集团公司会议作业检查表人力资源质量管理_人力资源-质量管理.pdf

WI/AA-01-01/01 文件 4 哀证单书 会议作业检査表 检杳内容 检查要点 检审时间 备注 1.会前工作 1.1 确定是否需 用简单的文书传可否代替 开会前 3 天 需要开会口 不必开会 口 可否在自己的权限范围内解决 口 虽属自己权限范围，但需得到更广泛的 协助为佳口 要召开会议 是否与上级和少数有关人员商量即可 解决口:会议的费用是否高于标准 口 1.2 会议目标是 否明确 是否具体可以衡量 口 开会前 3 天 明确口 不明确口 是否切合实际可能达成 口:是否有书面列明 口 1.3 会议议题是 否明确 要解决的问题是否明确 口 开会前 3 天 明确口 不明确口 是否能有会议决议 口 1.4 安排妥当会 议议程、程序 已按会议议题的重要程度排列 口 开会前 3 天 是口 否口 每个议题的处理日期、时间已经标示口 1.5 准备会议文 件 是否通知已会人员备妥有关资料 口 开会前 2 天 收集整理并呈阅口 会议中使用文件是否已准备 口 开会前 1 天 印制完成口 1.6 制作并发出 会议通知 书面通知口 开会前 3 天 通知与议程送达口 口头通知 口 口头通知有记录口 1.7 会议事务准 备 安排会议室 口 开会前 2 天 避免会议重叠 根据与会人数复印会议资料 口 开会前 1 天 确定与会人员名单 调试投影仪、幻灯机、电脑等 口 开会前 1 天 安排操作人员 准签到表口 开会前 1 天 布置会场 口 开会前 1 天 准备会议录音（录像）口 开会前半小时 检查会议室灯光、温度、空气 口 开会前半小时 安排会议用餐、茶点、水果等 口 开会前 1 天 2.会议中 2.1 会议接待、报到和签到 是否通知会议接待人员到位 口 开会前 15分钟 会议主办部门负责:与会人员亲自签到 口 开会前 10分钟 签到表归档 2.2 会议记录与 会议录音安排 受过专业训练或有经验者，提前了解会 议内容口 开会前 1 天 会议主办部门秘书 负责会议笔录录音 限范围内解决口虽属自己权限范围但需得到更广泛的协助确定是否需要召开会议为佳口开会前天需要开会口不必开会口是否与上级和少数有关人员商量即可解决口会议的费用是否高于标准口是否具体可以衡量口是否切合实际可能达明确口已按会议议题的重要程度排列口每个议题的处理日期时间已经标示口开会前天是口否口会议目标是否明确会议议题是否明确安排妥当会议议程程序准备会议文是否通知已会人员备妥有关资料口开会前天收整理并呈阅口件会议开会前天通知与议程送达口口头通知有记录口避免会议重叠根据与会人数复印会议资料口开会前天确定与会人员名单调试投影仪幻灯机电脑等口开会前天安排操作人员会议事务准准签到表口备布置会场口开会前天开会前天准备会议2.3 摄像、录像 重要、有参考、推广价值的培训会议口 会议前 2 天 作为档案保管 2.4 场外接听与 会人员电话 通讯工具交会议秘书 口 开会前 10分钟 秘书负责接听、记 录、转达 2.5.会场服务 2.5.1 添加茶水 会前 1 天通知公关部开会人数 口 专人添加，上午茶（咖啡、糖果）与会人员在会议休息时自取 口 水、下午咖啡 2.5.2 内外联 系、传递信息 安排会议秘书接听电话等 口 紧急情况需及时转 达 2.5.3 维持会场 秩序 安排会议秘书负责 口 会议进行中 2.5.4 分发会议 文件和资料 安排会议秘书负责 口 根据会议情况进行 2.5.5 处理临时 交办事项 安排会议秘书负责 口 根据会议情况进行 3.会议后 3.1 撰写会议纪 要 根据会议纪要的编写执行 口 会后 1 天 重大紧急会议当天 内整理完成下发 3.2 相关人员会 签纪要 确认记录的准确性 口 纪要核准前 3.3 会议主席核 准会议纪要 经核准的会议决议才有效 纪要会签后 3.4 发放会议纪 要 与会人员和相关人员 会后 1 天 3.5 催办会议决 议 会议秘书负责落实 口 会后 1 天 开始跟催 3.6 安排会议活 动 应有预算口 活动前 3 小时 3.7 会务总结 会议组织部门领导负责 口 会议结束后 以便于更有效的组 织会议 审 曰期 批*曰期 限范围内解决口虽属自己权限范围但需得到更广泛的协助确定是否需要召开会议为佳口开会前天需要开会口不必开会口是否与上级和少数有关人员商量即可解决口会议的费用是否高于标准口是否具体可以衡量口是否切合实际可能达明确口已按会议议题的重要程度排列口每个议题的处理日期时间已经标示口开会前天是口否口会议目标是否明确会议议题是否明确安排妥当会议议程程序准备会议文是否通知已会人员备妥有关资料口开会前天收整理并呈阅口件会议开会前天通知与议程送达口口头通知有记录口避免会议重叠根据与会人数复印会议资料口开会前天确定与会人员名单调试投影仪幻灯机电脑等口开会前天安排操作人员会议事务准准签到表口备布置会场口开会前天开会前天准备会议