会议管理办法1人力资源绩效管理人力资源绩效管理.pdf

会议管理办法、管理权责 1、综合管理部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。2、公司各部门承办管理职责范围内的工作会议，综合管理部 予以配合。3、会议形成的决议和涉及档案管理的全部记录，各部门会议记录负责人在 会后将会议纪要整理完毕后，上传 OA 相应文件夹，公司会议纪要由综合管理部 负责整理并上传 OA。二、会议分类及流程 1、董事会会议 时间：一年至少一次，举行时间由领导另行通知。参会人员：到会人员为股东和公司高、中层管理人员。综合管理部负责安排开会场地和会议接待。会议记录人员由领导指派。每举行一次董事会会议均由综合管理部记录在案。每次董事会会议必须形成会议决议，并由综合管理部收归记录，并入档案。主要议题是去年一年的工作总结和审核今年的工作预算、工作计划等内容，并讨论公司规定的建立和修订。因董事会因情况有换届之说，所以有第几届之 分。每届又按换届后的年份分为第一次会议、第二次会议等等。2、融团会 时间：每周五下午 2 点30 分在公司六楼会议室举行。参会人员：公司领导、公司中层干部和相关会议涉及人员（若部门负责人不 能出席会议由部门员工代负责人出席会议）。综合管理部负责会议记录。若有特殊情况，另行通知。3、部门、车间周会 时间：每周一或周五，由部门负责人根据情况统一安排时间，可与晨会夕会 或班前班会后合并。机关各部门和各车间负责人听取本部门所有员工或者班组长及员工代表的 工作汇报，主要包括上周工作总结，本周工作计划，存在的问题及解决对策，本 周未完成的工作计划及处理，并互相鼓励、帮助。每个部门和车间都要设立一个会议记录员进行会议记录（纸质或电子版）。部门、车间周会由部门负责人主持，形成纸制或电子版的会议记录，部门负 责人总结后在融团会上汇报工作，同时传达公司的有关精神。4、生产厂调度会 时间：每周一次 周一到周五任意一天 参会人员：厂办公室文员 各车间主任 由厂长或副厂长主持 主要内容：上传下达 推进整个生产厂的工作，厂长办公会会议纪要上传到 0A生产厂文件夹 5、各车间生产会 时间：每周一次，时间由车间自行安排，由车间主任主持 参会人员：各车间班组长 主要内容：各车间日常管理，安排生产，推进本车间各项工作顺利进行会 议纪要上传至OA 各车间文件夹 6、车间或班组班前、班后会 时间：每班次工作前、下班后。车间班组长在本班次员工工作前讲话，下班后总结。主要内容：点名划考勤，说明本班次工作的主要内容，注意事项，传达车间 和公司的各项精神。会议纪要由各班组长起草备案，备查。7、生产专题分析会 时间：每月召开一次，可与月度生产经营分析例会合并召开 参会人员：由各分管主任主持，厂办公室文员 各车间主任 主要内容：会议讨论安全、质量、产量、现场管理、生产成本等问题确保安 全生产，严格把控产品质量，降低产品成本。会议纪要上传到 OA生产厂文件 夹。8、技术评审会 时间：技术讨论会议时间不定，由技术研发部通知，（有新产品评审会、技 术交接会、生产问题讨论会时及时通知与会人员）。到会人员：技术委员会成员和技术研发部员工。会议流程：（1）主持人：新产品相关负责人、生产问题发现人。（2）主持人介绍议题并发出讨论。（主持人工作，相关技术资料的准备，演 示文档的设计。）（3）发放技术评审表，与会人员及时填写发表意见，并签字。（4）技术研发部员工进行会议纪要的记录。（5）会后由技术研发部进行技术评审表的归纳总结，总结结论通过 OA 内部 邮件发给各与会人员留底。技术研发部留底归档。的工作会议综合管理部予以配合会议形成的决议和涉及档案管理的全部记录各部门会议记录负责人在会后将会议纪要整理完毕后上传相应文件夹公司会议纪要由综合管理部负责整理并上传二会议分类及流程董事会会议时间一年至少议接待会议记录人员由领导指派每举行一次董事会会议均由综合管理部记录在案每次董事会会议必须形成会议决议并由综合管理部收归记录并入档案主要议题是去年一年的工作总结和审核今年的工作预算工作划等内容并讨论公司规等等融团会时间每周五下午点分在公司六楼会议室举行参会人员公司领导公司中层干部和相关会议涉及人员若部门负责人不能出席会议由部门员工代负责人出席会议综合管理部负责会议记录若有特殊情况另行通知部门车间周会时间9、市场营销会 时间：每周五在公司会议室召开，具体时间根据实际情况确定。到会人员：由公司领导、销售部相关人员参会。特殊参会人员由销售部自行 通知。会议形式包括：办公室会议和电话会议（主持方提前跟会议相关人员提前联 系）销售会会议流程（1）各销售经理汇报每周工作情况。（2）分析市场存在问题、解决办法。（3）汇报下周工作计划。（4）市场营销部文秘进行会议纪要的记录。10、资金平衡会 时间：每周五在公司六楼会议室召开，具体时间根据实际情况确定。到会人员：公司领导、公司中层干部、物资供应部相关人员及物料需求相 关人员。特殊参会人员由计划财务部自行通知。如需会议记录则由计划财务部文秘执行。资金平衡会会议流程：（1）各部门、车间提出资金需求计划，并在每周五之前上报物资供应部。（2）物资供应部根据各部门上报的采购计划把关，然后制表。（3）计划财务部审核。（4）资金平衡会最终确定。（5）物资供应部根据计划财务部最终审核结果在会上进行逐一汇报。（6）物资供应部协同计划财务部上周资金平衡会实际落实请款进行汇报，对 发生差异的部分进行说明。物资供应部在下次资金平衡会上汇报上周资金支付和 实际采购情况。（7）公司领导、计划财务部和资金需求部门进行平衡，做出采购决定。公司 领导对相关借款票据、报销票据等进行现场审核，签字，财务据以做账。（8）参会人员需在资金计划支付报表上签字。签字的顺序为：经办人、部门（车间）主管、物资供应部部长（或临时负责 人）、计划财务部部长、分管领导、总经理、董事长。为节约时间，其他签字人 员可在具体经办的时候就签字，不必在资金平衡会上会签。11、部门车间晨会、夕会 时间：每天早上 8:30，下午 4:55 参会人员：各部门全体成员 主要内容：部门员工汇报一天工作内容，部门负责人听取并分配工作内容，下班前汇报、总结工作完成情况。12、月度生产经营分析例会 的工作会议综合管理部予以配合会议形成的决议和涉及档案管理的全部记录各部门会议记录负责人在会后将会议纪要整理完毕后上传相应文件夹公司会议纪要由综合管理部负责整理并上传二会议分类及流程董事会会议时间一年至少议接待会议记录人员由领导指派每举行一次董事会会议均由综合管理部记录在案每次董事会会议必须形成会议决议并由综合管理部收归记录并入档案主要议题是去年一年的工作总结和审核今年的工作预算工作划等内容并讨论公司规等等融团会时间每周五下午点分在公司六楼会议室举行参会人员公司领导公司中层干部和相关会议涉及人员若部门负责人不能出席会议由部门员工代负责人出席会议综合管理部负责会议记录若有特殊情况另行通知部门车间周会时间时间：次月月初的第一个星期五，上午 9:00 参会人员：各部门负责人 主要内容：各部门负责人汇报每月的工作完成情况 13、其它临时性会议 其它各类临时性会议由领导指派相关人员参加，如没有特定指派，则由综合 管理部负责安排会议时间地点，记录会议内容。若有需要，可利用录像作为会议纪要。三、会议召开 1、会议安排：（1）凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会 议，会议召集部门应在每周五向综合管理部提报下周会议（包括：申请部门、会 议主题，参会人员，会议拟定时间等），由综合管理部统一进行协调，并反馈最 终会议时间。（2）所有会议需服从公司的统一安排，会议时间尽量缩短，言简意赅传达 会议精神，所有会议尽量协调定于周五（特殊情况，请由组织部门报领导申请会 议时间，领导批准后报综合管理部备案）。（3）各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司 例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。（4）会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺 席或迟到，遇特殊情况须提前向公司相关领导请假，获得批准后方可指派专人代 为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议部署的各项工作按时保 质完成并对工作结果负责。2、会议的准备：（1）公司专项会议或需有投影设备演示说明的会议，应提前做好投影设备连 接调试工作；各部门会议如有需要报综合管理部，综合管理部予以配合。（2）参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。（3）公司特别重大会议，应做好各项准备工作，具体包括以下内容：1）会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；2）会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；3）会议场所布置 的工作会议综合管理部予以配合会议形成的决议和涉及档案管理的全部记录各部门会议记录负责人在会后将会议纪要整理完毕后上传相应文件夹公司会议纪要由综合管理部负责整理并上传二会议分类及流程董事会会议时间一年至少议接待会议记录人员由领导指派每举行一次董事会会议均由综合管理部记录在案每次董事会会议必须形成会议决议并由综合管理部收归记录并入档案主要议题是去年一年的工作总结和审核今年的工作预算工作划等内容并讨论公司规等等融团会时间每周五下午点分在公司六楼会议室举行参会人员公司领导公司中层干部和相关会议涉及人员若部门负责人不能出席会议由部门员工代负责人出席会议综合管理部负责会议记录若有特殊情况另行通知部门车间周会时间4）会议签到；5）会后事项安排。6）会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。3、会议组织（1）会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。（2）会议通知 公司工作会议、专项会议由综合部负责组织通知，各部门及生产厂工作会 议、专项由各部门指定专人负责组织通知。（3）应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会 议应明确主题，不开无边际的会议。（4）与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在 开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延 长。每次开会中应该强调发言的时间要求。（5）与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部 门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务。（6）公司董事会、融团会的会议纪要由综合管理部专人负责整理并上传 OA，董事会会议纪要由主管领导审阅签发并编号存档。（7）会议结束后组织部门负责将会要进行汇总、分类，并将会议中对各部门 工作的要求进行整理、下发。（8）重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。4、会议记录（1）公司各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以 下规定：1）各部门应常设一名会议记录员（一般为本部门的内务文员），负责本部 门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。2）会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本 原则及考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。3）公司融团会、临时行政会议由综合管理部负责会议记录工作。4）会议记录员应遵守以下规定：应根据需要整理会议纪要；会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始 性；做好的工作会议综合管理部予以配合会议形成的决议和涉及档案管理的全部记录各部门会议记录负责人在会后将会议纪要整理完毕后上传相应文件夹公司会议纪要由综合管理部负责整理并上传二会议分类及流程董事会会议时间一年至少议接待会议记录人员由领导指派每举行一次董事会会议均由综合管理部记录在案每次董事会会议必须形成会议决议并由综合管理部收归记录并入档案主要议题是去年一年的工作总结和审核今年的工作预算工作划等内容并讨论公司规等等融团会时间每周五下午点分在公司六楼会议室举行参会人员公司领导公司中层干部和相关会议涉及人员若部门负责人不能出席会议由部门员工代负责人出席会议综合管理部负责会议记录若有特殊情况另行通知部门车间周会时间会议原始记录的日常归档、保管工作，及时与主持人核准 会议签到表（详见附表 1）上的考勤情况。5、会议纪律（1）要严格遵守会议的开始时间，提前 3 分钟到达会议现场。不得缺席、迟 到、早退，会议记录人员登记到会情况。无故迟到则赞助 10 元，迟到每超过五 分钟增加 10 元（50 元限额）。如需请假需经会议召集人批准。无故缺席者，赞 助 50 元。（2）所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得做与会议无关的事情如（看报纸杂志、听音乐、玩 手机等）。发现有以上情况者，一次赞助 10 元。（3）对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通 知所有参会人，在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。（4）董事会会议，融团会，各部门、车间周会，生产厂调度会，各车间生产 会，技术评审会，市场营销会等需要记录的会议，要做好会议记录，并保存好，综合管理部不定期对各会议记录进行抽查，如果会议没有记录在案，处罚该部门 负责人或班组长每次 10 元。的工作会议综合管理部予以配合会议形成的决议和涉及档案管理的全部记录各部门会议记录负责人在会后将会议纪要整理完毕后上传相应文件夹公司会议纪要由综合管理部负责整理并上传二会议分类及流程董事会会议时间一年至少议接待会议记录人员由领导指派每举行一次董事会会议均由综合管理部记录在案每次董事会会议必须形成会议决议并由综合管理部收归记录并入档案主要议题是去年一年的工作总结和审核今年的工作预算工作划等内容并讨论公司规等等融团会时间每周五下午点分在公司六楼会议室举行参会人员公司领导公司中层干部和相关会议涉及人员若部门负责人不能出席会议由部门员工代负责人出席会议综合管理部负责会议记录若有特殊情况另行通知部门车间周会时间会议签到表 会议名称:会议 地点 会议 时间 主持人 记录人 序号 签到人 所属部门 职务 签到时间 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 的工作会议综合管理部予以配合会议形成的决议和涉及档案管理的全部记录各部门会议记录负责人在会后将会议纪要整理完毕后上传相应文件夹公司会议纪要由综合管理部负责整理并上传二会议分类及流程董事会会议时间一年至少议接待会议记录人员由领导指派每举行一次董事会会议均由综合管理部记录在案每次董事会会议必须形成会议决议并由综合管理部收归记录并入档案主要议题是去年一年的工作总结和审核今年的工作预算工作划等内容并讨论公司规等等融团会时间每周五下午点分在公司六楼会议室举行参会人员公司领导公司中层干部和相关会议涉及人员若部门负责人不能出席会议由部门员工代负责人出席会议综合管理部负责会议记录若有特殊情况另行通知部门车间周会时间