备包括以下有关内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与 调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、 墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或 点心，投影仪、幻灯片和白板或黑板等.根据会议的有关内容和性质的不同进行相应的准备.各机构部门召开本机构部门会议，由本机构部门指定负责任会议纪要的起草人.几个机构部门召开联席会议，由几个机构部门协商指定1个机构部门负责任起 草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人.1个机构部门召集,其他机构部门参加的，由召集的机构部门负责任会议纪要的 起草工作.各机构部门起草会议纪要的有关内容相关要求：（三十七）必须全面记录会议的有关内容；（三十八）必须准确记录与会人的意见，不能以某工作有关人员个人的喜好、 观点而增删有关内容，或加入记录人自己的观点；（三十九）会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出；（四十）起草会议纪要应采用打印体（其正文部分字体相关要求是宋体小4 号）；时间紧急的情况也可采用手写体；但为了长久保持相关要求用墨水笔写，同时 要保持纸面清洁;（四十一）会议纪要应在会后的3天之内提交总裁办存档；（四十二）会议纪要1般要由总裁或执行总裁签发，重要决议必须经所有参会 有关人员阅读签字或盖章后存档.第四章会议效率管控管理判断会议效率的高低有以下的标准：（一）会议是否按预期进行（二）目的及议题是否清晰，是否彻底讨论（三）会场准备是否完善（四）资料是否齐全（五）会议日程是否有计划性（六）参加者是否预先了解主题（七）讨论离题是否严重（A）会议气氛是否热烈（九）建设性发言数量（十）是否得出结论或对策提高会议效率的要领（十一）要严格遵守会议的开始时间；（十二）要在开头就议题的要旨做1番简洁的说明；（十三）要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者；（十四）在会议进行中要注意如下事项：发言有关内容是否偏离了议题？发言有关内容是否出于某工作有关人员个人的利害？是否全体有关人员都专心聆听发言？发言的有关内容是否朝着结论推进？（十五）应当引导在预定时间内做出结论；（十六）在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间；（十七）应当把整理出来的结论交给全体有关人员表决确认；（十八）应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认.会议禁忌事项（十九）发言时不可长篇大论，滔滔不绝；（二十）不可取用不正确的资料；（二十一）不可打断他人的发言；（二十二）不要中途离席.会议管控管理技巧（二十三）控制出席人数，与会无关者不参加；（二十四）每次会议须明确主题；（二十五）对重大或有分歧的议题,在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议;（二十六）会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间；（二十七）对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中1个议项.主持 人可在每1议项或每隔1段发言时间做出小结，及时做出决定.第五章会议室管控管理会议室使用登记手续（二十八）凡需用会议室的机构部门及有关人员须提前做预约登记手续；（二十九）会议室预约登记手续由总裁办办理；（三十）会议结束后将会议纪要送总裁办备案.会议室必备的物品、用品和环境（三十一）会议室备有会议桌、椅；（三十二）会议室备有饮水机；（三十三）会务准备有特殊相关要求的，请与总裁办协商；（三十四）会议室保洁.会议室使用环境卫生的相关要求（三十五）注意保持会议室的环境卫生；（三十六）严禁在会议室吃东西；（三十七）严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施；（三十八）严禁在会议室处理与工作无关的事情.会议室维护费用由总裁办编制预算并执行.第六章附则本办法的拟定或者修改由总裁办负责任,报总裁批准后执行.本办法由总裁办负责任解释.附录：会议记录簿时间地点主持人t己录入出席人缺席人列席人议题（记录有关内容）决议执行机构部门时间核查使用要点:（1）重要会议，有言必录，详细记录；（2） 1般会议，可摘其要点记录；（3）日常事务性会议，简要记录；（4）对于重要会议记录,与会有关人员须确认签字或盖章;（5）本簿装订成册使用.