销售订单处理流程及操作步骤全人力资源销售管理_人力资源-销售管理.pdf

销售订单处理流程及操作步骤 一、接受销售订单 在接到客户传真或 e-mail 发出的订单后，首先区分是南区客户还是北区客户，然后分别由负责南、北区订单处理的销售助理进行后续处理；二、销售助理的职责 销售助理拿到订单后，需要检查如下事宜：1、查看订购的产品名称、型号、数量等是否清楚，对于看不清楚的信息及时与客户联系确认并标注在订单上；2、根据客户的原始订单，将客户名称和订货数量录入到电子版的标准订单上（标准的销售订单请见附件 1，上面已经有产品目录和对应单价，只需录入数量即可，）将标准订单上自动计算的订货金额与客户的原始订单金额核对，如有问题，需要及时查明原因并进行改正。如果客户有特殊要求，如发货地址变更等，也需要在此表的备注上注明。核对无误后，销售助理保存该订单并退出。该标准订单需要设置成共享格式，以便于销售会计访问。此 Excel 表同时用于与销售审核录入员每日末的核对。3、对于非月结客户，查看该订单是否已有对应的银行汇款水单。（1）如果有水单，再将汇款水单上的金额与订货金额比较。（a）如果水单金额大于等于本次订货金额，则销售订单审核通过。(b)如果水单金额小于本次订货金额，则向客户联系查明原因，视金额大小分别进行如下处理：对于有信用额度的客户，如果欠款金额小于信用额度，可以现行审批通过，同时要求客户承诺于下次订货时一起打款并获取客户的承诺函；如果欠款金额大于信用额度，对于差额部分则可以先让负责的销售人员进行担保，若销售人员担保额度不够则要求客户补齐货款，销售助理在获取担保函或补款的水单后方可审核通过。（在正式的信用额度制定出来之前，所有客户的信用额度是 1000 元）（2）如果没有收到客户回款的水单，则需要与客户沟通查明原因。分情况分别获取销售人员的担保、营销总监签署的延期付款协议或打款水单后方能通过审核。4、对于月结客户，接到订单后先查看该客户是否尚未结清上月的款项，如果上月款项尚未结清，则销售助理需要与客户沟通说明情况要求先结清拖欠款项。经沟通，如果客户确有困难暂时无法付款的，可分情况分别对待：对于与我公司有较长时间合作且一贯信用良好的企业，可以给予一定额度的信用，对于可用信用余额内的订货在取得客户承诺付款函以后可以允许通过审核（可用信用余额指我公司给予该客户的信用额度扣除尚未付清的应收账款后的余额），对于没有信用额度或者信用额度不够的客户，可以通过销售人员的担保（担保金额不能超过该销售人员本身的担保额度）、营销总监签署的签署延期付款协议等方式给予通过审核。对于既无信用额度，又未获得销售人员担保，也未取得延期付款协议的客户，而前期尚有拖欠的货款的情况下，禁止发货。如果上月款项已经结清，则对于月结客户一律通过审核。5、由于销售人员不在办公室而无法及时出具书面担保，为了减少可能导致的担保延迟，对于出差在外的销售人员，担保可以先以 email 或短信的方式同时发给销售助理和销售审核销售审核录入员，在返回办公室的当天补充办理正式书面担保手续。销售助理要督促并协助销售人员及时办理书面担保手续，销售助理需要把短信或 email 形式的担保准备成纸面形式，督促销售人员返回办公室时签字确认。补办完成的担保手续需要递交给销售审核录入员。如果销售人员未及时按照要求补办担保手续，则下一次可以拒绝通过 email 或短信等便捷方式办理。6、销售助理对于每笔订单的审核情况均需填写一份标准格式的审核单（审核单样本请见附件 1），保存在共享文件夹里，并打印一份签字确认（包括签名和时间）。审核单也需要设置成共享，以便于销售会计和销售订单审核录入员访问。7、经过销售助理初步审核的订单，可以分两种情况递交给销售审核录入员：对于已经通过审核的订单，销售助理将订单及其相关附件（包括汇款水单、销售人员的书面担保协议、经销售总监审批的延期付款协议）均交销售审核销售审核录入员进行复审。对于原因已经查明、解决方案已经确定但相关手续尚未齐备的销售订单（如尚未取得销售人员的书面担保或延期付款协议），为了避免单据挤压影响录入，可以先行交给销售审核销售审核录入员录入速达系统做销售订单。交销售订单时，销售助理需要同时签字的销售订单审核单打印一起交给销售审核录入员。8、每月月 1 号（如遇节假日顺延），销售助理会从销售助理会计处取得对账单，及时与客户进行对账，督促客户在 3 天内反馈对账结果，并将对账结果交财务部存档。对于对账有差异的，销售助理可向销售助理会计所要应收账款明细，与客户进行核对，并在对账单上注明差异的原因。9、对于出现异常情况的，如常规发货地址变更，客户改货、需要反审等各种情况在均需要及时通知到销售审核录入员。反审时，销售助理需要同时修改上述提到的标准的销售订单并保存，并通知销售审核录入员。10、对于销售会计在核对 excel表的标准销售订单汇总和速达的销售开单情况时发现的不一致，销售助理应协助销售审核录入员进行调查。看是哪边的输入错误，分别进行相应的改正。三、销售审核录入员（原录单员）的职责 1、销售审核销售审核录入员在取得经销售助理初步审核的销售订单后，将销售订单信息录入到速达系统,即录入生成销售订单；一般情况下发货地址用系统自带的即可，对于注明要改变发货地址的，请直接在销售订单的地址栏上进行修改，不要通过备注的形式。2、把速达系统自动计算的产品价格与销售订单上的金额进行比较，如有差异及时与销售助理沟通解决；3、结合销售订单审核单，按照上述二、3、4 的要求对销售订单进行复审，结合销售订单审核单检查相关的文件是否齐全，包括水单、客户的承诺付款函、销售人员担保，销售总监签批的延期付款协议等。审核无误后在销售订单审核单上签字确认。对于审核无误的订单，销售审核录入员在速达系统中销售开单界面引入销售订单后保存。对于审核有问题的，视情况或要求销售助理更新审核单，或等相关单据齐备了再通过审核。订单审核有问题不能生成销售开单，待问题解决后生成销售开 4、销售审核录入员每天从销售会计处获得前一天的应收账款余额明细，以该户然后分别由负责南北区订单处理的销售助理进行后续处理销售助理的职责销售助理拿到订单后需要检查如下事宜查看订购的产品名称型号数量等是否清楚对于看不清楚的信息及时与客户联系确认并标注在订单上根据客户的原始订需录入数量即可将标准订单上自动计算的订货金额与客户的原始订单金额核对如有问题需要及时查明原因并进行改正如果客户有特要求如发货地址变更等也需要在此表的备注上注明核对无误后销售助理保存该订单并退出该标准订单单是否已有对应的银行汇款水单如果有水单再将汇款水单上的金额与订货金额比较如果水单金额大于等于本次订货金额则销售订单审核通过如果水单金额小于本次订货金额则向客户联系查明原因视金额大小分别进行如下处理对于有明细作为判断依据。由于销售会计维护的应收账款按实际收款更新，而销售助理维护的应收账款表按汇款水单更新，两者有时会产生时间差。对于这种情况，可以允许先发货。5、销售审核录入员具有速达系统中的审核中心的查询权限和业务查找权限，销售审核录入员每日末将当日发货从速达系统中导出，与销售助理进行核对，发现问题及时调整，并通知销售会计和物流。6、销售审核录入员是财务部与营销中心的接口，负责销售订单的把关和与财务部的沟通。对于销售订单手续不全的情况要及时与销售助理沟通，督促销售助理收集相关资料、办理相关手续。7、销售审核录入员把收集整理的标准销售订单及其他支持性文件（包括水单、销售订单审核单、但保单、延期付款单、付款承诺函等）每日及时备份到财务部。如果当日无通勤车，则顺延。8、对于出现异常情况的，如常规发货地址变更，客户改货、需要反审等各种情况在修改速达系统中的记录的之前均需要及时通知到销售会计及物流；9、及时解答销售会计在单据审核中的疑问，对确有问题的，进行相应的修改。四、销售会计的职责 1、销售会计是与销售审核录入员的对接人员；2、销售会计每审核一单，均需访问销售助理维护在 excel里的标准销售订单，与已录入到速达系统的销售开单进行复核，看两者是否一致。核对内容包括客户名称、客户地址、销售产品名称、规格、型号、数量、金额等。只要有任何不符，务必通知销售审核录入员，要求其与销售助理核对，看是哪边的问题。在问题解决之前，销售开单不允许通过审核。3、按照上述二、3、4 的要求对已录入到速达系统的销售开单进行复核。发现问题及时与销售审核录入员沟通；由于相关单据不能第一时间送达销售会计，因此销售会计主要依据应收账款余额表和销售助理维护的销售订单审核单进行审核，对于类似水单已到实际货款未到账，或者需要担保等各种手续的情况，只要审核单里注明，符合上述要求，即可通过审核。4、对于已取得水单，但是实际款项尚未到账的订货，可以先发货。与此同时，销售会计要跟踪款项的到账情况。对于超过 3 个工作日仍未到账的款项要提示销售助理与客户沟通进行催收，并抄送销售审核录入员。对于超过 3个工作日款项仍未到账，且客户无法提供合理的解释的情况下，要暂停之后的发货，等款项抵达后方可进行之后的订货处理。销售会计需要每日跟踪上述未尽事项的进展，如款项是否到账、担保手续是否补齐等，确保最后财务有留存一份全的销售记录，并整理存档 5、销售会计每天根据实际发货和到款情况更新应收账款余额表，并与每天末及时把更新的应收账款余额表发给销售审核录入员 6、销售会计根据审批同意的发货在用友系统中记账。7、销售会计同时负责核对并审核销售助理统计的代理商业绩、计算代理商奖励、业务员奖励和回款情况。五、销售助理会计的职责 1、销售助理每日把揉完奖励的出库情况录入到速达系统；2、销售助理每日将揉完奖励的出库生成出口单并打印装订成册；户然后分别由负责南北区订单处理的销售助理进行后续处理销售助理的职责销售助理拿到订单后需要检查如下事宜查看订购的产品名称型号数量等是否清楚对于看不清楚的信息及时与客户联系确认并标注在订单上根据客户的原始订需录入数量即可将标准订单上自动计算的订货金额与客户的原始订单金额核对如有问题需要及时查明原因并进行改正如果客户有特要求如发货地址变更等也需要在此表的备注上注明核对无误后销售助理保存该订单并退出该标准订单单是否已有对应的银行汇款水单如果有水单再将汇款水单上的金额与订货金额比较如果水单金额大于等于本次订货金额则销售订单审核通过如果水单金额小于本次订货金额则向客户联系查明原因视金额大小分别进行如下处理对于有3、销售助理同时负责销售发票的开具和打印；4、应收账款实行两月一次的对账政策，南区客户在双月对账，北区客户在单月对账。销售助理会计每个月月初从系统中导出上月末应收账款余额，销售助理将有余额的应收账款金额、客户等信息填入标准的对账模板，于每月 1 号（如遇节假日顺延）准时将该模板发给对应的销售助理让其与客户对账。注意该模板只有应收账款的余额，没有明细，对于余额不同意的客户，可再发明细进行进一步核对。相关解释则由销售会计主导进行。5、对于临时有对账需求的客户，根据销售助理的通知，于得到通知当日由销售助理准备，并将对账单交销售助理对账。；六、成本会计助理的职责：成本会计助理在做好本职工作的同时，每日根据库房的通知，检查准备发货的产品出入库单，核对明细上的客户名称和地址与抬头上的名称和地址是否一致。发现问题，立即联系库房查明原因并进行更改。七、物流的责任 1、生成出入库单必须要保存后再打印；2、删除出库单时必须整张删除，不能通过删除出库单上的信息继续导入下一张销售开单；3、认真核对出库单抬头的客户名称与地址是否与导入的销售开单的明细一致。特别对于销售开单注明发货地址变更的，更要仔细检查确保地址正确。4、每天及时通知成本会计助理出入库单据审核。5、发货之前核对货运单上填写的客户与地址与出库单上的是否一致，所发物品与出库单是否一致。户然后分别由负责南北区订单处理的销售助理进行后续处理销售助理的职责销售助理拿到订单后需要检查如下事宜查看订购的产品名称型号数量等是否清楚对于看不清楚的信息及时与客户联系确认并标注在订单上根据客户的原始订需录入数量即可将标准订单上自动计算的订货金额与客户的原始订单金额核对如有问题需要及时查明原因并进行改正如果客户有特要求如发货地址变更等也需要在此表的备注上注明核对无误后销售助理保存该订单并退出该标准订单单是否已有对应的银行汇款水单如果有水单再将汇款水单上的金额与订货金额比较如果水单金额大于等于本次订货金额则销售订单审核通过如果水单金额小于本次订货金额则向客户联系查明原因视金额大小分别进行如下处理对于有