会议室使用管理规定人力资源薪酬管理办公文档规章制度.pdf

会议室使用管理规定 为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各单位使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定:一、使用规定 1、二楼党员活动室、三楼会议室、四楼会议室均由企管处统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生以及室内设备物品的管理。2、单位和个人需要使用会议室时，需提前一天向企管处提出申请并填写会议室使用申请表，经董事长助理准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经企管处同意。3、使用原则:先申请，后使用。没有经过申请的单位或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的单位或个人。4、按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但企管处不负责协商，由使用者自己协商。5、遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的单位或个人，在不能调换的情况下，单位或个人应先让公司层级的重要会议。6、单位及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10 分钟未到达会议室的，企管处有权对会议室的使用权另作安排。7、单位及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知企管处，如在紧接的时间段内已安排了给其他单位或个人使用，超时使用的单位或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。8、任何单位或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。9、会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。10、会议室使用期间，使用单位或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为;使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，并清理完室内卫生，离开时关闭电源、空调。如果没有做到，将对该单位负责人或个人进行处罚:负责会议室的清洁卫生一个星期。11、单位或个人使用会议室完毕时，应第一时间通知企管处检查和锁门，经企管处检查后，方可离开。否则，因此所造成一切损失由使用单位或个人承担。12、如单位或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。二、程序 1、申请流程 1)单位或个人到企管处查询会议室的使用状况;2)单位或个人提出申请，经董事长助理签批后到企管处办理;3)企管处根据单位或个人的申请需求作出安排，并记录在会 议室使用登记表;4)单位或个人按时间使用会议室。2、使用流程 1)单位或个人按会议室使用规定使用会议室;2)单位或个人自行指定人员安排会务工作。3、交还流程 1)单位或个人使用完毕后，企管处检查会议室，发现不按规定 使用的，及时要求单位或个人改正;2)如单位或个人拒绝改正，将根据本规定，对单位或个人作出 处罚:?负责会议室清洁卫生一星期;?如造成经济损失的，照价赔偿。会议室使用流程:单位填写会议室使用 使用流程现对会议室的使用作如下规定一使用规定二楼党员活动室三楼会议室四楼会议室均由企管处统一管理统筹协调安排使用并负责卫生以及室内设备物品的管理单位和个人需要使用会议室时需提前一天向企管处提出申请并填写经过申请的单位或个人在没有冲突的情况下可以使用但如有冲突必需礼让已申请使用会议室的单位或个人按申请的先后顺序使用特殊情况下经相互之协商后可以调整使用顺序但企管处不负责协商由使用者自己协商遇公司层级的紧急个人应在所预约的时到达会议室并开始使用超过分钟未到达会议室的企管处有权对会议室的使用权另作安排单位及个人应按预约的时内使用完毕不许超时使用如需延长使用时请及时通知企管处如在紧接的时段内已安排了给其他单位申请表 单位分管领导签字 董事长助理签字 企管处登记 使用会议室 附件:1、会议室使用申请表 2、会议室使用登记表 会议室使用申请表 申请单位 使用时间 拟用会议室?二楼党员活动室?三楼会议室?四楼会议室 会议主题 拟用设备 其它需求 参加人数 申请人 申请单位分管领导 董事长助理意见 会议室使用登记表 联系人 使用日期 使用时间 使用单位 会议主题 参会人数 签字 使用流程现对会议室的使用作如下规定一使用规定二楼党员活动室三楼会议室四楼会议室均由企管处统一管理统筹协调安排使用并负责卫生以及室内设备物品的管理单位和个人需要使用会议室时需提前一天向企管处提出申请并填写经过申请的单位或个人在没有冲突的情况下可以使用但如有冲突必需礼让已申请使用会议室的单位或个人按申请的先后顺序使用特殊情况下经相互之协商后可以调整使用顺序但企管处不负责协商由使用者自己协商遇公司层级的紧急个人应在所预约的时到达会议室并开始使用超过分钟未到达会议室的企管处有权对会议室的使用权另作安排单位及个人应按预约的时内使用完毕不许超时使用如需延长使用时请及时通知企管处如在紧接的时段内已安排了给其他单位