行政人事规章制加表格人力资源人事档案_人力资源-人事档案.pdf

上海承誉营销策划有限公司 行政规章制度 目 录 公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类 第一部分 行政系统管理制度 为树立和保持公司良好的社会形象，使办公管理及企业文化建设提升到一个新层次，进一步规范管理，特制定本规定。第一章 文明办公管理规定 第一条 办公室物品摆放规范 办公桌：所有物品摆放整齐，文件夹要分类标识。电脑：竖式主机置桌面下拖柜的内侧，电脑显示器和主机上不得悬挂饰物或张贴。拖柜：放置办公桌下且靠着过道的侧边。公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类桌面屏风：内外侧不允许张贴画报。文件柜：置于室内适当位置，统一靠墙放置，柜内物品分类存放，并有标识，柜顶不准摆放任何物品。垃圾篓：置办公桌下拖柜的对角。报刊：公司订阅的报刊必须上报架，阅完后放回原处，自订报刊不要散放于办公桌面上。饮水机、食品储藏柜：放指定地点，不得随意移动。外衣、手袋：置挂于衣帽间、柜子内或公司指定地点，严禁随意放在办公桌、椅及地柜上。记事板：视情况悬挂于门口内侧，下沿距地面 120 公分；托板上除书写笔和板擦外无其它物品；板面无过期记录和张贴。装饰画：根据办公环境的整体效果，视情况悬挂于墙壁上，并由行政部统筹安排。办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动，确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意，并作统筹安排。各类电线未经行政部允许，不可零乱跨接或穿越信道，设时由行政部统筹安排。下班时将办公桌清理干净，桌椅摆放整齐。第二条 工作纪律 工作时间坚守岗位，不得擅离职守。工作时间不得处理私事，严禁打闹、嬉笑、高声喧哗及吃零食。使用电话应注意礼仪，办公时间因紧急事情打私人电话不得超过 3 分钟，并以不打扰他人为原则。开会时不得接、打手提电话。不得在办公区域吸烟，午餐时间不得饮酒（公务需要除外）。不得用公司电脑玩游戏包括互联网游戏，违者罚款 50 元。公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类未经允许，不得使用他人电脑和随意翻看他人办公资料、物品。员工在工作中要遵循事不越级原则，并不得越权签署任何文件、合同。严守公司机密，维护集体利益，不得向任何人透露公司经营状况。当时未能解决的问题，应于 24 小时内给对方（包括客户）回馈。根据公司需要积极配合同事开展工作，不得拖延、推诿、拒绝；对他人咨询不属自己职责范围内的事务应就自己所知告知咨询对象，不得置之不理。爱护公共财产，不得盗用或非法挪用公司财产。公私分明，不得利用公司资源谋取个人私利。第三条 仪容、仪表规范 仪容 男士头发要保持整洁，胡须、鼻毛要经常修剪。女士头发须梳理得体不化浓妆，公司提倡女士化工作淡妆。不要留长指甲。保持口腔卫生，上班前与工作时间不得饮酒，不得吃葱、蒜等异味食品。不要喷味道怪异或过于浓郁的香水。仪表 员工上班时要穿着得体、干净，着装需平整、无褶皱、无破损、和体协调。商务活动以及重要会议，男士穿西服套装系领带，夏季应穿衬衫系领带；女士需根据不同场合着带袖职业套装、套裙、时装，且不宜太袒露。周一至周四公司提倡男士着西装，女士着职业套装，周五可着休闲装，但不得穿拖鞋或短裤。员工在佩戴手饰或其它配饰时要适度。公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类领带须保持挺括、干净，系戴端正。女士在穿无袖上装时要注意修饰腋下。不可卷衣袖、裤腿。皮鞋须保持光亮。第四条 言谈、举止规范 交往语言：您好，早晨好，早，再见，请您，劳驾您，谢谢，周末愉快，拜拜。接待语言：您好，请稍后，我通报一下，请坐，对不起，请登记，我即去联系，打扰您一下，好的，可以（切勿说“不”）。常用电话用语：请问，请稍等，谢谢，不客气，再见。接听电话标准用语：您好，请问您贵姓或请问您哪里。早晨上班，与同事第一次相见应主动招呼“早”或“你好”，下班互道“再见”等礼貌用语。电话响铃 3 声内员工必须接听，如遇同事不在工位上时电话铃响，附近的员工有义务接听其电话。在与人交流时态度要谦和，用语要文雅，声调要适度。在谈话时不要使用过激的言词，不要随便打断他人的谈话。待人接物时要自然、大方、热情、稳重、有礼。在坐、立、行时姿态要优雅。遇急事可加紧步伐，但不要在办公区内跑动。使用肢体语言时要适度，不要过于夸张，注意使用手势中的一些禁忌。注意握手礼节，两人以上场合中，应由年长者或上级先伸手，等对方伸手后再握，并应稍欠表示尊敬。男士应先等女士伸手后方可与女士握手。握手时应微笑注视对方，不可左顾右盼。公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类在工作中不当众化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、打响指、哼小曲。任何言谈举止不得有损公司形象。第二章 接待会客注意事项 前台引导来访者到指定会客区并提供饮品，同时通知被访者到会客区会客。每隔 15 分钟前台为来访者蓄水一次。来访者等待时间超过 5 分钟后，前台应提醒被访人尽快接待。未经被访人允许，接待引导人员不得带来访者进入被访人办公区。公司职员与来访人员不得在公司内部大声喧哗，影响他人办公。前台接待人员要及时清理公司会客室的卫生，以保持清洁的环境来接待客人。公司员工不要对客人进行议论、指点。公司所有员工有为客户、来宾让路、让座、让茶的义务。第三章 公司会议管理规定 第一条 会议分类及时间 公司会议包括：总经理办公会议、部门经理工作例会、各部门工作例会、财务状况分析会、年度总结会。总经理办公会议由总经理发起，每年至少 2 次，由总经理向各部门负责人做工作总结及规划；遇有重大事件或决策时董事长或总经理可要求召开紧急会议。部门经理工作例会于每周一召开一次，由各部门经理汇报上周工作情况及下周工作计划，形成会议纪要。各部门工作例会由部门经理统筹安排时间，要求每周 1 次。公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类财务状况分析会由财务部发起，总经理及相关部门经理参加，意在对公司资金规划及费用合理性等方面做出分析结果。年度总结会由董事长/总经理发起，全体员工参加，总经理做年度总结。第二条 会前要求 会议承办部门根据会议召集人要求，将会议内容、时间、地点等以书面或电话形式通知与会人员，并有登记记录。例会不予另行通知。与会人员应按会议内容、要求准备好与会发言材料及会议记录所需文具。承办部门应于会议召开前 30 分钟，会同总经办准备、摆放好会议所需用品，将桌椅、桌签、白板、音响、投影仪及其它设备检查好，确保能够正常使用。行政部安排人员做好会议室内的卫生清洁及会务服务人员工作。除各部门例会外的其它各种会议，总经办需派专人参加，同时做好记录、整理、归档工作。第三条 会中纪律 与会人员应严格遵守以下会议纪律：与会人员应准时到会，不得迟到、早退。会议期间，与会人员手机应设置关机或静音状态，无特殊情况禁止接打电话，如有特殊事务可到会议室外接听。与会人员因生病、休假或公差不能按时与会者，应向会议召集人或承办部门请假，如是重要会议要委派能代表本部门意见的人员代为出席。与会人员要认真作好会议记录，并将会议有关精神及时传达到分管部门。第四条 会后工作 会议承办部门通知会议室管理部门（总经办）并协同清理会议室物品及卫生，关闭门、窗、灯及有关电器等。公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类承办部门应于会后 24 小时内（特殊情况下除外）整理出会议记录归档备查，整理会议纪要需经会议主持人签字后归档（不宜公布的）或分发相关部门及人员。第四章 证件管理制度 第一条 营业证件种类 总经办留存：企业法人营业执照（正、副本）、组织机构代码证（正、副本、IC卡）、统计登记证（正、副本）、社会保险登记证、专项资格证书及其它资格证书。财务部留存：（国）税务登记证（正、副本）、（地）税务登记证（正、副本）、开户许可证及其它财务专项审批证书。第二条 监管人员 公司营业执照类由行政部监管，行政部助理为监管人。公司税务类执照由财务部监管，主管会计为监管人。第三条 用证程序 申请使用（借用）营业证件原件，由使用人通知监管人使用时间，监管人口头询问其它部门是否用证后借用，使用（借用）人需按要求填写借用营业证件、印章记录单（借用财务证件要填写借用文件记录单，具体流程以财务规定为准）。记录单以年度为期进行立册存档 1 年。外送加盖公章的营业证件复印，由使用人向监管人提出使用时间，由监管人按时准备，使用人需按要求填写企业证件外送领用一览表，记录单存档1 年。填写表格立册存档 1 年，在存档到期消档前需报总经办进行审批后才能进行销毁。第四条 执照管理 各种执照由各监管人员负责保管，如有损坏、误用等情况，由监管人员负完全责任。申请使用营业证件当日无法归还时，要提前向证件监管部门经理申请。公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类监管人员工作交接时应将营业证件原件、复印件、及变更前的执照样本列册专案移交，并将现使用的营业证件复印件报送总经办备案。监管人员根据公司要求进行变更时，如此证件变更涉及其它证照变更时，要填写企业证照变更交接单交给关联部门。变更证照领取 2 日内，将变更证件的复印件报送总经办备案。执照在外遗失的由经办人负完全责任。执照遗失除立即向上级报告外，并通过总经办依法公告作废。第五章 印章管理制度 第一条 公章使用范围及流程 1、凡公司对外公函、宣传资料、办理有关工商、税务事务需上交的资料等 不涉及商业合作的文本，可使用公章；2、用章部门经办人填写用印申请表，经部门负责人、总经理或集团分管领导审核后，由行政专员在文本上加盖公章。总经办须将用印单及加盖公章后的文本复印件存档。3、对外公函须经法务人员审核，由法务人员持公函到总经办盖章，法务人员须将公函复印存档。第二条 合同专用章使用范围及流程 1、凡公司对外签订的合作协议、合作意向、场租协议、委托加工合同、工程合同等涉及金额和法律责任的商业合同，均使用合同专用章；2、用章部门填写用印申请表，连同合同流程单、用章文本交法务人员评审；3、必要时，法务人员须征求计划财务部及有关部门意见；通过评审的用章文本交总经办盖章，未通过的文本退还经办人，并提交修改意见；公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类4、完善盖章的合同文本原件及合同流程单统一由总经办保管。如有须付款的合同，则交一份合同文本原件至财务。第三条 印章的保管及外借 1、公司印章统一由总经办负责保管，非总经理经理批准，不得委托他人代管代办；2、行政专员须在用章审批、登记手续完备的条件下，方可使用印章，严防 滥用和使用不当；3、印章如有损坏、丢失等情况，须立即上报公司，以便尽快采取对应措施；4、员工办事需借用印章外出时，应填写印章/证照借用申请单，经审批 后办理借用登记手续；公章外带使用必须同时有两名及两名以上的经办人。5、借用印章原则上应当天归还，当天不能归还者，须事前征得总经理同意后方可借用。6、借用印章者须妥善保管和使用印章，事毕尽快归还，以免影响其他使用。第四条 附件及相关表格 1、用印申请单 2、印章/证照借用申请单 第六章 公文管理规定 第一条 公文管理 公司的公文是传达贯彻公司的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。公司公文的收发、领取与寄送，原则上由行政部专人负责。公司与行政机关相互传递的各种文书，工商由总经办专人负责，税务由财务部专人负责。公司的公文处理必须做到及时、准确、安全。公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类各分公司、驻外办事处于当年工作中形成的公文，都必须由公司总经办指定人员收集齐全并分类整理归档，以备公司派人进行监检。重要文件需要移交总经办由专人核对整理后，于次年初送档案室归档，各分公司、驻外办事处不得越期自行留存应该归档的文件。公司、各分公司、驻外办事处要建立严格的公文管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，确保公司机密不外泄。没有存档价值和存查必要的公文，由专管人员鉴别、登记，报总经办同意后进行销毁。严禁将秘密公文带往公共场所或家中。遇公司（或分公司、各地办事处）搬家、全国年节假日，各部门要提前 24 小时给相关业务单位发送传真通知，通知内容中要包含搬家（或放假）时间，新办公地址、邮编、电话、传真等。第二条 公文范围和种类 本管理办法中所指公文，包括公司内部上报下发的各种文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料以及公司与外部公司、政府机关、团体等单位间相互传递的各种文书。公文种类 请示 适用于向上级指示和批准。报告 适用于向上级反映、汇报工作情况，答复上级的询问。指示 适用于对各公司、驻外办事处布置工作，阐明工作活动的指导原则。布告、公告、通告 对公司员工公布应当遵守的事项，用“布告”。向公司内外宣布重大事件，用“公告”。在一定范围内公布应当遵守的事件，用“通告”。批复 适用于答复下级请示事项。公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类通知 适用于传达上级的指示，任免人员，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文。通报 适用于表扬好人好事、批评错误、传达重要情况以及需要所属各公司和驻外办事处知道的事项。决定、决议 适用于对某些问题或者重大行动做出安排，撤销各分公司及驻外办事处不适当的决定事项。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项。函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，向有关主管部门询问、请求批准和答复审批事项。会议纪要 用于记载、传达会议情况和并要求有关各分公司、驻外办事处共同遵守执行的议定事项。第三条 公文行文规定 以公司文件形式行文的，一律须经董事长/总经理或授权人核准；涉及法律事务的相关公文，须经法律顾问核准。各分公司、驻外办事处一般不得联合行文，如须联合行文的，须经总经办核准。行文应逐级传递，各分公司、驻外办事处一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报越过的上级单位。向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不得同时抄送下级单位；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。发文应根据需要确定主要抄送单位，不得滥发。第四条 公文效力 凡以总公司下发的公文在整个公司内部或指定的部门内部必须执行。公司领导对单一或几个单位下达的指示，相关部门必须执行。其他部门可参照执行。公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类第五条 公文格式 公文格式一般包括：标题、正文、附件、单位印章、发文时间、主送单位、抄送（抄报）单位等。公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。公文字号一般包括单位代号、文件编号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。秘密公文应根据秘密程度分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”、“公开”。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急件”、“急件”、“一般”。会议通过的文件，应在标题之下，正文之前，居中注明通过日期和会议名称。公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。所有文件格式包括字体、字号；一律严格执行格式范例要求；可以直接套用，以求格式的统一。第六条 公文编号方法 文件编号方法 文件编号由行政部行政部门专人统一编制。规章制度 文件的附件，以文件编号+两位码表示。公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类例如：XZ-01，表示公司行政管理制度的第一份文件是“公司公文管理办法”。XZ-01-01,表示公司行政管理制度的第一份文件“公司公文管理办法”的第一个子文件或附件是“公司规章制度格式”。对内发文编号：“X字”+两位数年度码+3 位流水号表示，例如：X字-04-001。会议纪要 例：会字-04-001，代表 2004 年第一次会议的纪要。内部请示报告 例：内请-04-001，代表 2004 年第一份请示报告。内部协作函 例：内协-04-001。对外文书 例：外字（2004）001。部门发文 以该部门简称（两个汉字）+两位数年度码+三位数流水码，例：行政-03-001。传真格式 对外加盖公章的传真须发件人部门存档，同时报行政部办公室存档。外部来文收文登记 按收文时间顺序编列序号、存档。文件分发号 重要文件分发时必须编列分发号，以便区分收件人责任。版次 公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类规章制度的修改是十分严肃的工作，所以必须实行版本管理。第七条 公文处理程序 发文处理。一般包括起草、会稿、审核、审批、打印、签发、发文、收文、存档等程序，详见（举例）：公 司 行 文 行文流程 部 门 行 文 管理权限 管理权限 董事长 总经理 总经办 相关部 门经理 文员 承办人 步骤 内容 承办人 综合 内勤 部 门 经 理 总经办 董事长 总经理 一 起草 二 会稿 三 审核 四 审批 五 打印 六 签发 七 发文 八 收文 九 存档 起草公文的要求 公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类要符合公司的方针、政策和有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。草拟公文必须使用公司规定的统一格式，所有文件格式包括字体、字号一律严格执行格式范围要求，可以直接套用样本以求格式的统一。数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由文件起草人所在部门领导审核。审核的重点包括：是否需要行文。是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否衔接。提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。处理程序是否完备，行文关系、公文格式、编号是否符合规定。文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。审核时如发现不妥之处，必须进行修改。公文签发。公司行政文件，由董事长/总经理或总经办签发。公司内部各部门发文经总经办核准、行政部统一编号，由部门经理签发。公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔或签字笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。签发后的公文不得再作任何修改。若确实需要修改，必须重新送签。公文签发后，由行政部专人负责打印、盖章、装订，并以电子版形式分发。公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。如收文单位有特殊情况需要文字版公文时，该单位经办人须提供单位主管签字的公文领取申请表，并填写公文领取登记表后方可从行政部领取。公文校对以原稿为准，不得擅自改动原文。收文处理。一般包括登记、分办、催办等程序。各单位公函、公文，均由行政部专人统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。单位负责人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。公司领导之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各部门、公司对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交总经办立卷归档。没有存档价值和存查必要的公文，由专管人员鉴别、登记后销毁。公文张贴。公司发文张贴 5 个工作日后由总经办存档。公司在办公区公示张贴出来的公文，视为员工知晓。第七章 办公用品管理办法 第一条 分类 本办法将办公用品分为消耗品、管制品、固定设施三类，分列如下：消耗品：铅笔、自动铅笔芯、圆珠笔、签字笔、美工刀、胶水（棒）、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、口取纸、复写纸、记事贴、橡皮、钉书钉、修正液、公司信纸、信封、档案袋、文件筐、文件夹等、夹子（长尾夹等）、支票夹、名片夹、印油、印泥、印公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类台、装订胶带、分页卡、封皮、装订胶片、装订胶圈、装订扣夹、彩纸、传真纸、复印纸、笔记本及财务各种凭证等。管制品：电动装订机、装订机、切纸刀、大型订书器、钉书机、剪刀、计算器、打孔器、笔筒、自动铅笔、白板笔、萤光笔、白板、色带、墨盒、硒鼓、盒尺、电池、灯管、灯泡、接线板、U 盘。固定办公设施及用具：电脑及配件、台灯、座机电话、移动电话、纸篓、各种工具、办公桌椅及办公桌上可移动的隔板。第二条 职责 总经办是公司办公文具用品的主管部门，主要负责文具用品的采购计划、采购、组织发放和监管。公司各部门在每月 26 日收到由总经办发放下月办公用品申购单，各部门所有员工填写采购计划，并于 28 日前上报总经办进行采办。总经办负责文具用品的入库，并按经审签的办公用品申购单进行核对发放，领用人在表办公用品领用登记表上签字确认。任何办公用品、办公设施及大型、贵重物品需求都由董事长/总经理实施审批。所有的采购都按照公司规定的采购时间、流程进行统筹采购。第三条 标准 个人领用的办公用品为消耗品。管制品类文具中大型的、贵重的、可重复使用、需以旧换新的办公用品由部门进行申领。新入职员工需要申领贵重物品的，可根据员工的本职工作特点及限制范围内经总经理批准后领用。第四条 程序 公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类采购计划流程 计划：总经办下发办公用品申购单，各部门于每月 28 日前将本部门及个人的办公用品申购单清单报公司总经办。制单：办公室根据各部门及个人的办公用品申购单统计并报总经理审批。采购：办公室依据办公用品申购单实施采购，并于每月 3 日前采购完毕。入库、保管：公司原则要求零库存，但特殊物品经审批可有少量库存，审报程序参照月采购计划。采购后的物品由行总经办办理入库手续，由需要的部门进行领用和保管。领用、发放：领用人在办公用品领用登记表上签字确认，由总经办按部门或个人填写的办公用品申购单发放，发放日期为每月 3 日5 日。核算：在办公用品发放后，经办人要进行核帐，对各部门及所属员工每月办公用品消耗费用进行核算，并在每月 5 日前将表办公用品各月消耗统计汇总表上报财务。第五条 新员工办公用品采购管理 采购办流程 收集并上报办公用品申购单 总经理审批 个人填写物品清单 下发 办公用品申购单 按单采购 按单核发 领用人签字 公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定第一章文明办公管理规定第一条办公室物品摆放规范办公桌所有物品摆放整齐文件夹要分类标识电脑竖式主机置桌面下拖柜的内侧电脑显示器和主机上不得悬挂墙放置柜内物品分类存放并有标识柜顶不准摆放任何物品垃圾篓置办公桌下拖柜的对角报刊公司订阅的报刊必须上报架阅完后放回原处自订报刊不要散放于办公桌面上饮水机食品储藏柜放指定地点不得随意移动外衣手袋置挂于衣帽书写笔和板擦外无其它物品板面无过期记录和张贴装饰画据办公环境的整体效果视情况悬挂于墙壁上并由行政部统筹安排办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动确因工作需要挪动时必须经行政部门的同意并作统筹安排各类 采购：总经办在招聘起始日下发审批后，综合内勤填写表新员工所需办公用品采购单给经办人，由经办人按单于新员工预到岗前采购完毕。领用、发放：新员工报到当日在办公用品领用登记表上核准签收。核算：同月采购规定。第六条 其它制度 普通员工（包括试用期员工）可以根据需要领取消耗性物品。特殊文具申购需经总经理批准。管制品如有损坏，可以旧换新，如遗失则由领用人自购同品牌、同型号用具或按市价现值赔偿。严禁员工将公司文具用品带出公司私用。人员离职时，应将所有用品一并交回综合内勤或总经办。第八章 印刷品管理 宣传品 公司宣传品包括统一印制的公司宣传资料、手提袋、文件夹、信封、稿纸等。宣传品由文宣企划部统一编排印刷或订购。交由部门相关负责人清点核实 总经办采下发新员工所需办公用品采购单 总经理审批 采办人按单采购 新员工签收 公管理及企业文化建设提升到一个新层次进一步规范管理特制定本规定