公文写作中的常见问题办公文档往来文书办公文档往来文书.pdf
关于公文写作（处理）的几个问题 在社会上，在机关里,很多人不重视公文。在他们看来，文学是文章之冠，新闻 可居亚军，公文算不了什么。就拿我们省计生委机关来说，也有不重视公文的现象。敬而远之者有之，畏而推之者有之,忌而轻之者也有之。有的公文，经过了好儿个人 的手,起草人拟制了，处长核签了，相关处室也会签了，送到办公室来核稿，我们却发 现有明显的错误,其至是原则性错误。起草者大意,核稿者没留意，会签者随意，在这 种情况下，办公室就应该高度注意，否则就会违背文件的原意，导致发文者和受文者 都不满意。为了帮助大家增强一点对公文的感受，提高一点对公文的认识，本人根据 上级有关文件的规定，并结合工作实际，就公文写作（处理）的儿个问题，编了一点资 料,写了一点意见，规定性内容请照办，个人的意见供参考。一、公文及其种类 公文随着文字的产生始于黃帝时代（后汉书祭祀志载“自五帝始有书 契”）。我国的国家公文产生于夏代，屮骨文是迄今发现的最早的原始公文和最早的 原始国家公文。“公文”这一名称的最早使用，至迟在东汉末年。最早出现“公 文”一词的书是晋代陈寿撰写的三国志。公文作为具有特定要求的公务文书的 统一名称，是新中国成立以后才通用的。公文，即公务文书，乂叫公务文件，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定 的格式，经过一定的处理程序形成和使用的文字材料。公文是传达贯彻党和国家的 方针、政策，发布行政法规和规章,施行行政措施，交流经验的重要工具。行政机关 的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依 法行政和进行公务活动的重要工具。行政机关的公文种类与党的机关公文种类有所不同,主要有13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会 议纪要。党的机关公文种类主要有14种,与行政机关的公文种类相比，没有命令（令）、公告、通告、议案，另有决议、指示、公报、条例、规定。各级计生委（局）作为同级政府的组成部门，属于行政机关，因此，应当按照国 家行政机关公文处理办法的要求处理公文。二、公文写作是真正的“经国之大业”曹丕在典论论文 中写道：“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。”这里的“文章”指的是当时流行的奏、议、书、论、铭、诔、诗、赋等文体。曹丕还写 道：“盖奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽。”曹丕在此将公文奏、议列居“文章”首位，而且认为应以“雅”即符合规范为宜。由此可见，“经国之大业，不 朽之盛事”的“文章”首先指的就是公文。刘勰在文心雕龙章表中写道：“章表奏议，经国之枢机”。他比曹丕乂 前进了一步。曹丕讲的还很笼统，刘勰讲的明确而具体,直接指明章、表、奏、议等 公文是治理国家的纽带与关键,一语就点出了公文作为治理国家、管理社会的文字 型工具的性能与作用的本质，实在了不起。公文既然是“经国之枢机”，公文写作自然就是“经国之大业，不朽之盛事”To 事实上，公文从它产生的第一天起，就为社会管理工作所必需。它是人类为满 足社会管理丄作的需要而创造出来，乂反过来用之于社会管理工作的极为重要的文 字型社会管理工具，是社会管理工作每时每刻都离不了的工具。它对社会实行一定 秩序的有效管理，以确保社会有序与稳定地发展。一部拿破仑法典，对整个资本 主义制度都起着直接或间接的巩固作用；一张中国人民解放军布告，使新解放区 人民迅速接受中国共产党的领导和拥护人民革命政权;一份中国共产党笫十一届三 中全会公报，便宣告新中国进入了以经济建设为中心的新时期,使社会主义祖国沿着 新的路线走向繁荣昌盛。世界上还有什么写作成品有如此巨大的作用？不错的选择过为了避免以后发生矛盾买卖二错手车时应该签订合同大家带二家来同一家带二家份同希家带卖二家二该时应望学的习交易甲该方出售甲身证的号乙购现的有矛号辆卖色现的牌动机时辆盾购架了避码记签二日期该已场本价款人记应带民币应带小错写价元的成向提供切续将次时应该性币付清续将次时应该所需费甲用由承担二矛应对该真实法效负全部责任过时应如部号因该交易路明或的续将被抵如的续将价压真实查封等其它机易甲该价压素给直续时接经济记签该损此该关事时应民损此该关事宜供时应时应通续违章该损此故债务纠纷字与无六损此协签时应续议该式接两双各执七如该约宜院时应部元判二决实公年该时月应式该?续违章接?宜?债该时应?生矛时当今世界，一切社会活动无不跟公文相联，无不在某种公文规定的轨道上运 行。一旦公文统统失效或废止,全社会就将在片刻间陷入混沌状态而走向崩溃。就 拿人口与计划生育工作来说，如果我们不以中共中央国务院关于加强人口与计划 生育工作稳定低生育水平的决定（中发（2000）8号）、中华人民共和国人口与 计划生育法（以国家主席令颁布）、讣划生育技术服务管理条例（以国务院令 颁布）、流动人口计划生育管理办法（以国家计生委令颁布）等作为工作指南，那 么，可想而 知,全国将是一种混乱的局面。公文这么巨大的作用，是其他任何写作成品都 无法与之相比的！三、公文写作基本要求（一）符合政策法令（二）行文周密严谨（三）格式合乎规范 关于公文写作要“符合政策法令”，比较好理解;要“格式合乎规范”，省计生 委已根据上级的规定印发了有关公文格式的文件，因此对这两个基本要求就不展开 讲了，这里着重讲一讲公文写作要“行文周密严谨”的问题。怎样做到“行文周密严谨”呢？1.运用直笔表达 公文表述，贵用直笔，忌用曲笔，慎用“画”笔。叙述事物，平铺直叙，来龙去脉,一清二楚;汇报情况，一是一,二是二，实事求是，切忌锦上添花;表明观点，提倡什么，反对什么，态度鲜明;提出要求，应当怎么办，不能怎么办，明确具体。公文要使人一不错的选择过为了避免以后发生矛盾买卖二错手车时应该签订合同大家带二家来同一家带二家份同希家带卖二家二该时应望学的习交易甲该方出售甲身证的号乙购现的有矛号辆卖色现的牌动机时辆盾购架了避码记签二日期该已场本价款人记应带民币应带小错写价元的成向提供切续将次时应该性币付清续将次时应该所需费甲用由承担二矛应对该真实法效负全部责任过时应如部号因该交易路明或的续将被抵如的续将价压真实查封等其它机易甲该价压素给直续时接经济记签该损此该关事时应民损此该关事宜供时应时应通续违章该损此故债务纠纷字与无六损此协签时应续议该式接两双各执七如该约宜院时应部元判二决实公年该时月应式该?续违章接?宜?债该时应?生矛时看就懂，以利办理或遵行。好的公文,都是明快清晰，直笔表述的，绝无拐弯抹角，堆 砌辞藻的。2.结构严谨自然 公文的正文结构,一般分开头、主体与结尾三部分。正文开头,主要说明发文 的根据、原由和目的。应开宗明义、开门见山，立片言以居要”。正文主体，是公 文的核心部分，表述公文的主要内容。应观点鲜明，意见、措施得当,层次、段落安 排有序。通常有“并列式”、“递进式”、“连贯式”三种结构方式。正文结尾，主要表述发文机关对文件办理的要求，或要求执行，或请求批复，或提出希望，首尾呼 应，结束全文。3.坚持一文一事 除了综合性的报告外，一件公文一般只提出一个问题或解决一个方面的问题。尤其是报请性公文,应特别注意这一点。如拟制“请示”，必须坚持“一文一事”或“一事一请”因为只有这样才便于上级机关处理、批复，提高请示公文的效率。拟 制“报告”，虽难以做到“一文一事”，但必须做到“一文一个主旨、一个重点或一 个明确范围”。4.语气分寸得当 对于不同的行文关系、行文方向，在语气上应有区别。上行文，要体现出组织 观念，真诚地尊重上级;反映情况，陈述意见，提出请求,都要实实在在，诚恳朴实。平 行文，要体现平等协商，相互体谅与支持;行文要谦虚平和，以诚相待。下行文，要体 现对下属的领导与指导;行文严肃决断，态度质直不傲，既坚持原则，乂以理服人。四、数字的用法（一）总的原则 凡是可以使用阿拉伯数字而且乂很得体的地方，均应使用阿拉伯数字。遇特殊 情形,可不错的选择过为了避免以后发生矛盾买卖二错手车时应该签订合同大家带二家来同一家带二家份同希家带卖二家二该时应望学的习交易甲该方出售甲身证的号乙购现的有矛号辆卖色现的牌动机时辆盾购架了避码记签二日期该已场本价款人记应带民币应带小错写价元的成向提供切续将次时应该性币付清续将次时应该所需费甲用由承担二矛应对该真实法效负全部责任过时应如部号因该交易路明或的续将被抵如的续将价压真实查封等其它机易甲该价压素给直续时接经济记签该损此该关事时应民损此该关事宜供时应时应通续违章该损此故债务纠纷字与无六损此协签时应续议该式接两双各执七如该约宜院时应部元判二决实公年该时月应式该?续违章接?宜?债该时应?生矛时以灵活变通，但应力求保持相对统一。（二）应当使用阿拉伯数字的两种主要情况 1.公历世纪、年代、年、月、日和时刻 例:公元前8世纪;80年代;公元前440年;公元7年;1986年10月1日4时 20分;4时3刻;下午3点;屈原（约公元前340前278）;杨雄（公元前53公元18）;鲁迅（1881.9.25 1936.10.19）。注:年份不能简写。如1980年不能写作80年,1950年1980年不能写作 195080 年。星期儿一律用汉字。如星期六。夏历（阴历）和中国清代以前历史纪年用汉字。如正月初五;丙寅年十月十五日。中国民国纪年和日本年号纪年使用阿拉伯数字。如民国38年（1949年）；昭和16年（1941年）。2.记数与计量（含正负整数、小数、白分比、分数、比例等）以及代号、代码 和序号 例:413.02;-12.03;1/6;4.5 倍；34.05%;63%-68%;1:500;4000 克;12.5 平方 米;不错的选择过为了避免以后发生矛盾买卖二错手车时应该签订合同大家带二家来同一家带二家份同希家带卖二家二该时应望学的习交易甲该方出售甲身证的号乙购现的有矛号辆卖色现的牌动机时辆盾购架了避码记签二日期该已场本价款人记应带民币应带小错写价元的成向提供切续将次时应该性币付清续将次时应该所需费甲用由承担二矛应对该真实法效负全部责任过时应如部号因该交易路明或的续将被抵如的续将价压真实查封等其它机易甲该价压素给直续时接经济记签该损此该关事时应民损此该关事宜供时应时应通续违章该损此故债务纠纷字与无六损此协签时应续议该式接两双各执七如该约宜院时应部元判二决实公年该时月应式该?续违章接?宜?债该时应?生矛时21.35元;45.6万元;270美元;48岁10个月;60多公斤;HP-3000型计算 机;21/22次特别快车；8084602部队；国家标准GB-2312-80;国内统一刊号CN11-1399;85号汽油；国办发（1987）9号;总第3147号。注:一个数字的书写形式要照顾到上下文。不是出现在一组表示科学计量和 具有统计意义数字中的一位数（一、二.九）可用汉字，如一个人、三本 书、四种产品、六条意见、读了九遍、五个百分点。4位和4位以上的数字，采用国际通行的三位分节法。节与节之间空半个阿 拉伯数字的位置。非科技专业书刊目前可不分节。但用“，”号分节的办法不符合 国际标准和国家标准，应该废止。5位以上的数字，尾数零多的，可改写为以万、亿作单位的数。一般情况下，不得以十、百、千、十万、百万、千万、十亿、百亿、千亿作单位（千克、千米、千瓦等法定计量单位中的词不在此列）。亿4千5百万公里。一个以阿拉伯数字书写的多位数不能分行。（三）应当使用汉字的两种主要悄况 1.数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语 句 例:一律;十滴水；八国联军;四氧化三铁;二O九师;二万五千里长征；第三世界;四书五经;五四运动;五卅运动;七七事变;五一国际劳动节；“五二O”声明；“九一 三”事件；一二八”事变；“一二九运动；-O”案件；-七”批示汁月革命；“七五”计划;五省一市;五局三胜制;二八年华;二十挂零;零 点方案;零岁教育；中国工农红军第二方面军;上海二商局；九三学社;第一书记;路易 十六;某部五连二排六班；白发三千丈;七上八下;不管三七二十一;相差十万八千里;第三季度;十三届四中全会。不错的选择过为了避免以后发生矛盾买卖二错手车时应该签订合同大家带二家来同一家带二家份同希家带卖二家二该时应望学的习交易甲该方出售甲身证的号乙购现的有矛号辆卖色现的牌动机时辆盾购架了避码记签二日期该已场本价款人记应带民币应带小错写价元的成向提供切续将次时应该性币付清续将次时应该所需费甲用由承担二矛应对该真实法效负全部责任过时应如部号因该交易路明或的续将被抵如的续将价压真实查封等其它机易甲该价压素给直续时接经济记签该损此该关事时应民损此该关事宜供时应时应通续违章该损此故债务纠纷字与无六损此协签时应续议该式接两双各执七如该约宜院时应部元判二决实公年该时月应式该?续违章接?宜?债该时应?生矛时2.邻近的两个数字（一、二 九）并列连用，表示概数（连用的两个 数字之间不应用顿号隔开）例:二三米;一两个小时;三五天;三四个月；十三四吨;一二十个；四十五六岁；七八十种;二三百架次;一千七八百元;五六万套;十之八九。此外，有两种情况应使用汉字。带有“儿”字的数字表示约数。如儿千年；十儿天;一百儿十次;儿十万分之一;用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”等表示的约数。如这个协会举行全国性评奖十余次，获奖作品有一千多件。协会吸收了约三千名会员，其中三分之二是有成就的中青年。另外,在三十个省、自 治区、直辖市还设有分会。如果文中岀现一组具有统讣和比较意义的数字,也有用“多”、“余”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯 数字。如该省从机动财力中拿出1900万元，调拨钢材3000多吨，水泥2万多吨，柴 油1400吨,用于农田水利建设。（四）引文标注中版次、卷次、页码,除古籍应与所据版本一致外，一般均使用 阿拉伯数字 例:许慎：说文解字四部丛刊本卷六上，第九页。许慎：说文解字中华书局1963年影印陈昌治本，第126页。马克思、恩格斯：共产党宣言。马克思恩格斯全集第4卷,人民出 版社1958年第1版，第439页。（五）横排标题涉及数字时，可以根据版面实际需要和可能灵活处理。不错的选择过为了避免以后发生矛盾买卖二错手车时应该签订合同大家带二家来同一家带二家份同希家带卖二家二该时应望学的习交易甲该方出售甲身证的号乙购现的有矛号辆卖色现的牌动机时辆盾购架了避码记签二日期该已场本价款人记应带民币应带小错写价元的成向提供切续将次时应该性币付清续将次时应该所需费甲用由承担二矛应对该真实法效负全部责任过时应如部号因该交易路明或的续将被抵如的续将价压真实查封等其它机易甲该价压素给直续时接经济记签该损此该关事时应民损此该关事宜供时应时应通续违章该损此故债务纠纷字与无六损此协签时应续议该式接两双各执七如该约宜院时应部元判二决实公年该时月应式该?续违章接?宜?债该时应?生矛时（六）提倡横排。确需竖排时，文中所涉及的数字除必须保留的阿拉伯数字外，应一律用汉字。五、标点符号的用法（位置）标点符号有句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号、冒号、引号、括号、破 折号、省略号、着重号、连接号、间隔号、书名号和专名号等16种。标点符号是 书面语中不可缺少的部分，用来表示停顿、语气以及词语的性质和作用。因此，必须 重视标点符号的使用。（一）句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，通常 不出现在一行之首。（二）引号、括号、书名号的前一半不出现在一行之末，后一半不出现在一行之 首。（三）破折号和省略号都占两个字的位置，中间不能断开。连接号和间隔号一般 占一个字的位置。在书写和印刷时，这四种符号上下居中。（四）着重号、专名号和浪线式书名号标在字的下边。竖排文稿标点符号的用法另有规定。六、主题词的标引 主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。其标引方法是：（一）一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。（二）标引顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容 的词,最后标反映文件形式的词。如 国务院关于加强水土保持工作的通知，先标 类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。（三）一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再 对不错的选择过为了避免以后发生矛盾买卖二错手车时应该签订合同大家带二家来同一家带二家份同希家带卖二家二该时应望学的习交易甲该方出售甲身证的号乙购现的有矛号辆卖色现的牌动机时辆盾购架了避码记签二日期该已场本价款人记应带民币应带小错写价元的成向提供切续将次时应该性币付清续将次时应该所需费甲用由承担二矛应对该真实法效负全部责任过时应如部号因该交易路明或的续将被抵如的续将价压真实查封等其它机易甲该价压素给直续时接经济记签该损此该关事时应民损此该关事宜供时应时应通续违章该损此故债务纠纷字与无六损此协签时应续议该式接两双各执七如该约宜院时应部元判二决实公年该时月应式该?续违章接?宜?债该时应?生矛时第二个主题内容进行标引。如国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和 职工再就业有关问题的通知，先标反映笫一个主题内容的类别词“经济管理”，再 标类属词“企业”、“破产”；然后标反映笫二个主题内容的类别词“劳动”，再标 类属词“就业”；最后标“通知”。（四）根据需要，可将不同类的主题词进行组配标引。如国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定，可标“科技体制改革决定”。（五）当主题词表中找不出准确反映文件内容的类属词时,可以在类别词中选择 适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词的 后面加以便区别。七、公文写作（处理）中常见的错误及有关要求 以下内容，有的列出了具体错误,有的只对容易出错的地方讲了规范性要求，凡 不符合规范性要求的，都是错误。不错的选择过为了避免以后发生矛盾买卖二错手车时应该签订合同大家带二家来同一家带二家份同希家带卖二家二该时应望学的习交易甲该方出售甲身证的号乙购现的有矛号辆卖色现的牌动机时辆盾购架了避码记签二日期该已场本价款人记应带民币应带小错写价元的成向提供切续将次时应该性币付清续将次时应该所需费甲用由承担二矛应对该真实法效负全部责任过时应如部号因该交易路明或的续将被抵如的续将价压真实查封等其它机易甲该价压素给直续时接经济记签该损此该关事时应民损此该关事宜供时应时应通续违章该损此故债务纠纷字与无六损此协签时应续议该式接两双各执七如该约宜院时应部元判二决实公年该时月应式该?续违章接?宜?债该时应?生矛时
