最新档案管理制度【优秀8篇】_1.docx

最新档案管理制度【优秀8篇】在不断进步的社会中，制度在生活中的使用越来越广泛，制度是国家机关、社会团体、企事业单位，为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证国家各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文。那么制度的格式，你掌握了吗？下面是书包范文为朋友们整理的最新档案管理制度【优秀8篇】，希望可以抛砖引玉，帮助到朋友们。档案管理制度 篇一 1、本公司档案室保存的档案，主要供本公司使用。 2、如其它部门或个人查阅时，须经档案室负责人或档案形成部门领导同意，并仅限于室内阅览。 3、凡因特殊需要，经批准同意借出的档案，外借时间一般为三周左右，到期仍需继续利用，须办理续借手续。 4、借出的档案不得转借他人，不得随意涂改、圈划、眉批，不得拆卷，不得增删档案内容或污损档案。 5、凡外单位或个人查阅档案，须持单位正式介绍信，写明查档目的。安全、公安部门查阅有关档案，须经公司领导批转。 6、凡复制、摘录档案，须经档案室负责同志。利用档案的单位和个人未经上级主管部门或档案室同意，不得擅自公布档案内容。 7、借阅档案须办理借阅登记手续，并确保档案的完整与安全。 8、电话查询档案，只限于一般问题的咨询。 9、档案的储存必须规范、分门别类，标识明确，便于查询。 档案管理制度 篇二 一、职责 1、公司档案管理工作实行公司(含公司职能部门)、管理处和部门三级管理制度。 2、公司行政人事部经理、管理处经理、部门主管分别负责公司、管理处和部门档案管理工作，分别对公司、管理处和部门工作过程中产生的文件资料及与本部门工作相关的其它文件进行管理和控制。所有档案立卷、归档后分别由公司行政人事部和管理处统一实行管理。 3、公司财务档案由公司财务部依据相关法律法规建立和完善，其立卷、归档、管理工作由公司财务部经理负责管理和控制。 二、管理内容与方法 1、立卷归档 公司应立卷、归档的文件资料包括： 证照资料：包括营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证，以及公司开办、年检、变更等有关资料。 规章制度：包括公司制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。 行政资料：包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文件，公司与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件，公司与其它公司、单位和个人业务往来文件，公司发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等。 合同资料：包括公司订立的各类合同及合同订立、履行、变更、终止及合同纠纷处理过程中产生的有关资料。 工程技术资料：包括公司工程技术项目实施过程中产生的设计、施工图纸、设备资料等。 照片、声音资料：包括反映公司发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘资料。 其他需归档的文件资料。 管理处应立卷、归档的文件资料包括： 公示资料：包括公司营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、收费监审证等有关证照资料，项目物业服务合同、管理规约、服务内容、服务标准等资料。 规章制度：包括公司和管理处制定和修改的全部制度、规定、办法、细则等。 客户资料：包括客户综合、汇总资料等。 物业资料：包括物业项目竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料； 包括共用设施设备清单及安装、使用和维护包阿姨那个等技术资料； 包括供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等准许使用文件； 包括物业质量保修文件和物业使用说明文件； 包括物业服务所需的其它资料。 服务资料：包括客户报修、维修和回访记录、征求客户物业服务建议意见记录、住宅装饰装修巡查记录、客户缴费收费统计、记录等客户服务资料； 包括房屋共用部位维修养护记录、共用设施设备巡查维护保养维修记录、突发设备故障演练记录等工程服务资料； 包括秩序维护各岗位询查检查登记记录、安全防范监控记录、安防设施巡查检查记录、车辆机动有序通行和停泊记录、治安和安全防范突发事件应急演练记录等秩序维护服务资料； 包括消防安全巡查检查记录、消防安全整改通知、消防安全控制记录、消防安全突发事件应急演练记录等消防安全服务资料； 包括物业公共区域清洁保洁工作记录、清洁保洁巡查检查记录、清洁卫生消毒消杀记录等清洁保洁服务资料； 包括园林绿化养护管理服务资料等。 行政资料：包括公司内部文件、总公司与各管理处往来文件，管理处与政府行政主管部门和单位往来公文、公函、批复等文件，管理处与其它公司、单位和个人业务往来文件，管理处发出的决定、通报、纪要、重要通知、会议记录等资料。 照片、声音资料：包括反映管理处发展历程和重大活动的有关摄影、录音、录像、光盘等资料。 其他需立卷、归档的文件资料。 部门应立卷、归档的文件资料： 管理处各部门应根据管理处应立卷、归档的文件资料结合各自物业服务实际建立、健全和完善物业服务档案资料，认真做好各项物业服务管理工作台账，并及时立卷和送交管理处归档管理。 部门因物业服务工作需要建立的档案，其立卷、归档管理工作由各部门主管负责管理和控制。 客户资料，包括客户服务资料(如通知、合同、协议等)、客户装修资料等由客户服务部分户立卷和归档，其立卷、归档管理工作由客户服务部主管负责管理和控制。 2、立卷归档要求 各类文件应分别立卷，按年、按类装订成册； 文件的正文与附件、底稿等应归案在一起，保持档案资料的完整性； 立卷归档的文件应便于查找； 文件有标题的，应在目录中列上标题。无标题的，应根据文件内容拟定标题，并标上方括号以示立卷人加的标题； 案卷封面要用毛笔或钢笔填写清楚，对破损文件应加以裱糊； 照片、声像、磁盘档案需用文字标明内容、时间、地点。 3、档案的使用 各部门因工作需要需查阅、借阅档案，应经查阅人、借阅人主管领导批准； 查阅、借阅档案，要填写查阅、借阅登记簿，查阅、借阅后应及时归还。查阅人、借阅人对所查阅、借阅的档案应妥善保管，防止遗失、泄密和污损，不得抽换、涂改、勾画、拆散和转借，不得擅自复制； 外单位借阅、查阅公司档案(含管理处档案、部门档案)，需经公司总经理同意。 4、档案销毁 档案保存期限，由公司行政人事部负责统一管理。专业性档案(如财务档案、工程技术档案、客户档案等)的保存期限按照国家有关制度执行； 对超过保存期限、失去保存价值的档案，由档案管理部门负责人提出销毁申请，报公司总经理批准； 销毁档案时，应认真清点，由2名以上监销人员监销。监销人员由公司行政人事部经理指定。销毁后，由销毁经办人和监销人员在销毁记录上签字； 对已销毁文件，应制定目录清册存档。 5、档案管理 公司、管理处应建立档案登记、统计制度。档案收进移出、销毁必须在流水帐簿上登记； 档案管理人员离职或调职，必须与接任人员办理移交手续； 档案管理人员对保存的档案应根据需要进行全面或重点检查，平时注意档案的保存情况，发现问题，及时报告解决； 档案管理应注意防火、防霉、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作；电子存档应注意防病毒、防磁、防潮、防挤压，并注意温度适宜； 立卷的档案应分类放入档案盒存放。 6、档案移交 由部门负责管理的档案不移交，公司行政人事部、管理处定期对部门负责管理和控制的档案进行检查； 由部门负责按年度立卷、归档的档案资料，部门应在每个自然年度结束后1个月内，将立卷、归档的档案资料交该档案管理部门管理和控制； 负责管理、控制和保管档案的员工离职或调离工作岗位时，应将有关档案资料按要求整组卷后，与行政人事部负责人、部门负责人一同进行档案移交，移交给本部门负责人或接岗人； 档案移交时，移交人应填写移交清单一式三份，交接双方按清单核对交接，并在移交清单上签字。移交清单由移交人、接交人、公司行政人事部或管理处各执一份。 三、责任 员工违反档案管理制度有下列行为之一者，公司视情节轻重依据员工手册给予处罚： 1、损坏、丢失公司档案的； 2、擅自提供、销毁公司档案的； 3、涂改、伪造档案的； 4、不按制度立卷、归档或不按期移交档案的； 5、档案管理人员玩忽职守，造成公司档案损、损毁的； 6、其它严重影响档案立卷、归档和管理的。 档案管理制度 篇三 为不断加强学校档案的保管、保密和利用工作，根据依法治档的原则，特制订如下制度： 一、认真贯彻执行中华人民共和国档案法，以及其它有关档案工作的规定。 二、凡已入档的各类档案，须经统一分类登记、编目、科学管理，妥善存放，并制订案卷目录等索引查询工具。 三、设立档案库，配置专业存档箱柜，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫等安全防范工作，定期检查保管情况，确保档案安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。 四、对已过保管期限，需销毁的档案材料，要清理造册，报校领导批准。 五、档案责任人应严格遵守国家工作人员保密守则，非档案工作人员未经许可，不得擅自进入档案室。 六、属保密范畴内的档案，利用者须报经校领导同意后方可查阅，查阅档案时与利用目的无关的章节，请勿翻阅或摘录。 七、凡有需查阅档案者，查阅时不得把案卷拆散、涂改、损毁或转让他人。 八、利用者如须摘录、复印有关档案，一般的经档案员同意，重要的机密档案须经校领导批准后方可摘录。 九、外来人员需利用本单位档案的，需持单位介绍信，并注明利用目的，经校领导同意，方能查阅。 十、做好档案利用记录工作，档案员有权向利用者收集利用效果；利用者有义务向档案室反馈利用效果。 十一、档案工作人员对档案材料要定期全面检查，发现问题应及时改进。 北兴农场中学 档案管理制度 篇四 为规范学校的档案管理和有效地使用档案，特制定本档案管理制度： 1、办公室在学年之后装订好文件、通知档案；年度考核之后的资料存档；其它资料的存档。 2、教导处每期工作计划和总结存档；“六认真”检查资料的归档；普九资料的归档；教研活动资料的归档；其它有关资料的归档； 3、德育处每期的纪律卫生检查资料归档；班级评比、评优选好的资料归档；德育活动归档；班主任工作笔记、计划的归档；其它相关资料的归档。 4、后勤处相关资料按时分类存档。 5、团总支每期的活动资料归档；组织学生社会实践活动的资料归档；组织建设归档；其它相关资料的归档。 6、每部门的档案应做到条理清晰、分类明确、装订规范。 7、各类通知、文件应先送到办公室，然后分发到各部门。 8、部门的各种资料聘及时归类装订存档。 档案管理制度 篇五 为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。特对企业合同管理人员资格要求作如下规定： 一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。 二、企业合同管理人员应懂各种法律、法规，熟悉合同业务。 三、企业合同管理人员必须服从组织的安排，严格执行上级的有关规定，做好自己的本职工作。 四、企业合同管理人员，按时参加主管部门组织的合同管理工作业务培训，不断提高业务素质。 企业合同管理负责人工作职责 一、负责企业合同管理的领导工作。 二、组织指挥各有关部门全面履行合同义务。 三、负责企业合同签订的审批。 四、定期听取企业有关部门在合同管理和履行中的情况汇报，研究讨论合同管理和履行中存在的问题，并做出正确决策。 五、依据法律、法规和政策，结合本企业实际情况，负责组织制定合同管理制度，以及各种专项合同管理制度。 六、监督检查企业各项合同管理制度的实施。 七、讨论决策发生合同纠纷的解决方式和达到目的的要求。 八、组织学习合同法，开展"重合同、守信用"活动。 合同管理工作人员职责 一、合同管理工作人员必须认真履行自身职责，统一管理负责企业各部门签订的各种合同，对公司负责。 二、对企业各部门签订的各种合同依法进行审核登记、归档。 三、按有关规定及时、准确、全面填报合同统计表，并做出统计分析，定期向公司领导作出汇报。 四、做好对合同统一文本、合同专用章、法人授权委托证明书的发放和管理工作。 五、定期召开例会，组织学习有关合同法及有关法律法规，依据法律、法规和政策开展合同管理工作。 合同订立程序和审批制度 一、公司经理是本企业的法定代表，所有合同必须经理签订或经理书面授权者签订的合同方能生效。 二、公司各部门、各工程处无权对外订立合同，但可会同公司管理委员会、预算科、生技科、经理办公室与对方就合同的细则进行磋商后，报公司经理审阅签署。 三、公司与其他经济组织订立的施工合同要以合同法、招标法、重庆市管理条例及有关规定为准，做到内容具体、责任明确、文字准确、数据清楚，如有涂改，必须有双方在涂改处签章。 四、公司机具对外租借合同同公司后勤科负责填写后报经理签字，交租借方、公司财会科、行政科各一份，后勤科仓库留存一份。 五、除机具对外租借合同以外的其他合同，必须交公司经理办公室一份存档，交财会科、生技科、行政科各一份以便履约和结算。 六、建设工程施工合同签订之后，由公司管委会员、公司各科对公司内项目经理进行全面考查，分析后作出选择，报经理决定。 七、公司及工程处承揽的业务，不对外转包，原则上不对外分包，如有特殊情况需分包的，必须经企业法人代表批准后由公司管理委员会对外选择施工队伍并负责监督施工情况直至竣工验收。 八、公司内部基本建设和维修业务一律不对外承包由经理办公室负责工程造价控制和施工队选择、监督，直至验收后交付使用。 九、公司内部各部门之间的合同，单项工程承包合同如发生纠纷，由经理、公司管理委员会负责仲裁，经理办公室监督履行。 十、公司与外单位的合同如对方严重违约，经理交涉无效时，抓住有利时机，由经理办公室牵头进行仲裁或民事诉讼。在仲裁或诉讼中有关技术方面的问题由公司管理委员会协同解决。 十一、本公司职工如有违返本管理制度的，由经理办公室全面调查情况后，提交公司办公室给予各种行政处理和经济处罚，触犯法律的将移交司法机关处理。 重庆市 有限公司 档案管理制度 篇六 第一条为规范企业境外档案管理，维护国家利益和企业合法杈益，满足境外资产监管需要，根据中华人民共和国档案法和有关法律法规，制定本办法。 第二条本办法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、项目部、办事机构等(以下统称境外单位)的档案工作。 第三条本办法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、管理或项目合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料。 第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发事件的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理，确保境外档案完整、准确、有效、系统和安全。 第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。 第六条各级档案行政管理部门根据职责负责境外档案工作的监督、指导；外交部和我驻外使领馆按照工作职责，结合实际情况，为境外档案的应急管理提供必要协助；国家商务主管部门、发展改革部门、国有资产监督管理部门应当将境外档案工作纳入境外投资、资产、合作项目管理内容；海关为境外档案出入境提供通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共同制定并实施。 第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监督、指导。 第八条境外档案工作应当有明确的分管领导、归口管理部门、专职档案人员。 第九条境外档案工作主要内容： (一)编制档案工作发展规划和年度工作计划； (二)制定文件材料归档和档案管理制度； (三)指导文件材料形成、积累、整理和归档工作； (四)负责档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作； (五)组织档案宣传、培训、研究和业务交流工作； (六)负责境外档案移交工作。 第十条境外档案管理人员应当具备相应的档案专业知识和技能，定期接受档案业务培训；一般选用中方员工。 第十一条境外单位工作人员有保护境外档案的责任和义务。岗位变动时，应当及时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还的档案。 第十二条境外单位文件材料形成、积累、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或项目计划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。 第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。资本结构或主营业务发生较大变化的，应当及时修订完善。 第十四条境外文件材料应当按照归档范围及时收集整理，按规定期限向档案部门移交进行集中管理。任何个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。 第十五条归档文件材料应当符合如下要求： (一)归档文件材料形成符合有关技术标准，完整、准确、系统，使用耐久、可靠的记录载体和记录方式 (二)归档文件材料为原件；因故无原件的，将具有凭证作用的复制件归档并作出说明。 (三)电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案管理有关要求。 (四)非纸质文件与其文字说明一并归档；外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档；没有中文译文的，译出标题和目录后归档。 (五)归档文件材料一般一式一份；重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 第十六条管理、建设项目、设备仪器、科研开发、产品及业务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档时间并结合境外业务实际定期归挡。 归档文件目录在归档完成后1个月内报投资主体或母公司备案。 第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档管理功能，符合电子档案管理要求。 档案管理制度 篇七 为进一步推进我公司培训档案管理工作规范化、制度化和科学化，根据长治公司要求，结合公司实际，特制定本制度。 1.培训档案分为：教学档案、培训档案及员工一人一档，各类档案要分类存放。 2.培训科指定专人负责管理档案，队组学习培训档案由队组负责培训的人员负责管理。 3. 培训档案内容 3.1.教学档案 (1)上级颁发的各类培训教学文件及培训教材； (2)各项培训教学管理制度、教学计划、会议记录、教学调查表、工作总结、培训试卷等 3.2.培训档案 (1)举办的各种培训资料(含外出培训):培训通知、学员名册、签到表、培训登记表、培训效果评估表； (2)学员培训档案(学员个人受培训的记录); (3)证书及花名册。 3.3.员工一人一档 (1)全体职工个人培训情况； (2)学员个人培训信息表、身份证复印件、上岗证复印件、学历职称复印件等。 4.各培训人员都要将各种材料及时上交，归档以便保存，凡经审核的归档材料，任何人不得私自涂改。 5.各期培训学员培训资料，都要统一存入培训档案，按明码顺序分类存放，摆放整齐，存放处有防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防鼠咬等设施。 6.因工作需要借用培训人员档案，应履行借阅登记手续，用后及时归还。查阅时不得污损、卷折，不得在卷内画线、打圈，批注涂改。若需要复印，请示有关领导批准后复印。查阅，借阅归档材料，须经过培训科负责人批准，借阅时间不得超过一周。 7.严格实行一期一档制度，建立一期一档。按期装订成册，标题简明确切，书写整齐，编好明码。 8.做好安全保卫工作，管理好档案，培训科各类安全培训档案必须长期保存。 档案管理制度 篇八 1、组织全局性的宣传、贯彻、执行中华人民共和国档案法和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。 3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。 1、贯彻实施档案法、山东省档案条例等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。 2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。 3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。 4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。 5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。 1、配备具有较好政治业务素质的专(兼)职档案人员，并保持相对稳定。 2、将档案工作纳入本单位的议事日程(每半年研究一次档案工作)，帮助专(兼)职档案人员解决工作中的实际困难。 3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。 4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专(兼)职档案人员的归档工作。 5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。 6、负责检查本单位专(兼)职档案人员履行档案岗位职责情况。 1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。 5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。 6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。 7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。 8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。18