办公室工作指导意见办公文档工作总结 办公文档工作总结 .pdf

中国人寿保险股份有限公司山东省分公司 2010 年办公室工作指导意见 2010 年是公司改革发展的关键之年，市场竞争发展的形势日 趋激烈，办公室服务、支援、保障职能的内涵不断丰富，服务保 障的对象和范围进一步拓宽，其决策参考、风险管控的职责更加 需要强化，进一步加强全省办公室系统的工作，提高办公室围绕 中心工作，服务发展大局的能力，对推动公司创造有质量的规模、有效益的速度、有持续力的发展格局责任重大、意义深远。现就 2010 年全省办公室系统的工作提出如下指导意见:一、指导思想 继续学习实践科学发展观，坚持转方式调结构强后劲主攻方 向，贯彻落实“整合资源，夯实基础，积极竞争”的工作思路，紧密围绕“一条主线、两个对标、七大平台”，服务于推动积极 竞争、大力发展优质业务、打好城区市场攻坚战等中心工作，牢 固树立主动服务的意识，积极营造七种文化，即合规文化、大局 文化、简单文化、宽容文化、团结文化、效能文化和奉献文化，真正将全省办公室系统建设成为推动公司竞争发展的“决策支援 中心”、“信息交流中心”、“督导执行中心”和“服务保障中心”二、主要任务 认真贯彻落实全省工作会议精神，围绕公司中心工作，深化、细化工作职能，全面推进办公自动化，深入市场调研，提高办文 办事质量，强化市场宣传，加强市场对标分析与研究，提高信息 传播的质量和效率，加强党团建设，努力做好行政事务和安全保 卫工作，持续推进办公室的“四个中心”建设，为公司业务发展 和各项工作开展提供有力的支持和保障。三、重点工作（一）强化自身建设，为竞争发展提供坚强保障 各级办公室要增强工作的前瞻性，狠抓工作的针对性，提高工 作的实效性，切实提高服务决策协调的意识和能力。一是进一步加强作风建设。要牢固树立“为大局服务、为领 导服务、为机关服务、为基层服务”的宗旨，在全省办公室系统 倡导努力学习，加强自身学习提高；倡导勤奋工作，自觉提高工 作质量；倡导艰苦奋斗，厉行勤俭节约；倡导纪律严明，确保政 令畅通；倡导团结共事，营造和谐氛围。二是提高员工素质。各分公司要积极创造条件，逐步科学优 化办公室组织结构，注意选配高素质文秘人员，提高办文质量。学习践行企业文化理念，树立良好的职业道德，强化对公司的忠诚 度和责任感。积极组织安排业务培训，提高现有人员知识水平和 业务能力。鼓励自学成才，促使办公室人员各项基本素质有新的 提高。三是要提高执行能力。要大力倡导“主动去办、马上去办、全 力去办”的执行理念，提高办公室人员的执行能力，重视执行质量，努力使办公室工作做到言之有据，行之有规，言而见行，行必见果。努力提高“一站式”服务档次，落实首问负责势日趋激烈办公室服务支援保障职能的内涵不断丰富服务保障的对象和范围进一步拓宽其决策参考风险管控的职责更加需要强化进一步加强全省办公室系统的工作提高办公室围绕中心工作服务发展大局的能力对推动公司创造有质量导思想继续学习实践学发展观坚持转方式调结构强后劲主攻方向贯彻落实整合资源夯实基础积极竞争的工作思路紧密围绕一条主线两个对标七大平台服务于推动积极竞争大力发展优质业务打好城区市场攻坚战等中心工作牢固树立主办公室系统建设成为推动公司竞争发展的决策支援中心信息交流中心督导执行中心和服务保障中心二主要任务认真贯彻落实全省工作会议精神围绕公司中心工作深化细化工作职能全面推进办公自动化深入市场调研提高办文办事质量制，全面提高工作效 率和综合服务质量。四是提高决策协调能力。各级办公室系统要进一步发挥其在整 合公司经营管理资源中的中枢作用，积极提高决策协调能力，加强 与内外部相关部门的沟通协调。上下左右各级办公室之间，要加强 工作联系和情况沟通，有机调动各办公室人力和智力资源，取长补 短，拾遗补缺，切实发挥全省系统办公室的整体效能。（二）加强经营分析，为竞争发展提供智力支持 一是深刻认识经营分析工作的重要性。面对日益激烈的市场 竞争环境，忽视经营情况分析，不重视研究市场、研究竞争对手，就不能够做到知己知彼，不能及时迅速地采取反制措施，就等于 把发展机遇拱手让给竞争对手，限制自身的生存发展空间。作为 公司决策的参谋部门，能够切实加强经营活动情况分析，充分发 挥“以文辅政”作用，为领导经营决策提供及时、可靠、完整的 内外部经营信息，才能够真正为公司竞争发展提供智力支持。二是提高经营分析的力度和深度。经营分析工作要加强各部 门间的密切配合，对公司的整体经营状况进行全面分析，注重成 本效益分析，注重市场分析，注重关键领域核心指标分析，各级 办公室要充分发挥其综合协调的作用，协调各方完善经营分析内 容和方式，建立经营分析的长效机制。提高经营分析的深度，要 找出原因，分析结果，制定解决措施，让经营分析在公司的经营 管理工作中真正发挥作用，为领导全面掌握经营状况、完善基础 势日趋激烈办公室服务支援保障职能的内涵不断丰富服务保障的对象和范围进一步拓宽其决策参考风险管控的职责更加需要强化进一步加强全省办公室系统的工作提高办公室围绕中心工作服务发展大局的能力对推动公司创造有质量导思想继续学习实践学发展观坚持转方式调结构强后劲主攻方向贯彻落实整合资源夯实基础积极竞争的工作思路紧密围绕一条主线两个对标七大平台服务于推动积极竞争大力发展优质业务打好城区市场攻坚战等中心工作牢固树立主办公室系统建设成为推动公司竞争发展的决策支援中心信息交流中心督导执行中心和服务保障中心二主要任务认真贯彻落实全省工作会议精神围绕公司中心工作深化细化工作职能全面推进办公自动化深入市场调研提高办文办事质量管理工作、制定正确决策提供科学依据。三是健全完善专人负责、层层落实的工作机制。各分公司要 强化队伍建设，做到经营分析工作有人抓、责任有落实，形成从 上到下的沟通及时畅通的网络，各级办公室的经营分析人员要增 强责任意识和大局意识，增强在积极竞争中正视竞争，把握机遇、应对竞争、赢得竞争的紧迫感与责任感，进一步明确责权、强化 执行力度，积极主动做好经营分析工作。（三）增强信息交流，提高公司经营管理的核心竞争力 一是拓宽信息采集、传播的渠道。企业经营中的信息资源逐 渐成为提高企业核心竞争力的重要组成部分。要加深对信息范畴 的认识，切实围绕公司发展大局服务，扩大信息采集的范围，提 高信息采集的质量。要及时向省公司报送高质量的信息，确保上 报省公司的信息要素全面准确、语言运用规范得体。要密切关注 省公司网站工作动态栏目、山东国寿信息及要情通报，充 分利用好省公司通过各种途径下发的各类信息，提高信息利用的 效率，充分发挥信息在传递经营动态、宣导大政方针、分析市场 形势、探讨发展规律、分享发展经验等方面的重要作用。二是做好信息报送和考核工作。反映工作动态的新闻类信息，上报时间一般不超过 36 小时，重大信息要在事件发生后 24 小时 内上报，反映同业竞争、典型经验、调研报告类的信息要在一周 内上报。省公司将进一步建立健全信息通报和激励机制，组织开 展好最有价值信息评比工作。各分公司在关注考核的同时，势日趋激烈办公室服务支援保障职能的内涵不断丰富服务保障的对象和范围进一步拓宽其决策参考风险管控的职责更加需要强化进一步加强全省办公室系统的工作提高办公室围绕中心工作服务发展大局的能力对推动公司创造有质量导思想继续学习实践学发展观坚持转方式调结构强后劲主攻方向贯彻落实整合资源夯实基础积极竞争的工作思路紧密围绕一条主线两个对标七大平台服务于推动积极竞争大力发展优质业务打好城区市场攻坚战等中心工作牢固树立主办公室系统建设成为推动公司竞争发展的决策支援中心信息交流中心督导执行中心和服务保障中心二主要任务认真贯彻落实全省工作会议精神围绕公司中心工作深化细化工作职能全面推进办公自动化深入市场调研提高办文办事质量要更 加注重提高本单位信息采集、编发的质量，提高信息报送时效，真正发挥信息在提高公司经营运营效率和核心竞争力中的重要 作用。三是加强调研类信息的采集。各分公司除及时上报反映工作 动态的新闻类信息外，还应在广调研、深思考上做文章、下工夫，加强对调研类信息的采集。调研要突出当地寿险市场竞争实际和 应对同业竞争的策略，要突出“积极竞争”、“两个对标”和“七个 平台建设”等中心工作，要突出发挥三大销售渠道、七大发展平台 的综合优势，要突出依法合规经营和诚信建设的保障力量。调研要 明确题目，落实专人，保证时间，保证质量，力争形成一批有决策 参考价值和指导作用的调研报告。各分公司每季度至少要上报 1 份 高质量的调研报告，省公司将在山东国寿信息刊登，并择优向 总公司刊物推荐。省公司将组织力量，选择重点题目组织调研。（四）强化风险管控，为竞争发展保驾护航 一是加强单证管理。单证管理已成为公司防控经营风险的关 键环节之一。目前，公司逐步建立起了以“办公室归口管理”构 建管理体系，以“权限集中、管用分离、限量发放、总量控制、超期/遗失停发并缴纳单证补偿金”作为严格管理措施的单证管 理格局。各级办公室要继续深入学习新版单证管理办法，深 刻领会新版单证管理办法的基本原则和指导思路，准确把握 单证管理工作的内涵实质，把单证管理工作指导方略贯彻落实到 日常工作中，将单证势日趋激烈办公室服务支援保障职能的内涵不断丰富服务保障的对象和范围进一步拓宽其决策参考风险管控的职责更加需要强化进一步加强全省办公室系统的工作提高办公室围绕中心工作服务发展大局的能力对推动公司创造有质量导思想继续学习实践学发展观坚持转方式调结构强后劲主攻方向贯彻落实整合资源夯实基础积极竞争的工作思路紧密围绕一条主线两个对标七大平台服务于推动积极竞争大力发展优质业务打好城区市场攻坚战等中心工作牢固树立主办公室系统建设成为推动公司竞争发展的决策支援中心信息交流中心督导执行中心和服务保障中心二主要任务认真贯彻落实全省工作会议精神围绕公司中心工作深化细化工作职能全面推进办公自动化深入市场调研提高办文办事质量管理工作的关键风险控制到最低点，加强单 证管理人员队伍建设和培训工作。进一步加大管控力度，强化对 单证的监督检查，狠抓制度落实，建立“随时发现问题”与“及 时纠正问题”相结合的风险防控体系，强化日常化检查监督，发 挥测试评估考核的作用，从根本上防范和化解单证管理中的可预 期风险，提高单证管理的质量和效率。二是加强印章管理。要严格执行中国人寿保险股份有限公 司山东省分公司印章管理规定（以下简称“印章管理规定”）确保用印审批流程完整合规，严格控制印章种类和数量，不得擅 自变更、增加印章种类，不得变更印章规格和样式，不得变更印 章用途。财务类、业务类印章要根据工作需要合理配备印章，对 需刻制多枚数量的财务类、业务类印章，要严格执行编号制度。严格刻制审批权限，各分公司新刻或更换任何印章（包括党务类、行政类、业务类、财务类和社团组织类），需逐级以正式文件报 经省公司同意后，按照印章管理规定刻制。除省、市分公司办公 室外，其他任何单位和个人不得刻制各类与公司有关的印章。要 定期进行印章清理工作，针对部分单位仍存在使用不合规印章的 问题，今年，省公司将再次组织开展印章清理活动，并加强对印 章管理的考核力度，考核存在问题的单位要及时进行整改，确保 全省系统印章管理使用的安全和规范。三是加强档案管理。档案管理具有咨政、育人、存史和凭证 的作用，各级公司要提高对档案管理工作的认识，继续加强档案 势日趋激烈办公室服务支援保障职能的内涵不断丰富服务保障的对象和范围进一步拓宽其决策参考风险管控的职责更加需要强化进一步加强全省办公室系统的工作提高办公室围绕中心工作服务发展大局的能力对推动公司创造有质量导思想继续学习实践学发展观坚持转方式调结构强后劲主攻方向贯彻落实整合资源夯实基础积极竞争的工作思路紧密围绕一条主线两个对标七大平台服务于推动积极竞争大力发展优质业务打好城区市场攻坚战等中心工作牢固树立主办公室系统建设成为推动公司竞争发展的决策支援中心信息交流中心督导执行中心和服务保障中心二主要任务认真贯彻落实全省工作会议精神围绕公司中心工作深化细化工作职能全面推进办公自动化深入市场调研提高办文办事质量管理和规范工作。基层公司、营销服务部等有独立工作性质的单位 及各级机关部门都要按照总公司和省公司规定制定档案资料建立 范围和管理规定，使公司的经营行为有据可查、有史可鉴。省公司 将抽查部分基层单位档案资料建设落实情况。各单位要切实做好电 子公文的存档工作，推进档案电子化管理进程。各单位要注意保持 档案管理人员的相对稳定，省公司拟结合实际举办档案管理培训 班，提高档案管理人员综合素质。（五）落实公司的宣传工作意见，提高公司的品牌形象 一是以服务公司发展为主旨，加强市场宣传。为把握主题，突出重点，统一行动，凸显效果，省公司将制定下发 2010 年宣 传工作指引。各级公司要结合自身实际，积极主动做好媒体公关，加强与当地主要媒体的沟通协调，进一步巩固与媒体的合作关 系。加强市场宣传要以新闻宣传为主、广告宣传为辅，坚持经常 性和集中性相结合，渗透性与轰动性相结合，时效性和持久性相 结合，做好宣传题材挖掘整理工作，重点宣传公司突出成就和竞 争优势，宣传公司企业文化建设的思想成果和典型事例，宣传公 司的商品优势和服务特色，宣传公司的发展硕果和诚信建设。要 善于发挥公司的整体优势，充实和培养骨干队伍，建立健全市场 宣传运作机制，完善新闻考核评比办法。省公司将有计划地组织 中央和省级媒体深入基层，对重点人物和事件进行专题采访。二是积极做好新闻危机公关工作。建立媒体监测机制，健全 完善对各类负面报道的应急处理方案，防止出现负面信息报道。势日趋激烈办公室服务支援保障职能的内涵不断丰富服务保障的对象和范围进一步拓宽其决策参考风险管控的职责更加需要强化进一步加强全省办公室系统的工作提高办公室围绕中心工作服务发展大局的能力对推动公司创造有质量导思想继续学习实践学发展观坚持转方式调结构强后劲主攻方向贯彻落实整合资源夯实基础积极竞争的工作思路紧密围绕一条主线两个对标七大平台服务于推动积极竞争大力发展优质业务打好城区市场攻坚战等中心工作牢固树立主办公室系统建设成为推动公司竞争发展的决策支援中心信息交流中心督导执行中心和服务保障中心二主要任务认真贯彻落实全省工作会议精神围绕公司中心工作深化细化工作职能全面推进办公自动化深入市场调研提高办文办事质量一旦发生新闻危机，要及时报告，积极公关，努力将消极影响降 低到最小程度。严格执行信息披露制度，遵守信息披露规定，统 一公司对外信息披露管理，保守公司商业秘密。要落实好向地方 政府和主管部门汇报工作的长效机制，让地方政府和职能部门更 多地了解我们、支持我们、帮助我们消除不利影响，积极做好社 会宣传。（六）明确职责，加强党团建设 管理职责调整之后，办公室增加了加强党团建设的工作职责，对此，各级办公室系统要根据党团工作与公司中心工作相结合的原 则，紧紧围绕公司的中心工作，积极开展论坛、研讨等活动。要拓 展党团工作的渠道和方法，及时组织开展各类活动，增强公司凝聚 力和提升公司社会形象。加强党团组织日常管理，做好基础性工作。认真做好党团的组织统计及党团费收缴、管理、使用等工作，推动 党务、团务工作的规范化，以保证党团的各项工作落到实处。（七）积极做好各项行政管理和安全保卫工作 要认真做好各项行政管理工作，为公司经营管理提供有效保 障。要时刻把安全保卫工作放在重要的位置，警钟长鸣，常抓不 懈。重点是从制度上强化管理和控制，分析掌握人员思想状况，检查安全内控措施，防患于未然，把风险问题解决在萌芽状态。要认真落实“三防一保”的要求，做好重点环节、重点场所、重 要部位、重大节日的安全防范工作，杜绝重大事故的发生。要认 真落实安全管理工作责任制，严格实行事故问责制，对发生重大 事故的单位势日趋激烈办公室服务支援保障职能的内涵不断丰富服务保障的对象和范围进一步拓宽其决策参考风险管控的职责更加需要强化进一步加强全省办公室系统的工作提高办公室围绕中心工作服务发展大局的能力对推动公司创造有质量导思想继续学习实践学发展观坚持转方式调结构强后劲主攻方向贯彻落实整合资源夯实基础积极竞争的工作思路紧密围绕一条主线两个对标七大平台服务于推动积极竞争大力发展优质业务打好城区市场攻坚战等中心工作牢固树立主办公室系统建设成为推动公司竞争发展的决策支援中心信息交流中心督导执行中心和服务保障中心二主要任务认真贯彻落实全省工作会议精神围绕公司中心工作深化细化工作职能全面推进办公自动化深入市场调研提高办文办事质量和酿成重大事故的责任人，依法依规予以严肃处理，确保公司走向安全稳定的发展轨道。（八）深入做好信访、机要保密和会议记录等项工作。要建立健全矛盾纠纷排查化解工作机制，完善应急工作预案，加强对信访工作的监控力度，强化责任意识，认真做好日常信访 工作。要及时了解掌握非正常上访和群体性事件的苗头动向，如 遇有紧急、重大信访信息，要立即向上级公司报告，并及时跟进 工作，不得瞒报、迟报或漏报。各级办公室人员要切实增强保密意识和保密责任，落实保密 制度，严格遵守公司的各项保密规定，努力提高公司的保密工作 管理水平，防范化解经营风险。各级办公室系统要重视会议记录工作。各分公司党委、总经 理室、党委中心组召开党委会、总经理办公会、中心组学习，各 县（市、区）公司、营业单位党支部、经理室召开支委会、经理 室会，要严格按照省公司会议记录管理规定，由专人负责做 好会议记录，记录要全面真实反映会议真实过程和决定事项。做 记录必须统一使用省公司下发的会议记录本。会议记录本只能由 会议记录人员使用，专本专用、专会专用，不得用作他用、不得 相互混用、不得用普通本子代替记录。更不能随意分发。省公司 党委办公室将不定期抽查各分公司会议记录。势日趋激烈办公室服务支援保障职能的内涵不断丰富服务保障的对象和范围进一步拓宽其决策参考风险管控的职责更加需要强化进一步加强全省办公室系统的工作提高办公室围绕中心工作服务发展大局的能力对推动公司创造有质量导思想继续学习实践学发展观坚持转方式调结构强后劲主攻方向贯彻落实整合资源夯实基础积极竞争的工作思路紧密围绕一条主线两个对标七大平台服务于推动积极竞争大力发展优质业务打好城区市场攻坚战等中心工作牢固树立主办公室系统建设成为推动公司竞争发展的决策支援中心信息交流中心督导执行中心和服务保障中心二主要任务认真贯彻落实全省工作会议精神围绕公司中心工作深化细化工作职能全面推进办公自动化深入市场调研提高办文办事质量